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“Il Sistema Informativo come strumento-soluzione a supporto delle decisioni” Progetto formazione “Finanza Amministrazione e Reporting” Modulo S.r.l. Sede: Aula Training della Genesys Software - Bari -..formare

1 - Parte teorica Novembre 1999 Chi, quando 2 - Applicazione pratica Novembre 1999 Orari: Dott. Onofrio Barresi Dott. Giuseppe Liturri Segreteria corso: Rag. Anna Lisa Marangi

Brescia Michele Calò Antimo Caterino Michele Colabella Nicola Colucci Domenico Cristiani Francesco D’Agostino Mazzone Francesco partecipanti

“la funzione finanziaria come fase dei cicli attivo e passivo” Finanza d’impresa

Gestione preventiva del credito Gestione contabile Gestione del credito in essere Gestione incassi Gestione dello scaduto + legale Acquisizione, archiviazione e gestione documentale Controlli documentali, verifiche e gestione delle discrepanze Contabilizzazione fatture e rettifiche GESTIONE FINANZIARIA Gestione e contabilizzazione pagamenti Schema di SINTESI

Il metodo  Definizione della fase o attività. (di cosa stiamo parlando?)  eventuali misure per definire l’efficacia e l’efficienza di quella fase / attività. (come misuriamo se stiamo facendo bene o male?)  Come svolgere in maniera efficace ed efficiente quella attività e quali strumenti usare? (come fare bene?)

Perché è importante?  Impatto sulla liquidità aziendale, intesa come stock (livello)….  Ci interessa, cioè, conoscere la dotazione (fabbisogno) permanente di risorse finanziarie determinata dal ciclo di incassi / pagamenti. ... e come flusso.  Il dinamico combinarsi nel tempo di incassi e pagamenti determina a volte, notevoli variazioni nella dotazione (fabbisogno) di liquidità.  Implica frequenti contatti con il cliente ed ha, quindi, rilevanti effetti sulla sua soddisfazione.

Perché è importante? (2)  Non sono molto lontani i tempi in cui i tassi a breve erano al 22%!!! ( ) ed il conto economico era pesantemente inciso dai costi / proventi della gestione finanziaria!!!  Un’adeguata strutturazione del processo di “credit collection” si impone proprio ora, in una fase in cui i tassi di interesse sono ai minimi storici.

Ciclo Attivo  gestione preventiva del credito  gestione del credito in essere  factoring  gestione incassi  lo scaduto + legale

gestione preventiva del credito  Definizione:  assegnazione fido alla clientela ha implicazioni di tipo commerciale (bisogna valutare il potenziale di fatturato) finanziario (si deve trovare la copertura per il credito concesso) ed economico (le vendite a credito risultano aumentate).  verifica fido: seguire l’evoluzione nel tempo del fido dei clienti chiave.  blocco / sblocco forniture: impedire che siano effettuate forniture oltre i limiti del fido concesso.  Determinare la dilazione concessa al cliente.

Il sistema informativo SIGEA  Corrette prassi operative >completezza delle anagrafiche: è preferibile lavorare più a fondo in questa fase per evitare di trovarsi con informazioni imprecise a valle del processo, quando magari il credito è già sorto. >Utilizzare sistematicamente servizi di informazioni commerciali meno attenti al profilo cartaceo (bilanci, vecchie visure, ecc…) e più ricchi di informazioni attinte in loco (banche locali, esperienze altri fornitori, …) >procedure automatiche di determinazione e revisione del fido: estrarre dall’anagrafica i cosiddetti “primi 100 grandi rischi” e monitorarli con una frequenza predefinita. >blocco dell'ordine prima del caricamento a sistema: ci sono chiare evidenze dell’importanza di questa attività; bisogna concentrare in questa fase l’attività di controllo: esposizione (fido + eventuale scaduto) + merce spedita non fatturata + ordini approvati non spediti.

gestione del credito in essere  Definizione: >caricamento ordini a sistema >emissione - contabilizzazione fatture; >emissione - contabilizzazione rettifiche; >controllo del credito e reporting: controllare l’ammontare complessivo dell’esposizione e dello scaduto per - agente - canale - categoria - clienti chiave.

Come..  misure di efficacia ed efficienza >tempo medio tra emissione del DDT ed emissione fattura; >nn. Di fatture discrepanti rapportate al n. totale di fatture: una efficace e tempestiva gestione dei flussi finanziari, necessita, a monte, di attività ben strutturate; tra queste, decisiva risulta essere la emissione di fatture corrette!!! >giorni medi di dilazione e di scaduto: misura la media (ponderata con il fatturato) dei giorni di dilazione concessi. Si calcola: totale numeri / totale fatturato, dove i numeri sono il prodotto dell’importo della singola fattura per i giorni effettivi di scopertura.

.. come >giorni medi medi di dilazione effettivi / gg. medi di dilazione “teorici”. (DSO gap index): è un affinamento del precedente indicatore, poiché è possibile che un aumento dei gg. Medi di dilazione sia imputabile non a peggioramento negli incassi, ma a maggiore fatturato sviluppato con clienti a dilazione maggiore. Questo indicatore svela la vera “performance” sugli incassi. >Lo strumento classico: estratto - conto cliente su carta e in formato foglio elettronico.

Il sistema informativo SIGEA  Corrette prassi operative  manutenzione delle anagrafiche clienti e prodotti >è decisiva la correttezza e l’aggiornamento di queste base dati per evitare le discrepanze.  definizione del ciclo di rettifica >definire ruoli e procedure per la rapida attivazione del ciclo di rettifica.  report sull’andamento del credito globale >costruire una report che mostri la relazione crediti - fatturato e la sua evoluzione nel tempo.  situazione previsionale di incassi: >la proiezione mensile degli incassi futuri.  home banking con Corporate Banking Interbancario: >ci aiuta a risolvere uno dei problemi più gravosi, la tempestività delle informazioni. Rilevare i movimenti (cum grano salis!) senza aspettare le contabili cartacee.

Factoring  Pro-soluto >la cessione di un bene aziendale (credito) ad un terzo. >I riferimenti normativi. >I soggetti coinvolti: cedente, cessionario (factor), debitore ceduto. >La notifica al debitore ceduto è il momento di passaggio della titolarità del credito. >Anticipazione dei crediti ceduti da parte del factor. >L’attivazione della garanzia in caso di sinistro. Il “rischio valuta” per l’impresa cedente.

Factoring  Pro-solvendo >cessione del credito senza passaggio del rischio di insolvenza in capo al cessionario.

Factoring  Pro-soluto senza notifica al debitore >una forma “ibrida”: c’è la garanzia di incasso delle somme cedute, ma non c’è la gestione. >Titolare del credito rimane il cedente e quindi il cliente continua a pagare al fornitore. >In caso di sinistro, il factor diventa titolare del credito con apposito atto di cessione.

Factoring  Flussi informativi sistema bancario / factor >Presa in carico automatica delle cessioni da parte del factor. >Presa in carico automatica degli incassi da parte del cedente.

Gestione incassi  Definizione >generazione effetti attivi: con lo sconto di portafoglio s.b.f. si “rende liquido” una parte di credito, altrimenti condizionato dal momento di effettivo incasso, a condizioni di tassi di interesse molto basse (EURIBOR + spread) >ricevimento contabile >controlli e contabilizzazione >report: monitorare i flussi di incasso su base mensile e l’analisi degli scostamenti rispetto alla situazione previsionale. >identificazione, investigazione, risoluzione e comunicazione al cliente delle discrepanze: sono le difformità di vario tipo (fisico, di prezzo, di condizioni commerciali, di condizioni di pagamento) che, molto spesso, bloccano il regolare incasso della fattura.

Il sistema informativo SIGEA  Corrette prassi operative > accoppiamento automatico pagamenti - fatture ed incassi automatici con generazione di scritture in contabilità: sono il risultato immediato dell’utilizzo di strumenti di incasso elettronico dal sistema factoring ed home banking. > eliminazione delle partite minime: è necessario fissare una soglia minima al di sotto della quale la partita contabile viene chiusa senza ulteriori attività. > univocità e tempestivo aggiornamento di tutte le base dati di prezzo, condizioni commerciali e di pagamento. E’ un argomento solo apparentemente lontano dalla gestione finanziaria, ma è, invece, una pre - condizione essenziale per l’incasso di una fattura. > Gestione concessione informale di condizioni: non si deve negare la flessibilità, ma la si deve gestire; in caso di condizioni non codificate si deve immediatamente attivare un flusso informativo verso l’amministrazione. > Punto di contatto esclusivo per la risoluzione delle discrepanze: fornire al cliente un punto univoco di riferimento è uno strumento di indubbia utilità.

lo scaduto + legale  Definizioni: >analisi e recupero crediti: identificare tempestivamente lo scaduto e attivarsi per il suo recupero. >passaggio al legale ed accantonamenti: valutare il momento opportuno per attivare procedure coattive di recupero del credito e darne i corretti riflessi in bilancio.

lo scaduto + legale  Corrette prassi operative:  estratto conto: >si analizza per cliente, l’esposizione complessiva e lo scaduto dettagliato per anzianità (nel mese, tra 30 gg. e 60, tra 60 e 90 ed oltre). >Scaduto per anzianità (aging) (nel mese, tra 30 gg. e 60, tra 60 e 90 ed oltre) : fornisce una importante informazione sulla qualità del credito e dello scaduto, in particolare l’incisività delle azioni da intraprendere risulta condizionata dalle informazioni ricevute da questo prospetto; allo stesso modo è condizionato il livello di prevedibilità dei flussi finanziari.  procedure e lettere di sollecito >è il primo strumento attivato in seguito alla verifica dello scaduto. A seconda delle situazioni, può essere inviato alcuni giorni prima della scadenza, (come promemoria) o seguire la scadenza delle fatture con una frequenza standard. >Costituisce una preziosa fonte informativa sul comportamento del cliente.

lo scaduto + legale  canali di comunicazione alternativi (contatto pre - pagamento). >Non è una procedura facilmente standardizzabile, ma è da attivare preferibilmente con i clienti “rilevanti” per la loro esposizione, soprattutto cercando di stabilire un buon contatto personale con la persona “chiave” dell’impresa cliente.  Cessioni pro - soluto in blocco di partite in sofferenza: >si ripulisce il bilancio da quei crediti, anche di modesto importo unitario, per i quali l’eventuale azione legale sarebbe non profittevole, cedendoli in blocco per una percentuale del loro valore e contabilizzando la perdita deducibile.  Articolo 66 TUIR, in vigore dal 1 gennaio MINUSVALENZE PATRIMONIALI, SOPRAVVENIENZE PASSIVE E PERDITE 3. Le perdite di beni di cui al comma 1, commisurate al costo non ammortizzato di essi, e le perdite su crediti sono deducibili se risultano da elementi certi e precisi e in ogni caso, per le perdite su crediti, se il debitore e` assoggettato a procedure concorsuali.

Ciclo Passivo Le diverse fasi: Acquisizione, archiviazione e gestione documentale Controlli documentali, verifiche e gestione delle discrepanze Contabilizzazione fatture e rettifiche Gestione e contabilizzazione pagamenti

Acquisizione, archiviazione e gestione documentale  Definizione: >Attività di ricevimento della fattura passiva ed inserimento in un organizzato sistema di archiviazione documentale.  Corrette prassi operative: >Necessità di reperire fisicamente i documenti: è buona norma concentrare i documenti nel luogo di emissione, ricevimento. >Prevenire e combattere il rischio di moltiplicazione indiscriminata degli archivi cartacei. >Promuovere l’unificazione degli ingressi delle fatture.

Controlli, verifiche e gestione delle discrepanze  Definizione >Attività di controllo della fattura del fornitore sotto il profilo formale (regolarità ai fini IVA) e sostanziale (corrispondenza dei prezzi e delle quantità o dei servizi descritti, rispetto all’ordine), termina con la dichiarazione di pagabilità.  M isure di efficacia ed efficienza: >tempo medio tra contabilizzazione e pagabilità della fattura.

Come...  Corrette prassi operative:  Chi controlla le fatture per servizi? >Queste fatture si rivelano, sistematicamente, le più delicate da controllare, per la frequente mancanza di un sistema formalizzato di ordine e di una conferma del ricevimento del servizio.  Allineamento informazioni con il fornitore (prezzi, condizioni, ecc..): >Nuovamente, è una pre - condizione essenziale per la rapida esecuzione del ciclo di controllo della fattura. Anche se, l’impressione immediata è quella di guadagnare qualcosa (si paga più tardi!) da informazioni non corrette inserite dal fornitore in fattura, il dispendio di hh./uomo è un costo occulto da considerare e misurare. >gestione flusso di comunicazione interna con magazzino ed ufficio acquisti: l’amministrazione deve avere disponibili le informazioni generate nelle funzioni a monte.

Contabilizzazione fatture e rettifiche  Definizione: >registrazione nel sistema amministrativo - contabile.  Corrette prassi operative: >registrare con tempestività senza aspettare l’avvio e la conclusione del processo di controllo che fornirà la dichiarazione di pagabilità.

Gestione e contabilizzazione pagamenti  Definizione: >Generazione liste di pagamento ed individuazione delle priorità. >Emissione dei documenti di pagamento: assegni, bonifici. >Contabilizzazione delle somme relative e gestione dei rapporti informativi con gli istituti di credito.  Misure di efficacia e di efficienza >gg. medi di dilazione da fornitori come misura della capacità di finanziamento e della sua variabilità.

.. pagamenti  Corrette prassi operative: >scadenzario e mandato di pagamento: Lo strumento fondamentale per la gestione di questa fase è la lista dei pagamenti ordinati per: scadenza, tipo carta (RI.BA, bonifico, assegno). Consente al tesoriere di articolare i flussi in uscita secondo le disponibilità e le priorità del momento. >creazione di processi semplificati ed a basso impiego di hh/uomo per pagamenti di piccolo importo; >scambio elettronico di informazioni con il fornitore: evitare tutta la pesante fase di caricamento di dati, ridurre i casi di discrepanze ed avere le situazioni contabili perfettamente allineate. >flussi informativi per il sistema bancario: generazione di bonifici inviati con l’home banking.

In conclusione...  La gestione finanziaria non va intesa in senso stretto, come momento di incassi e pagamenti, ma va esaminato tutto il processo, che parte dall’ordine del cliente o dall’ordine al fornitore, perché è durante questo processo che si generano le determinanti essenziali di flussi finanziari positivi.  Esaminati in dettaglio gli aspetti finanziari e gestionali del ciclo attivo e passivo, va aggiunto che ci sono altri cicli di attività, seppure dominati da logiche di funzionamento diverse, che hanno effetti sulla gestione finanziaria:  ciclo delle imposte dirette ed indirette  ciclo degli investimenti  ciclo del costo del personale

… In conclusione  In sintesi quella che può apparire come una semplice attività amministrativa - burocratica genera valore per l’azienda, sotto due aspetti:  maggiore disponibilità di risorse finanziarie per lo sviluppo, attraverso la tempestività e la corretta pianificazione delle operazioni di incasso e pagamento.  impiego efficiente di risorse umane in attività potenzialmente ricche di numerose sacche di inefficienza. (Basti pensare a cosa sarebbe il factoring senza la trasmissione / ricevimento elettronico dei flussi informativi!)

Arrivederci Domande e risposte