L’e_procurement tra controllo ed efficienza della spesa e autonomia dell’università L’esperienza è stata pubblicata in: G.Catalano (a cura di) - L’organizzazione e la gestione degli acquisti di beni e servizi nelle università. Le prime esperienze di “e_procurement” – il Mulino Andrea Zanoni Alma Mater Studiorum - Università degli Studi di Bologna

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna L’obiettivo del progetto Consip nelle università  Estendere l’applicazione delle esperienze maturate nella gestione degli acquisti delle amministrazioni centrali  Testandole in un contesto caratterizzato da:  Autonomia decisionale  Eterogeneità e specificità degli acquisti  Forte influenza dei gruppi professionali  Sensibilità all’innovazione

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Le aspettative e le paure delle Università rRisultati ricercati dall’e_procurement : rRiduzione costi, rRiduzione tempi, rSemplificazione delle procedure interne rTutela per il rispetto norme e trasparenza rTimori nell’uso dell’e_procurement : rDifficoltà nella gestione del contenzioso rEsigenza di informazioni che vadano oltre il costo (es. livello servizio) rEsigenza di tutelare gli spazi per fornitori locali, rEsigenza di continuare a soddisfare le richieste di specialità r Rivendicazione dell’autonomia e della sua tutela

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Nazionale Locale MERCATO L’eterogeneità della spesa Spesa specifica di ricerca e didattica Spesa generale degli Atenei SPESA Spesa omogenea alle altre Amministrazioni Telefonia Energia Autoveicoli Cancelleria Buoni pasto Materiale bibliografico Mobili e arredi Assicurazioni Apparecchiature tecniche Materiale di consumo dei laboratori ricerca Combustibili-carburanti Manutenzioni generiche Pulizia Vigilanza Pulizia locali spec. Vigilanza spec. Manutenzioni spec. Assistenza Attività di supporto

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Nazionale Locale Spesa specifica di ricerca e didattica Spesa generale degli Atenei SPESA MERCATO L’eterogeneità della spesa e il ruolo ipotizzabile per Consip Spesa omogenea alle altre Amministrazioni Ruolo di support o Ruolo diretto e primario

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Spesa comune, omogenea e specifica

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Rilevanza della spesa Incidenza degli acquisti di beni e servizi

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Accentramento e decentramento della spesa

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Le procedure di acquisto Numero delle procedure di acquisto 8800 Valore unitario € Spesa gestita tramite gare 12,7% I fornitori Numero medio 3350 così suddivisi: Classe A (primo 50% degli acquisti): 3,3% Classe B (secondo 30%): 9,8% Classe C (restante 20%) ’86,9% Un approfondimento delle politiche: L’analisi degli ordini e dei fornitori

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna  Esistono forti diversità delle soluzioni organizzative relative al processo di approvvigionamento, in relazione anche alle forti differenze delle strutture organizzative adottate dalle Amministrazioni Centrali delle diverse Università  Le soluzioni organizzative mostrano la prevalenza di una visione funzionale (ripartizione attività in termini di specializzazione) del processo di approvvigionamento  Forte frammentazione del processo stesso: coordinamento carente tra le diverse fasi e all’interno della stessa fase E’ necessario quindi introdurre una visione globale del processo di approvvigionamento e un reale coordinamento tra le sue diverse fasi Processi, organizzazione e risorse

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Le linee dell’intervento  Il rispetto dell’autonomia di chi emette gli ordini per:  Vincoli ed esigenze normative  Specificità della spesa d’acquisto Comprensione dei bisogni Messa a punto delle richieste Esigenze e valutazioni del servizio  Responsabilizzazione delle periferie  La valorizzazione delle realtà di fornitura locale per:  Favorire collegamenti e impatto sul sistema economico del territorio  Ridurre i lead time  Evitare burocratizzazione  Ottenere flessibilità del servizio

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Gli spazi e le modalità di intervento Creare valore per l’utente attraverso:  Possibilità di utilizzazione di  Servizi già esistenti  Competenze tecniche e professionali  Realizzazione di progetti comuni  Offerta di supporti a iniziative specifiche Comunicazione e Sensibilizzazione

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Nazionale Locale Spesa specifica di ricerca e didattica Spesa generale degli Atenei SPESA MERCATO L’eterogeneità della spesa e il ruolo ipotizzabile per Consip Spesa omogenea alle altre Amministrazioni Ruolo diretto e primario Ruolo di support o Gestione primaria Fornitore di servizi di supporto Partner per sviluppo iniziative Per aree Per settori

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Nazionale Locale Spesa specifica di ricerca e didattica Spesa generale degli Atenei SPESA MERCATO L’eterogeneità della spesa e il ruolo ipotizzabile per Consip Spesa omogenea alle altre Amministrazioni Aste nazionali Convenzioni nazionali Listini elettronici Facilitatore di aggregazioni Partner logistica unioni acquisto Gestore di: Aste multiple Convenzioni multiple Supporto tecnico-metodolog. Facilitatore di aggregazioni Partner Centri logistici Gestore Partner per gestione Aste elettroniche Market places Portali verticali Fonte di informazioni su prezzi e mercati Partner Unioni acquisto Supporto tecnico-metodolog. Fonte di informazioni su: Prezzi e mercati Rilevazione e diffusione di best practicies

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna  Committenza e definizione degli obiettivi  Definizione di un piano di azione (priorità, progetti pilota, politiche di accentramento - decentramento, aggregazione della domanda, contratti e capitolati, ecc.)  Modifiche del processo e dell’organizzazione  Coinvolgimento delle persone e sviluppo delle competenze  Individuazione e sviluppo degli strumenti e delle tecnologie di supporto Non è sufficiente l’emanazione di una norma o regolamento ma è necessario operare in una logica di gestione del cambiamento: Piano di azione e change management

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna Non è necessario aumentare la centralizzazione a livello di ateneo (con i relativi rischi di riduzione del livello di servizio). Con l’ausilio delle nuove tecnologie si possono ricercare i vantaggi della spesa centralizzata, lasciando la definizione dei fabbisogni e le decisioni di spesa all’autonomia dei diversi centri di spesa periferici :  aggregazione del fabbisogno  pianificazione della spesa  centralizzazione delle attività di sourcing  definizione delle procedure amministrative, per consentire l’imputazione della spesa in capo al centro autonomo ordinante Politiche di accentramento-decentramento; aggregazione della domanda

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna  Introdurre la visione globale del processo di approvvigionamento e il coordinamento tra le sue fasi  Superare la frammentazione organizzativa e realizzare l’unitarietà delle attività di acquisto in senso stretto (dall’analisi del mercato, alla preparazione e svolgimento delle gare, alla negoziazione, alla valutazione dei fornitori, ecc.)  Ricercare l’integrazione con le attività di generazione e pianificazione dei fabbisogni e con quelle di esecuzione dei contratti e gestione patrimoniale dei beni.  Realizzare le necessarie modifiche organizzative in termini di ruoli, responsabilità e struttura.  Sviluppare le competenze specialistiche e le figure professionali necessarie, anche in relazione all’utilizzo degli strumenti telematici Processo, organizzazione e risorse

Centro di Ingegneria Economico-Gestionale dell’Università degli Studi di Bologna  Esigenza di rispondere in modo puntuale alle richieste di specificità degli utilizzatori con conseguenti problemi  Nell’aggregare i fabbisogni  Nella scrittura dei capitolati  Difficoltà ad interagire con gruppi professionali che presentano forte coesione  Presidio geloso delle competenze  Cristallizzazione dei rapporti  Necessità di qualificazione degli approvvigionatori  Sia sul fronte tecnico-merceologico  Sia sulle competenze professionali tipiche della funzione  Sia sulle capacità di gestire le relazioni  Barriere all’entrata  Esigenza di investimenti iniziali  Innalzamento dei costi per necessità di revisione/ampliamento del servizio Le “esperienze” maturate