Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali 14/04/2017 Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo paghe e personale

Il processo in dettaglio 14/04/2017 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

Definizione Il ciclo paghe e personale (“Ciclo payroll”) è costituito dall’insieme delle operazioni relative all’assunzione, da parte di un’azienda, dei servizi prestati dal personale dipendente (collaborazione all’attività di impresa) a fronte del riconoscimento di una retribuzione in parte immediata (retribuzione periodica) e in parte differita (trattamento fine rapporto), nel rispetto delle leggi e degli accordi che disciplinano tale rapporto.

Formalizzazione MyClient 14/04/2017 Introduzione Contabilità Revisione Formalizzazione MyClient

Conti di Bilancio S. P. C.E. B 9) Costi per il personale C) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO B 9) Costi per il personale a) salari e stipendi b) oneri sociali c) trattamento di fine rapporto d) trattamento di quiescenza e simili e) altri costi (quote d’iscrizione a ordini professionali, borse di studio, ecc.)

Conti di Bilancio B4) COSTI per il PERSONALE 1) Salari e stipendi 2) Oneri sociali 3) Trattamento di fine rapporto 4) Trattamento di quiescenza e simili 5) Altri costi Salari e stipendi (liquidazioni lorde): Salari e stipendi INPS c/Assegni familiari Debiti verso il personale Enti previdenziali c/ritenute Sindacati c/ritenute Erario c/ritenute su retribuzioni Banca c/c Oneri sociali (a carico azienda) Debiti verso Ist. di previdenza Banca c/c

3) registro degli infortuni 4) DM 10 INPS Costi per il personale Aspetti formali: 1) libro paga; 2) libro matricola; 3) registro degli infortuni 4) DM 10 INPS 5) prospetti di liquidazione INAIL Istituti di previdenza e sicurezza sociale: 1) INPS: Istituto Nazionale della Previdenza Sociale 2) INAIL: Ist. Naz. per le Assicurazioni contro gli Infortuni sul Lavoro 3) INPDAI: Ist. Naz. Previdenza per i Dirigenti di Aziende Industriali PricewaterhouseCoopers

Riferimenti normativi CODICE CIVILE Valutazione La legge non prevede alcun criterio specifico; La dottrina prevede che l’iscrizione sia al valore nominale. Contenuto della nota integrativa Occorre indicare: 4) Le variazioni intervenute nel TFR 15) il numero medio dei dipendenti ripartito per categoria PricewaterhouseCoopers

Ferie maturate e non godute Elemento di retribuzione indiretta prevista da disposizioni di legge e contrattuali. Maturazione: avviene in proporzione al tempo Classificazione: B9a) “salari e stipendi” e D13) Altri debiti Valutazione: Valorizzazione in base al costo orario/giornaliero, senza il rateo 13a e 14°, e comprensivo degli oneri contributivi; PricewaterhouseCoopers

TFR: Principi contabili italiani Classificazione in bilancio: voce C) dello S.P. Valutazione: retribuzione “continuativa” annua diviso 13,5 e rivalutazione annua (1,5% fisso + 75% indice Istat). Anticipazione massima 70% per: Spese sanitarie “straordinarie”; Acquisto prima casa per sé o i figli PricewaterhouseCoopers

Criteri di contabilizzazione La rilevazione della quota di trattamento di fine rapporto, maturata nel corso dell'esercizio, è una tipica scrittura di fine esercizio; in particolare si tratta di una "integrazione" di costo in quanto la quota è maturata per competenza economica, ma non è stata rilevata in contabilità generale durante l'anno in quanto non si è avuta alcuna manifestazione finanziaria. Trattandosi di una retribuzione differita, il debito sorge nei confronti del lavoratore al momento della cessazione del rapporto di lavoro.

Il processo in dettaglio 14/04/2017 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

Principali obiettivi di revisione Gli obiettivi fondamentali delle verifiche da effettuarsi in quest'area riguardano: che i dipendenti esistano che siano remunerati secondo contratto o che l’ulteriore remunerazione aggiuntiva (es. bonus) sia specificatamente approvata dalle persone che ne hanno il potere che i costi siano correttamente rilevati per competenza, non per cassa. PricewaterhouseCoopers

Principali obiettivi di revisione: il sistema di controllo interno Accuratezza (Aggiornamento dati principali e archivi); Completezza (Transazioni registrate una e una sola volta); Autorizzazione (transazioni, incluso il cambiamento dei dati fissi, siano valide); PricewaterhouseCoopers

Il processo in dettaglio 14/04/2017 Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

Processo paghe e personale Ricavi (R&R) Immobilizzazioni materiali Acquisti (P&P) Contabilità generale (GL) Paghe e personale Magazzino Preparazione bilancio di fine anno Transazioni finanziarie significative Bilancio Processi di business

Processo paghe e personale Obiettivi della sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: sottoprocessi chiave all’interno del ciclo ruoli chiave e responsabilità esempi di flowchart del processo rischi chiave e controlli impatto del ciclo a livello di bilancio

Processo paghe e personale Esercizio Il ciclo all’interno di una società Quali sono i passaggi che intercorrono dal momento dalla firma del vostro contratto di lavoro al momento in cui ricevete il primo cedolino? Chi è coinvolto in questo processo? Cosa potrebbe impedirvi di ricevere l’ammontare corretto alla fine del mese?

Processo paghe e personale Process Overview Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Calcolo delle retribuzioni Time recording

Processo paghe e personale Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance

Processo paghe e personale Time recording Capture time records Review time records

Processo paghe e personale Time recording Capture time records Salari fissi vs. remunerazione ad ore Anche spese, buoneuscita e benefit variabili Calcolo del tempo in automatico Calcolo del tempo manuale

Processo paghe e personale Time recording Review time records Report per le eccezioni Revisione e controlli per gli items in sospeso

Processo paghe e personale Rischi tipici Financial reporting risks Rilevamento di informazioni su tempi e frequenze fittizi (E/O) Non sono rilevate tutte le evidenze di servizi prestati dai dipendenti (C) Le carte di lavoro sono incomplete o inaccurate (C;A)

Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance

Calcolo delle retribuzioni Monitoraggio Selezionare i parametri delle retribuzioni Calcolo delle retribuzioni

Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni Selezione dei parametri delle retribuzioni Selezionare le retribuzioni Periodo di retribuzione (settimanale, mensile, una tantum) Processare e controllare i parametri Controllo degli accessi e segregazione dei compiti Standard operating procedure + checklist

Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni Controllo di accessi & segregazione dei compiti Computer validation routines Calcolo delle retribuzioni Calcolo di retribuzioni di prova Calcolo di retribuzioni finali

Processo paghe e personale Calcolo delle retribuzioni Monitoraggio Revisione dei risultati del calcolo delle retribuzioni Analisi dei dati di retribuzione rifiutati e controllo Controlli individuali a campione Revisione contro budget & mesi precedenti etc Revisione del management

Processo paghe e personale Rischi tipici Financial reporting risks Le retribuzioni lorde e i calcoli sono non accurati (A) Non tutti i dipendenti sono inclusi nel calcolo delle retribuzioni (C) Le retribuzioni sono calcolate in un periodo finanziario errato (CO) Le imposte sulle retribuzioni non sono determinate e contabilizzate coerentemente con le leggi ed i regolamenti locali (RO; A)

Processo paghe e personale Rischi tipici Rischi operativi Il calcolo delle retribuzioni non avviene nei tempi previsti, comportando ritardi nel pagamento dei dipendenti Incremento delle spese generali dovuto a cicli paghe e personale decentralizzati

Processo paghe e personale Pagamento & Reporting Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance

Processo paghe e personale Pagamento Monitoraggio Scrittura dei pagamenti Autorizzazione Basata su gruppi/registro dei pagamenti Payroll reports Payroll reports Controlli contabili Controllo degli errori Revisione del registro paghe dopo il calcolo delle retribuzioni Controlli sulle autorizzazioni per gli assegni manuali Controlli sugli assegni Controlli di interfaccia Management reports Month to month recons

Processo paghe e personale Rischi tipici Financial reporting risks I pagamenti delle retribuzioni non sono completamente ed accuratamente processati (C;A) I pagamenti delle retribuzioni non sono fatti verso gli impiegati corretti/fraudolentemente (A;R/O) I pagamenti con assegni manuali non sono registrati (C) I pagamenti cash e gli anticipi richiesti dai dipendenti non sono approvati (A;E/O)

Processo paghe e personale Rischi tipici Rischi operativi I dipendenti non sono pagati nei tempi previsti Rischio di frode se i dipendenti sono pagati in contanti

Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance

Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Aggiornamento dei conti Rettifiche Monitoraggio

Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance 14/04/2017 Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Controllo prima e dopo le rettifiche Controllo degli accessi & segregazione dei doveri Approvazione del management per tutte le rettifiche Rettifiche Retro Pay – Utilizzato per processare le retribuzioni dei mesi precedenti Pagamenti manuali (tra cicli retributivi) Nota: controllo dei cambiamenti all’anagrafica dei dipendenti What is key risk of retro pay? And reversals

Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Controlli di accesso & segregazione dei doveri Controllo delle riconciliazioni contabili Controlli sui periodi contabili Aggiornamento dei conti Online of batch posting to GL Separate system – interface controls Periodi contabili

Processo paghe e personale Adjustments & Ledger maintenance Monitoraggio Verifica dei controlli sulle riconciliazioni contabili Revisione delle audit trails

Processo paghe e personale Rischi tipici Financial reporting risks Vengono processate rettifiche non autorizzate (A;E/O) Le rettifiche non sono rilevate con completezza ed accuratezza (A;C) Le rettifiche non sono effettuate sui conti corretti e nel periodo corretto (P/D;CO) Le trascrizioni dal conto retribuzioni in contabilità generale non sono complete ed accurate (C;A)

Processo paghe e personale Rischi tipici Rischi operativi Troppe rettifiche alle retribuzioni dovute al rilevamento di errori Troppi pagamenti manuali e retro payments dovuti all’aggiornamento troppo lento dei payroll standing data

Processo paghe e personale Time recording Calcolo delle retribuzioni Pagamento Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance

Processo paghe e personale Standing data maintenance Dati gestiti da Human Resources Dati regolamentari Dati retributivi Monitoraggio Posizioni di management Nuove assunzioni Variazioni dei dipendenti esistenti licenziamenti Tasse Deduzioni e benefit specifici regolamentari legati al territorio (incluse tasse) Livello di retibuzione Codici di deduzione Variazioni al processo di controllo Audit logs

Processo paghe e personale Ruoli e responsabilità Anche revisione indipendente da parte del manager della divisione Processo paghe e personale Ruoli e responsabilità Attiivtà Ruolo Area Time recording Dipendente Impiegato del personale Any department Paghe e personale Calcolo retribuzioni Gestore della divisione Pagamento & Reporting Addetto ai pagamenti / impiegato contabilità Debiti / Finanza Adjustments & Ledger maintenance Contabile Standing data maintenance Impiegato HR Risorse umane

Payroll control account (BS) Processo paghe e personale: diagramma di flusso – collegamento ai conti Financial Statements ERP system Payments Payroll Calculations Cash (BS) Payroll control account (BS) Cost to employer (PL) Time recording Standing data setup DR CR DR CR

Punti di controllo necessari Financial Statement Assertion Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli – Gestione organico Fasi/Attività Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/O C A CO PD RO V R 1. Assunzione del personale Personale fittizio potrebbe essere aggiunto a libro paga Autorizzzaione dall'ufficio personale per ogni nuova assunzione e reporting mensile delle variazioni del personale Esame delle evidenze delle autorizzazioni dell'ufficio personale per le nuove assunzioni e esame del reporting mensile a   1.2 Variazione delle condizioni contrattuali Il personale potrebbe beneficiare di aumenti retributivi non autorizzati Autorizzzaione dall'ufficio personale per ogni aumento retributivo Esame delle procedure di autorizzazione degli aumenti Personale non più in servizio potrebbe essere mantenuto a libro paga Comunicazione dall'ufficio personale all'ufficio paghe per ogni cessazione di rapporto Esame delle comunicazioni di cesssazioni di rapporti di lavoro e della relativa variazione al master file delle retribuzioni

Punti di controllo necessari Financial Statement Assertion Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli - Amministrazione del personale Fasi Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/O C A CO PD RO V R 2.1 Rilevazione delle presenze Il personale potrebbe essere pagato per ore non lavorate Utilizzo di cartellini segnatempo e approvazione del cartellino da parte di un supervisore Osservazione delle procedure di utilizzo dei cartellini segnatempo e verifica della approvazione del cartellino da parte di un supervisore a   2.2 Predisposizione retribuzioni Le informazioni sulle retribuzioni potrebbero essere perse durante durante la trasmissione al reparto EDP che predispone le paghe Confronto del totale delle ore lavorate determinato dall'ufficio Paghe con il dato inserito a computer dal dipartimento EDP Esame delle evidenze del confronto tra i totali delle ore imputate dall'ufficio Paghe e quelle imputate dal dipartimento EDP Il file delle retribuzioni può essere oggetto di 'forzarture' del sistema Esame indipendente del report delle forzature al file delle retribuzioni Osservazione delle procedure di inserimento dei dati e verifica del report per l'esame del supervisore 2.3 Registrazione delle retribuzioni Possono essere commessi errori nella registrazione delle retribuzioni Approvazione delle registrazioni da parte di un supervisore Verifica dell'esame delle registrazioni da parte del supervisore

Separazione dei compiti (“Segregation of duties”) 14/04/2017 Separazione dei compiti (“Segregation of duties”) Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Lavoro 1. Separazione tra attività di autorizzazione e di esecuzione Funzione di supervisione versus Funzione di elaborazione delle retribuzioni e di effettuazioni delle registrazioni relative al personale 2. Separazione tra attività di esecuzione e attività di rilevazione contabile Funzione pagamento versus Funzione di effettuazioni delle registrazioni relative al personale Funzione pagamento versus Funzione di supervisione Funzione pagamento versus Funzione di elaborazione delle retribuzioni Funzione di elaborazione delle retribuzioni versus Funzione di contabilità del personale 3. Separazione tra responsabilità operative di gestione e attività di rilevazione contabile Funzione di supervisione versus Funzione di contabilità del personale

Processo paghe e personale Business Performance Reviews Indicatori chiave di performance Revisione alla luce di informazioni indipendenti Revisione da parte del management di elementi significativi o inusuali Altro

Processo paghe e personale Aspetti legati alle frodi Dipendenti fantasma Pagamento di bonus non autorizzati Salari cash Trasferte e nota spese

Domande?