I software di descrizione e riordino

Caratteristiche generali strumenti di lavoro concepiti innanzitutto per supportare l’intervento degli archivisti sul campo. costruzione e gestione di contenuti individuazione, descrizione e riordino di fondi archivistici secondo logiche vicine al tradizionale lavoro archivistico

Alla base dei sistemi archivistici digitali I sw di descrizione rappresentano il primo anello della catena tecnologica in ambito archivistico La loro diffusione agevola il passaggio verso la creazione di nuovi sistemi di accesso alle fonti archivistiche. in prospettiva futura modulo di partenza di un articolato sistema archivistico, in grado di gestire tutte le fasi della descrizione, del riordino, della valorizzazione e della fruizione del materiale documentario.

Prodotti I software di questa tipologia attualmente più diffusi in Italia, ognuno con le proprie peculiarità e con le proprie caratteristiche, ma tutti rispondenti ad alcuni principi generali condivisi, sono : Arianna CEIAR (distribuzione per gli archivi ecclesiastici di Arianna) Gea Guarini, Sesamo, X-Dams.

Prodotti internazionali A livello internazionale risulta più complesso fornire indicazioni puntuali anche se si può citare il caso francese, dove l’amministrazione degli archivi rende disponibile un elenco dei più importanti software. Il numero di software disponibili a livello internazionale è sicuramente cospicuo e non sarebbe possibile in questa sede darne ragione ma, tornando nel merito dell’open source, si possono citare almeno due applicativi: Archivists’ toolkit e Archon.

ATOM ICA Un ragionamento a parte, anche per gli interessanti sviluppi che prospetta, va poi fatto su ICA ATOM, il software open source di descrizione archivistica elaborato in seno al Consiglio Internazionale degli Archivi. L'iniziativa è sicuramente importante anche se allo stato attuale ATOM non sembra soddisfare i requisiti di un gestionale completo. Il software, infatti, attualmente disponibile in una versione sperimentale, si configura più come uno strumento (già abbastanza raffinato) di pubblicazione di descrizioni archivistiche che come un applicativo che consenta di riordinare un fondo archivistico

Una distinzione applicativi concepiti per restituire descrizioni strutturate ereditate da precedenti interventi o elaborate in ambienti diversi (quasi dei CMS archivistici) strumenti finalizzati all’attività di riordino e poi alla pubblicazione delle descrizioni in formati e ambienti (anche) non cartacei.

Strumenti descrittivi Nella progettazione e nelle funzionalità, si legge chiaramente la trasposizione dei concetti e delle tecniche archivistiche consolidate, con particolare riferimento alle consapevolezze teoriche e applicative che derivano dalla diffusione degli standard e, in particolare, da ISAD e ISAAR.

Strumenti per la stampa? più deboli le funzioni di restituzione delle strutture e delle descrizioni generate, anche perché alla base della loro prima progettazione c’è l’esigenza di usare il computer per riordinare gli archivi, accelerando le operazioni più routinarie ma con il fine di produrre inventari a stampa o, quanto meno, stampabili.

L’importanza della restituzione Non prevedere, accanto ad adeguati strumenti di descrizione e riordino, ambienti di interrogazione e funzionalità che consentano un’agevole esportazione delle banche dati verso formati non proprietari, standardizzati e consultabili on line, costituisce un limite pesantissimo.

Le ricadute operative I sw agevolano e supportano la gestione di una serie di routine, quali quelle del riordino cronologico delle schede, della generazione delle aggregazioni logiche ecc.

Strumenti “autostandardizzanti” Non “macchinette calcolatrici di archivio” la rigorosa progettazione archivistica sottesa a questi applicativi garantisce di produrre descrizioni standardizzate (almeno rispetto alle strutture) anche se l’utente è tutto sommato digiuno di standard.

Però “strumenti” Per quanto riguarda i contenuti e il linguaggio così come per gli elementi descrittivi da rilevare, il software deve essere utilizzato congiuntamente a linee guida di progetto o di ambito territoriale muovendo dagli standard di descrizione e dai principali progetti di riferimento. Per quanto di uso piuttosto semplice, questi strumenti presuppongono competenze archivistiche specifiche da parte dell’utente

Funzionalità Descrizione Riordino Produzione strumenti di ricerca

descrizione generazione, descrizione e gestione delle entità che definiscono la struttura del complesso archivistico (aggregazioni logiche: fondi, serie…) e delle rispettive relazioni; generazione, descrizione e gestione dei soggetti produttori e conservatori e di eventuali ulteriori informazioni di contesto; generazione, descrizione e gestione (intesa come collocazione dinamica all’interno della struttura e definizione delle relazioni con le aggregazioni logiche) delle unità archivistiche;

riordino gestione di tutte le operazioni logiche e fisiche necessarie a conferire al fondo nel suo insieme l'ordine che gli compete

produzione di strumenti di corredo e accesso generazione di strumenti di corredo di diversa natura e formato destinati alla stampa generazione di modelli di restituzione digitale (banche dati interrogabili attraverso ambienti proprietari inclusi nel software o esportabili in diversi formati)

Come funzionano Il caso di sesamo Generazione del file Creazione della struttura Inserimento dei dati Modalità di interrogazione