E-procurement: strumento di innovazione e di ottimizzazione Forum PA 11 maggio 2005 Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Amministrazione

2 Agenda Premessa Gli strumenti di e-procurement - l’esperienza dell’Agenzia delle Entrate: - Il Mercato Elettronico della P.A. - Le Gare Telematiche Opportunità e prospettive per lo sviluppo dell’e-procurement Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Amministrazione

3 Una PA orientata al cambiamento per offrire servizi rispondenti alle aspettative dei propri utenti e rispettare il contenimento dei costi, deve aumentare l’efficienza dei processi interni e ridurre gli sprechi. Da questo punto di vista, il settore degli approvvigionamenti è particolarmente “critico” e presenta importanti aree di miglioramento, dal punto di vista delle procedure amministrative, dell’organizzazione e delle tecnologie a supporto. L’Agenzia delle Entrate è da sempre impegnata nel perseguire l’obiettivo di gestione del rapporto tra le risorse disponibili e i servizi resi alla collettività. Premessa E-procurement: fattore determinante per aumentare l’efficienza interna e migliorare i servizi al cittadino Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Amministrazione

4 La diffusione degli strumenti di e-procurement nel settore pubblico, è in linea con l’azione di Governo volta a proseguire nel processo di cambiamento della Pubblica Amministrazione, anche attraverso un massiccio impiego delle nuove tecnologie informatiche. L’Agenzia delle Entrate, essendo parte attiva di questo processo, ha già sperimentato con successo gli strumenti d’acquisto messi a disposizione dal Programma di Razionalizzazione degli Acquisti. Tali strumenti rispondono all’esigenza dell’Agenzia di modernizzazione della macchina amministrativa attraverso una maggiore efficacia ed efficienza dei processi interni. Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Amministrazione L’Agenzia delle Entrate e l’innovazione nella gestione degli acquisti Gli strumenti di e-procurement - l’esperienza dell’Agenzia delle Entrate Mercato Elettronico della P.A. Gare telematiche

5 Il Mercato Elettronico della P.A. Gli strumenti di e-procurement - l’esperienza dell’Agenzia delle Entrate Il Mercato Elettronico è utilizzato come strumento prioritario, per gli acquisti sotto la soglia comunitaria, da parte delle Direzioni regionali su tutto il territorio nazionale. Le categorie più acquistate nel corso dei primi 5 mesi del 2005 sono state la cancelleria ad uso ufficio, l’Hardware e gli Arredi e i complementi di arredo. Tra i principali vantaggi concretamente riscontrati vi sono: - la riduzione dei tempi di accesso al mercato - la riduzione dei costi e dei tempi di acquisto (indagini di mercato e comunicazione con i Fornitori) - la semplificazione e la trasparenza delle procedure - il controllo della spesa attraverso la tracciabilità degli acquisti, anche se effettuati da strutture decentrate. Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Amministrazione

6 Le Gare Telematiche L’Agenzia ha realizzato la prima gara telematica europea per la fornitura di beni (fornitura, stampa e distribuzione di prodotti tipografici), a una Pubblica Amministrazione italiana : - Sopra soglia comunitaria con la modalità dei round multipli - risparmio superiore al 40% rispetto alla base d’asta, pari a circa 290 mila euro. - supporto tecnologico ed organizzativo di Consip Tra i principali vantaggi concretamente riscontrati vi sono: - il risparmio sul costo della fornitura - l’accellerazione dei tempi di esecuzione e valutazione delle offerte - la riduzione degli oneri di gestione delle gare - la maggiore trasparenza delle procedure. È stato siglato un protocollo di intesa con il MEF/Consip, che prevede la possibilità di espletare, tramite la piattaforma di e-procurement MEF/Consip, fino ad un massimo di 20 gare on-line. Sono già state pianificate altre gare per il Gli strumenti di e-procurement - l’esperienza dell’Agenzia delle Entrate Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Amministrazione

7 Opportunità e prospettive per lo sviluppo dell’e-procurement Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Amministrazione Alcuni fattori di successo per l’e-procurement nella P.A. Per il pieno successo dell’e-procurement, quale strumento di innovazione e ottimizzazione nella P.A. si ritiene auspicabile un’azione integrata attraverso diverse leve: Normativa di riferimento: rendere più flessibili e semplificare ulteriormente le norme che regolano la gestione degli acquisti (ad es. favorire gli acquisti di minori quantità di beni con una maggior frequenza tipici del Mercato Elettronico (M.E.)) Processi e organizzazione: favorire il ridisegno dell’intero processo di approvvigionamento (es. selezione fornitore, acquisto, consegna/distribuzione beni/servizi) e stimolare il riassetto organizzativo nelle strutture dedicate Comunicazione e promozione: promuovere un uso diffuso degli strumenti di e- procurement per consentire di ottimizzare il rapporto costo/qualità dei beni e servizi acquistati (ad es. più utenti sul M.E., stimolerebbero l’ingresso di più Fornitori, con ricadute positive sui prezzi finali) Tecnologia a supporto: favorire una maggiore integrazione tra i sistemi interni di gestione degli acquisti e i nuovi sistemi di e-procurement