FORMAZIONE TELEMATICA “Casi notarili di diritto dell'informatica” 16 Gennaio 2013 COPIE GLIFATE, CDU INFORMATICI CENNI SUGLI ESTRATTI DA SCRITTURE CONTABILI GEA ARCELLA Notaio in Buja

L'autenticità del certificato La necessità di assicurare certezza del diritto e valore legale dei documenti informatici è intrinsecamente legata alla garanzia di autenticità ed integrità di tali documenti. la validità giuridica dei certificati amministrativi in formato digitale deve rispettare: - artt. 20 e ss. del CAD sul valore probatorio del documento informatico - artt. 34 e ss. del CAD dettati in tema di sottoscrizione di documenti informatici della PA con rilevanza esterna. La sottoscrizione elettronica del documento, ed in particolare la firma digitale o qualificata, permette allo stesso tempo di renderlo immodificabile e di imputarlo in modo giuridicamente rilevante al suo firmatario.

L'autenticità del certificato a) L'attuale disciplina del Cad prevede il rilascio di certificati di firma solo ed unicamente a persone fisiche (v. art.1, comma 1 lett. aa) che definisce il titolare come: " la persona fisica cui e' attribuita la firma elettronica e che ha accesso ai dispositivi per la creazione della firma elettronica); b) la normativa sullo stato civile prevede il rilascio di certificati e/o estratti da parte dell'ufficiale di stato civile o di un suo delegato, ugualmente per i cdu essi devono essere rilasciati dal dirigente o responsabile del competente ufficio comunale (art. 30, D.P.R. n. 380/2001); c) l'apposizione della firma digitale " integra e sostituisce l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente" (v. art.24, comma 2 del Cad)

L'autenticità del certificato Solo attraverso i dati contenuti nel certificato di firma o eventualmente dal certificato di attributo (v. DPCM 6 settembre 2012 ) può essere individuato l'incardinamento di un soggetto fisico all'interno di una PA e la sua qualifica. In mancanza di qualsiasi indicazione nel certificato di firma dell'appartenenza del firmatario alla PA emittente, il documento potrebbe essere disconosciuto dalla stessa. Non è possibile surrogare nel documento digitale l'utilizzo di particolari tipi di carta (v. l'art. 15 quinquies del D.L. 415/1989 convertito con modificazioni dalla L. n. 38/1990 sul rilascio automatico delle certificazioni che prevede l'utilizzo della carta filigranata in caso di rilascio di certificati con firma a stampa) o l'opposizione di timbri o punzoni attestanti la provenienza e l'appartenenza del soggetto firmatario ad una specifica P.A.

L'autenticità del certificato L'appartenenza del soggetto alla PA emittente può essere attestata nel certificato qualificato: - dall'indicazione della PA competente (es. Comune) con il relativo Codice fiscale nel campo cd. organization Name ed, eventualmente specificata nel campo cd. OrganizationUnitName (es. direzione Urbanistica); - la qualifica specifica del titolare all’interno del predetto ufficio preposto al rilascio potrebbe essere indicata nel campo cd. Title (come ad esempio per i notai o i Conservatori dei RR.II.) o attestata dal c.d. certificato di attributo

Il timbro digitale o glifo Nel rapporto tra la pubblica amministrazione i suoi utenti (cittadini e imprese) esistono numerosi casi d’uso in cui documenti informatici, dei quali occorre garantire l’autenticità, possono attraversare, nel corso del loro ciclo di vita, uno o più passaggi attraverso la carta. Nasce l'esigenza di creare un’equivalenza tra documento digitale e sua versione cartacea

Il timbro digitale o glifo Definizione: Rappresentazione bidimensionale di un dato o di un documento informatico stampabile su carta dalla quale è possibile risalire all'originario dato/documento informatico rappresentato nel glifo stesso. Valore legale art. 23 ter CAD: “Al fine di assicurare la provenienza e la conformità all'originale, sulle copie analogiche di documenti informatici, è apposto a stampa, sulla base dei criteri definiti con linee guida emanate da DigitPA, un contrassegno generato elettronicamente, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 e tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento analogico a quello informatico”.

Il timbro digitale o glifo Con la stampa su carta vengono meno i contrassegni di validità dell'originario documento informatico: - non viene riprodotta nella stampa su carta in nessun modo l'esistenza di una firma digitale o di una marca temporale Il glifo ha valore unicamente nella misura in cui permette la collazione tra il documento cartaceo ed il documento informatico riprodotto a stampa. Esso è mera riproduzione di un documento informatico a cui è necessario risalire per appurarne l'autenticità e l'integrità. Il glifo non è il documento informatico, è solo un diverso tipo di supporto del documento informatico .

Il timbro digitale o glifo: conclusioni (a) Il glifo è solo un mezzo per la rappresentazione di un file stampabile su supporto fisico, (b) Se il glifo contiene (o punta a) un documento firmato digitalmente, si potrà fare affidamento sul valore giuridico di quest'ultimo; si farà ricorso alle normali procedure di verifica per l’uso (ad esempio) delle copie digitali delle procure bancarie o dei dupli delle note di trascrizione o iscrizione. (c) Il glifo non conferma, autentica o verifica in alcun modo le risultanze a stampa del certificato, ma offre una fonte di informazione alternativa, pertanto il notaio, una volta verificato con collazione che le informazioni contenute nel documento informatico firmato digitalmente corrispondono a quelle contenute sul supporto cartaceo, stenda su quest’ultimo certificazione delle operazioni eseguite.

Il timbro digitale o glifo: formula Io sottoscritto, dottor Romolo ROMANI, notaio in Roma, iscritto al Collegio dei Distretti Riuniti di Roma, Velletri e Civitavecchia, attesto che il documento sopra riportato, composto da n.*** pagine, è copia fedele e conforme in tutte le sue componenti del documento informatico contenuto nel [oppure richiamato dal] glifo riportato a margine/in calce di detto documento, la cui firma digitale ho verificato alla data odierna con esito positivo. Roma, li *** Formula sintetica ripresa dallo Studio CNN 1-2012/DI. Il Glifo nell'attività notarile, Ugo Bechini e Eugenio Stucchi, in CNN Notizie 26 giugno 2012

Il cdu informatico: sequenza operativa - il notaio dovrà procedere alla verifica della firma apposta al cdu che deve essere digitale o qualificata - il certificato di firma utilizzato deve essere in ogni caso “qualificato” - nel certificato di firma devono essere analizzate le informazioni relative alle qualifiche del soggetto firmatario - il soggetto certificatore (ovvero colui che rilascia il certificato di firma), ai sensi dell’art. 34 del CAD, trattandosi di servizio di firma digitale relativo ad una pubblica amministrazione, deve necessariamente essere accreditato presso DigitPA ora Agenzia per l'Italia Digitale;

Il cdu informatico: sequenza operativa -ai fini dell’allegazione del CDU all’atto da stipulare, sarà necessario effettuare la copia cartacea del medesimo, ai sensi dell’art. 23 del D.Lgs. n. 82/2005 ed ai sensi dell’art. 57-bis, secondo comma, della LN novellata seguendo il medesimo procedimento utilizzato, ad esempio, nella predisposizione della copia della nota di trascrizione rilasciata dal Conservatore in formato elettronico; - il notaio inserirà nella copia cartacea del CDU la formula di certificazione di conformità all’originale

Il cdu informatico: formule “Io sottoscritto …, notaio in … iscritto al Ruolo del Collegio Notarile di …, certifico che la presente copia, composta di … fogli per ... facciate, è conforme al documento informatico in formato PDF/A sottoscritto con firma digitale/qualificata, il cui certificato di firma (numero di serie …) è intestato a …, è stato rilasciato, da......., valido e non revocato è stato verificato positivamente all’indirizzo http://vol.ca.notariato.it/ - oppure con e-Sign, dike - altro in data … alle ore … (crl n...) Luogo e data di rilascio” Oppure “Copia in conformità del documento informatico, composta di … fogli per n. … facciate, munito della prescritta firma digitale/qualificata il cui certificato è valido e non revocato.

Estratti da scritture contabili: cenni Le scritture “meccanizzate”: tenute meccanograficamente (ora informaticamente) temporaneamente, da stampare entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni fiscali. (Art. 7, comma 4-ter del d.l. n. 357/1994, convertito con la legge n. 489/1994) Le scritture “conservate” ex DM MEF 23 gennaio 2004 - l'emissione e la tenuta in forma informatica dei documenti fiscali - la conservazione informatica di documenti originariamente cartacei (conversione dell’archivio) Le scritture ex 2215-bis c.c. “I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.(omissis) Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni” (come da ultimo modificato dalla Legge 12 luglio 2011, n. 106)