Caratteristiche degli ERMS e bisogni delle biblioteche: verso una valutazione consapevole Roma, 27 marzo 2009

Tipologie di Risorse Elettroniche Banche dati Periodici Elettronici E-Books

Interazioni consolidate Interazioni possibili Funzioni e servizi: interazione degli ambienti di lavoro OPAC Statistiche ILS Gestione finanziaria Link resolver Interfaccia di accesso alle RE Archivio licenze

Funzioni e servizi: centralità dell’ERMS ERMS OPACStatisticheILS Gestione finanziaria Link Resolver Archivio Licenze Interfaccia di accesso alle RE Interazioni consolidate Interazioni possibili

Architettura: remoto/locale Servizio remoto Installazione locale Disponibilità di entrambe le soluzioni

Architettura: strumenti e funzioni Import/Export dati bibliografici Linking A-Z List Malfunzionamenti – (ticketing) Messaggi all’utenza Archivio Licenze e condizioni d’uso Statistiche Reporting (Overlap Analysis) Gestione trial Ordini

Architettura: modularità Knowledge Base ERM Consistenze Link Resolver Report Editor Statistiche Archivio Licenze …

Caratteristiche tecniche: standard di riferimento DLF ERMI MARC OpenURL COUNTER SUSHI ONIX

Caratteristiche tecniche: formati di input/output MARC XML “DELIMITED” (CSV, XCL, …) PDF

Tipologia dati gestiti Bibliografici Statistici Licenze d’Uso URL Reports

Prodotti: mercato o open source? Commerciali 360° Resource Manager (Serials Solutions) ERM Essentials (EBSCO) SwetsWise eSource Manager (Swets) Gold Rush (Colorado Alliance) HERMIS (Harrassowitz) Millennium (Innovative Interfaces) TDNet Open Eram (TDNet) Verde (Ex Libris) Open Source CUFTS ERM (Cufts)

Analisi generale: confronto dei prodotti (es. griglia raccolta dati, 3 su 9 disponibili) I dati disponibili non sono sempre chiari, a volte si trovano dati contrastanti, oppure non se ne trovano affatto. Alcuni articoli sugli ERMS possono servire come base di partenza, ma i dati vanno verificati (Collins, Breeding) Nome ProdottoProduttore Commercial izzazione Nome Knowledge base DB aggregati coperti Titoli elettronici distinti Tempo installazi one Installazi one in locale In remoto Innovative ERM (Millennium Electronic Resource Manager) Innovative Interfaces 2004 CASE coverage Data Service sett mesiSì VerdeEx Libris 2005 Global Knowledge base mesi circaSì 360 Resource ManagerSerials Solutions 2005 Knowledge Works > mesiNoSì

Analisi generale: le esperienze delle biblioteche Per ogni aspetto operativo vi sono diversi fattori da prendere in considerazione prima dell’acquisto. L’esperienza delle biblioteche americane (letteratura) è utile per farsi un’idea (Beals, Grogg) ProblematicaDomanda ArchitetturaHosted o local, come si relaziona la modularità col costo totale? Quali richieste di personale dedicato alla sua gestione informatica? E' possibile che alcuni strumenti in uso vengano resi inutili dall'acquisto del prodotto? E' possibile che l'acquisto renda l'ente dipendente nel futuro dal prodotto acquistato? Integrazione con ILSIl prodotto è integrabile con SEBINA o con altri ILS in dotazione? In che modo? Integrazione con ambiente preesistente Quale grado di integrazione è possibile con gli strumenti preesistenti in generale (OPAC, Link resolver, ecc.)?

Analisi generale: l’intervista* Nome Knowledge Base Numero titoli singoli contenuti Databases/pacchetti contenuti Metodo popolamento SìNoA pagamento Aggiornamento KB Controllo autorità Frequenza aggiornamento Numero titoli aggiornamento dichiarati Documentazione online Brochure Specifiche tecniche richieste ai produttori Intervista telefonica E’ molto importante chiarire potenziali ambiguità (es. MARC = UNIMARC o MARC21?) E utile preparare una griglia su cui annotare i dati tecnici ed eventuali commenti *Rappresentazione parziale della checklist redatta, relativa alla sola Knowledge Base

Prodotti: vantaggi e svantaggi Vantaggi  Punto unico di gestione/accesso dati  Strumenti per valutazione e analisi  Automazione di processi (es. potenziamento e automatizzazione di messaggi verso l’utenza o gli operatori)  Ottimizzazione del tempo lavorativo impiegato nella gestione  Personalizzazione secondo i propri bisogni (OpenSource)  Risparmio tempi di sviluppo (prodotti commerciali) Svantaggi  Dipendenza dai fornitori (prodotti commerciali)  Costi di sviluppo (OpenSource)  Necessità di adattare l’organizzazione del lavoro

L’analisi interna: conosci te stesso Costituzione gruppi di lavoro e relativi obiettivi Stato delle risorse elettroniche dell’istituzione, mappatura logistica e finanziaria Verifica della disponibilità dell’istituzione ad un’eventuale riorganizzazione Ripensamento organizzazione interna Individuazione delle problematiche organizzative e tecniche

Problematiche organizzative Ottimizzazione del flusso di lavoro Localizzazione delle procedure di gestione Numero e tipologie di servizi offerti o che si prevede di offrire Creazione di una figura specifica di bibliotecario delle risorse elettroniche Numero di unità di personale Individuazione della formazione necessaria per il personale

Problematiche tecniche Compatibilità con applicativi già in uso Formati utilizzati per il trasferimento dati Scelta dell’opzione modulare o “All in One” Dimensioni della Knowledge Base in dotazione e procedure di aggiornamento Possibilità di personalizzazione Modalità e completezza nel processo di esportazione dei dati in caso di cambio di sistema

Scarsa diffusione degli ERMS in Italia: quali ragioni? Sistemi ancora poco maturi in generale? Poco interesse dei venditori verso il mercato italiano? Prodotti poco adatti ai sistemi bibliotecari italiani? Difficoltà nell’ottenere un trial adeguato alle caratteristiche della biblioteca? Ambiente poco ricettivo?

Fattori che rendono un ambiente “ostile” all’introduzione di un ERMS Problemi di carattere organizzativo Compresenza di molti software e applicazioni Diffidenza nell’acquistare un prodotto a “scatola chiusa” Mancanza di progetto a livello nazionale (vedi iniziativa portoghese) Difficoltà finanziarie delle biblioteche, che possono portare ad escludere nuovi progetti

Caratteristiche di un’ambiente favorevole Dove vi siano le seguenti condizioni: Flessibilità dei flussi di lavoro Centralizzazione delle biblioteche (SBA) e delle risorse bibliografiche Riconoscimento dell’importanza fondamentale delle risorse elettroniche ma nello stesso tempo Visione globale del patrimonio, senza distinzione fra risorse cartacee ed elettroniche

In sintesi Ad ogni utente il suo documento, ad ogni biblioteca il suo ERMS … Grazie per l’attenzione