Anatomia Patologica Ospedale Maggiore Bologna, Italia Riccione, 21 Maggio 2015 Influenza di tracciabilità ed archiviazione digitale nella gestione dell’Unità Operativa A. Bondi Anatomia Patologica Ospedale Maggiore Bologna, Italia 1

Key words Gestione Tracciabilità Archiviazione digitale

Key words Gestione Programmazione Divisione lavoro Tracciabilità Archiviazione digitale

R. Zarbo, Am.J.Surg.Pathol. 131:468,2009 Lean Production R. Zarbo, Am.J.Surg.Pathol. 131:468,2009

Analisi dei tracciamenti, dei tempi, degli operatori Lean Production Analisi dei tracciamenti, dei tempi, degli operatori

Posizione, prestazioni, ottimizzazione. Lean Production Analisi di flussi e percorsi Posizione, prestazioni, ottimizzazione. Impostazione delle macchine

Lean Production: cos’è? Produzione snella Produzione snella identifica una filosofia industriale ispirata al Toyota Production System, che mira a minimizzare gli sprechi fino ad annullarli.

Lean Production Elemento chiave è la conoscenza dei potenziali sprechi, degli errori, delle non conformità Raccolta / tracciamento delle NC Analisi della direzione

Key words Gestione Programmazione Divisione lavoro Tracciabilità Archiviazione digitale

Attribuzione di responsabilità Divisione del lavoro Attribuzione di responsabilità Azienda Direz UOC Coord Lab Patologi Case manager TSLB Process manager

Cadenza degli incarichi Produttività individuale Divisione del lavoro Gestione del tempo Assenze programmate Cadenza degli incarichi Produttività individuale

AUSL Bologna - Anatomia Patologica OM Pianificazione turni, ferie e assenze - Dirigenti http://anatomiapatologica.ausl.bologna.it/

Key words Gestione Tracciabilità Archiviazione digitale

di un prodotto o di un’attività Tracciabilità: cos’è? La tracciabilità è la capacità di risalire alla storia e all’uso o alla collocazione di un prodotto o di un’attività attraverso identificazioni documentali (ISO 8402/1992)

Sono le DIAGNOSI prodotte dall’Istituzione Elementi / Oggetti Sono le DIAGNOSI prodotte dall’Istituzione Tutto ciò che può influenzare questo prodotto e le modalità per realizzarlo

Prestazioni di Anatomia Patologica e loro componenti Elementi / Oggetti Prestazioni di Anatomia Patologica e loro componenti es. Esame istologico … Contenitori Richieste Blocchetti Vetrini Referto …operazioni…

Elementi chiave per la tracciabilità Definizione del target Analisi del percorso Individuazione attori Documentazione

Target e percorso DIAGNOSI Documenti, referti Osservazione al microscopio Sezioni, colorazioni Preparazione oggetti Vetrini, blocchetti Trasferimento prelievi Contenitori, richieste

Mezzi per la tracciabilità Identificare in modo univoco gli oggetti da tracciare Registrare come, dove e chi modifica gli oggetti Funzione strategica del LIS (Laboratory Information System)

Mezzi per la tracciabilità R. Zarbo Am J Clin Pathol 2009;131:468-477

Mezzi per la tracciabilità Testati sistemi in radiofrequenza

Identificazione univoca oggetti Numerare il “caso” (richiesta di esame) Identificare ogni inclusione

Identificazione univoca oggetti Numerare il “caso” (richiesta di esame) Identificare ogni inclusione Identificare ogni vetrino ottenuto da una inclusione, ogni colorazione speciale, ogni vetrino citologico …

Per identificare gli elementi che motivano una diagnosi microscopica non è sufficiente identificare solo tutti i vetrini di quel caso …

Identificazione univoca oggetti Numerare il “caso” (richiesta di esame) Identificare ogni inclusione Identificare ogni vetrino, ogni colorazione … Identificare le porzioni significative di un vetrino … le coordinate su vetrino

Dal vetrino convenzionale Al vetrino digitale 30

Archiviazione dei vetrini digitali al posto dei convenzionali Pro Perfetta integra-zione con LIS. Disponibilità im-mediata ovunque. Consulenze per il paziente. Contro Aggravio tecnico per scansionare. Grandi spazi di archiviazione. Perdita peculiari-tà biologiche.

Archiviazione dei vetrini digitali al posto dei convenzionali Pro Favorisce inte-grazione di labs Passo necessario per diagnostica computerizzata Contro Incremento costi circa 10 % vs esternalizzazione Applicazione AI in tempi lunghi

Particolari fasi di tracciabilità Richiesta di esame in rete - Order entry digitale – Gestione dei residui di campionamento Archivio vetrini e blocchetti

Order Entry – Elementi standard Routine del SW di sala operatoria Identificativo individuale Richiedente Contesto clinico (descrizione intervento operatorio, endoscopia, problema di biologia molecolare …)

Order Entry – Elementi standard Materiale Descrizione del caso + quesito diagnostico Intervento + Topografia principale con codifica standard ( NAP )

Order Entry – Elementi standard Materiale Identificativo di ogni campione (contenitore di I livello -> sede) Produzione di etichetta Documento di richiesta / accompagnamento contenitore di II livello

Order Entry – Elementi standard Tracciamento Documento di trasporto contenitori di III livello

Particolari fasi di tracciabilità Richiesta di esame in rete - Order entry digitale – Gestione dei residui di campionamento Archivio vetrini e blocchetti

Archiviazione integrata Condivisa fra più labs Appalto esterno Controllo LIS Tracciamento estrazioni e reiserimenti

Take home message Lab Tec Evolution Tracciamento di operazioni e responsabilità è importante nella gestione e nella VRQ Strumenti essenziali sono un efficiente LIS con rilevazione automatica degli eventi

Take home message Lab Tec Evolution