REVISIONE DEL CICLO ACQUISTI-DEBITI

Attività del ciclo acquisti-debiti Decisione di acquisto Analisi e selezione dei fornitori Emissione e sollecito ordine di acquisto Ricevimento beni e servizi Ricevimento fattura Pagamento fornitore

(1) Il reparto operativo inoltra una richiesta all’ufficio acquisti richiedente Ufficio acquisti Richiesta d’acquisto

Fornitore Ufficio acquisti Richiesta d’offerta (2) L’ufficio acquisti effettua una selezione dei fornitori e inoltra una richiesta d’offerta Fornitore Ufficio acquisti Richiesta d’offerta

(2) I fornitori prescelti inviano un’offerta all’azienda Ufficio acquisti Fornitore Offerta

Fornitore Ufficio acquisti Ordine di acquisto (3) Effettuata la tabulazione e la comparazione delle offerte, l’ufficio acquisti predispone l’ordine di acquisto Fornitore Ufficio acquisti Ordine di acquisto

(4) Il fornitore spedisce le merci ed il documento di trasporto Ricevimento materiali Merci e documento di trasporto

Magazzino Buono di entrata (4) L’ufficio ricevimento materiali compila il buono di entrata per le merci da consegnare al magazzino Ricevimento materiali Magazzino Buono di entrata

Fornitore Contabilità fornitori Fattura (5) Il fornitore spedisce la fattura che verrà ricevuta dalla contabilità fornitori Fornitore Contabilità fornitori Fattura

(6) L’ufficio pagamenti effettua il pagamento al fornitore

Il processo revisionale relativo al ciclo acquisti consiste in una serie di “controlli” finalizzati ad accertare l’affidabilità delle procedure e l’attendibilità dei dati esposti in bilancio in relazione all’acquisto di beni e servizi o al sostenimento delle spese

Verifica efficienza, efficacia ed economicità delle operazioni di acquisto Revisione gestionale

Revisione contabile Verifica affidabilità del sistema informativo e accuratezza delle informazioni su acquisti e debiti Revisione contabile

Revisione contabile per la certificazione di bilancio Verifica accuratezza delle informazioni su acquisti e debiti contenute nel bilancio di esercizio destinato a pubblicazione Revisione contabile per la certificazione di bilancio

Voci di bilancio interessate CONTO ECONOMICO Costi per materie e merci Costi per servizi Costi per godimento beni di terzi Oneri diversi di gestione

Voci di bilancio interessate STATO PATRIMONIALE Passività Debiti verso fornitori Debiti rappresentati da titoli di credito Debiti diversi Attività Anticipi a fornitori

Voci di bilancio interessate NOTA INTEGRATIVA Criteri di valutazione adottati Variazioni intervenute nella consistenza dei debiti Composizione dei ratei e risconti Impegni ed altri conti d’ordine

Percorsi di verifica FASE “INTERIM” FASE “FINAL” Analisi e valutazione del controllo interno acquisti-debiti FASE “INTERIM” Valutazione attendibilità “sostanziale” dei dati di bilancio FASE “FINAL”

1- Verifiche per progressione OPERAZIONI DI ACQUISTO CONTABILITA’ BILANCIO

2- Verifiche per derivazione BILANCIO CONTABILITA’ OPERAZIONI DI ACQUISTO

1- Verifiche su ciclo base Costi gestione tipica Ciclo acquisti (in senso stretto) Debiti v/fornitori

2- Verifiche su ciclo “esteso” Oneri diversi di gestione Ciclo acquisti (in senso lato) Debiti diversi

Principi contabili i debiti (Documento n. 19 del CNDC e R) Definizione Debito: obbligazione a pagare un ammontare determinato, di solito ad una data prestabilita

Principi contabili i debiti (Documento n. 19 del CNDC e R) Rilevazione contabile I debiti originati da acquisizione di beni vanno iscritti in bilancio quando rischi, oneri e benefici significativi connessi alla proprietà sono stati trasferiti

Principi contabili i debiti (Documento n. 19 del CNDC e R) Valutazione ed esposizione I debiti devono essere “espressi” al valor nominale, ad eccezione dei debiti verso i fornitori che vanno registrati al netto degli sconti, abbuoni, premi e resi eventualmente concessi

Principi di revisione i debiti (Documento n. 12 del CNDC e R) Obiettivi della revisione Sistema di controllo interno Procedure di revisione

OBIETTIVI DELLA REVISIONE

Obiettivi di revisione Accertamento della completa esposizione in bilancio “Il revisore deve accertare che i debiti alla data del bilancio siano accolti nello stesso e che il loro ammontare sia correttamente determinato in relazione agli statuiti principi contabili”

Obiettivi di revisione Accertamento della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato i debiti “Il revisore deve accertare che i debiti in bilancio siano originati da operazioni (es.: l’acquisto di merci e le prestazioni di servizi) rilevate, per competenza, entro la data di riferimento del bilancio”

Obiettivi di revisione Accertamento della corretta esposizione in bilancio “Il revisore deve accertare che i debiti siano rappresentati in bilancio in conformità agli statuiti principi contabili, con particolare riferimento alla loro classificazione e descrizione ed alla completezza delle informazioni integrative”

Obiettivi di revisione Accertamento dell’uniformità dei principi contabili rispetto all’esercizio precedente “Qualora i principi contabili adottati nell’esercizio siano diversi da quelli utilizzati nell’esercizio precedente, il revisore deve accertare i motivi del cambiamento e l’influenza prodotta sulla situazione patrimoniale e sul risultato d’esercizio”

SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

Obiettivi del sistema di controllo interno Richiesta di acquisto motivata da fabbisogni di beni/servizi Emissione delle richieste d’acquisto in forma scritta Competenza tecnica di chi effettua gli acquisti Selezione ed omologazione dei fornitori Tabulazione e comparazione delle offerte Corrispondenza fra le richieste, gli ordini, le bolle di entrata e le fatture Controllo di qualità delle merci ricevute Ecc.

Verifiche del sistema di controllo interno In relazione agli obiettivi di revisione, le verifiche del sistema di controllo interno devono riguardare: la completa esposizione dei debiti in bilancio la competenza di periodo delle operazioni che hanno generato i debiti la corretta esposizione in bilancio l’uniformità dei principi contabili rispetto all’esercizio precedente

Verifiche del sistema di controllo interno COMPLETA ESPOSIZIONE Separazione dei compiti e delle responsabilità Uso e controllo di documenti idonei ed approvati Controllo della contabilità da parte di personale esterno Esistenza e controllo di informazioni atte a fornire adeguati elementi di stima

Verifiche del sistema di controllo interno COMPETENZA Tempestiva emissione di appositi documenti per le merci e le prestazioni ricevute Raffronto tra i documenti suddetti e le fatture dei fornitori Registrazione del debito nel periodo di competenza Opportuno trattamento contabile dei documenti non coperti da fattura e delle fatture non abbinate al relativo documento

Verifiche del sistema di controllo interno CORRETTA ESPOSIZIONE Esistenza di un piano dei conti per la classificazione e la descrizione dei debiti Rilevazioni extracontabili che forniscano le necessarie informazioni aggiuntive (condizioni, garanzie, interessi, ecc.)

Verifiche del sistema di controllo interno UNIFORMITA’ DEI PRINCIPI Approvazione da parte della direzione di eventuali cambiamenti Spiegazione dei motivi che hanno causato il cambiamento

Analisi del controllo interno Risposte SI/NO QUESTIONARIO Risposte aperte

Segregazione delle funzioni Chi inoltra la richiesta è persona diversa da chi compila l’ordine? Chi ordina le merci è persona diversa da chi ne verifica la conformità?

Scelta dei fornitori Esiste un data base in cui sono inserite le caratteristiche dei fornitori abituali? Per ogni ordine rilevante è indetta una regolare gara di appalto per la scelta delle condizioni migliori?

Controllo documentale L’approvazione dell’ordine viene documentata? L’accoppiamento fra ordini, bolle e fatture è realizzato da una persona indipendente? Tutte le fatture vengono contabilizzate?

Verifiche contabili Vengono quadrati periodicamente i saldi dei mastri con il libro giornale? Viene eseguita una quadratura fra gli estratti conto dei fornitori ed i conti del mastro?

PROCEDURE DI REVISIONE

In base agli obiettivi specifici di revisione e al livello di affidabilità del sistema di controllo interno, il revisore stabilisce la strategia di revisione ossia il proprio programma di lavoro e le procedure di revisione che intende svolgere nell’area di riferimento.

Procedure di revisione COMPLETA ESPOSIZIONE Richiesta ai creditori dell’azienda di comunicazione scritta dell’ammontare del loro credito; controllo dei debiti sulla base dei documenti che li hanno originati; analisi dei documenti di entrata merci non coperti da fattura alla data del bilancio; analisi delle fatture, note di addebito, note di accredito e simili non contabilizzate alla data del bilancio;

Procedure di revisione COMPLETA ESPOSIZIONE verifica delle operazioni contabilizzate nel periodo successivo alla chiusura dell’esercizio; analisi dei libri sociali, dei contratti particolarmente significativi e delle altre fonti di informazioni esistenti presso l’azienda; richiesta ai consulenti legali dell’azienda di informazioni scritte sugli incarichi loro affidati.

Procedure di revisione COMPETENZA Confronto delle ultime bolle in entrata relative alle merci ricevute immediatamente prima della data di bilancio con le corrispondenti fatture dei fornitori e controllo che i conseguenti debiti siano stati registrati prima della data di bilancio; effettuazione dello stesso controllo per le bolle di entrata, le fatture di acquisto e le registrazioni dei debiti relative alle merci ricevute immediatamente dopo la data di bilancio; ripetizione dei controlli di cui sopra, risalendo dalle registrazioni contabili ai documenti (fatture e bolle) anziché dai documenti alle registrazioni.

Procedure di revisione CORRETTA ESPOSIZIONE Corrispondenza tra la descrizione della voce di bilancio (debiti verso fornitori, debiti verso società controllate e collegate, altri debiti, ecc.) ed i debiti in essa iscritti; evidenziazione delle condizioni, garanzie, ecc. relative ai debiti; esistenza di saldi debitori compensati nel saldo totale; informazioni relative alle passività stimate.

Procedure di revisione UNIFORMITA’ DEI PRINCIPI Raffronti tra contenuto delle voci incluse nei debiti; raffronti tra metodi adottati per la stima delle passività di importo non ancora accertato alla data del bilancio.

PROGRAMMA DI LAVORO Elenca le verifiche che devono essere effettuate da chi esegue il lavoro. I vari punti del programma devono essere datati e siglati dalla persona che ha svolto la verifica via via che vengono completati.

ANALYTICAL REVIEW L’analisi preliminare di bilancio è svolta dal revisore al fine di acquisire elementi di conoscenza sulla rilevanza delle voci e degli scostamenti, per individuare variazioni anomale e per interpretare le tendenze evolutive o involutive in rapporto ai singoli dati, alle classi di dati e agli indici costruiti sui valori di bilancio.

ANALYTICAL REVIEW La tecnica di revisione può essere attuata: mediante una comparazione (in valore assoluto o percentuale) delle voci di bilancio interessate con le corrispondenti voci di bilancio dell’anno precedente; attraverso la costruzione e la successiva comparazione di indici “verticali”, indici “orizzontali” e “misti”.

LE VERIFICHE DI DETTAGLIO Obiettivo: accertamento dell’esistenza e della completa esposizione Verifica: richiesta conferma saldo, altre procedure oltre alla verifica documentale delle fatture da ricevere

LE VERIFICHE DI DETTAGLIO Obiettivo: accertamento della competenza Verifica: tecnica del cut-off, ricerca delle passività non registrate

LE VERIFICHE DI DETTAGLIO Obiettivo: accertamento della corretta classificazione e rappresentazione Verifica: le tecniche applicate per gli obiettivi precedenti garantisce il raggiungimento di questo obiettivo