Venezia - 8 marzo Linee Guida per la Qualità delle Forniture ICT negli appalti pubblici Giacomo Massi Ufficio Monitoraggio e gestione progetti delle Regioni e degli Enti Locali Governo dei Contratti ICT Venezia – 08 Marzo 2006

Venezia - 8 marzo Linee guida sulla qualità dei beni e servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della PA Manuali Collana di 7 Manuali, di cui 4 supportano i passi operativi fondamentali della definizione della qualità della fornitura GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Linee guida Struttura Logica Manuale operativo Governo dei contratti ICT Manuale d’uso Presentazione e utilizzo delle Linee Guida Manuale applicativo Strategie di acquisizione forniture ICT Manuale applicativo Appalto pubblico di forniture ICT Manuale operativo Dizionario delle forniture ICT Manuale applicativo Esempi di applicazione Manuale di riferimento Modelli per la qualità forniture ICT

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Contesto In generale la gestione del rapporto tra Amministrazione e Fornitore è fortemente condizionata dal rischio per l’Amministrazione di trovarsi in una posizione di dipendenza  contratti inadeguati al governo  scarsa cultura di project management L’azione di governo del contratto deve garantire un rapporto paritetico tra amministrazione cliente e fornitore GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Non offrire un contributo scientifico innovativo  Esistono già documentazioni specialistiche PMBOK (Project Management Body of Knowledge del PMI ) COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) Fornire informazioni operative utili per  un efficace governo dei contratti ICT per la realizzazione di progetti e l’erogazione di servizi  poter mantenere il controllo, nel periodo di validità, di tutti gli elementi che caratterizzano una fornitura  disporre degli strumenti necessari per intervenire nei casi in cui si rilevino situazioni difformi da quelle attese GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Obiettivo

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Contenuti Parte del CdV successiva alla stipula del contratto  struttura organizzativa e ruoli  attività e metodi di project management più diffusi  documenti di pianificazione e controllo  sistema di comunicazione tra Fornitore e PA Cliente Manuale 7 Governo dei contratti GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Sono trattate separatamente le attività di governo per la  realizzazione dei progetti  erogazione dei servizi  Sono diversi i criteri di controllo, la gestione dei rischi e l’interazione Amministrazione-Fornitore. Sono trattate separatamente le attività di competenza  del Fornitore  dell’Amministrazione  per indicare in modo esplicito ruoli e responsabilità delle parti nel governo di un contratto GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Dicotomie

Venezia - 8 marzo Governo contratti ICT Amministrazione PROGETTI SERVIZI Fornitore GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Dicotomie

Venezia - 8 marzo sezione introduttiva che fornisce un quadro di riferimento sezione che illustra le attività per il governo dei contratti per la realizzazione dei progetti  Fornitore  Amministrazione sezione che illustra le attività per il governo dei contratti per la realizzazione dei servizi  Fornitore  Amministrazione sezione che riporta degli indici commentati relativi ai principali documenti tipicamente utilizzati per il controllo della fornitura o per la comunicazione tra le parti GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Organizzazione

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Indice 1. GENERALITA’ SUL DOCUMENTO 2. GRUPPO DI LAVORO 3. GOVERNARE I CONTRATTI ICT  3.1 Quadro di Riferimento Attività Attori ed organizzazione Competenze Flussi informativi Integrazione di più contratti  3.2 Dettaglio delle Attività di Governo GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Indice 4. GOVERNO DEI CONTRATTI PER LA REALIZZAZIONE DEI PROGETTI  4.1. ATTIVITÀ DI COMPETENZA DEL FORNITORE Pianificare il Progetto Misurare lo Stato Avanzamento Lavori (SAL) Governare la Qualità  4.2. ATTIVITÀ DI COMPETENZA DELL’AMMINISTRAZIONE Controllare la pianificazione e lo stato di avanzamento lavori Gestire la Comunicazione tra Amministrazione e Fornitore Gestire il rischio Gestire il cambiamento (Varianti) Gestire l’avvicendamento contrattuale Verificare gli oggetti di fornitura Fatturare le attività progettuali GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Indice 5. GOVERNO DEI CONTRATTI PER L’EROGAZIONE DI SERVIZI  5.1. ATTIVITÀ DI COMPETENZA DEL FORNITORE Predisporre un Piano Della Qualità Monitorare il servizio Rilevare e rendicontare i livelli di servizio  5.2. ATTIVITÀ DI COMPETENZA DELL’AMMINISTRAZIONE Controllare gli adempimenti contrattuali Controllare l’adeguatezza dei livelli di servizio richiesti Svolgere attività di conduzione 6. DOCUMENTI PER IL GOVERNO DEI CONTRATTI  6.1 Indici Commentati Piano di progetto Piano della qualità Piano di gestione dei rischi Gestione Modifica Contenuto di Progetto Stato avanzamento lavori Verbale di Verifica Ispettiva dei sistemi qualità Comunicazioni estemporanee Analisi della soddisfazione dell’utenza Livelli di servizio rilevati Verbale di collaudo GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Approccio Didattico Per mantenere un approccio didattico si è fatta una assunzione semplificatrice  rapporto biunivoco (uno a uno) tra progetto e contratto Si è però ritenuto utile rappresentare gli aspetti specifici che occorre governare nell’esecuzione di più contratti affidati a più fornitori in quanto, in questi casi, l’Amministrazione, oltre a svolgere una più attenta attività di controllo, ha il compito di coordinare l’azione dei diversi fornitori GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Stakeholders Amministrazione: Ufficio acquisti Utenti esterni: Cittadini / Imprese Contratto ICT Amministrazione: Utenti interni Amministrazione: Responsabili procedimenti amministrativi Per l’Amministrazione : Monitore esterno (se presente) Fornitore: Responsabile del Contratto Amministrazione: Responsabile del Contratto Amministrazione: Responsabile dei Sistemi Informativi Automatizzati GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Governare Governare il contratto significa per l’Amministrazione  attuare un’attenta azione di direzione Lavori (project management)  effettuare il monitoraggio continuo dei servizi (livelli di servizio) erogati dal Fornitore  valutare periodicamente il livello di soddisfazione degli utenti finali dei servizi (customer satisfaction) Tutto ciò facilita  la valutazione preventiva di possibili elementi di rischio  il rispetto dei tempi e dei costi previsti  il mantenimento dei livelli di servizio  il raggiungimento degli obiettivi stabiliti GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Governare Occorre fare riferimento  All’ oggetto della fornitura (bene o servizio) profilo di qualità richiesto per un bene, ai suoi requisiti tecnici e funzionali contrattualmente stabiliti livelli di servizio fissati contrattualmente e misurati da specifici indicatori di qualità  Alla modalità con cui la fornitura viene realizzata tempi di realizzazione e consegna (stati di avanzamento) qualità dei processi produttivi gestione dei rischi GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Governare Fornitura di beni  Controllo di prodotto Collaudo di lotti di fornitura  Controllo di processo svolto a monte dei collaudi, durante il Ciclo di Vita (CdV) anticipa, rispetto al collaudo, l’eventuale rilevazione di difformità Adozione di azioni correttive sul CdV per evitare il ripetersi di non conformità rincorrenti e sistematiche Erogazione di servizi  Individuare situazioni potenzialmente critiche conseguenze sugli utenti finali scadenze di consegna e costi  Adozione di azioni preventive per mitigare i rischi GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Governare Il governo del contratto comprende attività quali :  pianificazione  controllo  valutazione dei risultati  gestione dei rischi  definizione e applicazione di azioni correttive I soggetti coinvolti sono :  fornitore  amministrazione appaltante  monitore  utente finale (dipendente, cittadino, imnpresa) GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Governare Governance Direzione lavori AmministrazioneFornitore Direzione lavori Project Management Governance Orizzonte strategico e progettuale PM esecuzione GovernoContrattoAppaltoStrategia Livelli funzionali AmministrazioneMonitore esterno (se presente) Fornitore Governance Responsabile Sistemi Informativi Automatizzati Responsabile Procedimenti Amministrativi Responsabile commerciale Responsabile commerciale ° ° ° ° Project Management Responsabile del contratto Responsabile Utenti Direttore Tecnico del Monitoraggio Responsabile del contratto per il fornitore

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Amministrazione Interlocuzione con il Project Manager (Fornitore)  Definizione degli obiettivi contrattuali  Pianificazione e controllo di tempi, costi, risorse Verifica della disponibilità della documentazione (deliverables contrattuali) Verifica della pianificazione di dettaglio Consuntivazione delle attività Verifica dell’effettiva erogazione dei servizi e dei prodotti Valutazione dello stato di avanzamento dei lavori (SAL) GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Amministrazione Analisi degli scostamenti rispetto ad obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse (se contrattualmente previsto) Gestione delle eventuali varianti in corso d'opera  identificazione delle cause  valutazione tecnica ed economica delle varianti proposte dal Fornitore  revisione dei documenti contrattuali a seguito dell’accettazione delle varianti Controllo degli adempimenti e dei livelli di qualità contrattualmente previsti  mediante la verifica dell'accuratezza e della validità delle misure prodotte dal Fornitore GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Amministrazione Gestione dei rischi che potrebbero presentarsi durante lo svolgimento delle attività Valutazione della soddisfazione degli utenti finali interni e/o esterni all'Amministrazione relativamente a beni e servizi contrattualmente dovuti Gestione delle eventuali non conformità rispetto alle prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e qualità di prodotti e servizi) attraverso l’identificazione delle cause della non conformità  che può richiedere l'accesso ai processi produttivi messi in atto dal Fornitore Approvazione delle fatturazioni del Fornitore Gestione delle eventuali penali GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Fornitore Supportare l’Amministrazione assicurando l’adeguata capacità di governo del contratto  comprende le stesse funzioni trattate in relazione all’attività di Direzione Lavori della PA, ma riferite a quanto di pertinenza del Fornitore Gestire e consuntivare le attività  rendere disponibile la documentazione e la pianificazione di dettaglio  verificare l'effettiva erogazione di servizi e dei prodotti,  valutare lo stato di avanzamento dei lavori  analizzare gli scostamenti rispetto ad obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Fornitore Proporre le eventuali varianti in corso d'opera Monitorare gli adempimenti e i livelli di qualità contrattualmente previsti Gestire le eventuali non conformità rispetto alle prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e qualità di prodotti e servizi)  identificazione delle cause della non conformità  identificazione degli interventi correttivi ritenuti opportuni per risolvere la non conformità  controllo della attuazione degli interventi correttivi  verifica degli esiti degli interventi correttivi GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Fornitore Fornire assistenza al collaudo  supporto nella verifica della conformità dei prodotti consegnati ai requisiti contrattuali  specificare nel dettaglio i requisiti funzionali e di qualità per ogni bene da collaudare  specificare per ogni servizio i valori di soglia previsti dagli atti contrattuali e le metriche da adottare Collaborare con la commissione di collaudo  definire la schedulazione dei collaudi  eseguire le misure degli indicatori di qualità proposti  verificare le funzionalità mediante i casi di test GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Progetti Fornitore  Pianificare il progetto  Realizzare il piano di qualità  Gestire i rischi  Misurare il SAL Amministrazione  Controllare la pianificazione e il SAL  Gestire la comunicazione  Gestire il rischio  Gestire il cambiamento  Gestire l’avvicendamento contrattuale  Verificare gli oggetti della fornitura  Fatturare le attività progettuali GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Servizi Fornitore  Realizzare il Piano di qualità  Informare sul servizio  Erogare il servizio  Gestire il disservizio  Monitorare il servizio  Rilevare e rendicontare i livelli del servizio Amministrazione  Controllare gli adempimenti contrattuali  Controllare il servizio  Controllare l’adeguatezza dei livelli di servizio richiesti  Gestire i rischi  Gestire i pagamenti  Gestire la chiusura del contratto (cambio di fornitore) GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Documenti Indici commentati dei documenti per il Governo dei contratti ICT  Piano di progetto  Piano della qualità  Piano di gestione dei rischi  Gestione modifica contenuto del progetto  Stato avanzamento lavori  Verbale di verifica ispettiva dei sistemi qualità  Comunicazioni estemporanee  Analisi della soddisfazione dell’utenza  Livelli di servizio rilevati  Verbale di collaudo GovernoContrattoAppaltoStrategia

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Responsabilità GovernoContrattoAppaltoStrategia Attori Documenti Fornitore: Responsabile del contratto Amministrazione: Responsabile Utenti Amministrazione: Responsabile del contratto Monitore esterno: Direttore tecnico del monitoraggio 1 Specifiche dei requisitiViene informatoEmetteApprova 2 Specifiche funzionali / tecniche Emette Partecipa all’approvazione ApprovaControlla 3 Piano di progettoEmetteViene informatoApprovaControlla 4 Piano di qualitàEmetteViene informatoApprovaControlla 5 Piano di gestione dei rischi Viene informato EmetteControlla 6 Stato avanzamento lavori (SAL) EmetteApprovaControlla 7 Rendicontazione periodica dell’attività di governo Viene informato EmettePartecipa all’emissione 8 Analisi della soddisfazione dell’utenza EmettePartecipaApprovaControlla 9 Livelli di servizio rilevatiEmetteViene informatoApprovaControlla 10 Verbale di collaudoViene informato EmetteViene informato 11 Gestione modifica contenuto di progetto EmetteViene informatoApprovaControlla 12 FatturazioneEmetteApprovaControlla

Venezia - 8 marzo Manuale 7 Competenze Competenze per l’attività di governo dei contratti ICT  contrattualistica informatica  analisi organizzativa  gestione dei progetti  assicurazione della qualità  ingegneria del software  tecnologie informatiche e delle telecomunicazioni GovernoContrattoAppaltoStrategia