Alessandro Sposi - Marco Polo1 Alessandro Sposi Il key-management e la semplicità Il Breviario della Gestione Chiavi

Alessandro Sposi - Marco Polo2 Le Organizzazioni Complesse sono alle prese con una sfida assai ardua: Sempre Nuove COMPLESSITA: riduzione dei costi espansione delle attività e dei mercati procedure e regolamenti norme tecniche sempre più esigenti le nuove possibilità offerte dal mondo delle IT I Moderni CONCETTI: destrutturazione elasticità tempo mobilità leggerezza la soluzione: SEMPLICITA Gestire le COMPLESSITA

Alessandro Sposi - Marco Polo3 La semplicità è a portata di mano, quando si applicano le facili regole che qui introduciamo: RIDUCI ORGANIZZA IMPARA Applichiamo le 3 regole della SEMPLICITA alla Gestione delle Chiavi in Organizzazioni Complesse Le 3 regole della SEMPLICITA

Alessandro Sposi - Marco Polo4 La TECNOLOGIA è SEMPLICITA 1-RIDUCI 2-ORGANIZZA 3-IMPARA Applichiamo le 3 Regole alla Gestione delle Chiavi in Organizzazioni Complesse con laiuto della TECNOLOGIA

Alessandro Sposi - Marco Polo5 regola 1 - RIDUCI prima azione: ELIMINA le complessità inutili seconda azione: RIMPICCIOLISCI il sistema ed i suoi componenti terza azione: NASCONDI le complessità che non puoi eliminare quarta azione: INCORPORA nel sistema nuove qualità Riduci il numero delle Chiavi Circolanti La Riduzione è il primo passo verso la Semplicità

Alessandro Sposi - Marco Polo6 regola 1 - RIDUCI Elimina le funzionalità superflue, senza però dover pagare costi significativi le serrature non necessarie; gli inutili passaggi di mano di chiavi; i registri manuali mal compilati; le chiavi senza serrature; le incertezze operative; Riduci il numero delle Chiavi Circolanti prima azione: ELIMINA le complessità

Alessandro Sposi - Marco Polo7 regola 1 - RIDUCI La tecnologia è rimpicciolimento, utilizzala! il numero di mazzi di chiavi la consistenza dei mazzi di chiavi, fino ad una sola chiave; la dimensione e la capacità delle bacheche; il rischio della esistenza di copie chiavi non autorizzate; Riduci il numero delle Chiavi Circolanti seconda azione: RIMPICCIOLISCI le complessità

Alessandro Sposi - Marco Polo8 regola 1 - RIDUCI Lontano dagli occhi, lontano dal cuore in una stessa chiave, più titoli di accesso; fai gestire dalla tecnologia il registro dei prelievi ed il riconoscimento degli utenti; nascondi le complessità nelle procedure, per potervi attingere solo quando necessario; Riduci il numero delle Chiavi Circolanti terza azione: NASCONDI le complessità

Alessandro Sposi - Marco Polo9 regola 1 - RIDUCI Aggiungi le qualità disponibili nella tecnologia profili chiavi brevettati; cilindri anti-manomissioni; allestimenti blindati delle bacheche elettroniche; le funzionalità tipiche delle IT, estendendo alla gestione delle chiavi linformatizzazione dei processi di controllo; interazioni con altri sistemi gestionali e tecnologici, la massima automazione dei processi; Riduci il numero delle Chiavi Circolanti quarta azione: INCORPORA nel sistema nuove qualità

Alessandro Sposi - Marco Polo10 Applicazione tecnica 1: riduzione del numero di chiavi circolanti, per mezzo di un impianto di serrature a chiave maestra cilindro codificato profilo esclusivo per il cliente; sistema meccanico o misto elettronico; emissione di Chiavi Maestre con titoli di accesso superiori; pieno e sicuro controllo di emissione delle copie di chiavi; poche chiavi che operano su molte serrature; Caratteristiche tecniche salienti:

Alessandro Sposi - Marco Polo11 Applicazione tecnica 1: riduzione del numero di chiavi circolanti, per mezzo di un impianto di serrature a chiave maestra chiave maestra di reparto, di linea, di area, di stabilimento; chiave maestra per manutenzioni; chiave maestra per security; chiave maestra per gestione emergenze; chiave maestra per Vigili del Fuoco; Emissione di Chiavi Maestre con Titoli di Accesso Personalizzati

Alessandro Sposi - Marco Polo12 regola 2 - ORGANIZZA Organizzare i processi attraverso una procedura consente di stabilire le reali esigenze e, quindi, di eliminare il superfluo. La Procedura imposta le seguenti attività: Ordina Etichetta Integra Assegna le priorità Il processo gestionale informatizzato Lorganizzazione fa sì che un sistema composto da molti elementi appaia costituito da pochi.

Alessandro Sposi - Marco Polo13 regola 2 - ORGANIZZA Ordina i processi in una Procedura ordina le serrature a cui sono destinate le chiavi, attraverso un censimento delle stesse; ordina i diritti di accesso delle persone o delle funzioni alle serrature censite, attraverso la redazione di un piano di aperture; Il processo gestionale informatizzato ORDINA è un importante passo del nostro progetto di semplificazione di una gestione delle chiavi

Alessandro Sposi - Marco Polo14 regola 2 - ORGANIZZA La procedura codifica le serrature durante il censimento; codifica le persone o le funzioni durante la redazione del piano di aperture; etichetta le chiavi, prima di metterle a disposizione degli utenti; Il processo gestionale informatizzato ETICHETTA la codifica è unattività che viene svolta ex novo, oppure importando le codifiche già definite dallente

Alessandro Sposi - Marco Polo15 regola 2 - ORGANIZZA integra in una singola Chiave Maestra i titoli di accesso a tutte le serrature associate alla persona o funzione; integra il sistema di serrature meccaniche al sistema di bacheche elettroniche, abbinando le chiavi ai portachiavi elettronici, per cui la chiave diventa un dato nel software gestionale; integra sul badge di identificazione del personale anche le credenziali di accesso alle chiavi conservate nelle bacheche elettroniche; Il processo gestionale informatizzato INTEGRA funzioni simili o consequenziali Integrare è semplificare

Alessandro Sposi - Marco Polo16 regola 2 - ORGANIZZA assegna agli utenti le priorità di accesso alle chiavi secondo le esigenze operative generali; assegna alle chiavi necessarie alle attività di emergenza la massima facilità di prelievo; assegna esclusività di accesso alle chiavi agli utenti che si sono prenotati per primi; assegna segnalazioni di allarmi per prelievi di chiavi speciali o per mancate restituzioni; assegna fasce temporali proprie a persone od a chiavi; Il processo gestionale informatizzato ASSEGNA LE PRIORITA La precedenza va rispettata

Alessandro Sposi - Marco Polo17 regola 2 - ORGANIZZA Ordina Etichetta Integra Assegna le priorità e…Registra tutti i dati necessari alla gestione della COMPLESSITA, rendendoli poi fruibili con estrema SEMPLICITA, attraverso le risorse tecnologiche delle IT. Il processo gestionale informatizzato ASSEGNA alle chiavi una posizione nella BACHECA ELETTRONICA, il sistema informatizzato di tracciamento dei prelievi e delle restituzioni delle chiavi, che: La tecnologia è semplicità

Alessandro Sposi - Marco Polo18 Applicazione tecnica 2: controllo informatizzato del possesso delle chiavi via Web Browser, grazie alle bacheche elettroniche ed i loro software di governo porta-chiavi con RFID; chiavi apposte con sigillo; sigilli monouso con n° seriale; binomio CHIAVE / KEY-TAG assicurato; ID porta-chiavi univoco; Caratteristiche tecniche salienti:

Alessandro Sposi - Marco Polo19 Applicazione tecnica 2: controllo informatizzato del possesso delle chiavi via Web Browser, grazie alle bacheche elettroniche ed i loro software di governo alloggiamento porta-chiavi con lettore RFID; porta-chiavi trattenuto meccanicamente; identificazione utente; gestione autorizzazioni; gestione finestre temporali; gestione allarmi; giornale prelievi e riconsegne; gestione su rete TCP/IP; sblocco meccanico; Caratteristiche tecniche salienti:

Alessandro Sposi - Marco Polo20 regola 3 - IMPARA IMPARA a dominare il continuo rinnovarsi della COMPLESSITA, che segue levoluzione dei processi gestionali. Il percorso formativo personalizzato Conoscenza significa SEMPLICITA

Alessandro Sposi - Marco Polo21 regola 3 - IMPARA la formazione di Formatori Interni, grazie ai quali potrà essere strutturato un Servizio Interno di formazione continua degli Utenti del sistema; oppure, la strutturazione di un Servizio Esterno destinato alla formazione continua degli Utenti del sistema. Il processo gestionale informatizzato Formazione del Servizio di Gestione Chiavi La conoscenza è SEMPLICITA

Alessandro Sposi - Marco Polo22 CONCLUSIONI Tabella di sintesi di un progetto per la Gestione delle Chiavi Semplificata BENEFICI per tutti i servizi I Servizi interessati al progetto: Servizi Generali Facility Management Organizzazione Manutenzione Protezione e Prevenzione Security Enonomato Direzione Generale

Alessandro Sposi - Marco Polo23 CONCLUSIONI Tabella di sintesi di un progetto per la Gestione delle Chiavi Semplificata Obiettivo finale: la SEMPLICITA Gli Obiettivi del Progetto: Riduzione n° Chiavi Circolanti ed Assegnazione alle Chiavi di Specifiche Competenze; Controllo Informatizzato del Possesso delle Chiavi Attraverso più PC su Rete; Formazione di uno Specifico Servizio di Gestione Chiavi

Alessandro Sposi - Marco Polo24 CONCLUSIONI Tabella di sintesi di un progetto per la Gestione delle Chiavi Semplificata La Tecnologia è SEMPLICITA Gli Strumenti tecnologici: un Impianto di Serrature a Chiave Maestra il Software di Governo dei Sistemi di Chiave Maestra e delle Bacheche Automatiche un Percorso Formativo Personalizzato