COME COSTRUIRE IL BUDGET Unità formativa 13.2 Principi e regole finanziarie delle azioni di mobilità

Come costruire il budget Criteri generali per lammissibilità delle spese Sono eleggibili (e quindi rimborsabili) solo quei costi che sono ammissibili: in base al principio della economicità; in base al contesto nel quale è fatta la spesa, alla sua natura e al suo ammontare.

Come costruire il budget Distinzione fra determinazione del contributo richiesto e costruzione del budget Il badget totale del progetto rappresenta il costo conplessivo dellintervento, basato sul costo reale previsto. Il contributo comunitario è calcolato sulla base delle tariffe stabilite dalla Commissione UE e dalle Agenzie Nazionali e pubblicate insieme al bando. Le AN consigliano di non costruire il budget a partire dalle tariffe, ma di effettuare una scrupolosa analisi dei costi che saranno effettivamente sostenuti dalla rete di partenariato.

Come costruire il budget Le tariffe servono da parametro di riferimento, in quanto in nessun caso si potrà richiedere un importo maggiore. Le tariffe riferite alle spese per sussistenza differiscono per durata della mobilità e per paese di destinazione e vengono calcolate in base al costo medio della vita; le tariffe per le spese di organizzazione e quelle di preparazione dei partecipanti sono calcolate in base alla durata della permanenza allestero; I costi di viaggio non hanno massimali, ma vengono inclusi nelle tariffe per la sussistenza ovvero rendicontate a costi reali a seconda della durata della mobilità.

Come costruire il budget Quando è definito il budget complessivo del progetto, il formulario richiede di precisare lentità della quota del contributo comunitario. Si chiede di fornire dettagli sul calcolo del budget complessivo, non si chiedono informazioni sulla percentuale di fondi propri che il partenariato e il beneficiario metteranno a cofinanziamento. La sovvenzione è un cofinanziamento e non può coprire lintero budget. Ogni altro finanziamento pubblico (non di origine comunitaria) abbassa proporzionalmente la quota europea.

Come costruire il budget Cosa avviene dopo lapprovazione del progetto Fra lAgenzia nazionale e il soggetto capofila viene stipulata la convenzione di sovvenzione; (contratto che contiene anche informazioni utili alla gestione finanziaria dellintervento). La convenzione precisa i tempi per lerogazione del contributo comunitario e ciò è indispensabile per pianificare i pagamenti ai partner e ai fornitori.

Come costruire il budget Il periodo di eligibilità delle spese coincide con la durata progettuale che inizia con la firma della convenzione e termina con la fine del progetto. Possono essere rimborsate solo spese sostenute in questo lasso di tempo. La convenzione precisa anche il contributo accordato, suddividendolo nelle varie voci di spesa. Il capofila può decidere se dare i fondi per sussistenza e viaggio direttamente ai partecipanti o ai partner in loco.

Come costruire il budget La sovvenzione viene erogata dallAgenzia nazionale in due momenti: il primo avviene entro 45 giorni dalla data di firma della convenzione ed è pari all80% del contributo comunitario; il secondo pagamento avviene entro 45 giorni dopo lapprovazione del rapporto finale e rappresenta il saldo del rimanente 20%. Entrambi i pagamenti vengono fatti dietro presentazione di documenti contabili da parte del capofila.

Come costruire il budget Se il beneficiario è un organismo di natura privata, dovrà essere stipulata una polizza fidejussoria a garanzia del finanziamento (limitatamente alla prima tranche di pagamento). Le spese per la fidejussione possono essere rendicontate fra i costi di gestione e monitoraggio. La convenzione contiene anche lindicazione del conto corrente bancario da utilizzare per accreditare il contributo. Tale conto deve essere a titolarità dellorganismo beneficiario e deve essere specifico per il progetto.

Come costruire il budget Lesatto ammontare della sovvenzione viene determinato al termine dellintervento. LAgenzia nazionale, sulla base del rapporto finale: è in grado di stabilire se vi siano stati scostamenti significativi rispetto al preventivato; è in grado di stabilire quante persone effettivamente siano state mandate in mobilità.

Come costruire il budget Il contributo finale è calcolato nel seguente modo: lammontare per i costi di preparazione è determinato moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti per la tariffa massima prevista; il contributo per le spese di gestione e monitoraggio è calcolato moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti per la tariffa massima prevista; le spese per la sussistenza sono calcolate moltiplicando il numero degli effettivi partecipanti per la tariffa indicata dal beneficiario in base alla durata della mobilità e al paese ospitante; i costi di viaggio vengono determinati sulla base delle spese effettivamente sostenute.

Come costruire il budget A titolo di prova di quanto dichiarato nel rapporto finale, lorganismo beneficiario dovrà allegare: la documentazione relativa alle mobilità; le copie dei titoli di viaggio e delle carte dimbarco; le copie delle ricevute per i posti di alloggio.

Come costruire il budget Durante il periodo di realizzazione del progetto e per i cinque anni seguenti la Commissione, lUfficio europeo antifrode (OLAF), la Corte dei Conti europea e le Agenzie nazionali possono effettuare controlli e audit di tipo amministrativo- finanziario per: lanalisi dei rapporti finali; lanalisi documentale del materiale di supporto al rapporto finale e per le eventuali verifiche sul posto.

Come costruire il budget Il beneficiario: deve conservare per almeno cinque anni gli originali della documentazione di supporto; deve costruire procedure contabili che consentano la riconducibilità diretta delle spese dichiarate e imputate al progetto.

Come costruire il budget Contenuto: Costruzione del budget nella fase di candidatura. Distinzione fra contributo richiesto e budget complessivo. Legame fra durata della mobilità e costruzione di alcune voci di spesa. Cosa avviene dopo lapprovazione del progetto. Tempistica di erogazione dei fondi. Documentazione da conservare e da allegare al rapporto finale.