Romeo Pruno romeo.pruno@unicam.it Microsoft Excel Romeo Pruno romeo.pruno@unicam.it

Introduzione Microsoft Excel è essere usato come foglio elettronico e generatore di grafici. Excel consente di eseguire calcoli complessi e creare formule per fornire automaticamente il risultato. Il vantaggio di utilizzare formule consiste nel fatto che al variare dei valori nel foglio i risultati saranno ricalcolati automaticamente dal sistema. Funzionalità di notevole aiuto per lo sviluppo di budget, modelli previsionali, creazione di piani di vendita, proiezioni finanziarie, inventari, calcoli bancari, ecc. Sarà un’introduzione generale molto veloce dove cercheremo però di dare un valore aggiunto, per esempio, prenderemo in considerazione i vari modi per sveltire il lavoro in Excel sfruttando le caratteristiche intrinseche del sistema. Per esempio vedremo i comandi di autoriempimento, di selezione da elenco, ecc. Vedremo come personalizzare la barra degli strumenti aggiungendo o togliendo icone, ecc. Vedremo anche qui i comandi eseguibili più velocemente da combinazioni di tasti e il modo di muoversi velocemente in un foglio di grandi proporzioni. 2

Il foglio di lavoro Excel Barra dell’applicazione Barre degli strumenti L’intersezione di una riga con una colonna è detta CELLA. Ogni cella ha il proprio indirizzo di cella – lettera + numero – L’indirizzo della cella appare nel campo nome. Qualsiasi combinazione di lettere o di lettere e numeri (indirizzi, per es. ecc.) B A R E S C O I m. Spostamento sul foglio di lavoro e selezione (vedere guida in linea: Tasti per lo spostamento e lo scorrimento di un foglio o di una cartella di lavoro (stamparli). Barra del disegno Fogli lavoro 256 colonne - 65.536 righe 3

La finestra di Excel Finestra dell’applicazione. Barra menù. Barre strumenti, barra formattazione (come personalizzarla) Casella nome cella / barra formule. Barra stato. Finestra della cartella di lavoro. Linguette fogli di lavoro, la cartella di lavoro Barra scorr. Orizz. Barra scorr. Vert. Area lavoro (migliaia di celle per dati.). Il foglio è formato da 16384 righe per 256 colonne). Personalizzare barra strumenti: aggiungere o togliere icone, per esempio AREA DI STAMPA, INSERISCI RIGHE COLONNE 4

I fogli di lavoro Una cartella di lavoro è stata pensata come una vera cartelletta d’ufficio e contiene alla sua apertura già un insieme di singoli fogli di lavoro. Ogni foglio di lavoro ha un nome e questo nome è visibile nella linguetta in basso a sinistra delle schermo. I fogli di lavoro possono essere rinominati, aggiunti, tolti, spostati I fogli di lavoro in una cartella sono di solito collegati tra loro. Navigare tra i fogli di lavoro Quando si apre Excel ha tre fogli lavoro perché si possono fare lavori collegati – es. bilancio mese per mese e foglio per il totale annuale. Come cambiare il nome al singolo foglio di lavoro come inserire un nuovo foglio di lavoro come spostare un foglio di lavoro Come spostarsi tra i fogli di lavoro Come selezionare i fogli di lavoro, due o più contigui e non fare 5

Finestra: blocca e dividi Se si sta lavorando su un foglio molto esteso che contiene un numero di righe e colonne superiore a quelle visualizzabili sullo schermo, Excel permette di scorrere i dati in entrambe le direzioni senza perdere il riferimento dei titoli grazie al comando BLOCCA RIQUADRI dal menù Finestra. Con fogli di grandi dimensioni può essere utile usare “dividi”. Si hanno 4 aree di lavoro distinte 6

Forme del puntatore del mouse | sposta seleziona copia ][ inserisce dimensiona 7

Spostamenti da tastiera Tasti per lo spostamento e lo scorrimento nel foglio e cartella di lavoro: Premere Per Tasti di direzione (frecce) Spostarsi di una cella in alto, in basso, a destra o a sinistra CTRL+ tasti di direzione Spostarsi al margine dell'area dati corrente HOME Spostarsi all'inizio della riga CTRL+HOME Spostarsi all'inizio del foglio di lavoro CTRL+FINE Spostarsi all'ultima cella del foglio di lavoro utilizzata PGGIÙ Spostarsi di una schermata in basso PGSU Spostarsi di una schermata in alto ALT+PGGIÙ Spostarsi di una schermata a destra ALT+PGSU spostarsi di una schermata a sinistra CTRL+PGGIÙ Spostarsi al foglio successivo della cartella di lavoro CTRL+PGSU Spostarsi al foglio precedente della cartella di lavoro CTRL+F6 o CTRL+TAB Spostarsi alla successiva finestra o cartella di lavoro Segnalare quelli più utili e importanti per sveltire il lavoro 8

Scelte rapide da tastiera 9

Inserimento celle/righe/colonne Cancellazione celle/righe/colonne La riga viene inserita sopra al cursore (menù inserisci) La colonna viene inserita a sinistra del cursore (menù inserisci) Cancellare riga/colonna/cella (da menù, da tastiera, tasto destro mouse) PERSONALIZZARE LA BARRA Degli strumenti con aggiunta per esempio dei pulsanti “inserisci riga” e “colonna” che servono poi anche a toglierle. Inserire il calcolatore, vedere le istruzioni per farlo. 10

I “formati “ di Excel Una singola cella può contenere: 11 testo, numeri, formule, operatori logici, data e ora FARE: entrare in Excel in Formato, celle, numero e vedere i vari formati e spiegare differenze. Formato Numerico = cifre su cui è possibile effettuare operazioni matematiche. E’ allineato automaticamente a destra. Un numero può iniziare con dei simboli: + (positivo) – (Negativo), per modificare il formato del numero: Formato  cella  numero (decimali con virgola, quante cifre dopo la virgola, o separatore o meno delle migliaia. Per cambiare il separatore delle migliaia (Da Strumenti  opzioni  Internazionale … decimale, data, ora Valuta Simboli 11

Formattazione condizionale Formattazione automatica A volte potrebbe essere utile evidenziare in una tabella in modo automatico alcune celle distinguendole dalle altre in base a parametri stabiliti e in base a colore e formato. Formattazione automatica della tabella di Excel. Utile se si deve formattare velocemente una tabella Aprire esercizio 1_esercizio_format-Condiz 12

“Sveltire il lavoro” Completamento automatico Serve a velocizzare l’introduzione di informazioni in una colonna di testo. Excel completa automaticamente un testo che riconosce Durante la digitazione delle informazioni nella colonna excel compila automaticamente una lista di voci. Quando vengono digitate le prime lettere excel confronta queste lettere con le voci da lui già conosciute e se trova corrispondenza completa la parola. Se non si vuole utilizzare il completamento proposto è sufficiente proseguire con la digitazione. Esempio di Mario, Luca, Franco Esempio di digitazione di Sud Nord Est ovest Vale solo una volta per nome!!! 13

“Sveltire il lavoro” Seleziona da elenco Funzionalità implicita in excel. Ha lo scopo di velocizzare l’introduzione di informazioni in una colonna di testo. Durante l’introduzione di liste può essere normale avere delle ripetizioni. Excel compila automaticamente una lista di voci, consentendo successivamente di attingere a questa lista di contenuto da duplicare. Per esempio se si sta generando una lista di dipendenti con associato un reparto di appartenenza in questo caso si può utilizzare l’opzione seleziona da elenco per inserire velocemente il nome del reparto. All’attivazione dell’opzione selez. da elenco, la visualizzazione delle informazioni disponibili è data in ordine alfabetico. Esempio esercizio: nomi nella colonna di sinistra. Reparti nella colonna di destra e poi si chiede seleziona elenco per scegliere il reparto. 14

“Sveltire il lavoro” Auto riempimento Consente di generare una serie standard di etichette in un foglio di lavoro. Esempio di auto riempimento sono i mesi, i giorni della settimana e i trimestri. Come si utilizza. Come creare nuove liste di auto riempimento. Da Strumenti  Opzioni  elenchi per creare di nuove vedere quelle già presenti e cancellare quelle vecchie SALES1.xls Mettere 1 in A4 e trascinare fino A15. Selezionare Modifica  riempimento  Serie e 1 e dare OK In B4 stessa cosa con la data, incrementando o per giorno o per mese. Poi STIMA VENDITE esponenziale, incremento 1.02 (20%) CO N T R O L L A R E Poi N10 N20 nei reparti e riempimento automatico 15

Modelli Come in Word Documenti con campi e formattazioni predefinite. Già presenti in Excel – vedi NUOVO Oppure da creare e salvare come modello XLT 16

Usare nomi di celle o gruppi di celle come riferimenti per operazioni e funzioni E’ possibile attribuire ad una cella o a un gruppo di celle un nome che sarà utilizzato come riferimento. Per ottenere il risultato selezionare la cella o il range di celle cui si vuole assegnare un nome e dalla casella NOME CELLA in alto a sinistra scrivere il nome scelto. Questo serve per facilitare operazioni e formule o anche per rendere assoluto un indirizzo del cella. Scrivere un range di celle dare nome e poi usarlo per una somma per esempio. LIBRO NUOVO ESEMPI DI NOME CELLE E OPERAZIONI SU NOMI - Scrivere una lista di cifra in verticale. Scrivere in una cella spostata in alto una percentuale 10%. Poi fare la prova a moltiplicare per la cella non con il nome come cambia e poi dargli un nome e vedere che diventa assoluta perché non trova più i riferimenti. 17

=A1+A2 Le formule La sintassi corretta deve essere contenuta nella cella che contiene il risultato e prevede: - Simbolo “=” in testa alla formula - I riferimenti di cella dati come coordinate Gli operatori che separano i riferimenti di cella =A1+A2 Le formule sono necessarie per eseguire calcoli utilizzando i valori presenti nelle celle di un foglio di lavoro. Le formule si basano sugli indirizzi delle celle che contengono i valori e dell’appropriato operatore matematico. Una formula inizia col segno uguale (=) in quanto contiene gli indirizzi delle celle. Questo previene Excel dall’interpretare la formula come testo, poiché l’indirizzo delle celle inizia con una lettera. Per esempio per sommare i valori nelle celle A1 e A2, il tipo di formula da usare è =A1+A2. 18

Tabella degli operatori + (segno più) Somma (Addizione) - (segno meno) Sottrazione * (asterisco) Moltiplicazione / (barra o slash) Divisione ( ) (parentesi) Priorità sull’ordine delle operazioni.Le operazioni tra parentesi saranno eseguite per prime % (percentuale) Converte il numero in percentuale. Per es. digitando 10% è interpretato come 0,10 ^ (circonflesso) Esponenziale. Per es. 2^3 è 2 elevato alla terza ovvero 2*2*2 19

Somma Automatica Somma =somma(A1:A20) Somma i valori contenuti nell’insieme di celle Media =media(A1:A20) Calcola le media Max =max(A1:A20) Calcola il valore maggiore dell’insieme Min =min(A1:A20) Calcola il valore minore dell’insieme Conta.numeri =conta.numeri(A1:A20) Fornisce il numero delle celle che contengono dei numeri 20

Calcolo Automatico SOMMA Selezione Con tasto dx del mouse Dalla Barra degli strumenti In basso a dx 21

Incolla funzione 22

Funzioni logiche - Se Prendono delle decisioni basandosi su dei criteri se la condizione è vera verrà intrapresa un’azione, se è falsa un’altra. Questo gruppo di funzioni logiche è il più potente fra i gruppi di funzioni di Excel. Es. se un agente raggiunge gli obiettivi di vendita riceverà un bonus oltre alle sue provvigioni. Si esaminano perciò le vendite se sono uguali o superiori all’obiettivo. Se sono uguali o superiori la funzione sommerà l’importo del bonus alle provvigioni. Esercizio COMM19.xls In G8 =SE(E8>F8;E8*,1;0) invio Cioè se totale trimestre è maggiore dell’obiettivo allora moltiplica per 0.1 (10%) altrimenti dai 0. Possiamo esempio sotto formattarlo con formattazione condizionale…. Se NO rosso se SI VERDE (ricordarsi di formattare la cella con la formula anche con la formattazione condizionale verde o rosso se diverso da si) 23

Indirizzo relativo/assoluto Bisogna premettere che la potenzialità di un foglio elettronico consiste nel fatto che le formule e i risultati vengono automaticamente aggiornati quando si modificano i dati inseriti e che è possibile copiare formule e operazioni da una cella all’altra mentre Excel si incarica di aggiornare automaticamente gli indirizzi delle celle relative man a mano che si copia. provare 24

Indirizzo relativo/assoluto Può essere però a volte necessario fare riferimento sempre e soltanto a un indirizzo specifico di cella che non cambi neanche quando una formula viene copiata sia in orizzontale che in verticale. In questo caso si renderà l’indirizzo da relativo in assoluto, cioè si dovrà fare in modo che l’indirizzo della cella che lo contiene non venga aggiornato quando questa viene copiata sia per riga che per colonna. Per rendere un indirizzo di cella da relativo ad assoluto si userà il comando F4. 25

Suggerimenti per un foglio di lavoro efficace Formattare le celle di lavoro in modo adeguato - numero, data, valuta, … Curare i font - dimensione, colore, grassetto, ecc. Aggiungere le formule per i Totali, Medie e per altri per altri scopi analitici Accertarsi che tutte le colonne e le righe abbiano la giusta larghezza/ altezza Rendere eventualmente più “grandi” e più “importanti” le intestazioni e i titoli in modo che sia evidente quali tipi di dati sono presenti in ciascuna riga e colonna. caratteri bianchi su sfondo scuro (blu) sono particolarmente efficaci per le intestazioni delle colonne) 26

Suggerimenti per un “foglio di lavoro” efficace Attivare la formattazione della cella “testo a capo” alle celle delle intestazioni se necessario Nelle impostazioni pagina desezionare l’opzione “griglia” per rendere il foglio più gradevole Utilizzare bordi per mettere bordature necessarie che aiutino a leggere meglio da sinistra a destra Utilizzare un colore di riempimento con una leggere ombreggiatura nella gestione dati (meglio verde pastello chiaro) Bloccare direttamente i riquadri per poter leggere meglio i fogli di grandi dimensioni Aggiungere i grafici ad hoc 27

Esempio formattazione 1 28

Esempio formattazione 2 29

Grafici Con la Creazione guidata grafico è semplice creare dei grafici in base a una tabella di dati. Con la barra degli strumenti del grafico si potranno poi apportare tutte le modifiche desiderate Esercizi e esempi 30

Grafico - Aree Area grafico Area del tracciato Asse categorie (X) Intera area all’interno del grafico con bordi Area del tracciato Area nella quale Excel costruisce il tracciato dei dati Asse categorie (X) Contiene categorie normalmente è l’asse delle X 31

Grafico - Aree Asse dei valori (Y) Contiene i valori del tracciato normalmente è asse verticale o della Y Titolo del grafico Legenda 32

Grafico - Aree Serie Valori Griglia Elemento grafico costituente il tracciato, ad esempio linee o barre. Le etichette degli oggetti visualizzano i nomi delle serie utilizzando i nomi della legenda. Valori Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta un cerchio, ecc. I valori sono identificai dalle etichette degli oggetti col nome della serie e il valore effettivo Griglia Linee che partono da un asse e attraversano il tracciato fornendo la lettura facilitata dei valori delle serie 33

“Database” Excel è un ottimo strumento per gestire dati Applicando un “filtro” si possono trovare velocemente le informazioni che rispondono a dei criteri definiti Ricordiamo che ogni “database” è composto da record (righe) e campi (colonne). Tutti record hanno gli stessi campi (es. nome cliente, indirizzo, città, ecc.) così è possibile paragonare i record tra di loro usando un filtro. 34

Analisi dei dati Excel oltre a semplice “foglio elettronico” è uno strumento straordinariamente potente per: Analizzare e sintetizzare i dati Verificare le relazioni tra variabili Creare report di dati incrociati Fare ipotesi e verificare scenari 35

Analisi dei dati Anlizzeremo alcuni dei comandi della voce di menù “DATI”. Ordina Filtro Modulo Subtotal Convalida Consolida Rapporto Tabella Pivot 36

Tabelle Pivot Sono uno strumento comodo che consente di sommarizzare e riepilogare i dati. E’ poco utilizzata nel lavoro d’ufficio di tutti i giorni. Vediamo come e quanto può essere utile questo strumento: Contare quanto elementi unici contiene una tabella molto lunga e visualizzarli (es. quanto comuni ci sono in una tabella in cui ciascun comune è ripetuto per un numero variabile di volte) Raggruppare alcune categorie omogenee di dati ( es. gruppi di prodotti) ed eseguire dei subtotali ( in questo caso la tabella P. è è più veloce dei subtotali) Incrociare dei dati e ottenere più viste (es. analizzare distribuzione di un fenomeno su diversi mesi) Consolidare e ordinare rapidamente dei dati presenti in diversi fogli e cartelle di lavoro Passare da una visione sintetica o una visione di dettaglio in modo semplice e veloce (drill-down) Trattare grandi tabelle di dati con decine e migliaia di record e numero di campi 37

Tabelle Pivot - suggerimenti Nell’area “riga” mettere un campo molto variabile (es. categorie, prezzi, nomi clienti in database estesi, ecc.) Nell’area “colonna” mettere un campo poco variabile (es, stagioni, mesi, nome agenti per esempio ma limitati) Nell’area “pagina” si metteranno campi di cui si richiede visualizzazione in modalità ridotta. Per esempio se i dati originali si riferiscono ai dodici mesi dell’anno, portando il campo MESI nell’area pagina si possono attivare dodici viste singole ciascuna relativa a un mese diminuendo di conseguenza la zona occupata dai risultati dell’analisi Nell’area “dati” si metteranno i campi che devono essere oggetto di elaborazioni, di solito i campi fatturato, vendite, spese, ecc. 38

Tabelle Pivot Il punto di forza delle tabelle Pivot sono la velocità e la potenza di calcolo e la semplicità Punti di debolezza sono che non si aggiornano automaticamente ma bisogna farle aggiornare Inoltre il risultato ottenuto è piuttosto grezzo, non presentabile per esempio a un amministratore delegato! D’altra parte la velocità di solito non presuppone anche l’estetica! 39

Protezione celle – foglio E’ possibile proteggere alcune celle di lavoro da eventuali modifiche accidentali, utilissimo quando lo stesso foglio di lavoro viene utilizzato da più persone. Ecco come procedere: Selezionare celle dove tutti possono lavorare Menù FORMATO  CELLE  PROTEZIONE Deselezionare la casella BLOCCATA e cliccare su OK Strumenti  PROTEZIONE  PROTEGGI FOGLIO (password) Con le nuove versioni di Excel le cose si sono un po’ complicate, come al solito, fare degli esempi 40