Il foglio elettronico, conosciuto anche come foglio di calcolo, è una griglia di caselle all’interno delle quali possono essere inseriti non solo dati numerici e stringhe di caratteri,ma soprattutto comandi e formule per realizzare così in modo rapido, semplice e personalizzato rapporti, prospetti, grafici, tabelle, elenchi. In questa unità impareremo ad utilizzare il foglio elettronico in generale, utilizzando Excel come applicazione di riferimento.

LA CELLA Il foglio corrisponde alla plancia di gioco, ovvero ad un rettangolo che costituisce il terreno all’interno del quale abbiamo ampia libertà di movimento e di azione. Questo territorio è suddiviso in righe e colonne, che a loro volta danno luogo ad una griglia di singole caselle, dette celle. Ciascuna cella è singolarmente indirizzabile tramite un nome univoco che deriva dall’unione della lettera che definisce la colonna e del numero che indica la riga, elementi che si incontrano generando la cella in questione.

Per lavorare con il foglio elettronico dobbiamo tenere presenti le tre unità fondamentali alle quali l’applicazione si riferisce: la cella, ovvero la minima unità indirizzabile, destinata a contenere numeri, stringhe, formule, comandi; il foglio, cioè il piano di lavoro formato da celle, righe e colonne la cartella, che costituisce un’unità informativa memorizzata su disco e che può a sua volta contenere più fogli di lavoro.

Il foglio di lavoro Il foglio elettronico ci consente di operare su tre dimensioni: orizzontale (le righe del foglio), verticale (le colonne del foglio) e profondità (la sequenza degli n fogli che compongono un unico file). Ciascuna cartella è composta da più fogli di lavoro Una cartella di lavoro è un file memorizzato su disco che può contenere più fogli di lavoro. Un foglio di lavoro può essere visto, a sua volta, come una pagina di una cartella ed è indissolubile dalla cartella cui appartiene, per cui l’apertura o la memorizzazione di una cartella comportano anche l’apertura di tutti i fogli che ne fanno parte.

L’icona di Excel In questa lezione impareremo a: Aprire un programma di foglio elettronico Aprire una cartella esistente, fare delle modifiche e salvare Aprire diverse cartelle Creare una nuova cartella e salvarla Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto Usare le funzioni di Help Chiudere una cartella Chiudere il programma di foglio elettronico

Una sessione di lavoro inizia con l’avvio del programma, che avviene da Windows cliccando sull’apposita icona, e termina con la chiusura del programma stesso; quest’ultima operazione può avvenire: tramite i tasti ALT+F4; con il comando CHIUDI del menu di controllo ; cliccando sull’icona di chiusura in alto a destra.

Il comando Chiudi L’icona Apri Al momento dell’apertura, un’applicazione di foglio elettronico mette a disposizione un foglio di lavoro nuovo, vuoto, il cui formato è standard. Se anziché immettere dati in un nuovo foglio desideriamo modificarne o richiamarne uno già creato, possiamo aprire una cartella esistente: tramite il comando APRI…, selezionando una delle cartelle utilizzate più di recente dal menu FILE; cliccando sull’apposita icona della barra degli strumenti.

I comandi Salva e Salva con nome Il salvataggio può avvenire utilizzando il nome assegnato alla cartella, se questa esisteva già prima della sessione corrente, oppure indicando un nome nuovo, se la cartella è di recente creazione o si desidera crearne una nuova versione: nel primo caso si impartisce il comando SALVA (anche tramite l’apposita icona), nell’altro si usa SALVA CON NOME…, digitando poi nell’apposita finestra nome e percorso del file, nonché eventuali informazioni di riepilogo che vi si vogliono abbinare; se vogliamo salvare su floppy disk, useremo sempre il comando SALVA CON NOME, indicando il percorso

Durante la fase di lavoro, è sempre possibile impostare un salvataggio automatico, tramite l’opzione SALVATAGGIO AUTOMATICO dal menu STRUMENTI; il comando è opzionale e può non essere presente nelle installazioni standard.

Aggiornamento dell’orario settimanale Supponiamo di operare in un salone da estetista e di utilizzare il foglio elettronico per gestire gli appuntamenti. All’inizio di una settimana, dobbiamo operare come segue: avviamo l’applicazione; apriamo la tabella tipo, es. SETTIMANA.XLS; modifichiamo le date, inserendo quelle che ci interessano; salviamo la tabella creata con il nome SETTIMANAXX.XLS, dove xx è il numero progressivo della settimana nell’anno; chiudiamo la cartella; apriamo la cartella SETTIMANAYY.XLS (quella precedente); salviamola su floppy disc (archiviazione); chiudiamo l’applicazione.

> Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina Il menu Visualizza Modificare le impostazioni di base In questa lezione impareremo a: > Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo > Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina > Modificare la barra degli strumenti

Esempi di visualizzazione Aprire il file MUSEI.XLS ed eseguire le seguenti operazioni: > visualizzare ANTEPRIMA INTERRUZIONI DI PAGINA; > visualizzare ANTEPRIMA DI STAMPA; > zoomare sulla pagina per vederne i dettagli; > chiudere l’anteprima.

Creazione di una barra di menu personalizzata Vogliamo creare una barra dei menu per gestire l’impaginazione del foglio elettronico. eseguiamo visualizza barre degli strumenti personalizza; dalla cartella BARRE DEGLI STRUMENTI selezioniamo l’opzione NUOVA; attribuiamo alla barra il nome NUOVA e premiamo Invio: il sistema dispone la barra sul foglio dalla scheda COMANDI selezioniamo dal gruppo FORMATO le icone che desideriamo includere e le trasciniamo all’interno della barra: CORSIVO; GRASSETTO; SOTTOLINEATO; ALLINEA A SINISTRA; ALLINEA A DESTRA; CENTRA; GIUSTIFICA; RIDUCI RIENTRO; AUMENTA RIENTRO; salviamo con il nome IMPAGINA.XLS; chiudiamo l’applicazione.

Scambiare documenti In questa lezione impareremo a: > Salvare una cartella con un altro formato > Salvare un documento in un formato appropriato per la pubblicazione su un web site Una volta che il foglio è stato completato, ovviamente dobbiamo memorizzarlo per poterlo conservare. Un altro scopo del salvataggio è quello della comunicazione: possiamo trasmettere il nostro lavoro ad altri, copiandolo su un dischetto o spedendolo mediante la posta elettronica.

Con il termine portabilità intendiamo la possibilità di “portare” un file da un ambiente di lavoro ad un altro, consentendo successive elaborazioni e in generale un ampio scambio di dati. Excel prevede le seguenti possibilità: FORMATO PAGINA WEB: ne riparleremo più ampiamente; MODELLO, se vogliamo creare un modello da riutilizzare per successive elaborazioni frequenti; TESTO, se vogliamo inserire i dati in un programma editor; Altre versioni precedenti a quella in uso, per assicurare la cosiddetta portabilità verso il basso.

Attivare il comando SALVA CON NOME e scegliere il formato Memorizzazione in formato pagina web: salvare i documenti con un formato html, formato riconosciuto dai browser web.

Per la pubblicazione, cliccare sul pulsante PUBBLICA della finestra SALVA CON NOME; compare una finestra, per le opzioni: ELEMENTO DA PUBBLICARE, documento da visualizzare sul web; OPZIONI DI VISUALIZZAZIONE: si può scegliere di pubblicare il documento come pagina statica, che l’utente può solo visionare, o come pagina interattiva; in questo secondo caso abbiamo due successive opzioni: FUNZIONALITÀ FOGLIO DI CALCOLO: è possibile effettuare elaborazioni sui dati secondo le routine di Excel; FUNZIONALITÀ TABELLA PIVOT : è possibile eseguire operazioni di filtro e ordinamento sui dati, senza modificarli; TITOLO: per inserire un titolo che comparirà in alto e centrato rispetto al foglio pubblicato sul web.

Pubblicare sul web una tabella. apriamo il file relativo alla settimana corrente; selezioniamo solo la tabella; scegliamo dal menu FILE il comando SALVA COME PAGINA WEB; attiviamo l’opzione SELEZIONA, che indica la zona evidenziata attribuiamo un nome al file (che avrà estensione .htm); clicchiamo su CAMBIA TITOLO e inseriamo una dicitura clicchiamo su PUBBLICA e, nella nuova finestra di dialogo, ancora su PUBBLICA (non ci sono opzioni da modificare); chiudiamo Excel; se andiamo sul file SETTIMANA.HTM e lo clicchiamo, il sistema automaticamente avvia il browser web (Explorer, Netscape Navigator, etc.) e infine visualizza il nostro lavoro.

OPERAZIONI DI BASE L’utilità del foglio elettronico consiste soprattutto nel poter manipolare in modo automatico i dati in esso inseriti ed ottenere informazioni anche complesse grazie ad operazioni sia di tipo matematico che di gestione dei dati stessi (ordinamento, selezione, creazione di relazioni, tabelle, rapporti, etc.). L’inserimento dei dati nel foglio è il punto di partenza per poter poi in un secondo momento operare su di essi; è tuttavia importante inserire i dati in modo tale da rendere possibile tutte quelle operazioni che ci consentiranno in seguito di ottenere i risultati desiderati.

CELLA Inserire i dati In questa lezione impareremo a: > Inserire numeri, testo e caratteri speciali in una cella > Inserire semplici formule in una cella > Usare il comando Annulla La cella rappresenta un contenitore all’interno del quale l’utente può operare per inserire i dati e per svolgere le operazioni desiderate. Ciascuna cella è univocamente indirizzabile tramite il nome della colonna e il numero della riga che la formano incrociandosi.

L’immissione dei dati nelle celle può avvenire posizionandosi all’interno della cella e digitando i caratteri da tastiera, quindi premere Invio. Si può far riferimento alla cella desiderata anche inserendo il suo indirizzo nella CASELLA NOME in alto a sinistra; una volta posizionati su una cella, si può inserire il valore anche nella BARRA DELLA FORMULA: la barra e la cella sono collegate e visualizzano gli stessi dati. L’applicazione è in grado di riconoscere i tipi di dati inseriti: dati costanti, ovvero valori numerici, stringa, data, ora, valori logici; formule, che comprendono valori costanti, riferimenti a celle o selezioni di celle, operatori aritmetico-logici ed operatori di funzione ed iniziano sempre con il simbolo di uguaglianza (=).

Se desideriamo inserire in una cella un valore numerico,è sufficiente digitare tale valore; se è corretto, contiene cioè solo cifre numeriche o simboli matematici riconosciuti dall’applicazione, sul contenuto di tale cella potranno essere svolti calcoli di vario tipo.

Se invece desideriamo inserire un dato composto da simboli numerici, ma che non ha il significato di valore, dobbiamo anteporre ai caratteri che lo compongono l’apice: in questo modo comunichiamo al sistema che quel dato, anche se composto da simboli numerici, non sarà mai sottoposto ad operazioni di calcolo, ma sarà trattato come una normale stringa di testo. Pensiamo ad un numero telefonico: è composto da simboli numerici, ma non ha un contenuto aritmetico e non verrà mai sottoposto a calcoli, semmai ad operazioni di elaborazione quali ordinamento, ricerca.

Possiamo verificare subito se il sistema considera un valore inserito un testo o un valore numerico operando come segue: inseriamo in una cella il valore 43 e in una cella adiacente il testo ’43. Notiamo subito che il foglio elettronico allinea i valori numerici a destra, le stringhe di testo a sinistra (cosa che facciamo anche noi quando scriviamo). Ciò consente di riconoscere valori e stringhe di testo anche senza vedere il simbolo ‘ , che infatti rimane nascosto.

Se vogliamo inserire una stringa di testo, possiamo semplicemente digitarne i caratteri, facendo attenzione alla dimensione della cella che deve contenerli. Infatti, se la stringa supera la dimensione della cella, il testo “deborda”, ovvero invade la cella adiacente. Questa invasione è solo apparente: in realtà il contenuto della cella rimane nella cella stessa. Possiamo verificare che la stringa è in una cella sola posizionandoci su tale cella e leggendone il contenuto che appare sulla Barra della formula: vedremo allora la stringa intera. Al contrario, se ci posizioniamo sulla cella adiacente (quella apparentemente invasa) la Barra della formula appare vuota e disponibile per l’inserimento di altri dati.

Al contrario, se un numero supera le dimensioni della cella, il foglio visualizza una stringa di avvertimento, formata dai caratteri ####. In entrambi i casi dovremo modificare le dimensioni delle celle:

scegliere PROGRAMMI dal menu AVVIO; Se vogliamo modificare il contenuto di una cella, utilizzeremo il tasto F2, che mette a disposizione i dati nella barra delle formule. Se invece vogliamo cancellarli, possiamo posizionarci sulla cella e premere CANC. Per inserire in una cella un carattere non presente sulla tastiera, ad esempio un simbolo,è necessario procedere come segue: scegliere PROGRAMMI dal menu AVVIO; selezionare MAPPA CARATTERI dalla cartella ACCESSORI; evidenziare il carattere desiderato e cliccare sul pulsante INSERISCI; chiudere la MAPPA CARATTERI.

Possiamo inserire all’interno di una cella anche una formula. Il modo più semplice per creare una formula è utilizzare un insieme di riferimenti a celle e simboli aritmetici; le regole sintattiche da seguire sono le stesse della matematica - l’addizione è un operatore binario, ovvero necessita di almeno due operandi, l’ordine delle operazioni fa precedere l’elevamento a potenza al prodotto e alla divisione, che a loro volta precedono somma e differenza; la divisione per 0 genera un errore, e così via. Accanto agli operatori aritmetici fondamentali, abbiamo poi gli operatori di confronto, che comparano due o più operandi e generano come risultato un valore logico VERO o FALSO. Per combinare tra loro operatori ed operandi sono disponibili le parentesi tonde, che possono essere variamente annidate.

Normalmente, una volta terminato l’inserimento di una formula, Il foglio elettronico procede immediatamente all’esecuzione della stessa e nella cella contenitore non apparirà la formula immessa, bensì il suo risultato. Queste due impostazioni standard possono essere modificate: si passa dalla visualizzazione dei valori a quella delle formule mediante il comando OPZIONI… del menu STRUMENTI, attivando la casella corrispondente e disattivandola quando si vuole ritornare alla modalità corrente; per interrompere il calcolo automatico, si seleziona sempre OPZIONI… e, nella cartella CALCOLO, si sceglie la modalità MANUALE.

GRAZIE PER L’ATTENZIONE FINE