ALEPH 500 v MODULO ACQ/SERIALS Monografie Corso Bicocca-Insubria luglio 2004

INTRODUZIONE Il modulo Acquisitions/Serials permette di gestire i dati relativi a: fornitori, budget, ordini e fatturazioni sia di monografie che di periodici. Questo modulo funziona solo nei database ADM. (BIN5O Bicocca, BIN51 Insubria).

La GUI ACQUISITIONS/SERIALS La GUI Acquisitions/Serials e stata costruita con attenzione alla fruibilità e facilita di accesso alle diverse funzioni coinvolte. Le informazioni su Fornitore, Budget, Copie, Ordine e Fattura sono interconnesse e sono accessibili facilmente. La struttura a pannelli con le diverse informazioni ne permette la visualizzazione in simultanea.

BARRE STRUMENTI BARRA DEI MENU BARRA DEI SERIALI BARRA DEL TITOLO BARRA DEGLI ORDINI BARRA DELLA FATTURA PANNELLO DI NAVIGAZIONE ALBERO DI NAVIGAZIONE PANNELLO SUPERIORE TAB PRINCIPALI PANNELLO INFERIORE

GUI relativa ai FORNITORI

BARRA DEL TITOLO La barra del titolo mostra il nome del programma e altri messaggi relativi quali i comandi, la versione, il Database al quale si e collegati, l indirizzo del Server.

BARRA DEL MENU La barra del menu permette laccesso ad alcune funzioni. Ci si deve posizionare col cursore sul nome del menu (per es. Ordini) per vedere i comandi relativi.

BARRA DEI SERIALI Permette di recuperare un determinato record e aprirlo nella apposita funzione. Per recuperare un record si seleziona un parametro di ricerca dal menu a tendina sulla sinistra, ad es. Titolo o n. di sistema, quindi si compila il campo adiacente.

BARRA DEGLI ORDINI La Barra degli ordini permette di ricercare e visualizzare un record relativo agli ordini. Per recuperare un record di ordine si deve selezionare un parametro di ricerca dal menu a tendina sulla sinistra (ad es. il n. di ordine). Si deve quindi compilare il campo adiacente con i dati necessari, quindi cliccare sulla freccina o premere il tasto Invio.

BARRA DELLA FATTURA La Barra della fattura permette di recuperare una Fattura Generale e la rispettiva linea degli items. E possibile ricercare la fattura selezionando come parametro di ricerca nel campo a sin. ad es. un fornitore. Il campo adiacente deve essere compilato inserendo il numero di fattura.

PANNELLO DI NAVIGAZIONE E costituito da Tab Principali e Albero di Navigazione. Il Pannello di navigazione contiene le seguenti 6 Tab (identificate da rispettive icone): Ordini Ricerca Fatture Seriali Amministrazione Ricerca ordini

PREREQUISITI Prima di iniziare qualsiasi ordine ci si deve assicurare che in Aleph siano presenti: Record Bibliografico a cui legare lordine; Lista di Fornitori ai quali inviare gli ordini; Lista di Budget sui quali impegnare gli ordini. (Questo elemento e in realtà opzionale e viene utilizzato dagli utenti che vogliono tenere un controllo del budget). Lista di Valute con i relativi tassi di cambio.

TIPOLOGIE DI ORDINI Il modulo ACQ/SERIALS gestisce i seguenti tre tipi di ordini: Monografie, Seriali, Standing order.

CREAZIONE DEL FORNITORE Selezionare dal Pannello principale la funzione Amministrazione e dallelenco di opzioni che si visualizza selezionare la voce Fornitori. Nel pannello superiore verrà visualizzato lelenco dei fornitori già presenti nel database. Questo pannello dispone di tasti funzione che permettono di aggiungere, duplicare o cancellare dei fornitori. Si possono utilizzare dei filtri per recuperare con maggiore facilita un fornitore.

5) Dovranno essere compilate le relative schede con le informazioni necessarie. 3) Verrà visualizzato lelenco dei fornitori già esistenti 1) Selezionare la Tab Amministrazione 2) Selezionare il nodo Fornitori 4) Si attiveranno i tasti funzione per eseguire Aggiunte, Duplicazioni, Cancellazioni e Modifiche degli Indirizzi

TASTI FUNZIONE (FORNITORI) Nuovo: per aggiungere un fornitore alla lista. Il pannello inferiore si attiverà e verra visualizzata la scheda da compilare. Duplica: Si puo aggiungere un nuovo fornitore copiando i dati di uno pre-esistente. Si evidenzia il fornitore e quindi si clicca sul tasto duplica. Si visualizzerà nel pannello inferiore la relativa scheda da completare.

TASTI FUNZIONE (FORNITORI) Elimina: per eliminare un fornitore dallelenco. Si evidenzia il fornitore e si clicca sul tasto Elimina. (Notare che se ce un ordine o fattura legati al fornitore il sistema non ne permetterà la cancellazione). Indirizzi: per inserire, visualizzare o modificare i diversi indirizzi legati al fornitore.

BUDGETS I Budget servono per effettuare un controllo sulle spese relative alle acquisizioni di materiale. Un ordine può comunque essere inviato anche senza essere stato legato ad un Budget. Esiste inoltre nella nuova versione la possibilità di inviare un ordine con valore 0,00. (Funzionalità ancora da definire)

GUI relativa ai BUDGETS

CREAZIONE DEI BUDGETS Selezionare dallAlbero di Navigazione la Tab Amministrazione e nellelenco corrispondente selezionare il nodo Budgets.

LISTA DEI BUDGETS Nel Pannello superiore verrà visualizzato lelenco dei budgets disponibili. Questi possono essere aggiunti, duplicati o eliminati selezionando i rispettivi tasti funzione.

LISTA DEI BUDGETS Nel pannello inferiore vengono presentati, a seconda della funzione che si sceglie, una serie di schede da compilare e precisamente: 1. Budget info 1 2. Budget info 2 3. Bilancio 4. Transazioni 5. Sottobiblioteche

Scheda 1. Budget Info 1 Contiene informazioni relative alla data di apertura, nome assegnato, validità, status del budget, tipo di budget, dipartimento al quale e stato assegnato.

Scheda 2. Budget info 2 Contiene le seguenti informazioni: Codice oggetto: possono essere assegati oltre 20 codici al budget. Questi possono servire per creare una gerarchia allinterno del budget e classificare le spese.

Impegni massimi superiori/inf.: qui si indica lammontare massimo per il quale un budget puo essere impegnato al di sopra o al di sotto della cifra stimata. Spese massime Sup/Inf.: qui si indica lammontare massimo per il quale un budget puo essere addebitato. Entrambi i valori possono essere espressi come percentuale o come valore netto. Scheda 2. Budget info 2

Budget annuale: selezionando questa opzione, e utilizzando il Codice budget col formato codice-anno (es. Monografie- 2004), alla fine dellanno, la cifra rimanente potrà essere trasferita automaticamente sul nuovo budget. Anche le fatture non pagate e gli impegni verranno trasferiti automaticamente sul nuovo budget. Scheda 2. Budget info 2

Scheda 3. Bilancio Questa scheda fornisce le informazioni riassuntive del Budget, e i dettagli relativi a: Accredito iniziale; Accrediti; Riporti; Trasferimenti; Totale Impegni; Totale fatturato; Totale pagato; IVA Fattura; IVA pagato; Bilancio totale accrediti; Saldo reale (Totale accrediti-fatture); Saldo disponibile [Totale accrediti - (fatture + impegni)]

Scheda 4. Transazioni Questa scheda permette di vedere tutte le transazioni per un budget selezionato: indicando se a debito o a credito. Possono essere posti dei filtri sul tipo di transazioni da visualizzare. Ci possono essere 6 tipi di transazioni visualizzate:

Scheda 4. Transazioni ILC Accredito iniziale Initial Allocation ALC Accrediti regolari Allocation CRO Riporti Carryover TRN Trasferimenti Transfer ENC Impegni Encumbrance INV Fatture Invoice

Scheda 4. Transazioni Sono disponibili alcuni tasti funzione quali: Filtra: per visualizzare solo transazioni di un certo tipo. Impegna: per allocare fondi ad un budget selezionato; Stampa: Trasferisci: per trasferire fondi da un budget ad un altro.

Scheda 5. Sottobiblioteche Questa scheda permette di selezionare la o le sottobiblioteche alle quali il budget corrisponde. Se non si seleziona nessuna sottobiblioteca a questo Budget può essere legato lordine di qualsiasi biblioteca.

5. PRIVILEGI SUL BUDGET Le autorizzazioni ai budget vengono assegnate attraverso le funzioni Privilegi staff disponibili in tutti i moduli della GUI. Ogni bibliotecario con funzioni legate ai processi di Acquisizione avrà i permessi per legare gli ordini ai diversi Budget.

ORDINI Per procedere alla creazione di un Ordine si può selezionare la Barra degli Ordini in alto a destra e richiamare un Ordine già presente o utilizzare la Tab Ordine.

CREAZIONE DI UN NUOVO ORDINE Per creare un nuovo ordine si deve creare un record bibliografico (se non e presente in catalogo) o recuperarlo attraverso la Tab Ricerca.

CREAZIONE DI UN NUOVO ORDINE E possibile nella nuova versione, in fase di ordine, selezionare dalla Barra dei Menu la funzione Ordini e quindi Cataloga ordine. Sarà possibile creare un record in modalità Catalogazione on the fly.

CREAZIONE ORDINE Una volta recuperato un record (utilizzando la Tab Ricerca) apparirà la schermata con i dati relativi al record. Nel Pannello inferiore, selezionando il pulsante Acq si aprirà automaticamente la Tab Ordine. Nel pannello superiore a destra comparirà il tasto Aggiungi.

Selezionando il tasto Acq si aprirà il record nella Funzione Ordine Tab Ricerca

CREAZIONE ORDINE Selezionando il tasto Aggiungi si aprirà la finestrella in cui specificare il tipo di ordine. (come nella versione precedente).

GUI procedure Ordine

CREAZIONE ORDINE Nel Pannello inferiore si attiveranno 4 schede che andranno compilate come nella versione precedente.

CREAZIONE ORDINE ( SCHEDE COLLEGATE) 1. Visualizza ordine (viene visualizzata una volta completate le schede successive); 2. Generalità; 3. Fornitore; 4. Quantità e prezzo.

CREAZIONE ORDINE (Scheda 2. GENERALITA) Si inseriscono i seguenti dati tra i quali: N. Ordine (assegnato in automatico dal sistema attraverso un contatore); Status (assegnato in automatico dal sistema come NEW); Tipo di materiale; Sottobiblioteca; Gruppo; Metodo di acquisizione;

CREAZIONE ORDINE (Scheda 2. GENERALITA) ID proponente: puo essere selezionato il nome e lID del richiedente e gli può essere legata una delle seguenti azioni: 1) Inviare direttamente; 2) Creare automaticamente una prenotazione a suo nome; 3) Inviare una mail in cui viene avvisato dellarrivo; 4) Non attivare alcuna azione.

CREAZIONE ORDINE (Scheda 3. FORNITORE) Si inseriscono qui le informazioni relative al fornitore dellOrdine quali: Codice fornitore; Nome; Riferimento (inserire qui ad es. le note relative al n° di preventivo; Nota fornitore; Contatto; Tipo di ordine e consegna (come nella vers. prec.)

CREAZIONE ORDINE (Scheda 4. QUANTITA E PREZZO) Vanno compilati i seguenti campi : Numero unità: Prezzo unita: (se viene impostato dal sistema il calcolo della percentuale di sconto ad es. 15,6% qui si puo indicare solo il prezzo di copertina. Nota sulla quantità: si aggiungono annotazioni sulle copie es. Vol.1 di 3.

CREAZIONE ORDINE (Scheda 4. QUANTITA E PREZZO) Crea Record di copia; Fondo; Budget Impegnato: Indicare qui a quale Budget si deve eventualmente assegnare limpegno. Selezionando il tasto Aggiungi verranno registrati i dati e aggiunto lOrdine al Record. Questo comparirà nel pannello superiore.

VISUALIZZAZIONE GUI DOPO AVER AGGIUNTO UN NUOVO ORDINE

CREAZIONE ORDINE Una volta creato lordine sono disponibili nel pannello superiore dei tasti legati alle seguenti funzioni: Aggiungi; Duplica; Elimina; Stampa/Cancella Invia.

Funzioni legate agli ordini Nella Tab Ordini in corrispondenza della Voce principale Ordini abbiamo il seguente albero con le seguenti funzioni: Impegni; Fatture; Arrivi; Copie/Sottoscrizioni Solleciti; Log dellordine.

Funzioni legate agli ordini Impegni: serve per accedere al Budget relativo e fare eventuali modifiche (impegnare lordine ecc.) (Nota: non cliccare due volte perche la cifra viene disimpegnata) Fatture: per registrare una fattura relativa allordine o fare eventuali modifiche; Arrivi: per registrare gli arrivi delle copie; Copie/Sottoscrizioni: per entrare nelle copie e gestire le informazioni relative; Solleciti: per controllare i solleciti; Log dellordine: per leggere le attività relative allordine già effettuate.

REGISTRAZIONE FATTURA Esistono due modi per registrare o modificare una fattura: 1) Selezionare il nodo Fatture nella Tab Ordini (Modalità Fattura generale). 2) Selezionare direttamente la Tab Fattura.

Tab Fattura

Nodo Fatture nella Tab Ordini

REGISTRAZIONE FATTURA (Percorso Fattura generale) Dalla Barra della Fattura selezionare il Codice Fornitore e digitare il Numero della Fattura. Apparirà una finestra per chiedere conferma di creazione di una nuova fattura.

REGISTRAZIONE FATTURA (Percorso Fattura generale) Nel Pannello di Navigazione in corrispondenza della Voce Fattura comparirà il seguente albero con le voci Fattura Generale e Linea dordine.

REGISTRAZIONE FATTURA (Percorso Fattura generale) In corrispondenza della Fattura Generale andrà compilata la scheda nel pannello superiore con i dati relativi.

REGISTRAZIONE FATTURA (Percorso Fattura generale) Selezionando lopzione Linea dordine comparirà il seguente pannello:

REGISTRAZIONE FATTURA (Percorso Fattura generale) Selezionando il tasto Aggiungi apparirà una finestrella da compilare con il n. dordine. Si potranno quindi registrare i dati relativi alla fattura dei singoli ordini compilando le schede nel Pannello inferiore.

REGISTRAZIONE FATTURA (Percorso Ordine) Per recuperare lOrdine corrispondente si può utilizzare la Barra degli ordini o la Tab Cerca ordine.

Tab RICERCA ORDINE Parametri di ricerca disponibili per affinare la ricerca

REGISTRAZIONE FATTURA (Percorso Ordine) Una volta recuperato lordine il sistema lo aprirà automaticamente nella funzione Ordine.

REGISTRAZIONE FATTURA Nellalbero di navigazione della Tab Ordine si dovrà selezionare la voce Fatture.

REGISTRAZIONE FATTURA Selezionando la voce Fatture apparirà un frame con il pannello superiore contenente il tasto Nuovo. Selezionando questo tasto apparirà una finestrella con la richiesta di inserimento del n° di fattura. Dopo averlo compilato e aver dato lOK si visualizzeranno nel pannello inferiore 2 schede. 1. Scheda linea di copia 2. Info Ordine

Registrazione Fatture allinterno della Tab Ordine

1. Scheda linea di copia Questa scheda va compilata inserendo i dati necessari: Importo netto; Data fattura; Data ricezione; Data invio; Codice oggetto; Selezionando la casella Ordine completamente fatturato, lo status dellordine passerà da SV (Sent to Vendor) a CLS (Closed) Una volta compilati i campi si dovrà selezionare la casella Aggiungi

REGISTRAZIONE ARRIVI Per registrare larrivo del materiale si dovrà selezionare il nodo Arrivi dalla Tab principale

REGISTRAZIONE ARRIVI Nel pannello inferiore si compilerà la scheda relativa. Andrà selezionato il tasto funzione Aggiungi sulla destra.

Copie/sottoscrizioni

Una volta terminata la procedura relativa alla registrazione degli arrivi e della Fatturazione si potrà completare la procedura con linserimento di tutti i dati di copia necessari. Questi dati sono sempre presenti nelle schede del pannello inferiore.

ALEPH 500 v MODULO ACQ/SERIALS Corso Bicocca-Insubria luglio 2004 Fine