Lavorare per obiettivi in team Scuola di Management per le Università, gli Enti di ricerca e le Istituzioni Scolastiche Lavorare per obiettivi in team Luisella Erlicher l.erlicher@mip.polimi.it 11-12 dicembre 2007

L’organizzazione basata sul team Tipologie di team professionali Indice L’organizzazione basata sul team Tipologie di team professionali Lavorare per obiettivi in team Il modello di gestione del team che lavora su obiettivi metodi strumenti

1.L’ORGANIZZAZIONE BASATA SUL TEAM L’ORGANIZZAZIONE E’ RIDISEGNATA SECONDO UNITA’ CHE INTEGRANO I DIVERSI CONTRIBUTI NECESSARI A REALIZZARE COMPIUTAMENTE UN PROCESSO, SOTTO-PROCESSO O CICLO DI SERVIZIO bla, bla . . Commento: Teaching notes: Nell’organizzazione gerarchica il sistema dei compiti e la struttura decisionale sono disegnati verticalmente. Nell’organizzazione basata sul team la struttura è disegnata per supportare il lavoro del team. In questo tipo di organizzazione grande parte del lavoro viene svolta in parallelo, le persone lavorano con i loro pari nel team e i team lavorano con altri team per realizzare i compiti e per prendere le decisioni. In alcune organizzazioni a struttura funzionale il team può essere usato per scopi specifici (es.: team di miglioramento). Organizzazione gerarchica basata su linee e funzioni Prendere in considerazione le idee/teorie in azione che i dirigenti hanno sui gruppi e operare al fine di sfatare i miti più diffusi. Alcuni miti da sfatare sul team: Organizzazione basata sul team 1. “Tutte le persone dovrebbero essere inserite in un team” Non tutti i tipi di lavoro vengono svolti al meglio nel team. 2. “Tutti i team sono uguali” Esistono diverse tipologie di team e ciascuna opera in modo differente 3. “Nelle organizzazioni basate sul team non c’è gerarchia” Esiste una gerarchia tra i team. Alcuni team gestiscono il contesto in cui altri team operano. 4. “Per migliorare l’efficienza e l’efficacia di una organizzazione è sufficiente disegnare i team” I team non riescono a migliorare i risultati dell’organizzazione se l’intera organizzazione non viene ridisegnata per supportare il loro lavoro.

UN CAMBIAMENTO DI LOGICA ORGANIZZAZIONE PER FUNZIONI ORGANIZZAZIONE BASATA SUI TEAM Risultati e compiti di lavoro Responsabilità/ coinvolgimento/ motivazione Formazione Compiti del dirigente Organizzare le persone secondo unità funzionali con compiti e competenze uniformi, rende l’organizzazione più facile da gestire. Organizzare il lavoro secondo compiti individuali promuove la responsabiliz-zazione delle persone e la specializ-zazione della competenza. Le persone vengono formate esclusi-vamente in relazione alle performance da realizzare Il dirigente controlla, coordina e integra il lavoro delle persone che gestisce ed è responsabile del lavoro dell’unità organizzativa (qualità, produzione, produttività, . . .) I team si possono focalizzare sui risultati se hanno al loro interno tutte le competenze richieste dalla realizzazione del segmento di processo di lavoro. Il coinvolgimento e la motivazione crescono se il team ha la responsabilità di un intero segmenti di business. La formazione sviluppa anche le competenze gestionali dei membri del team. Il dirigente crea le condizioni per l’efficienza del team. Il team è più flessibile ed efficace se ciascuno conosce alcuni aspetti del lavoro degli altri bla, bla . . Commento: Teaching notes: E’ il dirigente che guida l’organizzazione nell’operare secondo la logica team based e che focalizza l’attenzione sulla nuova logica ogni volta che ci si allontana dall’obiettivo. Occorre ricordare che il ritorno alle logiche tradizionali è una tendenza naturale, soprattutto quando le cose non vanno nel modo migliore. ________________________________________

Lavoro di Rete e Networking 2. TIPI DI TEAM PROFESSIONALI: PROBLEMI DI “GESTIONE” E MODALITA’ DI LAVORO Working Team Cross-functional Team Learning Team Team di gruppo produttivo omogeneo, di famiglie professionali Tutti i team trasversali: team interfunzionali, direzionali, multicompetenze, etc. Team di innovazione, gruppi di miglioramento, task force Gestire la interdipendenza operativa sviluppando le eguaglianze Gestire la complessità integrando le differenze Gestire l’innovazione Lavoro di Rete e Networking Process Management Project Management

TEAM PROFESSIONALI: LE STRATEGIE DI CONDIVISIONE DELLA CONOSCENZA Working Team Cross-functional Team Learning Team TIPO DI TEAM Team di rotazione, di gruppo produttivo omogeneo, di famiglie professionali Team trasversali, interfunzionali, direzionali, multicompetenze, di progetto Team di innovazione, gruppi di miglioramento, task force OBIETTIVO E MODALITA’ Gestire la interdipendenza operativa sviluppando al massimo le conoscenze sul processo Gestire la complessità tecnico- ambientale integrando le diversità delle discipline Gestire l’innovazione escogitando nuove soluzioni STRATEGIA COGNITIVA E DI CONDIVISONE Massimizzare la diffusione delle conoscenze necessarie sul processo Trovare un piattaforma minima tra modelli cognitivi diversi Imparare l’uno dall’altro per cambiare paradigma e trovare la strada nuova

3.Team professionale che lavora per obiettivi:perché è necessario? duplicazione VISIONE ? ? differenti direzioni Responsabile del team ? Se abbiamo un business plan, ma non lo sviluppiamo, allora andiamo in confusione. Si verificheranno questi problemi: duplicazione, diversa direzione, mancanza di presidio, obiettivi contraddittori, ecc. Supponiamo di fare parte di un gruppo di persone che si trova in un’aula con un docente. Alziamoci in piedi. Chiudiamo gli occhi e giriamo intorno a noi stessi. Teniamo gli occhi chiusi e fermiamoci quando pensiamo di essere rivolti a est. Mantenendo la posizione apriamo gli occhi. Ogni persona sarà rivolta in una direzione diversa. Ora proviamo a chiudere gli occhi e rivolgerci verso la voce del docente che si troverà in un punto della stanza. Mantenendo la posizione apriamo gli occhi. Ogni individuo sarà rivolto nella stessa direzione. Ecco che cosa si intende per Business Plan Deployment. Ognuno è rivolto nella stessa direzione! Mancanza di presidio ? Obiettivi conflittuali

Partecipazione e responsabilizzazione Team professionale : quali risultati produce Partecipazione e responsabilizzazione Allineamento Business Goal L’obiettivo del Business Plan Deployment : essere tutti rivolti nella stessa direzione, raggiungere gli obiettivi comuni, chiarire la direzione, allocare efficientemente le risorse, ecc.

Team professionale: quali coerenze genera FOCUS TRAGUARDI VISIONE CONTROLLO PRESTAZIONI ALLOCAZIONE RISORSE Responsabile del team L’obiettivo del Business Plan Deployment : essere tutti rivolti nella stessa direzione, raggiungere gli obiettivi comuni, chiarire la direzione, allocare efficientemente le risorse, ecc. OBIETTIVI COMUNI DIREZIONE CHIARA GME-BPD Guide

Team professionale: oggetti e gestione il team deve predisporre Traguardi concreti Analisi Frequenti e Consistenti OBIETTIVI specifici Coordinamento Quanto sopra rappresenta quelli che sono gli elementi del Business Plan Deployment. Per prima cosa occorre ben definire la Visione aziendale. Per sostenere la Visione ci sono degli obiettivi concreti. Questi sono suddivisi in obiettivi specifici. Dobbiamo avere dei target con i quali confrontarci per poter verificare se abbiamo ottenuto i nostri obiettivi, naturalmente abbiamo bisogno di un metodo per raggiungere il nostro target. Tutto questo è tenuto insieme attraverso una formale coordinazione e delle revisioni regolari e coerenti. A volte la terminologia utilizzata crea un po’ di confusione, infatti nella conversazione quotidiano le parole traguardo ed obiettivo vogliono dire la stessa cosa. Ai fini del Business Plan Deployment tuttavia, abbiamo assegnato definizioni specifiche a ognuno di questi termini. Un esempio di applicazione di questi termini: Il nostro traguardo è avere un ambiente di lavoro sicuro. Un obiettivo specifico per il raggiungimento di tale traguardo può essere la riduzione di tutti gli incidenti a inizio periodo. Come misuriamo il raggiungimento dell'obiettivo? Dobbiamo avere un target - ad esempio 2.5 incidenti al mese. Molto importante: abbiamo bisogno di un metodo efficace per calcolare il target. Ad esempio possiamo realizzare un sistema di indagine sul numero di incidenti che si verificano nell’arco di 24 ore. Un esempio di applicazione più globale: TRAGUARDO: pace nel mondo OBIETTIVO: incremento del numero di trattati sulle armi nucleari TARGET: 10 nazioni aggiuntesi nel 1997 METODO: Offrire vantaggi economici per i trattati riguardanti le armi Proviamo a segnare su un foglio il traguardo, l’obiettivo, il target e il metodo per il raggiungimento di un traguardo personale (es. perder peso, smettere di fumare, ecc.). A meno che non lo comunichiamo a qualcun altro, non sarà un piano ma solo un sogno. TARGET Definiti e Misurabili UN METODO PER RAGGIUNGERE I TARGET

4.Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi Team di lavoro Attività Responsabili di area Indicatori Metodi Amministr controllo Obiettivi Personale Team di divisione Targets Metodi Obiettivi Team di direzione. Targets Metodi Lo schema sopra riportato mostra il ruolo che ogni processo assume all’interno del Business Plan Deployment. Ogni livello deve sostenere il livello precedente, sia verticalmente sia orizzontalmente (funzionamento trasversale). Questo è un processo molto instabile, e deve esserci molta comunicazione tra i diversi gruppi. Gettiamo una pallina leggera con attenzione a qualcuno del pubblico. Se la pallina casca, è perché o l’abbiamo gettata male o l’hanno presa male. Avviene lo stesso con il Business Plan Deployment. Coinvolge più di un giocatore e se qualcuno lascia cadere la palla, l’intero processo si ferma. Questo perché ci riferiamo a un processo simile al “passare la palla”. Visione Traguardi ”Passare la palla" Obiettivi

Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi concretezza L’obiettivo del Business Plan Deployment : essere tutti rivolti nella stessa direzione, raggiungere gli obiettivi comuni, chiarire la direzione, allocare efficientemente le risorse, ecc. ragionamento azione previsione

Il team che lavora per obiettivi:oggetti, strumenti e metodi Piani operativi di area(chi fa che cosa) Sistema delle riunioni:calendario, durata, partecipanti, tipologia di riunioni(informativa, di pianificazione, monitoraggio e controllo, decisionale) Reportistica A chi, cadenza, formato Standard che favoriscono l’integrazione il confronto Project management Problem solving Gestione del percorso di sviluppo del team Sviluppo dei comportamenti a supporto del team (es. ascolto, trasparenza, fiducia.) Gestione delle riu nioni Piano di divisione:obiettivi, target di performance (tempi, costi, qualità..), attività Comportamenti coerenti con la vision Competenze Criticità/problemi TIPOLOGIE OBIETTIVI Pianificare e controllare Coordinare e integrare Sviluppare assunzione di responsabilità Integrare le componenti razionali e le componenti emotive del team working Pianificare e controllare Realizzare un flusso di informazioni snello Standardizzare e migliorare i metodi di lavoro

Strumenti per il lavoro in team volto alla realizzazione di obiettivi Piani operativi Procedure Sistema delle Riunioni Obiettivi Piani di area e programmi dei lavori Piani interarea (sui progetti comuni a più aree) Reportistica mensile Procedure sulla gestione dei problemi e modalità di diffusione Riunioni periodiche programmate Riunioni preliminari dei team di area Verbale riunioni Strumento di valutazione efficacia riunioni Modalità convocazione Procedura per la trasmissione di informazioni ai team di lavoro Segreteria Modulistica Mailing list

Strumenti per la gestione del Piano operativo del team Planning mensile delle attività (attività/ responsabilità/criticità) Planning settimanale delle attività ( attività in corso in ordine di importanza, pianificazione delle riunioni, pianificazione della corrispondenza) Check list per le attività di rilievo (attività/responsabilità/interlocutori)

Planning mensile delle attività. Esempio

Planning settimanale attività. Esempio

Check list per attività di rilievo. Esempio

Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team. Esempio Illustrativo PROGETTO STATO AVANZAMENTO LAVORI Impostazione progetto Analisi preliminare Rinegoz. affitti su città pilota Quadratura risorse/immobili Definiz. piani città pilota Condivisione / approvazione Identificazione spazi liberabili su altre città 2005 Definizione piani città Realizzazione interventi su città pilota Realizzazione interventi su altre città 2005 Realizzazione interventi sul resto del territorio Piano operativo 2005 di massima Piano operativo di dettaglio e business plan per 4 città pilota (BO, TO, VR, TS) Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città 2005 (RM, FO, Ravenna, MO, MI) Interventi su città pilota Interventi su altre città 2005 Interventi sul resto del territorio nazionale Realizzazione interventi Obiettivo / ambito : Div. / Dir. Committente: Div. Global Banking Services Cortivo (UCI) Responsabile: Inizio: Gennaio 2005 Fine: Dicembre 2007 Gennaio – Aprile 2005 Aprile – Ottobre 2005 Aprile 2005 – Dicembre 2007 Fasi Prodotti Finiti Attività Completamento def. interventi Def. metodologia e interventi pilota Def. interventi su altre città 2005 Identificazione spazi liberabili su resto territorio nazionale Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città del territorio nazionale Novembre 2005 - Aprile 2007 Riduzione FTE: Totale 2005 2006 2007 10 20 32,5 62,5 Riduzione Costi (Mln €): Costo esterno (Mln €): N/d Impegno interno (gg/uomo): KPI operativi/business: Consuntivo Ottenere una riduzione di costi relativi a UniCredit Real Estate tramite un programma di razionalizzazione degli spazi organizzato in: Ottimizzazione nella progettazione degli spazi che riguarda il 33 % circa delle superfici totali (600.000 su 1,8 milioni mq., superfici non in filiale Retail) Gestione di spazi a seguito di riduzione di risorse Rinegoziazione degli affitti / rilocazioni KPI operativi: mq. liberati (*) Target Cruscotto Processi Cruscotto Progetti OTTIMIZZAZIONE DEGLI SPAZI

Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team Esempio Illustrativo OTTIMIZZAZIONE DEGLI SPAZI apr mag giu lug ago set ott nov dic mar gen feb … Def. metodologia e interventi pilota Impostazione progetto Metodologia analisi base dati Def. standard di lavoro x categ. Analisi preliminare Prioritizzazione stabili Elaboraz. macro-piano operativo Quadratura risorse e standard abitativi approvazione 2005 ATTIVITA’ Piano operativo 2005 di massima Piano operativo di dettaglio e business plan per città pilota Standard di lavoro per categoria definiti Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città 2005 Interventi realizzati su altre città 2005 2006 2007 Approvazione Comitato Guida Interventi realizzati su città pilota Cruscotto Processi Cruscotto Progetti PIANO DI LAVORO