ALMA MATER STUDIORUM – UNIVERSITA’ DI BOLOGNA Materiale riservato e strettamente confidenziale Nella direzione della contabilità economico patrimoniale: l'esperienza del Polo di Rimini Il percorso di avvicinamento e le sue tappe (dalla consapevolezza alla piena operatività) Susi Poli e Amministrazione del Polo - Una sintesi del progetto - Il percorso di avvicinamento e le sue tappe (dalla consapevolezza alla piena operatività) Susi Poli e Amministrazione del Polo

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 2 Obiettivo del progetto dare impulso all’applicazione della coep, portarla sullo stesso piano della cofi Quadro d’insieme del Polo di Rimini Gli attori I processi Gli strumenti La sperimentazione

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 3 Il contesto territoriale funzione di supporto e stimolo alle iniziative - Comune, enti locali, Diocesi - Ordini professionali - Ente di sostegno Il contesto organizzativo - La struttura contabile - I fattori determinanti Il quadro d’insieme del Polo di Rimini

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 4 CIA - permette la tenuta di una contabilità integrata e simultanea “porta di ingresso” - Polo gestisce una contabilità finanziaria di cassa: “porta di ingresso” delle informazioni contabili I centri di responsabilità finanziaria – CdR - un CdR per ogni corso di laurea o facoltà - un CdR per ogni servizio di Polo (es. Biblioteca Centralizzata e Servizi Informatici) La struttura contabile

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 5 I fattori determinanti  Dimensione del Polo, in espansione  Ambiente motivato e collaborativo, che ha una visione d’insieme delle dinamiche di sviluppo e delle potenzialità  Comunicazione efficace, che “passa”  Funzione di “supporto” del corpo docente alla struttura e all’azione amministrativa

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 6 I soggetti coinvolti Amministrazione di Polo la prassi operativa Gruppo di studio in materia di contabilità economico- patrimoniale Settore contabilità economico-patrimoniale e analitica dell’Ateneo (Settore coep-coan) le indicazioni teoriche

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 7 Gli attori: la prassi operativa Amministrazione di Polo gli operatori sul campo  Le conoscenze di base: verso l’omogeneizzazione  Lo strumento comunicativo: - scambio di informazioni formazione - istruttoria e discussione fino alla definizione propensione al lavoro in staff  La motivazione: verso l’elaborazione, prima, e l’affinamento, poi, degli strumenti di lavoro  Le criticità

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 8 Le criticità riscontrate  Differenti sistemi informativi, contabili ed extra contabili, da cui attingere le informazioni  Logiche operative diverse per ciascun sistema informativo  Mancanza di un collegamento tra i sistemi, quindi della possibilità di un confronto automatico  Diverse figure di riferimento presso l’Amministrazione Centrale per ciascun sistema  Classificazione di talune voci “problematiche”

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 9 Le voci problematiche e la loro definizione Software - costo di esercizio (se licenza d’uso a t.d.) - attivo di Stato Patrimoniale (se a titolo di proprietà o di licenza d’uso a t.i.)Manutenzioni - ordinarie (se spese ricorrenti, quindi costi d’esercizio) - straordinarie (se spese incrementative, quindi costi da capitalizzare) Vere manutenzioni sono le ordinarie (Principi Contabili) e le straordinarie meglio sarebbe chiamarle con il loro nome (miglioramento, ampliamento)

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 10 Le tappe del percorso di sperimentazione tappa extra Polo: introduzione di CIA e tabella di raccordo cofi-coep 1) tappa iniziale 1) tappa iniziale del percorso: Amministrazione Polo e tabella dei conti finanziari tappa ufficiale 2) tappa ufficiale: nascita del Polo, Gruppo di studio e prospetti di sintesi 3) tappa vera di contabilità economico patrimoniale: sinergia con Settore coep-coan dell’Ateneo ed elaborazione di strumenti tabella delle associazioni coep-cofi tabella delle associazioni coep-cofi e di risultati fase dei controlli, verso il bilancio di esercizio

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 11 Gli strumenti di lavoro  La tabella di raccordo cofi-coep  La tabella dei conti finanziari: fornisce indicazione della tipologia di spesa associata ad ogni capitolo  La tabella delle associazioni coep-cofi: capovolge il “colpo d’occhio” iniziale sulle registrazioni contabili, rovescia la logica di impostazione delle registrazioni  Verso la stesura di un manuale operativo

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 12 La tabella delle associazioni coep-cofi Dal Conto al Capitolo  Conto è “colpo d’occhio” iniziale sulle registrazioni  Capitolo rimane la “porta d’ingresso” delle informazioni/dati contabili Tabella di raccordo cofi-coep: dal capitolo, con raccordi univoci o multipli, al conto La tabella delle associazioni coep-cofi opera “a monte” la scelta su raccordi multipli, dopo opportuni strumento-guida approfondimenti strumento-guida nella prassi contabile, finanziaria ed economico patrimoniale

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 13 La tabella

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 14 La tabella delle associazioni coep-cofi: cosa cambia  Rovescia il percorso mentale delle registrazioni contabili e prioritario diventa il costo/ricavo (onere/provento)  Fornisce la sensazione di operare in contabilità economico patrimoniale primo passo nella logica di funzionamento della coep  Semplifica le registrazioni perché le voci di conto sono più vicine alla realtà operativa aumenta consapevolezza e coinvolgimento degli operatori

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 15 La fase dei controlli  Tra capitoli finanziari e conti economico patrimoniali (spese e costi, entrate e ricavi)  Tra valore immobilizzazioni in coep e in inventario  Tra voce di costo e conto, per corretta imputazione

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 16 I primi risultati della sperimentazione  Nuova logica di impostazione delle registrazioni contabili, più operativa  Consapevolezza e coinvolgimento degli operatori - affinamento strumenti di lavoro, sempre più tagliati sulla specifica realtà - impatto “naturale”, non forzato, graduale, che nasce dall’esigenza degli operatori  Costi e ricavi parlano di allocazione e consumo di risorse, quindi di una maggiore attenzione nei processi di acquisizione di beni/servizi

Copyright© Materiale riservato e strettamente confidenziale 17 Gli obiettivi per il futuro  Sistematizzazione dei controlli  Gestione “a regime” di una contabilità economico patrimoniale  Ciclo di seminari in materia di contabilità economico patrimoniale  Sperimentazione in contabilità analitica