Seminari organizzati dallo SBA febbraio-maggio 2006 Mirella Mazzucchi - Biblioteca G.B. Ercolani - Università di Bologna esempio di progetto: La gara dei periodici di Ateneo Seminari organizzati dallo SBA febbraio-maggio 2006 BIBLIOTECA ERCOLANI, UNIVERSITA’ DI BOLOGNA  

Dai bisogni agli obiettivi Già dal 1997 alcune biblioteche di ambito scientifico, per le quali gli abbonamenti ai periodici costituivano la prima voce di spesa, avevano ritenuto utile procedere a una gara unica per la fornitura delle riviste. I risultati erano già evidenti: abbassamento dei costi, servizi aggiuntivi, trasparenza dei dati tra le biblioteche, miglior servizio qualitativo. Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Pianificazione del Progetto: Gara dei periodici (cartacei e non) in abbonamento presso le Biblioteche dell’Ateneo Pianificazione del Progetto: 1) Il capo progetto : coordinatore di progetto 2) Il team: coordinatore, coordinatori di lotti, gli addetti ai periodici nelle strutture 3) Gli strumenti di gestione e pianificazione: Capitolato tecnico, Piano temporale (Gantt) 4) Fonti: altri capitolati Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Si costituisce il team di lavoro: Metodologia di lavoro Si costituisce il team di lavoro: un responsabile di lotto per ognuno dei 5 lotti Il coordinatore di progetto “volontari” I lotti erano stati costruiti sulla base di richieste affini portate avanti dalle biblioteche, quindi in parte rispecchiano l’ambito disciplinare, in parte raggruppano biblioteche con le stesse esigenze amministrative. Il coordinatore di lotto aveva il compito nella fase progettuale di portare avanti le esigenze delle biblioteche del proprio lotto/ settore disciplinare. In fase avanzata, a gara attuata, ha funzionato come anello di raccordo tra le strutture, il coordinatore della gara e le ditte. Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Esempio di stesura collettiva di capitolato tecnico Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Gara comunitaria (pubblico incanto) durata 2002-2004 Soluzioni adottate Gara comunitaria (pubblico incanto) durata 2002-2004 prorogata poi per altri 2 anni (fino al 2006 compreso) Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Valutazione dei rischi Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Valutazione e previsione dei Rischi Gara deserta Percentuale alta Aggiudicazione a Ditta non all’altezza Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

E’ aumentata la visibilità delle collezioni: Risultati ottenuti Il numero delle Biblioteche aderenti ha ormai raggiunto le 79 unità, rappresentando la quasi totalità delle Biblioteche dell’Ateneo. E’ aumentata la visibilità delle collezioni: Razionalizzazione degli acquisti eliminazione dei doppioni integrazione dei posseduti Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Criticità Nel primo anno di gara il fornitore vincitore di alcuni lotti non è stato all’altezza della mole di lavoro ed è stato dichiarato decaduto. Dal secondo anno, con il subentro del secondo classificato, si sono finalmente ottenuti i risultati attesi, tanto da arrivare a una proroga di altri due anni. Le percentuali di commissione di alcuni lotti sono ancora troppo elevate, si deve lavorare nella prossima gara per abbassarle. E’ ancora scarsa la consapevolezza del valore dei servizi aggiuntivi ottenuti con la gara: si tende ancora a ragionare sulla percentuale di commissione come unico parametro di qualità. Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Impatti sui servizi , sui processi, sulla sicurezza Esempio: Gara dei periodici (cartacei e non) in abbonamento presso le Biblioteche dell’Ateneo Impatti sui servizi , sui processi, sulla sicurezza Punti di forza: novità, sperimentazione volontaria (da 35 a 80 biblioteche) Punti di debolezza: sperimentazione volontaria, incapacità di determinare il prezzo interno, o la provenienza delle riviste, che a volte non è certa Risorse: umane (i bibliotecari), finanziarie (il tempo usato dalle persone ha un costo, fondi delle strutture), logistiche (no), attrezzature (no) Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Tempi (pubblicazione del bando, aggiudicazione in tempo) Esempio: Gara dei periodici (cartacei e non) in abbonamento presso le Biblioteche dell’Ateneo Tempi (pubblicazione del bando, aggiudicazione in tempo) Stakeholders: Ufficio contratti, Ufficio legale, i bibliotecari, il Dirigente Responsabile del contratto, i Direttori delle strutture, gli informatici, lo SBA. Formazione: esterna a cura della Ditta appaltatrice, interna a cura dei coordinatori di lotto. Sponsor: la Commissionaria / lo SBA Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Prospettive: gara interateneo all’interno di Cipe o gara interna? Esempio: Gara dei periodici (cartacei e non) in abbonamento presso le Biblioteche dell’Ateneo La comunicazione all’interno del progetto: far circolare le informazioni, produrre documentazione, verbali dei gruppi, dare risalto alle iniziative di formazione. Raccogliere le segnalazioni di malfunzionamento e studiarle. Valutazione: questionari elaborati sul gradimento da parte delle strutture sui singoli servizi forniti. Strumenti di miglioramento per la gara futura. Prospettive: gara interateneo all’interno di Cipe o gara interna? Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

Strumenti software Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005

(che nessuno si offenda, spero…) Conclusione Un invito rivolto e a chi sta per esporre i progetti dello SBA: ponete attenzione non solo ai contenuti, ma anche alla metodologia usata nei vari progetti E ora, per parafrasare il titolo di un gioco di società di mia figlia: VIA alla “Parata degli Elefanti!!!” (che nessuno si offenda, spero…) Biblioteca Ercolani, Università di Bologna Copyright ©2002-2005