La dematerializzazione del ciclo acquisti Bologna, 22 aprile 2015 Dr.ssa Emma Varasio Direttore Generale Università degli Studi di Pavia

Dal documento di programma del Commissario Straordinario per la Revisione della Spesa Pubblica La gestione telematica delle diverse fasi del Processo di Acquisto (raccolta dei fabbisogni, analisi del mercato, scelta del contraente, ordine, archiviazione ed eventuale pagamento) può portare significative riduzioni sia di prezzo unitario, che la Commissione Europea stima tra il 5 ed il 20% sia, tra gli altri, di tipo ambientale, quali riduzione del consumo della carta, dei trasporti, di gestione dell'archiviazione e del consumo di energia, che in maniera indiretta possono generare risparmi sulle relative spese delle pubbliche amministrazioni.

Strumenti per la programmazione e la rendicontazione; Le esigenze Strumenti per la programmazione e la rendicontazione; Integrazione operativa e cooperazione applicativa; Gestione completa del ciclo passivo.

Strumenti per la programmazione La legge finanziaria per il 2008 ha introdotto l’obbligo per le amministrazioni statali centrali e periferiche di trasmettere annualmente al MEF un prospetto previsionale del proprio fabbisogno di beni e servizi. Al momento, tutta l’attività di programmazione dell’Ateneo, budget compreso, avviene utilizzando file excel. Uno strumento integrato che, partendo dalle rilevazioni dei dati storici, consenta di inserire le variazioni relative ad eventi previsionali, sarebbe di grandissima utilità per la definizione dei fabbisogni.

Sistema Pubblico di Connettività (SPC) Interoperabilità e cooperazione applicativa Finalizzato all'interazione tra i sistemi informatici delle pubbliche amministrazioni e in primo piano nei provvedimenti legislativi e nelle dichiarazioni del Governo. Effetto ‘slogan’? Sistema Pubblico di Connettività (SPC) Garantire l’interoperabilità e la cooperazione applicativa tra i sistemi informativi delle Pubbliche Amministrazioni (PPAA), operanti a livello centrale, regionale e locale, è un requisito di primaria importanza al fine di realizzare il pieno ed efficace sviluppo dei servizi pubblici in una logica di efficientamento e di trasparenza…  

Finora… In base al DL 90/2014, le P.A. hanno comunicato all’AgID l’elenco delle basi dati gestite e degli applicativi che le utilizzano (art. 24-quater) L’adempimento è finalizzato all’attuazione di quanto stabilito dall’art. 24-quinquies, che ha modificato l’art. 58 del CAD: “le P.A. comunicano tra loro attraverso la messa a disposizione a titolo gratuito degli accessi alle proprie basi di dati alle altre amministrazioni mediante la cooperazione applicativa”. L’AgID, entro 90 giorni (art. 58, c. 2) dall’emanazione della L. 114/2014, avrebbe dovuto definire gli standard di comunicazione e le regole tecniche a cui gli enti coinvolti avrebbero dovuto conformarsi In questa situazione di impasse, l’Università di Pavia: - ha mantenuto attive le convenzioni già stipulate - in data 2/3/2015 ha richiesto ad AgID un parere sull’opportunità di stipulare nuove convenzioni (a oggi non vi è stato riscontro) - recentemente sottoposto pari quesito al CODAU

Gestione ciclo passivo Oggi Programmazione esigenze di acquisto non disponibile Ordini da ridigitare in U-GoV La fatturazione elettronica crea ulteriori problemi al momento della contabilizzazione e dell’aggancio al corrispondente ordine La fattura deve poi essere ridigitata nella Piattaforma per la Certificazione dei Crediti In futuro…??? Richiesta di acquisto formulata direttamente all’interno di U-GoV? Catalogo dei beni e servizi disponibili per convenzioni CONSIP o procedure centralizzate a livello di Ateneo? Centrali di acquisto tra più Atenei? Interfaccia MEPA per RDO? Emissione ordine contabilizzato direttamente in U-GoV?

Alcuni dati da Unipv (1)

Alcuni dati da Unipv (2)

Alcuni dati da Unipv (3) Acquisti carta tramite Sintel: risparmio 32% pari a € 18.053,76

Alcuni dati da Unipv (4) Acquisti cancelleria tramite Sintel: valutazione di risparmio 37% Risparmio complessivo totale stimato € 23.147,80

Costi del personale dedicato agli approvvigionamenti Alcuni dati da Unipv (5) Costi del personale dedicato agli approvvigionamenti Rilevazione GP 2012 180 unità di personale, costo totale 973.319 € Rilevazione GP 2014 162 unità di personale, costo totale 1.105.308 €

Rendicontazioni e adempimenti Obbligo di pubblicazione dei dati relativi agli acquisti Le disposizioni in materia di prevenzione della corruzione e trasparenza prevedono la pubblicazione di una serie di dati che l’Ente è chiamato a trasmettere ad ANAC e a pubblicare nella sezione Amministrazione trasparente. La presenza/inserimento dei necessari dati a sistema, uniti alla relativa possibilità di estrazione da un lato e l’attivazione della cooperazione applicativa dall’altro dovrebbero auspicabilmente consentire una gestione automatizzata dei processi di trasmissione e pubblicazione dei dati richiesti.

Le sfide e i punti di attenzione Processi organizzativi: impatto dei processi di dematerializzazione sull’organizzazione del ciclo passivo Processi culturali e formativi: impatto sulla gestione del personale, competenze acquisite, iniziative di incentivazione, innovazione e premialità, ottimizzazione delle relazioni tra gli uffici, modalità di diffusione della cultura del cambiamento, iniziative di formazione e informazione interna all’Ateneo ed esterna (verso i fornitori), ecc. Strumenti per la dematerializzazione: sistemi di gestione telematica dei processi di gara, protocollo e gestione documentale, albi fornitori online, firma digitale, fatturazione elettronica, sistemi informativi per la dematerializzazione nella gestione dei contratti

Oltre la fattura elettronica?