La redazione delle circolari e della documentazione Corso di formazione interno – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone – Silvana Massobrio USR Lombardia La redazione di documenti ben formati

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 2/18 Allinizio: solo contenuti, niente forma Testo grezzo, senza formattazione Uniche deroghe: grassetto, corsivo ed elenchi Nessuno spazio prima, uno spazio dopo ogni segno di punteggiatura Usare invio solo per terminare il paragrafo (evitare invii plurimi per spaziare) Se si riceve il testo da altra fonte e risulta difficile la modifica di stile: stampare e poi eliminare ogni formattazione e salvare con altro nome (eventualmente in formato testo) La stesura del documento grezzo

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 3/18 Verifica del testo Semplificare il linguaggio Segnalare la presenza di sigle e cercarne la descrizione estesa Togliere segni di punteggiatura alla fine di titoli ed elenchi In caso di documenti (esempio, da allegare a convegni) o controllare la presenza delle fonti nelle citazioni o uniformare la scrittura nella bibliografia e sitografia Stampare il testo grezzo La stesura del documento grezzo

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 4/18 Consigli di scrittura per il web 1) Titoli brevi e concreti 2) Frasi brevi e con costruzioni coordinate 3) Forme verbali attive e personali 4) Affermazione anzichè doppia negazione 5) Soggetti animati 6) Sciogliere abbreviazioni o acronimi 7) Parole nella lingua naturale Fonte: Linee guida Ermes. Regione Emilia Romagna

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 5/18 Come favorire la scansione del testo Usare microcontenuti (titoli, intestazioni, link, …) o con non più di 40 – 60 caratteri o che abbiano senso anche fuori dal contesto o significativi Suddividere il testo in paragrafi o brevi e separati tra di loro Aumentare la percorribilità del testo o caratteri ed interlinea

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 6/18 Titoli brevi e concreti Correggi Si presentano i lavori che sono stati svolti nell'ambito dell'attività del teatro svolta nel pomeriggio Oggetto: Circ. n. 343 sui criteri di attribuzione delle valutazioni da parte dei singoli docenti agli studenti delle proprie classi

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 7/18 Forme verbali attive e personali Correggi Si è prevista unazione formativa mirata ai docenti Affermazione anzichè doppia negazione Correggi Non si accettano moduli non compilati in ogni loro parte

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 8/18 Soggetti animati Correggi E fatto obbligo ai soggetti partecipanti alla gara di presentare le domande Il versamento va effettuato dai soggetti interessati entro il... Fonte: Linee guida Ermes. Regione Emilia Romagna

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 9/18 Operazioni con lo stampato Organizzare il testo secondo livelli gerarchici: assegnare titoli (titolo1), titoli di secondo livello (titolo2), titoli di terzo livello (titolo3), paragrafi Evidenziare nel testo leventuale presenza di elenchi nascosti ad esempio: 2 laboratori di informatica 3 palestre 1 laboratorio di scienze La stesura del documento grezzo

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 10/18 Dare forma con gli stili Con lelaboratore dei testi o assegnare ai testi lo stile deciso: titolo1, titolo2, titolo3, normale Regole di stile o usare caratteri abbastanza grandi (tipo punti) o aumentare linterlinea (es. 1,5 righe) o inserire spazio sopra il paragrafo (es. tra 6 e 12 punti) Lavorare con lelaboratore dei testi

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 11/18 La suddivisione del testo in paragrafi Consigli redazionali. Fonte Definizione di paragrafo: Ciascuna delle varie parti, generalmente brevi e dotate di una certa unità di pensiero e di composizione, in cui viene suddiviso un capitolo di unopera (manuale di studio, trattato scientifico, legge, ordinamento, ecc.), o anche uno scritto in genere (Treccani) Definizione di frase: La frase o proposizione è lunità minima di comunicazione dotata di senso compiuto (da Luca Serianni, Grammatica Italiana, UTET)

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 12/18 Il paragrafo, quindi Il paragrafo come un elemento autonomo, breve Un paragrafo, tuttavia, può contenere più frasi (che insieme formano ununità logica di significato) Lettura facilitata se i paragrafi sono distanziati (senza esagerare)

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 13/18 Lavorare con le immagini Inserire le immagini scegliendo il layout voluto (ad esempio incorniciato) Inserire un testo descrittivo che sia rappresentativo della funzione esercitata dallimmagine nella pagina: con Word, pulsante destro del mouse, Formato immagine, Web Inserire eventuali altri elementi, tipo il bordo dellimmagine Lavorare con lelaboratore dei testi

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 14/18 La descrizione delle immagini Scrivere testi significativi e legati alla funzione dell'immagine nel contesto Evitare di utilizzare le immagini per scrivere testi (consentite solo per loghi e banner) Consigli redazionali Esercizio: come descrivere questa immagine?

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 15/18 Qual è la descrizione migliore? a) Una mela in primo piano e sullo sfondo una città vista dalla sommità di un edificio b) New York c) La grande mela (The Big Apple), soprannome della città di New York d) (descrizione vuota) e) Una mela Fonte: Marco Bertoni. Esercizio: come descrivere questa immagine?

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 16/18 Lavorare con le tabelle Inserire la tabella nel punto desiderato In Word utilizzare Formattazione automatica lasciando spuntate le righe che richiedono formattazione particolare (ad esempio riga del titolo, se nella prima riga ci sono intestazioni di colonna, e prima colonna, se nelle prima colonna ci sono intestazioni di riga) Se disponibile, utilizzare un modello di tabella personalizzato Lavorare con lelaboratore dei testi

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 17/18 Ultimi ritocchi Se il documento è lungo inserire un indice automatico con Word 2003 (Inserisci - Riferimento - Indici e sommario) Se la struttura del documento comincia a complicarsi, è utile inserire delle sezioni con Word: Inserisci - Interruzione di sezione Se sono presenti sfondi colorati, verificare che i contrasti siano adeguati Inserire lintestazione e il piè di pagina con la numerazione delle pagine ed elementi di riconoscibilità del documento (numero circolare – fonte documento) Lavorare con lelaboratore dei testi

La redazione delle circolari e della documentazione Documenti ben formati – 10 e 17 marzo 2008 Alberto Ardizzone corso di formazione interno - USR Lombardia 18/18 Riferimenti Risorse web o Linee guida Ermes per redattori (Regione Emilia Romagna) o (blog di Marco Bertoni) o (sito e blog di Luisa Carrada) o (sito curato da Alessandro Lucchini) Bibliografia o Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carta e web. Luisa Carrada, Apogeo, 2008 o Business Writing. Alessandro Lucchini. Sperling & Kupfer, 2006 o L'italiano, Lezioni semiserie. Beppe Severgnini. Rizzoli, 2007