Seminario AIB Lombardia 27/03/2017 Le carte delle collezioni di Sistema: dall'analisi dei bisogni informativi allo sviluppo delle raccolte documentarie Seminario AIB Lombardia “La carta delle collezioni del Sistema Bibliotecario dell'Ovest Como: dalla teoria alla pratica “ Seriate, lunedì 23 novembre 2009 Giuliana Casartelli Sistema Bibliotecario dell’Ovest Como

La gestione delle raccolte La gestione delle raccolte in una biblioteca pubblica è finalizzata alla soddisfazione dei bisogni informativi della comunità di riferimento. La cooperazione rappresenta lo strumento attraverso il quale biblioteche pubbliche appartenenti ad un territorio omogeneo, condividono risorse e strumenti e cooperano al fine di mettere a disposizione dei cittadini del territorio un più vasto e valido patrimonio per le personali esigenze di informazione, studio, lettura, documentazione e svago.

La gestione delle raccolte 27/03/2017 La gestione delle raccolte POLITICA DI GESTIONE DELLE RACCOLTE. LA CARTA DELLE COLLEZIONI Definizione delle procedure di programmazione,acquisizione, valutazione, finalizzata ad assicurare un metodo coerente nel mantenimento e nello sviluppo delle raccolte e nella messa a disposizione delle stesse.

La cooperazione territoriale Proporre una gestione cooperata e condivisa delle collezioni attuando politiche di gestione associata dei servizi al fine di mettere a disposizione dei cittadini una più vasta e qualificata offerta di servizi documentari e informativi; attuare una metodologia di valutazione delle raccolte e di acquisizione dei documenti che garantisce ai comuni associati standard qualitativi nell’incremento delle raccolte e politiche di risparmio attraverso lo strumento dell’appalto unico centralizzato e di conseguenza maggior potere d’acquisto.

I vantaggi della gestione coordinata Per gli amministratori dei comuni associati: Utilizzare al meglio le risorse di bilancio assegnate alle biblioteche attraverso strumenti di cooperazione che consentano notevoli risparmi economici per le nuove acquisizioni documentarie e definiscano strumenti efficaci per l’utilizzo razionale delle risorse e per l’erogazione dei servizi.

I vantaggi della gestione coordinata Per il personale delle biblioteche associate: Definire metodologie e strumenti condivisi per una gestione consapevole delle raccolte; Strutturare le collezioni in un’ottica sempre più spinta di condivisione e calibrare il livello di approfondimento degli indirizzi di sviluppo delle collezioni in ogni ambito disciplinare; Applicare tecniche di valutazione e scelta dei documenti in sede di coordinamento degli acquisti.

I vantaggi della gestione coordinata Per i cittadini del territorio utenti del servizio: Conoscere, attraverso lo strumento della carta delle collezioni anch’essa pensata come strumento di lavoro dell’intero Sistema Bibliotecario, in maniera trasparente le modalità e gli indirizzi di gestione e sviluppo delle collezioni delle biblioteche associate.

Il modello conspectus: un’applicazione Tale modello in un contesto di biblioteche di pubblica lettura di ente locale può anche essere semplificato ed rappresentare la base per la definizione del livello di approfondimento degli ambiti disciplinari individuati dalla carta delle collezioni. Questo per ogni biblioteca associata all’area di cooperazione territoriale. Ad esempio in questo modo: 0. Fuori ambito 1. Livello della prima informazione 2. Livello della divulgazione 3. Livello dell’approfondimento

La carta delle collezioni La carta delle collezioni non è un vuoto documento programmatico ma una autentico “patto” fra il Sistema Bibliotecario ed i cittadini costruito sulla conoscenza del proprio territorio, della comunità che vi dimora e delle esigenze informative e di documentazione che la stessa esprime. Proprio per tali caratteristiche la carta delle collezioni deve essere un documento in divenire, pronto a recepire i cambiamenti che necessariamente si renderanno opportuni a seguito dei mutamenti che la comunità di riferimento potrà esprimere.

Elementi della carta delle collezioni: il profilo di comunità Il primo elemento costitutivo della carta delle collezioni è sicuramente rappresentato dalla definizione del profilo di comunità. Esso deve tracciare le caratteristiche socio economiche del territorio per comprendere i bisogni informativi dell’utenza reale e potenziale delle biblioteche e dell’area di cooperazione nel suo insieme. Per tracciare il profilo è necessario descrivere l’ambiente nel quale vive la comunità.: le condizioni ambientali e climatiche, un breve quadro storico, il quadro demografico e la sua evoluzione, il quadro economico e le sue principali risorse, i servizi sociali e per il tempo libero, il sistema dei trasporti ed il flusso di mobilità (dato importantissimo in un’area di cooperazione) e tutti gli altri elementi che concorrano ad individuare le caratteristiche del territorio e della comunità che vi dimora in maniera permanente o temporanea (si pensi alle zone ad alta densità turistica).  

Elementi della carta delle collezioni: le raccolte Una volta descritto il contesto, è necessario delineare e dichiarare la composizione e la finalità delle collezioni della biblioteca in relazione alla tipologia della stessa, con un’indicazione di massima della composizione e della proporzione che i diversi settori (adulti, bambini e ragazzi, opere di reference, documentazione locale, collezioni multimediali, ecc…) hanno nella biblioteca, tenendo presente le caratteristiche del territorio e la presenza ed il grado di cooperazione territoriale con altre biblioteche

Elementi della carta delle collezioni: lo sviluppo Nella carta delle collezioni dovrà trovare posto anche l’analisi dettagliata delle collezioni e delle sue politiche di sviluppo, tenendo conto anche del grado di cooperazione territoriale nella gestione delle collezioni. Le politiche di selezione e di acquisizione devono essere dichiarate e esplicito deve essere anche essere il grado di approfondimento per ambiti disciplinari. La carta delle collezione regola anche tutti i rapporti con i cittadini in relazione ai “desiderata” degli utenti, alle donazioni, alle politiche di conservazione e di revisione.

Elementi della carta delle collezioni: la revisione Importantissimo è il circuito di valutazione della circolazione dei documenti e della valutazione delle collezioni in base all’uso che si deve generare per poter rendere la carta delle collezioni uno strumento dinamico, efficace e incisivo per la gestione delle collezioni, tanto più in un ambito di collaborazione e di cooperazione fra più biblioteche. Una parte fondamentale che deve essere contenuta nella carta delle collezioni, sono i criteri di revisione e di mantenimento delle raccolte. Così come per le fasi di selezione ed acquisizione, è fondamentale che questi criteri vengano esplicitati. Ancora più importante in un’ottica di gestione coordinata poiché la revisione delle collezioni è legata alla circolazione dei documenti ed alle esigenze informative dell’intera area sistemica. A tale proposito una procedura di revisione in modalità operativa coordinata, con delle sedute apposite di coordinamento per stabilire criteri di revisione e confrontare il lavoro di selezione per lo svecchiamento svolto nelle singole sedi, può diventare la carta vincente della gestione coordinata delle raccolte: si chiude così il circuito virtuoso della cooperazione territoriale nella gestione delle raccolte.

La libertà intellettuale Il Manifesto IFLA/UNESCO sulle biblioteche pubbliche dichiara inoltre che “le raccolte non devono essere soggetti ad alcun tipo di censura ideologica, politica o religiosa, né a pressioni commerciali” Per realizzare questo principio fondamentale è necessario stabilire una politica scritta e condivisa su questi argomenti inclusa nella Carta delle collezioni, in modo da poter affrontare le sfide che possono essere lanciate alle collezioni della biblioteca, che possono essere anche di tipo politico e religioso.

La libertà intellettuale In caso di attacchi di questo tipo, bisogna ricercare l’appoggio ed il consenso degli amministratori e delle personalità locali, che hanno condiviso le scelte e le politiche di sviluppo delle raccolte, dichiarata nelle Carta delle collezioni. Anche in questo caso una politica condivisa a tutti i livelli (tecnico e politico amministrativo) di gestione delle collezioni in rete territoriale può costituite un baluardo di difesa della libertà intellettuale.  

LA GESTIONE COORDINATA DELLE RACCOLTE NEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'OVEST COMO COME STRATEGIA PER UN SERVIZIO DI QUALITA GLI OBIETTIVI Obiettivi Primari: Definizione di un modello organizzativo per le metodologie di gestione coordinata delle raccolte. Scrittura e adozione della carta delle collezioni del Sistema Bibliotecario. Obiettivi secondari: Acquisizione di nuove metodologie di analisi delle collezioni, di pianificazione e di scelta dei documenti. Riorganizzazione degli indirizzi di sviluppo delle biblioteche. Aggiornamento professionale continuo del personale delle biblioteche associate

LA GESTIONE COORDINATA DELLE RACCOLTE NEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'OVEST COMO COME STRATEGIA PER UN SERVIZIO DI QUALITA LE FINALITA’ DEL SISTEMA ALLE QUALI RISPONDE IL PROGETTO Garantire la piena applicazione di quanto previsto dalla normativa regionale e dalla convenzione del sistema; Proporre una gestione cooperata e condivisa delle collezioni attuando politiche di gestione associata dei servizi al fine di mettere a disposizione dei cittadini una più vasta e qualificata offerta di servizi documentari e informativi; Attuare una metodologia di valutazione delle raccolte e di acquisizione dei documenti che garantisce ai comuni associati standard qualitativi nell’incremento delle raccolte e politiche di risparmio attraverso lo strumento dell’appalto unico centralizzato e di conseguenza maggior potere d’acquisto.

LA GESTIONE COORDINATA DELLE RACCOLTE NEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'OVEST COMO COME STRATEGIA PER UN SERVIZIO DI QUALITA ' LE FASI OPERATIVE 1-2-3-4 Costituzione di un gruppo di lavoro di bibliotecari del sistema che costituisce il team di progetto. Il team sarà diretto dalla coordinatrice del Sistema. Definizione metodologie e strumenti per l’analisi delle collezioni possedute dalle biblioteche: elaborazione schemi di valutazione delle raccolte a cura del gruppo di lavoro. Analisi del patrimonio delle biblioteche associate secondo le metodologie e gli strumenti definiti a cura dei bibliotecari responsabili delle biblioteche associate. Definizione della struttura delle collezioni in base al risultato delle valutazioni effettuate: proposta a cura del gruppo di lavoro.

LA GESTIONE COORDINATA DELLE RACCOLTE NEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'OVEST COMO COME STRATEGIA PER UN SERVIZIO DI QUALITA ' LE FASI OPERATIVE 5-6-7-8 Definizione dei livelli di approfondimento delle collezioni in tutte le discipline secondo un’applicazione del metodo conspectus: proposta a cura del gruppo di lavoro. Riorganizzazione degli indirizzi di sviluppo delle collezioni: proposta a cura del gruppo di lavoro. Approfondimento delle metodologie e delle tecniche di selezione dei documenti al fine di migliorare e rendere più efficace il coordinamento degli acquisti: a cura dei bibliotecari responsabili delle biblioteche associate. Costruzione della carta delle collezioni del sistema bibliotecario e approvazione della stessa secondo l’iter previsto per i documenti programmatici del Sistema Bibliotecario.

LA GESTIONE COORDINATA DELLE RACCOLTE NEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'OVEST COMO COME STRATEGIA PER UN SERVIZIO DI QUALITA ' LE RISORSE DI PERSONALE Per la realizzazione del progetto sono coinvolte le seguenti figure professionali: Coordinatrice del Sistema Bibliotecario in qualità di capo progetto; N. 5 bibliotecari scelti tra i responsabili delle biblioteche associate (dei quali almeno e responsabili di biblioteche significative ai sensi del Programma Regionale Pluriennale 2004-2006), che costituiscono unitamente alla Coordinatrice il team di progetto; Bibliotecari responsabili di tutte le altre biblioteche associate e loro collaboratori. Formatori esperti in materia di gestione delle collezioni e di carta delle collezioni

LA GESTIONE COORDINATA DELLE RACCOLTE NEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'OVEST COMO COME STRATEGIA PER UN SERVIZIO DI QUALITA’ I TEMPI: LE FASI OPERATIVE E LA LORO DURATA I tempi per la realizzazione del progetto a partire dall’approvazione da parte dell’Assemblea dei Sindaci sino all’approvazione della carta delle collezioni sono di ventiquattro mesi a partire dal mese di giugno 2006 FASE 1 La fase di costituzione e di formazione del team e dei bibliotecari, è propedeutica allo svolgimento del progetto FASI 2-3 Le fasi 2 e 3 che prevedono l’analisi delle collezioni possedute dalle biblioteche hanno avoto una durata una durata di 6 mesi. In questa fase è stata completata l’analisi delle collezioni possedute dalle biblioteche e contestualmente sono stati redatti i profili di comunità

I TEMPI: LE FASI OPERATIVE E LA LORO DURATA LA GESTIONE COORDINATA DELLE RACCOLTE NEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'OVEST COMO COME STRATEGIA PER UN SERVIZIO DI QUALITA I TEMPI: LE FASI OPERATIVE E LA LORO DURATA FASI 4-5-6 E 7 Le fasi operative dalla 4 alla 7 prevedono la definizione della politica di sviluppo delle collezioni e la riorganizzazione della gestione coordinata delle collezioni alla luce dell’analisi effettuata e delle nuove metodologie introdotte. FASE 8 L’ultima fase prevede la redazione , alla luce di quanto definito, e l’approvazione della carta delle collezioni.

LA GESTIONE COORDINATA DELLE RACCOLTE NEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL'OVEST COMO COME STRATEGIA PER UN SERVIZIO DI QUALITA’ COSTI DI REALIZZAZIONE DEL PROGETTO Il costo del progetto a carico del Sistema Bibliotecario e per il quale è stato ottenuto apposito finanziamento è di € 14.000,00 così suddivise: € 4.000,00 da destinare quale compenso ai formatori esperti;  € 10.000,00 da destinare al team di progetto Il compenso al team di progetto si configura come “progetto finalizzato “ da erogare quindi al raggiungimento degli obiettivi. Il compenso sarà suddiviso tra i partecipanti al team di progetto, ad esclusione del capo progetto, nella proporzione corrispondente alle attività svolte ed alla percentuale per la quale hanno concorso al raggiungimento degli obiettivi. Tale valutazione sarà effettuata dal capo progetto.

Il Sistema Bibliotecario dell’Ovest Como Forma di gestione: Convenzione 36 comuni di piccole dimensioni Abitanti al 31.12 2008: 156.438 Superficie 177,07 Kmq Patrimonio: 600.000 documenti Iscritti attivi REALI 2008 : 23570 Estesi 33.333 Indice impatto medio: 15,07% esteso 21,31 % (bcs 25,89% - 37,11%) Prestiti complessivi 2008: 393.232 Indice di prestito 2008: 2,51 prestiti/abitante (bcs 4,41) Prestito interbibliotecario 2008: 49862 documenti prestati dalle biblioteche sulla rete provinciale calcolati solo in “andata” (prestito nazionale escluso)

I profili di comunità

La griglia di valutazione

La griglia di valutazione

Le tabelle comparative

Le politiche di sviluppo

Gli impatti e i risultati A valenza “interna” Impatto sui Processi Processi per i quali è prevista una riorganizzazione: · valutazione delle collezioni al fine di un gestione qualitativamente consapevole ed efficace; · metodologie di pianificazione di incremento delle collezioni; · metodologie di selezione dei documenti da acquisire, · metodologie di pianificazione della revisione dei documenti; · metodologie di selezione dei documenti da scartare.

Gli impatti e i risultati A valenza “Esterna” I servizi sui quali il miglioramento qualitativo e quantitativo risulterà più evidente saranno: - Il servizio di reference e di informazione bibliografica ; - Il servizio di prestito locale ed interbibliotecario per i quali è prevista una ulteriore e importante crescita; - Tutti i servizi rivolti sia all’utenza “interna” ovvero il personale delle biblioteche che all’utenza esterna, legati alla conoscenza delle collezioni ed alle informazioni sul mercato editoriale.

L’indice della “carta delle collezioni” del sistema Ovest Como Carta delle collezioni del Sistema Bibliotecario dell’Ovest Como Indice Premessa Introduzione: metodologia, percorso operativo, gruppo di lavoro, formazione, comunicazione Le biblioteche Mission della biblioteca e del Sistema bibliotecario Famiglie di biblioteche Le comunità Premessa generale sul territorio del Sistema Profili di Comunità dei Comuni del Sistema

L’indice della “carta delle collezioni” del sistema Ovest Como Situazione attuale Analisi delle collezioni delle biblioteche Analisi quantitativa Grafici per CDD e per Sezioni Analisi qualitativa Griglie di analisi Tabelle riassuntive dell’analisi

L’indice della “carta delle collezioni” del sistema Ovest Como Piano triennale per lo sviluppo delle collezioni Linee guida triennali per la politica di sviluppo delle collezioni Tabelle riassuntive delle politiche di sviluppo a tre anni Stime dei documenti e delle risorse necessari al raggiungimento degli obiettivi a tre anni Fabbisogno di spesa triennale complessivaAnalisi qualitativa Griglie di analisi Tabelle riassuntive dell’analisi

L’indice della “carta delle collezioni” del sistema Ovest Como Il processo di selezione e revisione delle collezioni La cooperazione La responsabilità dei processi di selezione e revisione Linee guida per la libertà intellettuale La selezione e l’acquisizione Funzioni di base Principi Metodi Fonti Selezione coordinata Acquisizione coordinata Linee guida per i desiderata ed i doni La revisione coordinata delle collezioni Valutazione e revisione della Carta Appendice Convenzione del Sistema bibliotecario Modello di determinazione di sdemanializzazione Tabelle indicatori di misurazione dei servizi anno 2007

La comunicazione Comunicazione: Presentazione pubblica a valenza “tecnica “ (per bibliotecari ed amministratori del Sistema già effettuata) Pubblicazione AIB (ancora in corso di pubblicazione ahinoi!) Realizzazione e diffusione di pieghevole informativo per i cittadini (in preparazione)

E adesso…. Gli sviluppi Utilizzo della carta per la selezione e la revisione dei documenti Utilizzo delle tabelle di sviluppo per la programmazione economica Progetto approvato di revisione coordinata per l’anno 2010 con un “team” di revisione che attuerà quanto previsto nella carta sede per sede

E INFINE…. Grazie per la vostra attenzione e pazienza …. e ARRIVDERCI!!! Giuliana

Breve Bibliografia IFLA , Il servizio bibliotecario pubblico: linee guida IFLA/Unesco per lo sviluppo, AIB, 2002 Carlo Carotti, Gli acquisti in biblioteca, Editrice Bibliografica, 1989 Biblioteca Nazionale Centrale Vittorio Emanuele II Manuale Conspectus. Roma, 1993 Carlo Carotti, Costruzione e sviluppo delle raccolte, AIB, 1997 Madel Crasta, La costruzione delle raccolte, in Lineamenti di biblioteconomia, a cura di Paola Geretto, Roma, 1998 Paola Geretto, La gestione delle raccolte, in Lineamenti di biblioteconomia, a cura di Paola Geretto, Roma, 1998 Giovanni Solimine, Le raccolte delle biblioteche, Editrice Bibliografica, 1999 Ivana Pelliccioli, La cooperazione e la costruzione coordinata delle raccolte, in Provincia di Roma, Profili di biblioteche, Palombi, 2000 pp. 40-51 Kenneth Whittaker, Metodi e fonti per la valutazione sistematica dei documenti. Edizione italiana a cura di Patrizia Lucchini e Rossana Morriello, Vecchiarelli, 2002 Provincia di Milano- Settore cultura, Dal libro alle collezioni, Provincia di Milano, 2002 La biblioteca condivisa: strategie di rete e nuovi modelli di cooperazione, a cura di Ornella Foglieni, Editrice Bibliografica, 2004 Maurizio Vivarelli, La costruzione delle raccolte. Teoria e tecniche per lo sviluppo e la gestione delle collezioni, in Biblioteconomia: principi e questioni, a cura di Giovanni Solimine e Paul Gabriele Weston, Carocci, 2007 Stefano Parise, La formazione delle raccolte nelle biblioteche pubbliche:dall’analisi del bisogno allo sviluppo delle collezioni, Editrice Bibliografica, 2008