Informativa sullo scambio elettronico dei dati Le novità del monitoraggio nella programmazione 2014/ giugno 2015

Normativa comunitaria Sulla base dell’art. 122, comma 3, del Regolamento n. 1303/2013, al più tardi entro il 31 dicembre 2015, gli Stati membri garantiscono che tutti gli scambi di informazioni tra beneficiari e un'autorità di gestione, un'autorità di certificazione, un'autorità di audit e gli organismi intermedi, possano essere effettuati mediante sistemi di scambio elettronico di dati. Per “sistemi di scambio elettronico di dati” si intendono i meccanismi e gli strumenti che consentono lo scambio elettronico di documenti e dati, compresi i supporti audiovisivi, i documenti scannerizzati e i file elettronici (art. 8, comma 1, del Regolamento di esecuzione n. 1011/2014).

Caratteristiche dello scambio elettronico dei dati Il sistema di scambio elettronico dei dati deve essere direttamente accessibile attraverso un’applicazione web o, in alternativa, tramite un’interfaccia tecnica (protocollo di colloquio) che renda possibile il colloquio con i sistemi informativi dei beneficiari o degli Organismi Intermedi (art. 10, comma 5, del Regolamento di esecuzione n. 1011/2014). I sistemi di scambio elettronico agevolano l'interoperabilità con i quadri nazionali e dell'Unione e consentono ai beneficiari di presentare tutte le informazioni una sola volta (art.122, comma 3, del Regolamento n. 1303/2013). I documenti cartacei possono essere richiesti dalle autorità responsabili solo in casi eccezionali a seguito di un’analisi dei rischi e solo se essi costituiscono gli originali dei documenti scannerizzati caricati nei sistemi di scambio elettronico dei dati (art. 8, comma 2, del Regolamento di esecuzione n. 1011/2014).

Caratteristiche del sistema di gestione Il Regolamento n. 1303/2013 stabilisce che un SiGeCo deve prevedere sistemi informatizzati per la contabilità, la memorizzazione e la trasmissione dei dati finanziari e di quelli relativi agli indicatori, la sorveglianza e le relazioni e, tra le funzioni dell’AdG, il compito di istituire e garantire il funzionamento del sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit. Definendo le caratteristiche del sistema di gestione, monitoraggio e controllo, il Regolamento delegato n. 480/2014 (art. 24 ed allegato III) definisce un set minimo di dati che tale sistema deve registrare, la cui aggregazione e riconciliazione consente all’AdG e all’AdC di svolgere le funzioni di gestione finanziaria, sorveglianza, valutazione, verifica, certificazione e preparazione annuale di conti.

Specifiche tecniche Il Regolamento di esecuzione (UE) n. 821/2014 definisce, quindi, alcune specifiche tecniche del sistema di gestione, monitoraggio e controllo, le modalità di accesso allo stesso e le modalità di protezione dei dati e dei documenti: utilizzo della firma elettronica e modifica non consentita dei documenti firmati elettronicamente se non opportunamente tracciata e registrata; azioni di protezione e salvataggio periodico dei dati e misure di sicurezza relative alla protezione dei dati personali; funzioni di ricerca e restituzione delle informazioni che consentano di reperire documenti e aggregare dati.

Novità previste per il S.I. della Regione Lazio Lo sviluppo dell’attuale sistema informativo utilizzato per la gestione e il monitoraggio del POR FESR 2007/2013 deriva dai seguenti fattori e vincoli: I nuovi Regolamenti (UE), che pongono l’accento sullo “scambio elettronico dei dati” e sull’informatizzazione dei flussi documentali; il rilascio delle prime versioni del Protocollo di colloquio verso il sistema di monitoraggio nazionale (Banca Dati Unitaria – I.G.R.U.E.), che accentua la necessità di attivare procedure di colloquio con banche dati esterne (CUP, GIG, ecc.); l’esigenza di favorire il colloquio tra sistemi gestionali diversi che concorrono, ognuno nel proprio ambito e per la propria fase attuativa, alla produzione dei dati; l’esperienza della programmazione precedente, con la messa in luce dei punti di forza da valorizzare e dei punti di debolezza da correggere.

La rilevazione dei dati si caratterizza, in questa nuova fase, per un più accentuato utilizzo dei protocolli di colloquio tra sistemi diversi, consentendo che l’imputazione del dato avvenga una sola volta sul sistema tendenzialmente più periferico e più prossimo al beneficiario. Gli operatori di monitoraggio regionali, in questa nuova impostazione, non sono più data entry con dati da reperire o rinvenire in voluminosi faldoni, per poi registrarli meccanicamente sul sistema, ma gestori (verifica, controllo, ecc.) dell’alimentazione dei dati e della costruzione quotidiana del fascicolo informatico documentale dei progetti. I sistemi gestionali degli Organismi Intermedi, implementati per gestire le fasi amministrative e contabili del rapporto con l'impresa beneficiaria, dovranno organizzare il contenuto della propria base dati per renderla compatibile con l'alimentazione dell'archivio regionale, nonché organizzare, in collaborazione con gli amministratori del sistema regionale, le procedure (protocollo di colloquio, web services) di trasmissione dei dati e dei documenti firmati digitalmente. Le imprese e in generale i beneficiari interessati dovranno avere la possibilità di accedere on-line in una specifica area di visualizzazione e report del gestionale dell’O.I. per consultare lo stato della propria domanda e tutte le fasi relative all’iter del proprio progetto, da quelle istruttorie fino alla rendicontazione finale e al saldo. I beneficiari locali e pubblici, dopo l'esperienza dell'applicativo Web P.L.U.S. che, come procedura pilota, ha gestito la rilevazione dei dati di monitoraggio dell'Asse V (Sviluppo Urbano) del POR FESR 2007/2013, potrebbero aver accesso ad una interfaccia on-line che consenta di alimentare direttamente il sistema regionale con dati e documenti, evitando sia la trasmissione di voluminosi allegati via PEC, sia tantomeno la spedizione di documentazione cartacea. L’interfaccia on-line consentirà inoltre ai beneficiari (sia pubblici, sia privati), attraverso idonei report e visualizzazioni, di seguire tutto l’iter procedurale del proprio progetto (validazione, pagamenti regionali, esito verifiche, ecc.). Gestionale Monitoraggio e Controllo POR FESR 2007/2013 Archivio dati Flusso dei dati e dei documenti nel nuovo S.I. Gestionale Monitoraggio e Controllo degli Investimenti Pubblici Archivio dati Archivio documentale BDU IGRUE SFC UE Ambiente di elaborazione e trasmissione Applicativi locali e pubblici (es. Portale Open Data) per elaborazioni e report (cruscotti, DW, BI, ecc.) Utenti di monitoraggio (Direzioni regionali e O.I.) Sistemi informativi degli O.I. (protocollo di colloquio o web services) Interfaccia per la registrazione dei dati e l’invio dei documenti (beneficiari) RGA e OI UC ADG ADC ADA Atti contabili e mandati di pagamento, validazione e check list, verifiche e sopralluoghi, dichiarazione di spesa Validazione e check list, verifiche e sopralluoghi, verifiche in loco Validazione, dichiarazione di spesa, campionamento verifiche in loco, registro delle irregolarità Validazione, campionamento verifiche in loco, dichiarazione di spesa, verifiche a campione, registro dei recuperi Registrazione audit e controlli, estrazione campione annuale Bilancio e contabilità Atti amministrativi Protocollo Accesso Beneficiario Gestionale Monitoraggio e Controllo degli Investimenti Pubblici Archivio dati Archivio documentale Il nuovo sistema sarà potenzialmente idoneo a gestire più Programmi e Fondi, in generale l’oggetto della rilevazione potrà essere qualsiasi progetto di investimento pubblico finanziato dalla Regione Lazio. Non gestirà e archivierà solo dati, ma anche documenti e atti di cui dovrà essere garantita l’autenticità. Da qui, la necessità di integrarlo con altre aree del sistema informativo regionale (protocollo, atti amministrativi), nonché quella di estendere a tutte le procedure di validazione e controllo le funzionalità relative alla firma digitale. Il sistema informativo per la gestione e il monitoraggio della Programmazione 2007/2013 potrà essere un sistema completamente nuovo o lo sviluppo del precedente. In ogni caso, dovranno essere garantiti quelli che sono i punti di forza dell’attuale sistema, cioè la sua integrazione con il sistema di contabilità e bilancio regionale e la gestione di tutte le fasi della validazione, dalla rilevazione del dato, al controllo, alla validazione e certificazione. Le attività che coinvolgono i diversi Responsabili e Autorità dovranno essere tracciate attraverso l’utilizzo della firma digitale e l’abbandono della attestazione documentale cartacea (nella precedente programmazione, il sistema ha gestito con firma digitale le dichiarazioni di spesa dell’Autorità di Gestione e dell’Autorità di Certificazione). La trasmissione dei documenti attraverso l’uso da parte dei beneficiari dell’applicazione on-line dovrà essere gestita attraverso firma digitale e integrazione con il Protocollo regionale. I numeri del sistema in uso: 147 utenze attivate progetti monitorati operazioni di IF registrate fasi procedurali compilate documenti giustificativi di spesa pagamenti del beneficiario registrati check list informatiche prodotte 831 atti contabili gestiti provvedimenti di liquidazione gestiti indicatori registrati Le specifiche del nuovo protocollo di trasmissione dei dati verso la Banca Dati Unitaria (sistema di monitoraggio nazionale) impongono al sistema mittente di dotarsi di un colloquio diretto con alcune banche dati esterne…

Output dei sistemi informativi (report, grafici, ecc.) Applicativi locali e pubblici (es. Portale Open Data) per elaborazioni e report (cruscotti, DW, BI, ecc.)

Stato di realizzazione Funzionalità e procedure già implementate: Possibilità di gestire più Programmi e Fondi Integrazione con contabilità e bilancio Protocollo di colloquio e funzionalità di upload dei dati Ambiente di elaborazione e trasmissione dati al sistema nazionale (BDU) Funzionalità da sviluppare: Interfaccia per accesso esterno dei beneficiari (applicazione, formazione, help desk) Colloquio con banche dati esterne (CUP, CIG) Archivio documentale, fascicolo di progetto e integrazione con il protocollo Firma digitale per tutti i soggetti responsabili e per le procedure interessate