Comune di Spoleto La comunicazione come leva strategica per governare le amministrazioni e il cambiamento Forum P.A. Roma, 12 maggio 2004

2 Costruzione della nuova cultura organizzativa Conferenza dei dirigenti Sistema informativo comunale Formazione del personale Costituzione dell’Ufficio stampa e comunicazione Comunicazione interna Analisi dei fabbisogni (indagine qualitativa) Creazione del Piano di comunicazione Presentazione del Piano alla Giunta Analisi dei risultati (indagine quantitativa)

3 La conferenza dei dirigenti Strumento di coordinamento tecnico di tutte le attività del Comune Funzioni di programmazione, indirizzo e controllo Incontri con cadenza fissa bisettimanali

4 Il sistema informativo comunale Con l’attuale sistema informativo, si è voluto aggiornare, sviluppare e completare il processo di informatizzazione degli uffici, realizzando, al più alto livello di efficacia, l’integrazione dei vari moduli e dei sistemi informativo-funzionali, nell’ottica di globalizzazione del sistema informativo al servizio dei cittadini-utenti- clienti.

5 L‘architettura del sistema in tecnologia WEB - ASP

6 La Formazione Teorica realizzazione di 5 edizioni di un percorso di 6 giornate di aula su comunicazione e marketing, alle quali hanno partecipato circa 100 dipendenti del comune Il Training on the job è un periodo di affiancamento tra la consulenza e gli operatori comunali sui temi della comunicazione; la collaborazione avviene in tutti i servizi (Anagrafe, Ragioneria, etc.), ma in particolare sono coinvolte le risorse che lavorano full time sulla comunicazione (Ufficio comunicazione, Ufficio stampa, Gabinetto del Sindaco) La formazione

7 L’ufficio stampa e comunicazione L’amministrazione, in fase di riorganizzazione del Comune, ha ritenuto centrale il ruolo della comunicazione ed è stato costituito l’ufficio stampa e comunicazione come ufficio di staff della Direzione generale

8 La comunicazione interna Sempre in fase di analisi organizzativa, sono emerse forti carenze da punto di vista della comunicazione interna. È stata strutturata un’analisi dei flussi di comunicazione con l’obiettivo di monitorare e gestire la comunicazione interna

9 L’analisi dei fabbisogni Dopo aver definito i flussi di comunicazione interna, si è passati ad analizzare i fabbisogni di comunicazione interni (personale, dirigenti ed assessori) ed esterni (cittadini ed associazioni del territorio), attraverso interviste e focus group

10 Il Piano di comunicazione Strumento per pianificare ed organizzare le attività di comunicazione con le tecniche ed i metodi più idonei per dialogare con i cittadini

11 Le principali novità introdotte dal piano di comunicazione 1. Le attività di comunicazione interna ed esterna sono coordinate e strutturate in maniera omogenea. Prima del piano ogni settore procedeva autonomamente a realizzare formati e strumenti di comunicazione, trasmettendo un’immagine scoordinata e non sempre chiara ai cittadini 2. Sono stati introdotti nuovi strumenti di comunicazione (programmi televisivi e radiofonici, spot pubblicitari, ecc) 3. Il Comune si è impegnato nella semplificazione del linguaggio amministrativo sia per gli atti interni che per tutte le comunicazioni rivolte ai cittadini

12 Condivisione Il Piano di comunicazione è stato presentato alla “Giunta allargata” (assessori e dirigenti) per verificarne ed approvarne i contenuti È in corso una verifica dei risultati attraverso questionari ed interviste ai cittadini