Master in Amministrazione e Gestione Risorse Umane 23°edizione Project work Lo stress da lavoro correlato in azienda: progettazione e gestione degli interventi Annalaura Basile Paola Di Nunzio Graziana Epifani Marco Lo Iacono Anna Maria Pietrantonio Maura Ricciardi Raffaele Sarno Alisia Toscano Francesca Vaccarelli 11-11-2010

Proposta NorthgateArinso

Obiettivi del progetto: 1. Analizzare e valutare lo stress da lavoro correlato in azienda 2. Progettare gli interventi formativi

Indice Obiettivi specifici Benchmarking su piani di intervento: confronto con altre realtà Possibili piani di intervento Prevenzione Monitoraggio e valutazione dei risultati Conclusioni

OBIETTIVI SPECIFICI

Obiettivi specifici Progettare gli interventi formativi e comunicativi al fine di ridurre/eliminare e prevenire lo stress lavoro-correlato Valutare il risultato e l’eventuale rischio residuo

Benchmarking

Ernst & Young Ad agosto 2010 si è adeguata alla normativa 81/08 Nell’effettuare la valutazione si sono attenuti al protocollo ISPESL. Il metodo proposto si articola in 3 fasi: FASE 1: inquadramento dei fattori oggettivi, verificabili, che è possibile associare a condizioni di stress da lavoro, attraverso la compilazione della check list di indicatori verificabili (compilata dal datore di lavoro in collaborazione con il Responsabile e i componenti del Servizio di Prevenzione e Protezione, il Medico Competente e il RLS) FASE 2: individuazione del livello di rischio stress lavoro-correlato che viene valutato in modo graduale (BASSO, MEDIO, ALTO). In questa fase devono essere ipotizzate e pianificate azioni di miglioramento

Ernst & Young FASE 3: misura della percezione dello stress dei lavoratori, attraverso l’utilizzo di strumenti specifici (interviste-questionari) che verranno analizzati in modo aggregato, nel senso che non saranno considerate le singole condizioni di stress occupazionale, bensì quelle dell’organizzazione. Attualmente sono fermi alla fase 2 in attesa di una valutazione più nel dettaglio e tenendo conto di alcune variabili quali: sede, genere (uomo/donna),mansioni ecc.

Accenture Si sono adeguati alla normativa Pricewaterhouse Cooper Si stanno adeguando alla normativa (questionario di 10 domande)

Abbott Sta valutando la possibilità di effettuare un’opera di sensibilizzazione cui seguirà la somministrazione di un questionario attualmente in fase di definizione.

Possibili piani di intervento

I fattori oggetto di analisi Ruoli e responsabilità Comunicazione interna Formazione per lo sviluppo personale Autonomia/controllo Relazioni interpersonali Diversity management Relazione con il cliente esterno Ambiente di lavoro Carichi di lavoro/ritmi/pressione Interfaccia lavoro/vita privata I fattori oggetto di analisi

Ruoli e responsabilità Se dovesse risultare che: L’organigramma ha una bassa diffusione La definizione e/o distinzione dei ruoli è bassa La conoscenza dei compiti e delle responsabilità è bassa Allora: Costo Diffusione dell’organigramma Riesame e/o comunicazione delle job description Valore

Comunicazione interna Se dovesse risultare che: La conoscenza dei cambiamenti che riguardano mission,obiettivi e strategie aziendali è bassa La conoscenza dell’effetto dei cambiamenti sul lavoro quotidiano è bassa La gestione delle riunioni è di bassa efficacia Allora: Costo Formazione in Gestione riunioni (Metodi e comportamenti) “WELLBOX”: Cassetta delle idee con premi Bacheca delle buone notizie Newsletter Mail BLOG Forum Riunioni a cascata per diffondere e condividere gli obiettivi Social Network web 2.0 /intranet Valore

Esempio: La cassetta delle idee Traendo ispirazione dal modello giapponese Kaizen, la cassetta delle idee è un ottimo strumento di coinvolgimento. Permette al dipendente di esprimere le proprie idee a favore dell’azienda affinché essa migliori. Essa può essere realizzata sia in una versione 2.0 che in modo classico. È previsto un regolamento, che determina i tempi e il premio per le migliori idee.

Concorso: Your idea is wellcome WELLBOX Concorso: Your idea is wellcome Le idee servono a capire cosa è il benessere e come in azienda si può incrementare. Tutte le idee saranno esaminate da un Comitato del concorso e le migliori saranno premiate con un week end in un centro benessere Il programma offre a tutti i dipendenti l’opportunità di partecipare in maniera attiva a migliorare il contesto lavorativo, affinché l’azienda sia sempre in continuo miglioramento.

Versione 2.0 Presentazione iniziativa Regolamento Premio Autore Idea

Esempio: Social network web 2.0 Intranet aziendale (1/3) Obiettivo: Incentivare l’uso dell’intranet aziendale esistente Consolidare l’identità aziendale Condividere i valori

Esempio: Social network web 2.0 Intranet aziendale (2/3) Il lancio dei Tools: Operazione di Marketing interno (mail,poster,post-it) Coinvolgimento dei dipendenti nella implementazione prima delle utility e poi dei contenuti Tools per la intranet: Gruppi di lavoro virtuali Forum tecnici Blog di progetto Wikipedia aziendale Brainstorming collettivo Possibilità di personalizzazioni

Esempio: Social network web 2.0 Intranet aziendale (3/3) Vantaggi: Favorire la auto-formazione bottom/up: Condividere il sapere diffuso Mettere a fattor comune l’innovazione locale Creare community: Supportare la collaborazione informale Facilitare le relazioni professionali Velocizzare i processi interni ed organizzativi

Formazione per lo sviluppo personale Se dovesse risultare che: Vi è bassa presenza di un piano formativo individuale per lo sviluppo dei lavoratori Allora: Costo Formazione per lo sviluppo delle soft skills (leadership, negoziazione, teamworking, time management, ecc.) Formazione per lo sviluppo delle competenze tecnico-professionali “altre” Coaching interno Mentoring Job Enlargment Job Rotation Talent Management Valore

Esempio di Formazione: Time Management (1/2) Obiettivi: Fornire metodologie e strumenti di pianificazione della propria attività Sviluppare le capacità necessarie a tradurre in pratica la pianificazione del tempo con coerenza e flessibilità Migliorare l’efficacia personale ed organizzativa Destinatari: I dipendenti

Esempio di Formazione: Time Management (2/2) Contenuti: La percezione del Tempo: -    La programmazione -    Le scatole del tempo: lavorativo, individuale, sociale -    Da prigionieri del tempo a padroni del tempo -    Il giusto equilibrio nella gestione del tempo: adattarsi/pianificare Gli strumenti e le tattiche per gestire le azioni nel tempo -    Il tempo d’avvio -    I ladri del tempo: cause e rimedi -    La Matrice per la gestione del tempo -    I must per utilizzare bene il tempo: priorità e focus La gestione dello stress -    Le dimensioni temporali: mentale ed emozionale -    L’escalation emozionale di fronte alle difficoltà -    I costi fisici e psicologici di una errata gestione del tempo -    La gestione dello stress sui livelli: emotivo, fisico, cognitivo, comportamentale

Autonomia/Controllo Se dovesse risultare che i dipendenti: Allora: Hanno bassa autonomia delle decisioni Hanno bassa autonomia nell’esecuzione dei compiti Allora: Costo Formazione in: problem solving e decision making Affiancamento del superiore o collega esperto Chat/Forum con colleghi esperti Valore

Autonomia/Controllo Allora: Se dovesse risultare che: Costo Formazione ai capi: Gestione dei collaboratori (comunicare, motivare, delegare) Attività esperienziale “cooking day” Stili di Leadership Team building - I responsabili hanno bassa propensione alla delega Valore

Esempio: Formazione Esperienziale Cooking Day (1/2) Questa metodologia utilizza le attività in cucina come mezzo per lavorare in gruppo, ovvero sulle competenze relazionali ed organizzative Il cucinare diventa la metafora della propria attività, che può essere svolta per alimentarsi oppure per raggiungere obiettivi “altri”, come stupire e coinvolgere Il risultato è particolarmente motivante e piacevole, ciò sollecita i partecipanti a porsi obiettivi ambiziosi, sviluppando competenze di teamworking

Esempio: Formazione Esperienziale Cooking Day (2/2) Obiettivo: Sviluppare Collaborazione Coordinamento e Comunicazione Leadership Delega e Responsabilizzazione Creatività e Innovazione Destinatari: I dirigenti

Relazioni interpersonali Se dovesse risultare che: La distanza gerarchica è alta (bassa disponibilità da parte dei responsabili) I responsabili hanno bassa disponibilità all’ascolto I colleghi hanno bassa disponibilità a collaborare Allora: Costo Convention Team Building/working Cene di reparto Tornei sportivi Luoghi di relax condivisi Valore

Diversity management Allora: Se dovesse risultare che : Costo Le informazioni sulle country sono basse Vi è alta difficoltà ad interfacciarsi con le altre country Costo Workshop di formazione tra persone appartenenti a country diverse job assignments internazionali Valore

Diversity management Cos’è? Strumento di condivisione della conoscenza a tutela della diversità culturale e individuale. Scopo: valorizzare le risorse di differenti culture consentire lo sviluppo delle competenze specialistiche mirate alle esigenze del mercato migliorare il clima lavorativo favorire lo scambio di esperienze e lo sviluppo professionale tra le varie sedi.

Relazione con il cliente esterno Se dovesse risultare che: Le informazioni per gestire le richieste dei clienti sono basse Le persone hanno bassa possibilità di autogestione delle trasferte Allora: Costo Coaching interno dei team leader Possibilità autogestione trasferte Customer care Applicato a web 2.0 Valore

Ambiente di lavoro Se dovesse risultare che vi è: Allora: Temperatura e illuminazione hanno alto impatto negativo. Alto sovraffollamento personale Mancanza di privacy Alto rumore/confusione Costo Migliore suddivisione degli spazi comuni Accurata manutenzione degli impianti Maggiore numero di ricambi d’aria Inserimento dei pannelli modulari Possibilità di controllo diretto delle variabili ambientali (temperatura ed illuminazione da parte degli individui che vi soggiornano) Valore

Ambiente di lavoro Allora: Se dovesse risultare che: Le pause dal lavoro al videoterminale sono basse I disturbi oculo-visivi, o muscolo scheletrici da parte dei dipendenti sono alti Costo Lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria periodica (D.Lgs 626/94) Posizionamento corretto dei monitor (distanza occhi- schermo circa 50-70cm e schermi laterali alle finestre) Pause più frequenti per riposo della vista Valore

Carichi di lavoro/ritmi/pressioni Se dovesse risultare che: La flessibilità dell’orario di lavoro è bassa Vi è alta propensione a trascurare alcuni compiti Allora: Costo Glide time (Il dipendente puo’ scegliere di essere presente nelle ore centrali), oppure di entrare a lavoro tra le 8 e le 10 e di uscire da lavoro Tra le 16 e le 18. Software per Pianificazione Attivita’ (Gantt) Valore

Carichi di lavoro/ritmi/pressioni Se dovesse risultare che: La gestione delle scadenze rende bassa la possibilità di pausa per i dipendenti Vi è alta necessità di lavorare oltre l’orario fissato Vi è alta pressione per portare a termine il lavoro Allora: Costo Coaching interno mentoring Riunioni tra capi dei Team leader Valore

Carichi di lavoro/ritmi/pressioni Se dovesse risultare che: Il carico di lavoro risulta alto Vi è alta richiesta di svolgere contemporaneamente lavori diversi L’uso del telefono è un ostacolo alto al lavoro L’uso delle mail è un ostacolo alto al lavoro Allora: Costo Formazione: Time management Job sharing Due lavoratori condividono le stesse mansioni e Si organizzano in modo autonomo netiquette Valore

Interfaccia lavoro/vita privata Allora: Se dovesse risultare che: - Il bilanciamento tra vita di lavoro e vita privata è basso Costo Bus navetta Baby parking Premi viaggi famiglia Parcheggio rosa 2 ore di permesso nel giorno del compleanno o da godere nel mese successivo allo stesso Job sharing Telelavoro Concierge aziendale Carrello bar Spesa on line Convenzioni Entertaintment Valore

Esempio: Work Life Balance Cos’è? Uno strumento di motivazione e retention del personale che persegue l’obiettivo di migliorare l’ equilibrio tra attività professionale e vita privata.

I principali benefici del Work Life Balance in azienda Prestazioni più elevate Maggiore engagement Miglioramento immagine Riduzione turn over Minore stress Morale più alto Assenteismo ridotto Miglioramento qualità vita personale

Servizi esistenti Assicurazione medica integrativa Convenzione con negozi ed enti per organizzare viaggi e tempo libero Convenzione con Happy Child (solo per la sede di Milano)

Job Sharing Finalità: consentire un ulteriore grado di flessibilità condivisione dell’attività lavorativa permettere al lavoratore maggiore autonomia nell’organizzazione dell’orario di lavoro senza perdere in efficienza e produttività

Concierge aziendale È un servizio che si occupa di ogni scadenza e impegno fornendo un supporto organizzativo. Vantaggi : Aiuta i dipendenti a gestire meglio il loro tempo permettendogli di recuperare concentrazione e continuità al lavoro Assiste le persone nella soluzione delle incombenze di tutti i giorni con efficienza ed efficacia

Concierge aziendale Servizi previsti : servizi per la casa pagamento bollette, certificati, abbonamenti servizi per la casa noleggio del servizio autista entertainment elettricista idraulico baby sitter

Convenzioni Sono agevolazioni economiche che vengono stipulate tra l’azienda interessata e quella detentrice del servizio Vantaggi: Erogano un servizio ad hoc Permettono un risparmio economico ai lavoratori Sono facilmente reperibili attraverso l’intranet aziendale, che mette in contatto i dipendenti con la società erogatrice del servizio

Convenzioni I costi sono pressoché pari a zero, ossia l’azienda che richiede il servizio deve garantire un volume minimo di richieste alla società erogatrice. Servizi previsti: Assistenza auto/moto Lavanderia, sartoria Abbigliamento e articoli sportivi Dischi e libri Foto ottica Gioiellerie Parrucchieri, estetiste Traslochi

Dare la parola ai dipendenti Per individuare fra i servizi proposti quelli che riscontrerebbero un maggior gradimento, suggeriamo di coinvolgere i dipendenti attraverso uno o più Focus Group, composto da 8/10 volontari

Prevenzione

Prevenzione: un vademecum Obiettivo: fornire un vademecum sui comportamenti da adottare per prevenire lo stress lavoro-correlato Destinatari: tutti i dipendenti Erogazione intervento: affissione in uffici (formato poster) 49

Esempio di Vademecum Prevedere ed effettuare riunioni con regolarità Informarsi ed attuare le procedure aziendali Chiedere informazioni se non sono chiari i propri compiti Organizzare il lavoro in funzione delle scadenze e delle priorità Dare l’opportunità e ASCOLTARE il parere dei colleghi Partecipare a corsi di formazione

Monitoraggio e valutazione dei risultati

Monitoraggio e valutazione dei risultati Obiettivo: monitorare i risultati per verificare l’efficacia dell’intervento Modalità: sarà utilizzato il questionario di valutazione impiegato nella fase iniziale del progetto Tempi: il questionario verrà somministrato successivamente alla realizzazione della proposta di intervento sull’area risultata critica. Diffusione: la comunicazione dei risultati in maniera chiara e tempestiva avverrà tramite pubblicazione sulla intranet aziendale e la bacheca. Saranno previste delle giornate (Wellness day) per informare e coinvolgere i lavoratori sulla tematica.

Valutazione rischio residuo Lo scostamento dei valori tra i risultati del questionario rilevati nella fase iniziale e quelli rilevati nella fase post intervento, ci permetteranno di valutare non solo l’efficacia dell’intervento stesso ma anche l’entità dell’eventuale rischio residuo.

Wellness day

Obiettivo Scopo Wellness day : ottenere il meglio da ciascuno creando la consapevolezza e l’equilibrio del sé creare un ambiente piacevole e motivazionale in cui si promuove un’attitudine positiva

Tematiche da approfondire nella giornata Ergonomia Gestione dello stress, tecniche di rilassamento Attività fisica e fitness Pianificazione alimentare Fumo

Adesione dipendenti L’adesione alla giornata da parte dell’azienda dà ad ogni dipendente l’opportunità di partecipare a qualunque attività che meglio rispecchi le sue esigenze.

Possibile programma della giornata Mattina Tavola rotonda sul tema dello stress da lavoro correlato con esperto ispesl, psicologo. Break : degustazione di tisane antistress come valida alternativa al caffè. Convention con Enrico Bertolino, entertainer ed esperto di sviluppo risorse umane e formatore nell’ambito eventi aziendali. Pausa pranzo

Pomeriggio Corso di training autogeno Corso di riflessologia Incontro con nutrizionista per la prescrizione di un piano alimentare corretto Incontro con personal trainer Incontro antifumo “respirare meglio per vivere meglio”

Gadget dell’evento È prevista una shopping bag con all’interno: Palline antistress a forma di mouse Brochure della giornata Vademecum di regole antistress Vademecum di regole ergonomiche Bustine tisane antistress Gadget antistress

Brochure: Prevenire lo stress Obiettivo: Rispondere al bisogno di informazione suscitato dal questionario di valutazione Fornire anche strumenti per riconoscere e gestire le circostanze stressanti Contribuire al Wellness Day Destinatari: Tutti i dipendenti

Brochure: Prevenire lo stress Esempio di indice 62

Conclusioni

Conclusioni Obiettivo: analizzare e valutare lo stress lavoro-correlato, progettando dei possibili piani di intervento Struttura Fase 1: preparazione di un questionario in funzione di alcune aree di indagine (contesto, contenuto) individuate anche attraverso una ricerca preliminare in azienda. Fase 2 : esame dei possibili piani di intervento formativo e comunicativo. Fase 3: valutazione e monitoraggio dei risultati e dei benefici degli interventi adottati

Conclusioni Il contributo di efficacia della valutazione dello stress lavoro correlato Migliora la soddisfazione del personale Employee attraction & Retention (Employer Branding) Aumento della redditività Riduce il turnover /assenteismo

Grazie per l’attenzione