Roma, 5 maggio 2004 Modelli organizzativi per il riassetto degli Uffici Provinciali Incontro con le OO.SS. Qualità ed Equità

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Contenuti 1. Orientamento e schema generali di riferimento 2. Assetti organizzativi adottabili in funzione della complessità organizzativa ed ambientale 3. Assistenza allUtenza e Qualità dei servizi: Responsabilità e modalità di presidio 4. Assegnazione delle principali Funzioni e dei Processi / Prodotti alle Unità organizzative

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Lorientamento generale sullarticolazione interna degli uffici Il lavoro di approfondimento svolto assume lesigenza di: 1. Rivedere lattuale superata suddivisione degli uffici provinciali in due sole tipologie (con reparti retti da Dirigenti o con reparti affidati a Funzionari, laddove si abbia il solo dirigente – Direttore) 2. Prevedere, quindi, diversi assetti organizzativi, sulla base di un unico schema generale di riferimento, adottabili a seconda delle caratteristiche specifiche dei singoli uffici 3. Definire lo schema generale di riferimento confermando lassetto di fondo perseguito nellultimo decennio, basato sulla distinzione delle funzioni di servizio allutenza (front-office) da quelle di lavorazione interna (back- office), esplicitando che tra le prime rientrano tutte le funzioni di pubblicità immobiliare, comprese quelle di lavorazione interna, per vincoli di carattere operativo – archivistico. 4. Assicurare ovunque il presidio delle funzioni di Assistenza allUtenza (come evoluzione delle esperienze Urp), eventualmente con un ruolo di Delegato del Direttore che ne è Responsabile, con soluzioni organizzative ed operative differenziate in funzione delle dimensioni degli uffici 5. Attribuire ai Direttori regionali, di concerto con quelli Provinciali, un ruolo propositivo delle soluzioni organizzative ed operative differenziate, nel rispetto dello schema generale di riferimento

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Tipologia assetti organizzativi di riferimento n Sono stati definiti quattro assetti organizzativi di riferimento, adottabili nei singoli uffici in relazione alla specifica complessità organizzativa ed ambientale che li caratterizza. n Negli Uffici di Roma e Milano, che si staccano per complessità da tutti gli altri, la configurazione di Tipo A è integrabile dalla previsione di una posizione dirigenziale di Vice-Direttore. n LEGENDA: Rettangolo giallo Unità organizzativa (Settore) diretta da un Dirigente Rettangolo arrotondato azzurro Unità organizzativa (Reparto) diretta da un Funzionario di Area C Ruolo non dirigenziale di Delegato del Direttore Delegato Assistenza allUtenza (Urp)

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Direttore Ufficio Direttore Ufficio Settore Gestione banche dati Settore Gestione banche dati Settore di Staff Settore Servizi Tecnici Settore Servizi allUtenza Assetto organizzativo di riferimento tipo A Delegato Assistenza allUtenza (Urp) Per gli Uffici di Roma e Milano è prevedibile una posizione di Vice-Direttore Ufficio Assistenza allUtenza (Urp) (Eventuale unità organizzativa)

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Direttore Ufficio Direttore Ufficio Funzioni di Staff Settore Servizi Tecnici Settore Servizi allUtenza Assetto organizzativo di riferimento tipo B Settore Gestione banche dati Settore Gestione banche dati Delegato Assistenza allUtenza (Urp)

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Direttore Ufficio Direttore Ufficio Settore Servizi allUtenza Settore Servizi allUtenza Assetto organizzativo di riferimento tipo C Settore Gestione banche dati e Servizi tecnici Settore Gestione banche dati e Servizi tecnici Funzioni di Staff Delegato Assistenza allUtenza (Urp) (Eventuale delega)

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Direttore Ufficio Direttore Ufficio Reparto Servizi allUtenza Reparto Gestione banche dati Reparto Gestione banche dati Reparto di Staff Reparto Servizi Tecnici Assetto organizzativo di riferimento tipo D Assistenza allUtenza (Urp)

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Assistenza allUtenza e Qualità dei Servizi: Responsabilità e modalità di presidio

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio La Responsabilità del Direttore Provinciale n La priorità attribuita a questi temi implica che il Direttore Provinciale assuma la Responsabilità dellAssistenza allUtenza e della Qualità dei servizi con il compito di: 1.Definire le soluzioni organizzative ed operative più appropriate al contesto locale, con particolare riferimento alla correzione degli errori residui presenti nelle banche dati 2.Curare lo sviluppo dellorientamento al servizio ed allutenza dei capi intermedi e degli operatori 3.Costituire punto di riferimento dellUtenza per le problematiche che non trovino tempestiva soluzione nelloperatività ordinaria o aventi particolare rilievo (eccezioni). 4.Curare la trattazione dei reclami. 5.Monitorare la chiusura di tutti i casi, il rispetto dei tempi relativi ed il riscontro allutenza, ai fini del corretto espletamento dei procedimenti attribuiti alle unità operative secondo le modalità organizzative adottate nellambito dellUfficio. 6.Definire proposte di miglioramento, conseguenti al monitoraggio. 7.Assicurare le funzioni operative non assegnate alle unità preposte ai Servizi allUtenza ed alla Gestione Banche Dati 8.Costituire riferimento per lArea Supporto e coordinamento operativo della Direzione Regionale 9.Assicurare lespletamento delle ulteriori funzioni dellUfficio Relazioni con il Pubblico, di cui allart.8 L. 150/2000.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio A parità di funzioni, soluzioni differenziate n Le Funzioni di Assistenza allUtenza – Qualità dei servizi, devono essere garantite da tutti gli uffici ma le modalità di Presidio organizzativo devono essere differenziate in funzione della complessità dei singoli uffici e di opportunità e vincoli locali: n In particolare, le funzioni operative di Assistenza allUtenza finalizzate alla correzione di errori in banca dati possono essere espletate, ad esempio: nellambito dellunità Servizi allUtenza nei luoghi fisici di accesso allUtenza, da risorse dipendenti dallunità Gestione Banche dati mediante Sportelli, dedicati o polifunzionali, nelle grandi dimensioni in locali dedicati (tipo salottino banche) nelle piccole dimensioni n Lo sviluppo dellAssistenza allUtenza e della Qualità dei servizi sono elementi costitutivi dellordinaria attività operativa e dellimpegno dei Responsabili delle unità operative e del Personale preposto ed in nessun modo vanno considerati elementi aggiuntivi e sovrapposti allattività ordinaria.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Modalità di esercizio della responsabilità n Ferma restando la Responsabilità in capo al Direttore dellUfficio, i compiti connessi alla funzione possono essere, in funzione delle complessità locale: 1. Svolti direttamente dal Direttore Provinciale, negli Uffici di minori dimensioni 2. Delegati al Responsabile dellUnità di Staff o ad altra Risorsa, di norma di Area C, idonea per competenza e riconosciuta autorevolezza, che svolgerà la funzioni a tempo parziale 3. Delegati ad una Risorsa a tempo pieno, di norma di Area C. n In relazione ad un criterio generale di distinzione funzionale, è opportuno che il ruolo di Delegato allAssistenza allUtenza / Qualità dei servizi, ove non direttamente assunto dal Direttore, non sia attribuito al Responsabile dellunità Servizi allUtenza. n Nei pochi casi di dimensioni e complessità particolarmente elevati, al Delegato del Direttore possono essere assegnati collaboratori, a tempo pieno o parziale, configurando un Ufficio Assistenza allUtenza (Urp) inteso come unità organizzativa distinta.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Assegnazione di Funzioni e Processi / Prodotti ai Settori / Reparti

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio n Nelle pagine seguenti sono riportati, per ciascun Settore / Reparto in cui si articolano gli Uffici Provinciali, le principali Funzioni assegnate; in quanto principali, lindividuazione non intende avere carattere esaustivo di tutte le funzioni istituzionali minori che lordinamento attribuisce agli uffici dellAgenzia. n Sono successivamente riportati i Processi ed i Prodotti relativi, di cui le Unità sono responsabili. n I Processi sono evidenziati in colore giallo / verde chiaro, mentre i Prodotti in bianco. n Ciascuno di essi è preceduto dal codice distintivo utilizzato dal sistema di Pianificazione e Controllo dellAgenzia, anno 2004.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Settore / Reparto Funzioni di Staff: Principali funzioni n Lunità assicura le Funzioni in materia di: gestione del personale, rilevazione delle presenze, rapporti con le rappresentanze sindacali, pianificazione e controllo, relazioni esterne, servizi generali, segreteria e protocollo, gestione del sistema informativo, economato, gestione dei beni mobili assegnati e piccola manutenzione adempimenti conseguenti alle riscossioni per conto dellerario (Agente contabile) n Negli Uffici provinciali di Roma e Milano, il Settore assume anche funzioni in materia di: contenzioso del lavoro formazione del Personale di norma attribuite alla competenza delle Direzioni Regionali, fermo restando il contributo degli uffici provinciali al loro espletamento.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Settore / Reparto Funzioni di Staff NB: I Controlli ispettivi, già di competenza delle cessate Direzioni Compartimentali, sono assegnati al Servizio Ispettivo, dal Restano di competenza, rispettivamente, degli uffici provinciali e delle Direzioni Regionali i controlli di primo livello, da parte dei responsabili dei processi, e le attività di monitoraggio degli uffici provinciali, come definiti dal nuovo modello di auditing adottato dallAgenzia. In questo contesto si collocano anche i riscontri amministrativo – contabili previsti dalla procedura operativa 8/2001 e le attività di intervento e di follow-up previste dalla procedura operativa 38/2003. La Formazione si avvale, naturalmente, del contributo delle Risorse delle Unità di Line; la relativa funzione è, di norma, posta in capo alle Direzioni regionali.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Settore / Reparto Servizi allUtenza: Principali funzioni n Lunità assicura lespletamento delle Funzioni in materia di: visure e certificazioni catastali, ispezioni e certificazioni di pubblicità immobiliare, accettazione domande di voltura, su sopporto cartaceo ed informatico accettazioni Docfa, Pregeo e Docte accettazione istanze correzione dati ed effettuazione rettifiche di carattere non complesso, accettazione ed esecuzione delle formalità ipotecarie (trascrizioni, iscrizioni ed annotazioni), gestione archivi di pubblicità immobiliare, irrogazione sanzioni amministrative (ravvedimento operoso), gestione del contenzioso in materia di pubblicità immobiliare Le funzioni di Assistenza allutenza sono espletate nel quadro della specifica organizzazione definita in ciascun ufficio.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Settore / Reparto Servizi allUtenza: servizi catastali…

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio … e di Pubblicità Immobiliare

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Settore / Reparto Gestione Banche Dati: Principali funzioni n Lunità assicura lespletamento delle Funzioni in materia di: trattazione e/o controllo delle pratiche accettate dallUnità Servizi allUtenza verifiche ordinarie e straordinarie, accertamenti e collaudi esterni in materia catastale rilievi strumentali, formazione ed aggiornamento della cartografia, aggiornamento ed allineamento archivi catastali, con particolare riferimento alla rettifica degli errori ed alla qualità dei dati trasformazione ed integrazione delle banche dati revisione degli estimi catastali irrogazione sanzioni amministrative in materia catastale gestione del contenzioso in materia catastale altre competenze istituzionali in materia catastale In relazione alla specifica organizzazione delle funzioni di Assistenza allutenza definita nei singoli uffici, può prevedersi, nei casi di grandi dimensioni, la dislocazione di sportelli con proprio Personale dellUnità nei locali di accesso al pubblico, per meglio gestire le istanze di correzione degli errori residui in banca dati. In tali casi deve opportunamente definirsi il rapporto tra trattazione di casi semplici (in generale trattabili dallUnità Servizi allUtenza) e casi complessi, nellottica di semplificare le modalità di accesso da parte dellUtenza.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Settore / Reparto Gestione Banche Dati…

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Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Settore / Reparto Servizi Tecnici: Principali funzioni n Lunità assicura lespletamento delle Funzioni in materia di: consulenze tecniche ad amministrazioni ed enti pubblici, servizi estimali, anche a supporto della cartolarizzazione degli immobili verifiche e collaudi esterni di tipo non catastale sviluppo di nuovi servizi estimali e connessi, osservazione dei mercati immobiliari Le attività relative allosservazione dei mercati immobiliari richiedono, nella maggior parte dei casi, il coinvolgimento di Personale dellUnità Gestione banche dati. Dovrà, quindi, essere assicurata una efficace funzione di coordinamento per ottenere la massima sinergia nellutilizzo territoriale e temporale delle risorse.

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Settore / Reparto Servizi Tecnici

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio … Settore / Reparto Servizi Tecnici

Modelli organizzativi di riferimento per riassetto uffici provinciali – OO.SS. 5 maggio Qualità ed Equità