GUIDA OPERATIVA PER GLI OPERATORI DEI PATRONATI - Roma, 28 maggio 2014 Introduzione La presente guida ha lo scopo di permettere agli addetti dei patronati di assistere gli iscritti al fondo, o potenziali tali, e di acquisire le competenze indispensabili sulle pratiche più ricorrenti dei nostri aderenti. In tal senso la guida è stata organizzata in quattro sezioni: il primo riservato a diverse pratiche operative, partendo dal recupero delle credenziali di accesso al proprio account personale sul sito web del Fondo; il secondo riservato esclusivamente alla fase delle prestazioni (riscatto, anticipazioni e trasferimenti); il terzo riguardante le omissioni contributive e le pratiche concernenti il fallimento del datore di lavoro ; infine un ultimo vademecum che tratta l’importante e complesso argomento della gestione delle risorse finanziarie. I contatti: Al fine di agevolare i contatti tra patronati e Byblos è stato inoltre riservato esclusivamente per gli addetti dei patronati un indirizzo email patronati@fondobyblos.it. Tale contatto email riceverà quesiti specifici posti dagli iscritti o potenziali tali e per cui il patronato farà da tramite e riceverà risposte in forma prioritaria rispetto gli altri contatti email. Per quanto riguarda i contatti telefonici il numero dedicato ai patronati è il seguente: 06.22793494 (dal lunedì al venerdì dalle 10 alle 13 e dalle 14 alle 16). Sottolineiamo quindi l’importanza per il patronato e anche per l’iscritto di poter accedere al proprio account personale sul sito web del fondo www.fondobyblos.it . Ogni aderente al fondo pensione Byblos ha diritto infatti ad accedere al proprio account personale tramite username (il proprio codice fiscale) e password e da qui usufruire di diversi servizi ed effettuare varie pratiche. I successivi capitoli illustrano le diverse pratiche inoltrabili al Fondo, secondo la procedura online, pur restando sempre possibile la compilazione su cartaceo come meglio spiegato in seguito e pur con i limiti che questa modalità presenta.

Accesso all’area Riservata e Recupero Password Guida operativa per gli operatori dei patronati Sezione I – dal recupero password alle adesioni INDICE: Accesso all’area Riservata e Recupero Password Procedura di MODIFICA del COMPARTO (Switch) Procedura per il CAMBIO dell’ALIQUOTA CONTRIBUTIVA Procedura di MODIFICA del RECAPITO Procedura per la SCELTA del BENEFICIARIO Procedura per i VERSAMENTI UNA TANTUM Controllo dei VERSAMENTI AZIENDA ADESIONI

Accesso all’area riservata e recupero password 1 STEP 1 ̶ l’operatore del patronato comunica all’iscritto che le credenziali di accesso al proprio account, username (che corrisponde al codice fiscale) e password, si trovano nella lettera di benvenuto inviata al momento dell’adesione al fondo, [1] il quale le inserisce negli appositi campi presenti in basso a destra sul sito dedicato all’accesso degli aderenti [2]. Verifica 1 - Può accadere che l’iscritto abbia perso la password o non riesca più ad accedere con la password iniziale, in tal caso l’operatore spiega all’aderente che tale password ha validità per un solo ingresso e al momento del primo accesso è necessario modificarla con una nuova password scelta dall’aderente. STEP 2 – E’ necessario fare presente all’iscritto che desideri accedere al proprio account che in caso di mancato accesso per più di 90 giorni, per ragioni di sicurezza, la password scade. È quindi necessario procedere al recupero. 2

Accesso all’area riservata e recupero password 1 Recupero della password: Elenchiamo di seguito i passi che l’operatore suggerisce all’aderente per recuperare la password: STEP 1 ̶ Accedere alla homepage del nostro sito www.fondobyblos.it. STEP 2 ̶ Cliccare sul link “Hai dimenticato la password” (nel lato destro della homepage sotto la voce “area riservata”). [1] Si accede così alla procedura di recupero che richiede di inserire: il proprio username (codice fiscale dell’aderente in carattere maiuscolo). il numero di iscrizione al fondo Byblos (si trova scritto sulla comunicazione periodica inviata all’iscritto). Qualora non si possegga il numero di iscrizione al Fondo, questo si può richiedere al Fondo via mail o all’indirizzo riservato ai patronati, patronati@fondobyblos.it o a info@fondobyblos.it indicando le proprie generalità, il codice fiscale e allegando copia di un documento di riconoscimento valido. un indirizzo e-mail, al quale il server provvederà ad inviare la nuova password. [2 e 3] Verifica 1 – l’operatore fa presente all’aderente che anche in questo caso la password ricevuta è valida per un solo accesso, è quindi necessario modificarla con una nuova password scelta dall’aderente.[4]. Verifica 2 – Nel caso in cui, effettuata la procedura di recupero sopra menzionata, emergano problemi di natura tecnica il ds può consigliare all’aderente di contattare il fondo all’indirizzo info@fondobyblos.it 2 3 4

APPUNTI su accesso e recupero password

Procedura di modifica del comparto (switch) 1 STEP 1 ̶ L’operatore del patronato comunica all’aderente la possibilità di collocare la sua posizione in tre diversi profili di investimento: garantito, bilanciato e dinamico. L’adesione ad un comparto non è comunque definitiva ma successivamente modificabile (vedi anche regolamento multicomparto, in sezione modulistica sito web fondo ). Verifica 1 ̶ Per poter avviare la procedura di modifica del comparto l’operatore deve verificare che l’aderente non abbia cambiato comparto nell’anno precedente. È necessario che sia trascorso almeno un anno tra un cambiamento di comparto e quello successivo. In caso contrario il sistema non permetterà di procedere, restituendo la seguente schermata: [1]. Verifica 2 ̶ L’operatore verifica che non si tratti del caso di modifica del comparto in seguito a conferimento tacito del TFR. In tal caso è data facoltà all’aderente di modificare il comparto senza necessità di aspettare il periodo minimo di permanenza di un anno. Costi e normativa STEP 2 ̶ per le operazioni di switch del comparto l’operatore avverte l’aderente che il costo previsto è di 10 euro in occasione di ciascuna riallocazione, ad eccezione della prima. N.B.: L’aderente dovrà attendere due mesi dal mese della richiesta di switch per poter chiedere una qualsiasi erogazione (anticipazione, riscatto totale o parziale, prestazioni in capitale, trasferimento).

Procedura di modifica del comparto (switch) 2 STEP 3 ̶ L’operatore procede a spiegare all’aderente come modificare il proprio comparto dal proprio account personale: accedere alla propria pagina on-line cliccare sul link “switch profilo investimento” (lato sinistro della pagina web) [2] selezionare “Scegli di cambiare la contribuzione passata e futura” e cliccare su “continua” [3] selezionare il comparto desiderato e cliccare su “continua”[4] Terminare l’operazione cliccando su “CONFERMA” e procedere con lo Step 4. STEP 4 ̶ L’operatore avverte l’aderente che per completare la procedura di modifica del comparto è necessario: stampare il modulo online cliccando sulla icona stampa che verrà visualizzata nell’ultima schermata della compilazione online del modulo stesso. Senza modulo cartaceo quello online resterà sospeso e lo switch non verrà operato. Il modulo cartaceo deve essere inviato tramite raccomandata a.r. presso: Fondo Pensione Byblos Via Oslavia 50 - 00195 Roma. 3 4

Procedura di modifica del comparto (switch) STEP 5 ̶ L’operatore comunica all’aderente le tempistiche necessarie affinché la modifica del comparto venga effettuata. Sono stabilite quattro finestre all’anno per effettuare un cambio comparto. È quindi necessario che la richiesta pervenga al fondo entro e non oltre la scadenza prefissata per ciascuna finestra. La posizione individuale sarà riallocata nel nuovo comparto indicato dall’aderente entro i due mesi successivi, secondo la tabella sotto riportata. STEP 6 ̶ È sempre utile suggerire all’aderente di consultare per maggiori dettagli il regolamento multicomparto, scaricabile online dalla sezione modulistica del nostro sito. Termine ultimo di ricevimento della domanda da parte del fondo Data cambio comparto Valore quota di effettuazione dello switch 15/1 di ciascun anno 28/2 di ciascun anno 28/2 15/4 di ciascun anno 31/5 di ciascun anno 31/5 15/7 di ciascun anno 31/8 di ciascun anno 31/8 15/10 di ciascun anno 30/11 di ciascun anno 30/11

APPUNTI su procedura di modifica del comparto (switch)

Procedura per il cambio dell’aliquota contributiva 1 STEP 1 ̶ Qualora l’aderente decida di modificare l’aliquota contributiva che versa al fondo L’operatore suggerirà di intraprendere la seguente procedura (dopo avergli fatto prendere visione del regolamento per i versamenti aggiuntivi reperibile sotto la sezione modulistica del sito web del fondo) accedere alla propria pagina on-line cliccare sul link “modifica aliquota” (lato sinistro della pagina web) [1] inserire la percentuale di contribuzione base (prevista dal contratto di lavoro) e la percentuale di contribuzione aggiuntiva (a scelta dell’aderente) [2] cliccare infine su “modifica” . STEP 2 ̶ Per completare la procedura di modifica dell’aliquota, l’aderente dovrà inoltre stampare il modulo online appena compilato [3] e inviarlo tramite raccomandata con ricevuta di ritorno a: Fondo Pensione Byblos Via Oslavia 50 00195 Roma 2 3

Procedura per il cambio dell’aliquota contributiva STEP 3 ̶ L’operatore avverte quindi l’aderente relativamente alle tempistiche che è utile conoscere in caso di richiesta di variazione dell’aliquota. Come per la procedura di cambio del comparto, sono stabilite quattro finestre all’anno per effettuare un cambio aliquota. È quindi necessario che la richiesta pervenga al fondo entro e non oltre la scadenza prefissata per ciascuna finestra. L’aliquota contributiva versata verrà modificata entro i due mesi successivi, secondo la seguente tabella. Termine ultimo di ricevimento della domanda da parte del fondo Data cambio comparto Valore quota di effettuazione dello switch 15/1 di ciascun anno 28/2 di ciascun anno 28/2 15/4 di ciascun anno 31/5 di ciascun anno 31/5 15/7 di ciascun anno 31/8 di ciascun anno 31/8 15/10 di ciascun anno 30/11 di ciascun anno 30/11

APPUNTI su procedura cambio dell’aliquota contributiva

Procedura di modifica del recapito L’aderente accedendo al proprio account online può inoltre segnalare eventuali cambi di recapito, al quale desidera ricevere le comunicazioni da parte del fondo pensione Byblos o effettuare anche delle integrazioni nei recapiti es. inserire la propria email. STEP 1 ̶ L’operatore suggerisce all’aderente di modificare il recapito come segue: accedere alla propria pagina on-line cliccare sul link “modifica recapito” (lato sinistro della pagina web) [1] immettere il nuovo recapito [2 / 1] e cliccare su “copia l’indirizzo di residenza” [2 / 2] cliccare quindi su “modifica” [2 / 3] Verifica 1 - E’ necessario verificare che l’aderente completi la procedura di modifica del recapito stampando il modulo di variazione recapito che fungerà da ricevuta di avvenuta operazione. 1 2

APPUNTI su Procedura di modifica del recapito

Procedura per la scelta del beneficiario L’aderente al fondo pensione Byblos può assegnare ad uno o più beneficiari il diritto, nel caso di premorienza, a subentrare nella propria posizione. La scelta del beneficiario può avvenire al momento dell’adesione al fondo oppure in seguito. E’ importante sottolineare che i beneficiari subentrano completamente agli eventuali eredi legittimi. L’operatore avverte l’aderente che nel caso in cui non designi un beneficiario subentreranno i legittimi eredi, secondo quanto stabilito dal codice civile. Il beneficiario scelto può essere una persona fisica o un ente giuridico, è possibile inoltre designare più di un beneficiario. STEP 1 ̶ L’operatore spiega all’aderente la procedura che deve seguire per segnalare il o i beneficiari o eventualmente modificare quelli già comunicati al fondo, o anche eventualmente annullarle: accedere alla propria pagina on-line cliccare sul link “beneficiari” [1] cliccare su “modifica” [2] per inserire, cancellare o aggiungere i beneficiari prescelti. [3] STEP 2 ̶ Per completare la procedura di selezione dei beneficiari è inoltre necessario stampare il modulo online appena compilato e inviarlo tramite raccomandata con ricevuta di ritorno a: Fondo Pensione Byblos - Via Oslavia 50 - 00195 Roma.

APPUNTI su procedura per la scelta del beneficiario

Procedura per i versamenti una tantum STEP 1 ̶ Qualora l’aderente desideri versare un contributo una tantum al fondo, l’operatore può suggerirgli di operare il versamento, dopo avergli fatto visionare il regolamento per i versamenti aggiuntivi una tantum, reperibile nella sezione modulistica del sito web del fondo , attraverso la seguente procedura: accedere alla propria pagina on-line cliccare sul link “contributo una tantum” [1] viene richiesto di immettere l’importo del contributo, il codice IBAN del fondo pensione Byblos e la data valuta con cui è stato effettuato il bonifico [2] cliccare infine su “modifica”. [3] STEP 2 ̶ Per completare la procedura di notifica del versamento una tantum è inoltre necessario ricordare all’aderente di stampare il modulo che ha compilato online e inviarlo al fondo tramite raccomandata con ricevuta di ritorno a: Fondo Pensione Byblos Via Oslavia 50 00195 Roma.

APPUNTI su versamenti una tantum

Controllo versamenti azienda Qualora un lavoratore si rechi dal patronato per verificare la correttezza dei versamenti della azienda presso cui lavora o lavorava, queste sono le procedure (VEDI ANCHE IL VADEMECUM “OMISSIONI CONTRIBUTIVE E FALLIMENTI AZIENDA”): Il fondo segnala assieme alla comunicazione periodica inviata annualmente verso aprile/maggio, il mancato versamento di contributi o un errore nella trasmissione dei dati relativi a questi da parte della azienda e che spesso può portare a un mancato investimento dei contributi stessi. Il lavoratore quindi deve andare dal patronato preferibilmente con una copia della comunicazione periodica ricevuta dal fondo e una copia della lettera di omissioni e/o errori contributivi inviata dal fondo. L’operatore del patronato confronterà quindi con gli uffici del fondo tramite mail (contribuzione@fondobyblos.it) o contatto telefonico (06.22793494 dal lunedì al venerdì dalle 10 alle 13 e dalle 14 alle 16) il contenuto della lettera di omissioni e/o errori contributi. E’ importante che il lavoratore controlli i versamenti che gli vengono comunicati dal fondo anche con quanto vede espresso nei propri cedolini paga. Il fondo non è infatti a conoscenza dei cedolini paga del lavoratore e solo un confronto cedolini/estratto conto del fondo può portare a un controllo efficace. Facciamo notare che nella comunicazione periodica non appare l’ultimo trimestre dell’ultimo anno in quanto i contributi vengono versati nel mese di gennaio (ricordiamo che i versamenti al fondo sono trimestrali per quanto riguarda i contributi a carico azienda/lavoratore e semestrali per la quota di TFR, anche se l’azienda può versare la quota di TFR se vuole, trimestralmente). Nell’immagine in alto a titolo di esempio uno degli specchietti riepilogativi dei versamenti presenti nella comunicazione periodica del fondo Byblos.

APPUNTI su controllo versamenti azienda

INFO SU ADESIONI AL FONDO L’adesione a BYBLOS è volontaria. Questo significa che si è liberi di scegliere se aderire o meno a BYBLOS. L’azienda presso cui si è occupati aderisce obbligatoriamente al Fondo una volta che il lavoratore ha formalmente manifestato la volontà di aderire. La disciplina di adesione prevede due diverse modalità operative: Adesione esplicita Se si è un lavoratore neoassunto, si ha sei mesi di tempo per manifestare la volontà di adesione (ed eventualmente il dissenso, tramite il modello TFR2 che l’azienda deve consegnare al lavoratore). Entro sei mesi dalla data di assunzione il lavoratore deve quindi  manifestare la sua volontà di aderire a Byblos o quella di mantenere il TFR in azienda; questa seconda scelta è comunque reversibile, si può quindi decidere di aderire in un secondo momento. Adesione tacita Se nei sei mesi successivi alla data di assunzione il lavoratore non ha manifestato alcuna volontà (né di adesione né di non adesione), il TFR viene trasferito sul conto individuale aperto presso Byblos. In ogni caso, 30 giorni prima della scadenza dei sei mesi, il datore di lavoro deve comunicare il fondo pensione cui verrà devoluto il suo TFR in caso di silenzio-assenso. Per iscriversi a Byblos il lavoratore deve compilare il Modulo d’Adesione  (che si trova nella sezione modulistica nella home page del sito web del Fondo) e, dopo aver preso visione dello Statuto, della Nota Informativa (comprensiva di Documento sulle Anticipazioni, Documento sulle Rendite e Documento sul Regime Fiscale) e del Progetto Esemplificativo Standardizzato, deve presentarlo all’Ufficio del Personale della sua azienda al fine di completare la compilazione del modulo stesso. In caso di assistenza per l’adesione e al fine di ottenere informazioni più dettagliate sulle procedure, sul versamento dei contributi e l’investimento finanziario di questi l’operatore assieme al lavoratore può sempre contattare il fondo ai numeri telefonici dedicati o scrivendo una mail all’indirizzo di posta elettronica riservato al patronato o a adesioni@fondobyblos.it .

INFO SU ADESIONI AL FONDO Il modulo di adesione va stampato in triplice copia in modo che una resti al lavoratore, una alla azienda e l’ultima venga spedita al fondo. Dopo la spedizione del modulo di adesione al fondo, il lavoratore riceverà una lettera di benvenuto con le credenziali di accesso alla propria posizione online sul sito web del fondo. L’adesione ha un costo una tantum di 5,16 euro. La quota associativa al fondo è stabilita ogni anno dalla assemblea del fondo e per il 2012 è pari a 22.50 euro l’anno che verranno prelevate sui primi contributi versati al fondo. Al momento della adesione al fondo il lavoratore deve scegliere: la percentuale personale di contributo da versare al fondo (qualora non faccia la scelta si applicherà la percentuale minima prevista dal ccnl di lavoro); il comparto di investimento. Al momento il Fondo ha 3 comparti di investimento, bilanciato, garantito e dinamico. Se il lavoratore non fa la scelta del comparto di investimento, i contributi verranno versati nel comparto bilanciato (per le caratteristiche dei comparti di investimento vedi la sezione dedicata presente nella nota informativa). Al momento della iscrizione il lavoratore può scegliere un beneficiario cui destinare la propria posizione in caso di premorienza (per procedure e norme che regolamentano beneficiari e eredi legittimi della posizione in caso di premorienza vedi capitolo procedura per la scelta del beneficiario). Adesione lavoratori con contratti c.d. atipici o intermittenti Segnaliamo che dall’ aprile 2014 è possibile l’iscrizione al Fondo (utilizzando il modulo di adesione D presente nella sezione modulistica del sito) anche di lavoratori con le seguenti tipologie contrattuali: Lavoratori con contratto a tempo determinato anche inferiore ai 6 mesi; Lavoratori con contratto intermittente o a chiamata; Lavoratori con contratto di prestazione d’opera o di collaborazione di cui agli articolo 61 e seguenti del d.lgs 276/03 e successive modificazioni ove siano ricompresi e regolati dalla contrattazione di settore. Facciamo notare che tali lavoratori possono iscriversi al Fondo anche senza il versamento del TFR

APPUNTI su procedura di ADESIONE