Il ciclo monetario Lucidi a cura di Silvia Fossati

Ciclo monetario Il ciclo monetario comprende le transazioni di pagamento e incasso degli acquisiti e delle prestazioni ricevute, delle vendite e delle altre operazioni che si effettuano nella gestione caratteristica e operativa dell’impresa. Le operazioni inerenti il ciclo monetario appartengono alla categoria delle transazioni ricorrenti (routine transactions) in quanto: - numerose; - ricorrenti; - obiettivamente misurabili; - elaborate dal sistema informativo in modo automatico con pochi o nessun intervento manuale. La loro registrazione contabile non richiede solitamente l’effettuazione di stime di bilancio (accounting estimates), trattandosi di operazioni sempre oggettivamente quantificabili e non soggette al verificarsi di eventi futuri.

Ciclo monetario Il ciclo monetario è costituito principalmente dalle seguenti tipologie di processo/attività: - apertura, chiusura e gestione dei rapporti con istituti di credito; - negoziazione delle condizioni applicate dagli istituti di credito (tassi di interesse applicati, commissioni, etc.); - gestione e monitoraggio dei poteri di firma; - custodia valori (denaro, assegni, titoli); - gestione e controllo piccola cassa e cassa valori; - pianificazione finanziaria (liquidità, fidi, previsioni di cassa, rischio tassi e cambi); - analisi periodica dei flussi di cassa e della posizione finanziaria netta e confronto con dati previsionali; - predisposizione mandati di pagamento; - gestione ricevute bancarie (RIBA); - registrazione contabile operazioni di incasso e pagamento; - riconciliazione periodica dei saldi relativi ai rapporti in essere con gli istituti di credito.

Ciclo monetario Principali obiettivi di revisione Esistenza (E): occorre verificare che le giacenze di cassa siano effettivamente esistenti e che le altre disponibilità liquide ed i debiti verso banche si riferiscano a transazioni effettivamente avvenute ed esistenti. Completezza (C): occorre verificare che le disponibilità liquide e i debiti verso banche includano tutte le transazioni e gli eventi monetari accaduti durante l’esercizio e che quindi tutte le disposizioni di pagamento ordinate alle banche entro la data di chiusura del bilancio siano state rilevate in contabilità, che tutti gli incassi effettivamente ricevuti siano stati registrati e che i saldi bancari non siano sopra o sottovalutati per l’errata contabilizzazione di trasferimenti interbancari o infragruppo. Accuratezza (A): occorre verificare che gli ammontari dei pagamenti e degli incassi, e quindi i saldi delle disponibilità liquide e dei debiti verso banche, siano correttamente valorizzati e contabilizzati secondo processi aritmetici e tecnici corretti. Competenza (CP): occorre verificare che tutte le operazioni relative a incassi e pagamenti siano state registrate nel corretto periodo di competenza e di conseguenza le disponibilità liquide ed i debiti verso banche esposti in bilancio siano originati da transazioni rilevate, per competenza, entro la data di riferimento del bilancio.

Ciclo monetario Principali obiettivi di revisione Diritti ed obblighi (O): occorre verificare che le disponibilità liquide rappresentino un effettivo diritto esistente alla data di bilancio e che i debiti verso banche rappresentino l’effettiva obbligazione di pagare determinati ammontari. Valutazione (V): occorre verificare la corretta applicazione dei criteri di valutazione delle disponibilità liquide e dei debiti verso banche disposti dal Codice Civile (art. 2426 C.C.) e dai principi contabili di riferimento (OIC 14). In particolare occorre verificare che: - i depositi bancari, postali e assegni siano iscritti secondo il loro presumibile valore di realizzo; - i denari ed i valori bollati siano iscritti al loro valore nominale; - i debiti verso banche siano iscritti al loro valore nominale; - le disponibilità liquide e i debiti verso banche in valuta esistenti a fine esercizio siano convertiti al tasso di cambio a pronti alla data di chiusura dell’esercizio. Classificazione (CL): occorre verificare che i costi e i debiti siano rappresentati in bilancio in conformità al disposto del Codice Civile (art.2424 e 2425 C.C.) e dei principi contabili di riferimento. Presentazione e informativa (P): occorre verificare che le note esplicative siano complete.

Ciclo monetario Il sistema delle verifiche: richiamo Le verifiche della revisione contabile sono classificabili in: a) procedure di valutazione del rischio consentono di conoscere l’impresa, il suo sistema di controllo interno e il contesto nel quale opera e, con riferimento a ciascun ciclo, di valutare il rischio intrinseco e il rischio di controllo interno; b) procedure di conformità (test of controls) sono finalizzate alla valutazione dell’efficacia e dell’operatività del sistema di controllo interno; c) procedure di validità sono finalizzate all’identificazione di inesattezze significative in un saldo, in una classe di operazioni o in un qualsiasi altro elemento dell’informativa esterna inclusi nel bilancio di esercizio.

a) Procedure di valutazione del rischio: Fattori di rischio inerenti il ciclo monetario CONDIZIONI ECONOMICHE GENERALI Contesto giuridico e politico: - legislazione e regolamenti che influenza l’attività dell’impresa Contesto economico: - inflazione - tasso di interesse - tassi di cambio SETTORE DI APPARTENENZA - Quadro di riferimento per i settori regolamentati - Velocità e tempistica (stagionalità) dei flussi in entrata e in uscita

a) Procedure di valutazione del rischio: Fattori di rischio inerenti il ciclo monetario IMPRESA - Rischio frodi - Rischio di furti - Numerosità degli incassi e dei pagamenti - Modalità di effettuazione degli incassi e pagamenti - Numero e tipo di conti bancari - Composizioni delle disponibilità (contanti, disponibilità in valuta) e consistenze medie - Incidenza delle operazioni in valuta ed eventuale utilizzo di strumenti finanziari per la copertura del - Rischio di cambio - Rapporti in essere con gli istituti finanziari

a) Procedure di valutazione del rischio: l’analisi del sistema di controllo interno Autorizzazioni (p.e. le chiusure ed aperture dei conti correnti bancari siano appropriatamente autorizzate) Separazione di funzioni (p.e. la funzione addetta alla registrazione degli incassi deve essere separata dalle funzioni coinvolte nelle operazioni di vendita (es: commerciale, recupero crediti, spedizioni e contabilità clienti). Se la responsabilità della registrazione degli incassi è affidata allo stesso soggetto che ha la responsabilità su altre operazioni di vendita (es. gestione degli ordini, analisi dello scaduto, gestione delle spedizioni, etc.) c’è il rischio di sottrazione di liquidità); Elaborazioni informatiche manuali o automatizzate (p.e. verifica periodica degli accessi e dei profili autorizzativi relativi alla possibilità di eseguire transazioni finanziarie elettroniche); Reportistica (p.e. rapporti di pagamenti effettuati ed incassi ricevuti, debitamente registrati, non abbinati a documenti di vendita e di acquisto (fatture) Riconciliazioni (p.e. gli estratti conto delle banche siano riconciliati mensilmente con la contabilità generale) Indicatori di performance (p.e. la direzione deve verificare periodicamente i giorni medi di incasso e pagamento al fine di analizzarne gli impatti sui flussi di cassa e sulla posizione finanziaria netta del periodo esaminato) I controlli fisici (p.e. verifiche dei valori in cassa (contanti, assegni, valori bollati, etc.) e dei titoli in custodia mediante conte fisiche periodiche degli stessi ed esame della loro corrispondenza con i saldi di contabilità generale) )

b) Procedure di conformità Alcuni esempi di procedure di conformità inerenti il ciclo monetario: - Verifica dell’analisi periodica effettuata dalla direzione aziendale e delle azioni intraprese in caso di andamenti “anomali” Esame dei controlli automatizzati in presenza di elaborazioni computerizzate - Verifica dell’analisi periodica dei report da parte della direzione aziendale ed esame del corretto funzionamento del report utilizzato Verifica di un campione di riconciliazioni - Osservazione di una conta fisica eseguita dalla società - Verifica di un campione di pagamenti eseguiti al fine di accertare la presenza dell’autorizzazione degli stessi da parte di persone autorizzate a

c) Procedure di validità Le procedure di validità si sostanziano in: c.1. le procedure di analisi comparativa (o analisi di contenuto); c.2. le verifiche di dettaglio sulle transazioni; c.3. le verifiche di dettaglio sui saldi di bilancio; c.4. le verifiche di dettaglio sull’informativa.

c.1. Procedure di validità: analisi comparativa analisi di coerenza (mensilizzata) per i seguenti valori: -disponibilità liquide e debiti verso banche; - posizione finanziaria netta; - utilizzo limiti di fido; - giorni medi di incasso (clienti) e di pagamento (fornitori); - flussi in entrata differenti da quelli inerenti gli incassi ricevuti da clienti; - pagamenti a fornitori; - flussi in uscita diversi da quelli relativi ai pagamenti effettuati a fornitori; - oneri e proventi finanziari.

c.1. Procedure di validità: analisi comparativa analisi di bilancio per indici con riferimento a: - scostamento degli oneri e proventi finanziari rispetto al periodo precedente e rispetto al budget; - scostamento della posizione finanziaria netta rispetto al periodo precedente e rispetto alle previsioni della società; - analisi dei principali indici: attivo circolante/passività a breve, capitale circolante netto, disponibilità/totale attivo, periodo medio di indebitamento, giorni medi di incasso/pagamento e giorni medi di rotazione delle scorte.

c.2.Procedure di validità: verifiche di dettaglio sulle transazioni Alcuni esempi di procedure di conformità inerenti il ciclo monetario - match registrazioni contabili – documentazione di supporto: selezione di un campione di registrazioni contabili inerenti le movimentazioni delle disponibilità liquide e dei debiti verso banche e match con i dati della documentazione di supporto (fattura di vendita incassata, fattura di acquisto pagata con relativa autorizzazione al pagamento, movimento su estratto conto bancario o sulla cassa) – (E, A, CP, O delle transazioni monetarie); - verifica per un campione di transazioni finanziarie della correttezza della data di registrazione mediante confronto con la data operazione riportata nella documentazione bancaria (CP); - match tra registrazione incassi e partitari clienti e tra registrazioni pagamenti e partitari fornitori (E, A)

c.3.Procedure di validità: verifiche di dettaglio sui saldi di bilancio Le principali procedure di dettaglio sui saldi di bilancio relative al ciclo monetario sono: - la richiesta di conferma esterna alle banche (circolarizzazione); - la rilevazione fisica dei beni (conta di cassa); - le verifiche di cut-off degli incassi, dei pagamenti e dei trasferimenti bancari; - la verifica della corretta classificazione e presentazione in bilancio; - la verifica della corretta e completa presentazione in bilancio delle informazioni che devono essere fornite, secondo la normativa di riferimento.

La richiesta di conferma esterna (circolarizzazione) La richiesta di conferma alle banche è una procedura di revisione obbligatoria che offre forti evidenze dell’esistenza, completezza ed accuratezza dei crediti e debiti verso le banche; è la circolarizzazione più importante perché fornisce informazioni aggiuntive al saldo dell’estratto conto che non sono ricostruibili con lo svolgimento di procedure alternative. Selezione del campione: occorre a tutte le banche/istituti di credito, presso cui la società ha acceso dei conti bancari a fine periodo (e quelle con cui aveva rapporti alla fine del periodo precedente, estinte durante l’anno), una lettera standard al fine di ottenere informazioni che le banca riepilogano in un apposito modulo denominato “ABI (Associazione bancaria Italiana)”.

La richiesta di conferma esterna (circolarizzazione) Nel modulo ABI vengono fornite informazioni riguardanti principalmente: - saldo contabile alla data di riferimento per tutti i conti intrattenuti; - limite di affidamento di tutti i conti; - condizioni vigenti (tassi di interesse e commissioni); - competenze (spese, commissioni, interessi, etc.) maturate alla data della richiesta di informazioni e non ancora addebitate/accreditate; - garanzie prestate e ricevute; - effetti e documenti della società presso la banca; - titoli e valori della società depositati a custodia o in amministrazione; - vincoli sulle disponibilità; - cassette di sicurezza e plichi chiusi; - persone autorizzate ad operare per conto della società e limiti dei relativi poteri (poteri di firma); - contratti derivati non quotati; - contratti derivati quotati su mercati regolamentati; - operazioni fuori bilancio; - altre operazioni e descrizione di eventuali intese di carattere particolare; - conti estinti; - operazioni a medio e lungo termine.

La richiesta di conferma esterna (circolarizzazione) Forma: la richiesta di conferma è predisposta su carta intestata della società, è inviata alla banca direttamente dal revisore e da quest’ultimo ricevuta. In caso di mancata ricezione della risposta, il revisore provvede al sollecito. Nel caso in cui non si sia ottenuta risposta da parte di alcune banche alla richiesta di conferma di dati ed altre informazioni, è preferibile segnalare la limitazione al lavoro di revisione nella relazione sul bilancio in quanto, come sopra descritto, anche attraverso lo svolgimento di procedure alternative è difficile ottenere tutte le informazioni aggiuntive ritenute necessarie (es: informazioni relative alle operazioni fuori bilancio, come ad esempio le garanzie concesse a terzi). La decisione di inserire tale limitazione deve essere basata sulla significatività dei saldi non confermati, sul tipo di rapporti intrattenuti e sull’esistenza di altri elementi probativi; se la limitazione è considerata rilevante da parte del revisore, la stessa potrebbe comportare l’impossibilità di esprimere un giudizio sul bilancio nel suo insieme.

La richiesta di conferma esterna (circolarizzazione) Data di riferimento del saldo: il saldo di riferimento deve essere quello di chiusura del bilancio. Procedura alternative: in caso di mancata risposta dovranno effettuarsi le cosiddette procedure alternative, con le quali il revisore verifica la composizione del saldo attraverso gli estratti conti bancari. Riconciliazione: in caso di differenze tra saldo contabile e saldo confermato dalla banca, la società, per ogni risposta non concordante, deve predisporre una riconciliazione dei saldi non concordanti e il revisore deve analizzarne le cause. Le riconciliazioni devono essere predisposte dalla società per tutti i conti e quindi anche per quelli con saldo zero.

La richiesta di conferma esterna (circolarizzazione) Le possibili cause degli importi in riconciliazione sono: - Voci registrate dalla società ma non dalla banca relative principalmente a: - assegni emessi ma non ancora addebitati sul conto; - pagamenti disposti (bonifici) ma non ancora addebitati sul conto; - errori ed eventuali controversie con contestazione delle transazioni da parte della banca. - Voci registrate dalla banca ma non dalla società relative principalmente a: - interessi e competenze maturate; - incassi ricevuti da clienti per i quali la società non ha ancora ricevuto notizia dell’accredito; - addebito di effetti insoluti o protestati per i quali la società non ha ancora ricevuto notizia dell’addebito; - competenze maturate che la società non ha ancora registrato; - errori ed eventuali controversie con contestazione delle transazioni da parte della società (es. su ammontare delle competenze).

La richiesta di conferma esterna (circolarizzazione) Valutazione dei risultati: le evidenze ottenute dalla circolarizzazione delle banche sono riepilogate nelle carte di lavoro che evidenziano: - le risposte concordanti; - le risposte discordanti e riconciliate; - le risposte discordanti e non riconciliate; - le risposte non pervenute; - la quantificazione di eventuali “eccezioni”. Nei casi in cui il revisore rilevasse che il saldo della società non è corretto, la differenza costituisce una Differenza di revisione.

Riconciliazione bancaria - Banca Alona riconciliazione predispota dal responabile delle banche di Pinko S.p.A.: Sig. P. Freddi Cliente: Pinko S.p.A. Carta di lavoro: O.25 Data di chiusura : 31 dicembre 2011 Compilato da : C. Comi il 25 marzo 2012 Rivisto da: A. Franchi il 30 marzo 2012 Importo in € Saldo banca 150.734 (1) Operazioni registrate dalla società e non dalla banca - Disposizione di bonifico del 29.12.11 per pagamento fornitore Carmi S.r.l. (32.456) (2) Operazioni registrate dalla banca e non dalla società - Competenze di chiusura (interessi attivi) (1.453) (3) Saldo contabilità generale 116.825 (4) Verifiche effettuate dal revisore (1) Ok con saldo indicato nella lettera ricevuta dalla banca (modulo ABI). (2) Ok con addebito del 4.1.12 presente su estratto conto bancario di gennaio 2012. (3) Ok con accredito delle competenze di chiusura effettuato dalla banca in data 7.1.12 (presa visione dell'estratto conto bancario di gennaio 2012). Registrate dalla società nei ratei attivi. (4) Ok con bilancio di verifica al 31.12.11 Verificata correttezza della somma.

La rilevazione fisica dei beni (conta di cassa) Da sottolineare che generalmente, il valore della cassa assume una dimensione non significativa in quanto la maggior parte delle transazioni finanziarie (flussi in entrata e flussi in uscita) avviene attraverso movimenti bancari; una movimentazione molto frequente e per ammontari rilevanti della cassa, a discapito della banca, rappresenterebbe un punto di debolezza nel sistema di controllo interno del ciclo monetario. Tale verifica può essere operata: - il giorno di chiusura dell’esercizio che permetterebbe di ottenere un riscontro diretto del saldo di bilancio; - in una data successiva o antecedente la data di chiusura dell’esercizio. Nel primo caso sarà necessario effettuare il cosiddetto roll-back, che consiste nella ricostruzione di tutti i movimenti verificatisi dalla chiusura dell’esercizio fino alla data della conta, mentre nel secondo caso sarà necessario effettuare il cosiddetto roll-forward, che consiste nella ricostruzione di tutti i movimenti verificatisi dalla data della conta fino alla data di chiusura dell’esercizio.

La rilevazione fisica dei beni (conta di cassa) Operativamente il revisore deve: - effettuare il conteggio fisico delle giacenze supervisionando il responsabile della cassa durante la conta verificandone la correttezza; - predisporre un foglio riepilogativo della conta effettuata, firmato dalla persona della società che ha eseguito la conta (responsabile della cassa), con data ed ora in cui la stessa è stata effettuata; - verificare la corrispondenza della conta effettuata con il saldo contabile; - verificare a campione i movimenti intercorsi tra la data della conta e la data di chiusura dell’esercizio, nel caso in cui la conta venga effettuata ad una data diversa da quella di bilancio, analizzando per alcuni di essi la relativa documentazione di supporto (es: contabili di pagamento e relativa fattura, incassi e relativa fattura, giustificativi di prelievi, etc.). Qualora la società non autorizzi il revisore ad effettuare la conta fisica di cassa, quest’ultimo potrebbe trovarsi nelle condizioni di non esprimere un giudizio a causa della limitazione imposta al suo lavoro.

La rilevazione fisica dei beni (conta di cassa)

Le verifiche di cut off E’ una procedura che permette di verificare che i saldi bancari iscritti in bilancio considerino tutti i movimenti finanziari aventi competenza anteriore o corrispondente al giorno di chiusura dell’esercizio sociale. Per eseguire questa procedura di revisione è necessario tenere presente che i saldi dei conti bancari includano: - tutte le disposizioni di pagamento (assegni emessi e bonifici disposti) ordinate dalla società alla banca entro la data di chiusura dell’esercizio, a prescindere dalla data di esecuzione da parte della banca; - tutti gli incassi contabilizzati dalla banca sull’estratto conto (data operazione) indipendentemente dalla data valuta (data utilizzata per il conteggio degli interessi).

Le verifiche di cut off Al fine di effettuare le verifiche sopra descritte è necessario ottenere dalla società revisionata: - l’estratto conto del mese di chiusura del bilancio; - gli estratti conti dei mesi successivi alla chiusura del bilancio o, se non disponibili, la stampa dei movimenti dall’home banking. Una volta ottenuti i documenti sopra indicati, è necessario selezionare delle operazioni a campione e verificare che la società abbia effettuato la registrazione contabile rispettando il principio di competenza. Sempre nell’ambito dello svolgimento della procedura di cut-off finanziario è inoltre necessario verificare che i trasferimenti da un conto corrente ad un altro conto corrente nel periodo immediatamente precedente e successivo a quello di chiusura del bilancio siano correttamente registrati.

Verifica della corretta classificazione Ai fini della classificazione delle disponibilità liquide rileva la non immediata utilizzabilità delle stesse; in presenza di un vincolo che limiti l’utilizzabilità e la cui durata, alla data di chiusura dell’esercizio, superi l’esercizio successivo, le disponibilità liquide vanno esposte tra le immobilizzazioni finanziarie. Ai fini della classificazione dei debiti verso banche rileva la scadenza: entro e oltre l’esercizio successivo. Da sottolineare che non è accettabile effettuare in bilancio una compensazione tra conti bancari attivi e passivi, anche se della stessa natura e tenuti presso la stessa banca, in quanto tale prassi comporterebbe la compensazione di un’attività con una passività, fra l’altro derivanti da posizioni di debito e di credito a tassi di solito non equivalenti.

Verifica della corretta classificazione Le principali macroclassi e le voci di riferimento del conto economico, classificato secondo quanto stabilito dal codice Civile (art .2425 C.C.) sono le seguenti: B) COSTI DELLA PRODUZIONE 7) costi per servizi 10) svalutazione dei crediti compresi nell’attivo circolante e delle disponibilità liquide Nella voce “B7)” vengono imputati ad esempio i costi per il noleggio delle casette di sicurezza, i servizi per il pagamento di utenze, i costi per la custodia di titoli e le commissioni per fidejussioni (purché non finalizzate all’ottenimento di finanziamenti). C) PROVENTI E ONERI FINANZIARI 16d) proventi diversi dai precedenti; 17) Interessi passivi ed altri oneri finanziari; 17-bis) Utile e perdite su cambi.

Verifica della corretta classificazione Le macroclassi e le voci di riferimento dello Stato Patrimoniale, classificato secondo quanto stabilito dal codice Civile (art. 2424 C.C.) sono le seguenti: C) ATTIVO CIRCOLANTE IV) disponibilità liquide 1) depositi bancari e postali 2) assegni 3) denaro e valori in cassa D) RATEI E RISCONTI ATTIVI, CON SEPRATA INDICAZIONE DEL DISAGGIO SU PRESTITI D) DEBITI, CON SEPARATA INDICAZIONE PER CIASCUNA VOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILI OLTRE L’ESERCIZIO SUCCESSIVO 4) debiti verso banche D) RATEI E RISCONTI PASSIVI, CON SEPRATA INDICAZIONE DELL’AGGIO SU PRESTITI

c.4. Procedure di validità: verifiche di dettaglio sull'informativa Con riguardo al ciclo monetario, il Codice Civile (art. 2427) ed i principi contabili di riferimento (OIC 14 e 19) dispongono che nella nota integrativa, tra le altre, siano fornite le seguenti informazioni: - le variazioni nella consistenza delle disponibilità liquide e dei debiti verso banche; - la natura dei fondi liquidi o conti bancari in Italia e all’estero vincolati o soggetti a restrizioni e durata del vincolo; - conti di cassa o conti bancari attivi all’estero che non possono essere trasferiti in Italia a causa di restrizioni valutarie del paese estero o per altre cause; - l’utilizzo di eventuali sistemi di cash-pooling e, se rilevante, ogni rapporto ove sono coinvolte imprese collegate, controllate, controllanti e sottoposte al controllo di queste ultime, nonché, se diverse, imprese che rientrano sotto la stessa attività di direzione e coordinamento; - gli impegni non risultanti dallo stato patrimoniale; - la suddivisione degli interessi e degli oneri finanziari relativi a prestiti obbligazionari, a debiti verso banche e altri; - l’ammontare dei debiti verso banche di durata residua superiore ai cinque anni; - l’ammontare di debiti verso banche assistiti da garanzie reali; - ogni altra informazione la cui conoscenza sia necessaria per la corretta comprensione delle voci riguardanti le disponibilità liquide ed i debiti verso banche.