Ciclo acquisti e debiti verso fornitori Docente: Prof.ssa Silvia Fossati Lucidi a cura di Silvia Fossati

Ciclo acquisti e debiti Principali obiettivi di revisione Completa esposizione in bilancio Competenza delle operazioni che hanno generato i debiti Corretta esposizione in bilancio Uniformità dei P.C. rispetto all’esercizio precedente Link 9cliente 1: lead fornitori link 9 cliente 2: footing partitario

Le principali procedure di revisione L’analisi del sistema di controllo interno ciclo acquisti L’analytical review La circolarizzazione dei fornitori La verifica della documentazione di supporto dei debiti La verifica delle operazioni successive alla data di bilancio (search) I test di cut-off Analisi libri sociali e dei contratti significativi La circolarizzazione dei legali

L’analisi del sistema di controllo interno Dai reparti viene emessa la Richiesta d‘Acquisto (RdA) con firma di autorizzazione del responsabile di reparto/dipartimento. Emissione Richiesta d‘Acquisto Richiesta d'acquisto Viene individuato il fornitore e definite le condizioni di acquisto; viene emesso l'ordine (OdA) in tre copie: una viene archiviata, una inviata al magazzino (se acquisto relativo a merce) e una conservata per il match DDT- ordine; viene verificato che la richiesta di acquisto sia firmata per autorizzazione; viene verificata la disponibilità della merce a magazzino. Emissione dell’ordine Emissione dell‘Ordine d‘Acquisto

Registrazione del carico a magazzino L’analisi del sistema di controllo interno Vengono verificate le quantità e la qualità del fisico con il DDT e l'ordine; viene siglata la DDT per garantire il controllo effettuato; viene effettuato periodicamente l'inventario fisico delle scorte. Ricezione della merce Arrivo della merce a magazzino Registrazione del carico a magazzino Viene caricata la merce a magazzino sulla base del prezzo dell'ordine; a fine periodo viene effettua la quadratura tra costo di acquisto di CO.GE. e carichi di magazzino valorizzati.

L’analisi del sistema di controllo interno Registrazione della fattura Ricevimento della fattura dal fornitore Viene protocollata e registrata la fattura ai fini IVA. Viene registrata la fattura in CO.GE. e attribuita la competenza sulla base della data di ingresso della merce a magazzino. Registrazione in CO.GE. Viene richiamato a video l'ordine e verificata la corrispondenza del prezzo ordine/fattura e le condizioni di pagamento; viene verificata la corrispondenza delle quantità con l'ordine, la DDT e la fattura; viene autorizzata la fattura per il pagamento; vengono effettuate analisi per eccezioni; a fine anno viene determinato lo stanziamento per fatture da ricevere (DDT in attesa di fattura) Preliquidazione della fattura

L’analisi del sistema di controllo interno Emissione del mandato di pagamento Vengono richiamate a video le fatture liquidate; viene emesso il mandato di pagamento; vengono verificati i saldi anomali del partitario fornitore; viene registrato in CO.GE. il pagamento del debito con addebito sul conto del Tesoriere; mensilmente viene effettuata la riconciliazione del conto banca di CO.GE. con il suo estratto conto. Pagamento fattura

Punti di controllo - Autorizzazioni Gli ordini di acquisto devono essere appropriatamente autorizzati (C, E, A) Tutti i documenti (carico merce, DDT, resi, consuntivazione servizi, fatture di acquisto, pagamenti) devono essere processati da individui autorizzati (C, E, A). I cambiamenti effettuati ai dati (informazioni) contenuti nei documenti di acquisto devono essere autorizzati ed approvati da figure adeguate (C, E, A). Deve essere prevista (ed autorizzata) una definizione dei limiti di acquisto (C, E). Il pagamento dei debiti verso fornitori deve essere adeguatamente autorizzato (C, E, A).

Punti di controllo – Separazione di funzioni Le fatture devono essere approvate da personale diverso dai buyers (C, E). I pagamenti devono essere effettuati da personale diverso da quello che acquista e da quello che riceve l'eventuale merce (C, E, A). Il personale che riceve i beni ed usufruisce dei servizi non dovrebbe gestire le fatture (C, E, A). Le riconciliazioni non dovrebbero essere effettuate dal personale che gestisce la transazione principale (C, E, A). La responsabilità della supervisione degli inventari fisici dovrebbe essere separata dalla funzione di gestione degli inventari (C, E, A).

Punti di controllo - Reportistica Devono essere prodotti rapporti di eccezione sulla base del controllo delle autorizzazioni; le eccezioni sono analizzate ed aggiornate tempestivamente (A). Deve essere previsto un test di competenza temporale (bolla di consegna, registrazione costo e fattura), e le eccezioni (casi non chiari) dovrebbero essere riviste ed aggiornate regolarmente (C, E, A). Devono essere generati regolarmente rapporti delle modifiche effettuate a documenti di acquisto, che vengano analizzati ed aggiornati tempestivamente (C, E, A). Il sistema deve generare un report che evidenzi gli atti del fornitore che non sono in accordo con l'ordine d'acquisto (prezzo, quantità, servizio e data di consegna) e che possono avere un impatto sul processo di controllo delle autorizzazioni. Il report dovrebbe essere analizzato ed aggiornato tempestivamente (C, E, A).

Punti di controllo - Indicatori di performance Il management deve analizzare l'indicatore di giacenza del magazzino, confrontandolo con il budget e il benchmark del settore (C, E, A). I costi e le spese effettive devono essere confrontati con accurati budget e le differenze dovrebbero venire riviste da un adeguato livello dirigenziale (C, E, A).

Punti di controllo - Riconciliazioni Gli estratti conto delle banche dovrebbero essere riconciliati mensilmente con la contabilità generale (C, E, A). Gli estratti conto dei fornitori dovrebbero essere riconciliati mensilmente con la contabilità generale (C, E, A). I partitari fornitori devono essere in accordo con la contabilità generale (C, E, A). La contabilità di magazzino deve essere in accordo con la contabilità generale (C, E). Devono essere effettuati inventari fisici delle scorte: le differenze con la contabilità generale devono venire riconciliate regolarmente (C, A). Link 9cliente 3: PR M debiti vs fornitori

La circolarizzazione dei fornitori E’ una richiesta fatta dalla società ad un campione di propri creditori di inviare l’estratto conto ad una determinata data Determinazione del campione e scelta dei creditori; normalmente vengono scelti: - fornitori con rilevante volume di acquisti - fornitori non usuali - fornitori con saldo zero

La circolarizzazione dei fornitori Riepilogo e valutazione dei risultati ottenuti: quantificazione percentuale delle risposte ricevute e all’interno di queste di: risposte concordanti risposte discordanti e riconciliate risposte non pervenute quantificazione eventuali “eccezioni” Link 9cliente 4: lead circolarizzazione

La circolarizzazione dei fornitori E’ una procedura di revisione (obbligatoria) E’ una procedura di revisione che dà forti evidenze della completezza ed accuratezza dei debiti (ovvero degli acquisti e dei pagamenti)

La search Identificazione ed analisi delle fatture e delle note di debito pervenute successivamente alla data di bilancio: procedura che dà forti evidenze sulla completezza ed accuratezza dei debiti Identificazione ed analisi dei pagamenti successivi: procedura che dà buone evidenze dell’esistenza dei debiti

Test sui saldi di bilancio: le verifiche di cut-off Consiste nel verificare che la registrazione delle transazioni rispetti il principio di competenza economica. Si realizza attraverso l’abbinamento: dei documenti in entrata e in uscita delle relative fatture delle relative registrazioni contabili, che devono rispettare il principio della competenza. Link 9cliente 5: memo CUT-OFF link 9 cliente 6: cut -off acquisti 99 link 9 cliente 7: cut -off acquisti 00 Lucidi a cura di Silvia Fossati