IL SISTEMA DI REPORTING: MECCANISMO DI APPRENDIMENTO E STRUMENTO DI RICERCA DELLE CAUSE DEI RISULTATI Castellanza, 4 novembre 2008

1. Il sistema di reporting: cos’è 2. Il sistema di reporting: a cosa serve 3. Come si elabora il sistema di reporting 4. Il processo di apprendimento

Il SISTEMA di REPORTING è l’insieme organizzato 1. Il sistema di reporting: cos’è Il SISTEMA di REPORTING è l’insieme organizzato dei RAPPORTI di GESTIONE contenenti le informazioni relative ai RISULTATI CONSEGUITI Un REPORTING efficace richiede che tali RISULTATI vengano CONFRONTATI con: Il BUDGET Il CONSUNTIVO dei periodi precedenti

I possibili SCOPI del SISTEMA di REPORTING 2. Il sistema di reporting: a cosa serve I possibili SCOPI del SISTEMA di REPORTING A) Come STRUMENTO INFORMATIVO sulle PRESTAZIONI realizzate B) Come STRUMENTO di stimolo alla RICERCA delle CAUSE dei RISULTATI C) Come MECCANISMO di APPRENDIMENTO

Per raggiungere efficacemente i suoi SCOPI è opportuno che il 2. Il sistema di reporting: a cosa serve Per raggiungere efficacemente i suoi SCOPI è opportuno che il SISTEMA DI REPORTING: Abbia almeno la seguente STRUTTURA VOCE BUDGET CONSUNTIVO SCOSTAMENTO ........... Sia INTEGRATO con l’ANALISI degli SCOSTAMENTI

2) FORMA DI PRESENTAZIONE 3) ARTICOLAZIONE 3. Come si elabora il sistema di reporting L’impostazione di un SISTEMA DI REPORTING richiede che vengano effettuate delle SCELTE relative a: 1) CONTENUTO 2) FORMA DI PRESENTAZIONE 3) ARTICOLAZIONE 4) FREQUENZA DI ELABORAZIONE

DIRE TUTTO E NEL CONTEMPO L’ESSENZIALE 3. Come si elabora il sistema di reporting In relazione al CONTENUTO del SISTEMA di REPORTING le scelte riguardano: 1) Gli OGGETTI rispetto ai quali rilevare le informazioni (Es. prodotto, canale, area geografica, ecc.) 2) Le INFORMAZIONI da rilevare in relazione a ciascun oggetto (Es. fatturato, margini, volumi di vendita, scarti, ecc.) PRINCIPIO GENERALE: DIRE TUTTO E NEL CONTEMPO L’ESSENZIALE (Selettività delle informazioni)

La FORMA secondo cui vengono rappresentate le 3. Come si elabora il sistema di reporting La FORMA secondo cui vengono rappresentate le INFORMAZIONI di REPORTING può essere: ESPOSITIVA O NARRATIVA GRAFICA NUMERICA E TABELLARE ..... Voce Budget Consuntivo Scostamento

In relazione al GRADO di ARTICOLAZIONE il REPORTING può essere: 3. Come si elabora il sistema di reporting In relazione al GRADO di ARTICOLAZIONE il REPORTING può essere: * ANALITICO * SINTETICO * ECONOMICO * PER INDICATORI CHIAVE Il GRADO di ARTICOLAZIONE del REPORTING dipende essenzialmente dal DESTINATARIO a cui è rivolto (Alta Direzione, Responsabili di business, Responsabili di Funzione, ecc.)

In relazione alla FREQUENZA di ELABORAZIONE il REPORTING può essere: 3. Come si elabora il sistema di reporting In relazione alla FREQUENZA di ELABORAZIONE il REPORTING può essere: * ANNUALE * TRIMESTRALE * MENSILE * SETTIMANALE * ... La scelta delle CADENZE di ELABORAZIONE deve essere effettuata avendo riguardo a: # CADENZE TIPICHE DEL BUSINESS (Es. Stagionalità) # LIVELLO DEI DESTINATARI (Alta Direzione, Responsabili di business, Responsabili di Funzione / Processo, Venditori, ecc.)

Esiste una FORTE ANALOGIA tra 4. Il processo di apprendimento Esiste una FORTE ANALOGIA tra il PROCESSO di PROGRAMMAZIONE e CONTROLLO ed il PROCESSO di APPRENDIMENTO ANALISI DEI RISULTATI DETERMINAZIONE OBIETTIVI AZIONE DEFINIZIONE BUDGET

Diffuso coinvolgimento delle persone nei processi di P & C 4. Il processo di apprendimento PERTANTO per FACILITARE il PROCESSO di APPRENDIMENTO a livello aziendale (ATTIVARE UNA LEARNING ORGANIZATION) alcuni accorgimenti organizzativi possono essere: Diffuso coinvolgimento delle persone nei processi di P & C Composizione dei team di P & C avendo riguardo alle differenti abilità richieste Sistema premiante non centrato sulla prestazione ma sull’analisi / comprensione delle determinanti la prestazione

- = Il processo di APPRENDIMENTO CONSERVATIVO Ricavi effettivi Variazione di volume Quali sono le cause di variazioni di volume e/o mix? Variazione sfavorevole - = Perché sono variati i prezzi? Ricavi programmati (a budget) Variazione prezzi di vendita

Il processo di APPRENDIMENTO CONSERVATIVO Cause di 1° livello Cause di 2° livello Cause di 3° livello Andamento dei prezzi di mercato delle materie prime Fenomeno congiunturale Cambiamento strutturale Variazione nei prezzi di acquisto delle materie prime Errore operativo del responsabile degli acquisti Variazione tra costo delle materie prime a budget e costo effettivo Diversi mix di materie prime non rispondenti alle richieste Variazione nei consumi in unità fisiche delle materie prime Clima organizzativo del reparto Efficienza produttiva Temporanea assenza di MOD esperta Frequenti cambi nei mix di produzione

Il processo di APPRENDIMENTO INNOVATIVO L’ANALISI DEI CIRCUITI ECONOMICO-FINANZIARI INVESTIMENTI LIQUIDITÀ CAPACITÀ COMPETITIVA REDDITIVITÀ REDDITO NETTO COSTI DI EFFICIENZA QUOTA DI MERCATO RICAVI DI VENDITA ANDAMENTO DEL MERCATO