TECHNICAL COMPETENCES Gestione e Risoluzione dei Problemi Emergenti 1.08 - Problem Resolution

INDICE DEGLI ARGOMENTI Problem Resolution INDICE DEGLI ARGOMENTI DEFINIZIONE INTRODUZIONE AL TEMA PROCEDURE DI “PROBLEM SOLVING” METODI CREATIVI PENSIERO LATERALE BRAINSTORMING “THINKING HATS” “SWOT” ANALYSIS

Problem Resolution Definizione Il progetto può essere visto come un insieme di compiti da svolgere e problemi da risolvere, in termini di OBIETTIVI, TEMPI, COSTI, QUALITA’e RISCHI (oppure una combinazione di questi) il Problem Resolutions (“problem solving”) è un processo metodologico, basato su procedure e tecniche sistematiche, che si applicano in generale per la risoluzione dei problemi e che possono intervenire nel ciclo di vita del Progetto.

Problem Resolution Introduzione al tema 1/2 Durante l’intero ciclo di vita di un Progetto, una parte molto rilevante dell’impegno profuso riguarda la necessità di far fronte alla definizione delle attività da assegnare ed alla elaborazione di soluzioni ai differenti problemi Per affrontare efficacemente questi problemi è indispensabile disporre di due “leve” importanti: Procedure di Problem Solving Metodi Creativi

Problem Resolution Introduzione al tema 2/2 L’insorgere di ostacoli durante il processo di risoluzione di un problema, deve essere affrontato e risolto attraverso la negoziazione, “escalation” ai livelli appropriati, risoluzione dei conflitti, ecc. Se si dispone di adeguate ed efficaci procedure di problem solving, ciò può costituire un importante contributo al successo del progetto.

Procedure di “Problem Solving” Problem Resolution Procedure di “Problem Solving” I metodi di problem resolution si basano su processi sistematici tesi alla: identificazione del problema definizione degli obiettivi (criteri di scelta) elaborazione ed analisi delle alternative valutazione delle alternative ed assunzione delle decisioni Realizzazione e valutazione dei risultati

Schema del Processo di Risoluzione Problem Resolution Schema del Processo di Risoluzione Identificare il problema Analizzare gli elementi del problema Creare le soluzioni possibili Confrontare ogni soluzione con i criteri di scelta Scegliere e realizzare una soluzione Misurare e controllare i risultati Standardizzare la soluzione Analisi/ricerca soluzioni scelta Attuazione

Identificazione del problema Problem Resolution Identificazione del problema Porre il problema Obiettivo: Esaminare la situazione ed identificare il problema: procedere dal generale al particolare e viceversa (scomporre il problema in elementi semplici – “Drill down”) scegliere le informazioni utili raccogliere tutti i dati disponibili presentare il tutto in forma chiara e convincente

Analisi del problema e ricerca delle cause Problem Resolution Analisi del problema e ricerca delle cause Analizzare gli elementi del problema Obiettivo: Ricerca delle possibili cause : Cause Effetti Si ricercano le cause del problema o meglio di ogni suo elemento (diagrammi di “Causa & Effetto”) Si analizzano tutte le possibili cause

Diagramma di causa e effetto Problem Resolution Diagramma di causa e effetto

Diagramma di causa e effetto Problem Resolution Diagramma di causa e effetto

Ricerca delle soluzioni possibili Problem Resolution Ricerca delle soluzioni possibili Obiettivo: Ricercare strumenti atti a modificare i meccanismi (cause vs. effetti) che determinano il problema. Si possono utilizzare tecniche di : Pensiero laterale “Brainstorming”

Problem Resolution Pensiero Laterale Parte dall’ipotesi che il nostro modo di ragionare funzioni secondo il riconoscimento di percorsi precostituiti (come persone, voci, odori, sapori, ecc.) secondo la nostra passata “esperienza”. Il vantaggio è di riconoscere e associare rapidamente soggetti e situazioni diverse. Lo svantaggio è la tendenza a rimanere “bloccati” all’interno di “schemi mentali” : le soluzioni sono sviluppate solamente in base alle nostre esperienze acquisite Il pensiero laterale mira proprio a “rompere gli schemi” e a ragionare secondo “nuovi percorsi” mentali

Problem Resolution Brainstorming E’ una delle tecniche più utilizzate di pensiero laterale E’ un’eccellente tecnica di sviluppo di soluzioni creative. Può essere individuale o di gruppo Regole fondamentali : Focalizzarsi sul problema Incoraggiare le persone a proporre idee nuove e a sviluppare quelle degli altri Evitare qualsiasi tipo di valutazione o critica alle idee generate (la valutazione avviene in una fase successiva)

Valutazione delle alternative Problem Resolution Valutazione delle alternative Confrontare ogni soluzione con i criteri di scelta Obiettivo: Definire i criteri di scelta Confrontare soluzioni e obiettivi “Thinking Hats” “SWOT Analysis”

Problem Resolution Thinking Hats E’ una tecnica utilizzata per valutare una soluzione secondo diversi punti di vista : Cappello BIANCO : focalizzarsi sui dati disponibili (tendenza a ragionare secondo esperienza) Cappello ROSSO : ragionare con emotività e intuito Cappello NERO : vedere i lati negativi delle soluzioni (ragionare con pessimismo) Cappello GIALLO : vedere i lati positivi (ragionare con ottimismo) Cappello VERDE : sta per “creativo”. E’ l’opposto del “bianco”. Cappello BLU : è di colui che dirige la sessione di “thinking hats” e decide quando cambiare “cappello”

Problem Resolution SWOT Analysis E’ una tecnica alternativa al “thinking hats”, che considera, per ciascuna alternativa : Punti di forza (Strenghts) Punti di debolezza (Weaknesses) Opportunità (Opportunities) Minacce (Threats)

Scelta e implementazione della soluzione Problem Resolution Scelta e implementazione della soluzione Scegliere e realizzare una soluzione Obiettivo: Individuare la soluzione più vicina a quella ideale Implementare la soluzione prescelta

Misura e verifica dei risultati Problem Resolution Misura e verifica dei risultati Approntare procedure di controllo dei risultati Obiettivo: Formalizzare la “Lesson learnt” Standardizzare la soluzione

Problem Resolution BIBLIOGRAFIA IPMA Competence Baseline – Edizione 2006 Kerzner H., "Project Management. A systems approach to planning, scheduling and controlling“ - Wiley, 2000 De Bono E., “Creatività e pensiero laterale” – Rizzoli, 2001 De Bono E., “Essere creativi” – Il Sole 24 Ore, 2003 De Bono E., “Six Thinking Hats” - Back Bay Books, 1999 Archibald R.D., "Project Management - La gestione di progetti e programmi complessi“ - F.Angeli, 1994