La circolazione in ALEPH500 (a cura di Liliana Bernardis) gennaio 2007

Caratteristiche generali Il modulo della circolazione registra e monitorizza attività quali: prestito, rinnovo, restituzione, prenotazione, richiesta di fotocopie, advance booking, attività pertinenti la sala di lettura… Modulo della circolazione e OPAC WEB sono strettamente connessi: linformazione relativa a ciascuna copia (se in prestito, quando è prevista la restituzione, il n. di prenotazioni) è disponibile dallOPAC WEB; ciascun utente può servirsi del WEB per visualizzare prestiti e prenotazioni, per chiedere fotocopie, per verificare le transazioni di cassa, per leggere ed inviare messaggi che lo staff della biblioteca legge e scrive dallinterfaccia GUI

Le basi interessate alla Circolazione Le attività della circolazione fanno riferimento ad una Library Amministrativa (o base) Allinterno di questa Library possono essere definite varie Sub-Library e ciascuna Sub- Library può definire una sua politica distinta di circolazione. La circolazione è gestita a livello di copia e ogni copia deve appartenere ad una sottobiblioteca.

Modello grafico Catalogo UDN01 Biblioteca Amministrativa UDN50 Sottobiblioteca CHM Sottobiblioteca FSF Sottobiblioteca RMM ecc.

Linterfaccia GUI Risponde a criteri quali la facilità duso, lergonomia, la chiarezza. Consente di visualizzare simultaneamente molteplici pannelli con tutte le informazioni rilevanti. Le attività piu frequenti (prestito, restituzione, utente, copia, ricerca) sono richiamate da icone. Altre icone richiamano: creazione nuovo utente, gestione profilo utente, catalogazione e creazione nuova copia.

Vediamola nelle sue componenti Barra del titolo Barra del menuBarra dellutenteBarra della copia Radice Nodi Tavola principale Pannello superiore Pannello inferiore

La tabella utente Presenta due radici attività utente (con i suoi nodi) registrazione utente (con i suoi nodi) Le tipologie di record relative allutente (informazioni utente globale, informazioni utente locale, informazioni indirizzi, ID ulteriori) sono differenti e vengono archiviati in tabelle differenti Distinguiamo: Lutente non locale, lutente locale, lo sponsor (concede i suoi privilegi ad altri), il proxy (accanto al suo record globale di utente normale, ha tanti record globali come proxy, relativi a ciascuno degli sponsor, con ID distinti ma con ID sponsor uguale a quello di colui che concede i privilegi)

Registrazione nuovo utente Regolare Veloce (dipende dalle impostazioni del file circ.ini) Remota (importazione dati da altre biblioteche)

Inserimento nuovo utente (modalità standard) Selezionare Nuovo utente nel menu Utenti o cliccare sullicona posizionata sulla destra della barra utente o Ctrl + F7 Poi compilare: Informazioni utente globale Informazioni utente locale Indirizzi

Operazioni relative allutente Ricerca Aggiornamento dati Duplicazione Cancellazione (ammessa anche nel caso in cui lutente abbia prenotazioni e/o richieste di fotocopie)

La tabella copia Presenta 4 radici (Lista delle copie, Copie, Info Bibliografiche, Lista Trigger) e 7 nodi. Quando è aperta la tabella copia (o la tabella restituzione) è attiva la barra della copia. Il pannello superiore della Tab Copie mostra la lista delle copie legate alla notizia bibliografica selezionata. Il pannello inferiore mostra le informazioni specifiche sulla copia selezionata nel pannello superiore. Utilizzare lalbero di navigazione per visualizzare altre informazioni sulla copia (prestiti, prenotazioni) I record di copia in ALEPH500 presuppongono un record amministrativo e sono caratterizzati dal numero di record amministrativo seguito da un numero di sequenza.

Operazioni relative alla copia A differenza del lettore, la registrazione e laggiornamento del record di copia non è operazione tipica della Circolazione ma della Catalogazione. Solo per necessità contingenti è disponibile nella circolazione la catalogazione veloce. Per lo stesso motivo per alcuni aggiornamenti il sistema rimanda al modulo della Catalogazione. Le funzioni di Catalogazione veloce, Modifica Informazioni, Ripristina informazioni sulla copia.

Le attività della circolazione Prestito Rinnovo Restituzione Richiesta di prenotazione copia Richiamo Richiesta fotocopie Advance booking Sala di lettura Transazioni di cassa Gestione scaffale chiuso Servizi di circolazione Trovano in massima parte corrispondenza con i nodi nella tabella utente e con i nodi nella tabella copie

Prestito e Restituzione: configurazioni iniziali Dal menu ALEPH/Opzioni è necessario impostare alcuni parametri sui client delle postazioni abilitate.

Prestito: i controlli del sistema Lutente ha diritto a prendere in prestito volumi? La tessera è ancora valida? Lutente ha codici di blocco? Lutente è moroso su altri prestiti o a debiti attivi? Lutente ha già raggiunto il limite di prestiti a cui ha diritto? La copia può essere prestata? La copia ha richieste di prenotazioni? La relazione status copia/status utente è compatibile con il prestito? Se lopera viene prestata a un utente con proxy, il prestito è registrato sotto il nome dello sponsor.

Le tipologie di prestito Prestito standard Prestito veloce Prestito offline

Registrazione prestito Selezionare la tabella Prestiti Inserire lID/BC utente nella barra dellutente e il BC copia nella barra della copia Il pannello superiore visualizza le informazioni sullutente Il pannello inferiore visualizza le informazioni sulla copia Cliccare sul pulsante Fine sessione per chiudere la sessione di un utente e pulire le finestre

Le date di restituzione Dalla tabella del Prestito Visualizzazione Modifica : per prestiti futuri, per prestiti correnti (dal menu principale), per singole opere di uno specifico utente (dalla tabella dellutente-lista dei prestiti), nel corso della registrazione di un prestito

Copie smarrite, richiami, copie registrate come restituite Se unopera viene dichiarata Smarrita il sistema aggiorna la data di restituzione (Smarrito). Se poi lutente trova il libro e lo riporta la restituzione viene registrata normalmente Se unopera viene Richiamata viene stampata una lettera di sollecito per lutente e nel campo data restituzione viene inserita dal sistema la data di restituzione effettiva Può succedere che un utente dichiari di aver restituito il libro anche se non cè traccia di restituzione nel sistema. In questo caso è possibile prendere atto della situazione dichiarando il volume Reso. Il sistema chiede conferma e inserisce la nota Dichiarato reso nel campo relativo alla data di restituzione

Il rinnovo Per rinnovare un singolo prestito si opera: dalla tabella Utente (lista dei prestiti) dal menu Circolazione (Rinnovo tramite barcode) Per rinnovare tutti i prestiti di un utente si procede: dalla tabella Utente (lista dei prestiti) [In questa modalità, per ogni copia rinnovata il sistema visualizza un report con dei log riepilogativi (es: rinnovato con successo, non ci sono privilegi per rinnovare il prestito della tal copia, rinnovato con successo con lopzione Override, ecc.)] Il rinnovo, su un determinato n. di items appartenenti a utenti diversi può anche essere effettuato in batch attraverso il service cir-8

La restituzione Standard presso la biblioteca cui appartiene il volume presso una sede diversa da quella di appartenenza Eventuali notifiche di prenotazioni dipendono dalla configurazione della Postazione. Prima di effettuare il rientro del volume è possibile cambiare la data di restituzione Veloce Offline

Registrare una restituzione Selezionare la tabella Restituzioni Inserire il BC della copia nella barra della copia Il pannello superiore visualizza le informazioni sullutente Il pannello inferiore visualizza le informazioni sulla copia Cliccare sul pulsante Pulisci per chiudere la sessione di un utente e pulire le finestre

Le prenotazioni Si può intervenire dal menu Richieste oppure dalla Tabella Copie, Lista Copie, Prenotazione Una prenotazione può anche essere effettuata da OPAC WEB

Cancellare una prenotazione Dal menu Richieste (tramite barcode). Se esiste piu di una prenotazione su quel volume il sistema visualizza la lista per poter scegliere quale prenotazione cancellare. Dalla tabella Utente (lista richieste prenotazioni) Dalla tabella Copia (lista delle prenotazioni) Il sistema chiede conferma delloperazione. Il prestito cancella di per sè la prenotazione se il volume è preso in prestito dallinteressato.

Cancellare prenotazioni multiple Dal menu Richieste/Richieste Prenotazioni

Prestito intrateneo Con questa espressione intendiamo linsieme di procedure che consentono ad un utente di ritirare le opere di interesse presso una struttura diversa da quella cui queste appartengono. Per convenzione si è deciso di limitarlo alle richieste provenienti e relative alle sedi di Gorizia e Pordenone. Le fasi: Richiesta utente Richiesta di disponibiiltà copia Elaborazione richieste Arrivo copia/copie Restituzione copia da parte dellutente Rientro copia nella biblioteca di appartenenza

Cosa succede se..? Il volume viene restituito a una biblioteca [A] diversa da quella di appartenenza [B] ma cè una prenotazione con richiesta di ritiro presso una determinata struttura [C] Il sistema stampa una lettera di trasferimento per C (senza visualizzare la lista delle prenotazioni) e presta il volume a un pseudo-utente con ID uguale a C. Loperatore di C quando riceve il volume effettua la restituzione e può visualizzare la finestra con la lista delle richieste. Il volume potrà quindi essere disponibile presso la struttura dove lutente ha chiesto di poterlo ritirare. A Sub Copia B Sub Restituzione C Sub Pick-up Lettera trasferimento per C Prestito per C Registra restituzione Lettera utente per ritiro

I servizi Avvisi agli utenti cir-50, cir-51-cir-52 sono simili: le differenze nel nostro contesto operativo non si notano perché noi abbiamo un utilizzo solo teorico delle transazioni di cassa (per es. cir 50 e 51possono addebitare allutente libri per i quali sono già stati inviati dei solleciti) cir-12: crea cedole di richieste di prenotazioni e le lettere "prenotazioni non evase" da inviare agli utenti. E importante per la gestione del prestito intrateneo Le procedure listate sotto Report sono interessanti, così come quelle elencate sotto Statistiche Atlantis, per fini statistici: le statistiche Atlantis (ad eccezione della util 30 e 31) sono però piu efficaci per i dati a livello di sistema