Laboratorio di scrittura PROVINCIA DI LECCE AGENZIA DI ASSISTENZA TECNICA AGLI ENTI LOCALI Laboratorio di scrittura La scrittura istituzionale a cura di Giancarlo Ciricugno Lecce, 31 marzo 2008

Scrivere bene Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie. Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori. E’ un maleducato, se parla in privato e da privato. E’ qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante, un dipendente pubblico, un eletto del popolo. Chi è al servizio di un pubblico ha il dover costituzionale di farsi capire. Tullio De Marco

Come migliorare la scrittura osservare come scrivono gli altri, quelli che dello scrivere hanno fatto la loro professione: scrittori, pubblicitari, giornalisti,altri. Rappresentano una buona fonte di apprendimento per imparare a scrivere. La lettura aiuta ad imparare a scrivere. Lettura e scrittura sono processi relazionati l’uno all’altro. Dopo aver letto, fermatevi alcuni istanti e pensate: quali sono gli obiettivi dell’autore? quali le informazioni più importanti? che informazione nuova sta trasmettendo? induce il lettore ad assumere qualche posizione? ALCUNI CONSIGLI

La tecnica di scrittura La scrittura è un’arte che si realizza grazie ad una tecnica specifica. “Tecnica piccina” (cit. ragazzi di Barbiana); una tecnica fatta di regole che ognuno può imparare. Le tecniche dello scrivere chiaro non sono un semplice ricettario, di efficacia non comprovata, frutto del buon senso o di gusti stilistici soggettivi, ma sono suffragate da rigorose ricerche empiriche sulla leggibilità e sulla comprensibilità. Nella scrittura istituzionale l’obiettivo è quello di scrivere testi chiari, semplici ed efficaci.

Le caratteristiche del testo Il termine testo deriva dal latino textum che significava « intreccio, tessitura ». Il termine, come lo intendiamo noi oggi era già stato usato da Quintiliano per definire i messaggi linguistici. Come un tessuto, il testo è costituito da fili, (i fili del discorso), tutti collegati tra loro. Il testo è quindi una unità di comunicazione di senso compiuto. Tutte le sue parti sono collegate e si riferiscono allo stesso argomento. La condizione perché si possa parlare di testo è che la produzione linguistica sia essa orale o scritta deve essere fatta con l’intenzione e con l’effetto di comunicare e nella quale si possano individuare un emittente (da cui parte il messaggio) e un destinatario (per cui il messaggio è stato pensato). Sono testi sia I Promessi Sposi sia la targa uscita di sicurezza affissa in tutti i locali pubblici.

classificazione Egon Werlich Tipi di testo Tipo di testo funzione esempi NARRATIVO raccontare un fatto, una storia racconti, romanzi, novelle, articoli di cronaca, biografie, ecc. DESCRITTIVO delineare le caratteristiche di una persona, di un paesaggio, di un oggetto parti descrittive di opere letterarie, di resoconti di attività, di guide, ecc ARGOMENTATIVO sostenere una tesi attraverso un ragionamento logico proponendo argomenti a favore e confutando le ragioni contrarie saggi tecnici, articoli di fondo, slogan pubblicitari, ecc. INFORMATIVO Fornire notizie utili su personaggi, argomenti o fatti orario dei treni, avvisi, saggi divulgativi, ecc. REGOLATIVO Indicare particolari norme da rispettare; imporre obblighi e divieti Leggi, regolamenti, statuti, istruzioni per l’uso, ecc. classificazione Egon Werlich

La scrittura istituzionale Testi normativi Comunicazioni ai cittadini

I principi fondamentali nella scrittura istituzionale Mettersi dalla parte del destinatario (interrogarsi sulla efficacia comunicativa) Evitare di essere prigionieri dell’inerzia (esercitare una continua critica su quello che si è scritto) Se non è possibile scrivere un testo chiaro, efficace ed elegante, scegliere di essere chiari

Le comunicazioni ai cittadini . Testo informativo/argomentativo: testo espositivo Comunica informazioni e, se necessario, sostiene la validità di un particolare assunto

Caratteristiche del testo Completezza, concisione, immediatezza La regola delle 5 W: What When Where Who Why Metodo : E. Werlich

Caratteristiche del testo Percepibilità: importanza del titolo E’ opportuno che il testo di una lettera o di un manifesto sia autosufficiente e riporti nel corpo del testo le informazioni paratestuali rilevanti per messaggio trasmesso Le informazioni non vanno ripetute se appesantiscono eccessivamente il testo

Il titolo e l’oggetto Il titolo è di fondamentale importanza: ha la funzione di selezionare tra tutti i potenziali lettori quelli cui il testo è diretto, catturarne l’attenzione e orientarne la cattura Attraverso il titolo il cittadino capisce con immediatezza se il testo di un avviso lo interessa oppure no La formulazione del titolo deve essere sintetica ed esauriente

Il titolo e l’oggetto segue Titoli ed oggetti: - non devono essere generici, devono rappresentare il contenuto del testo devono essere brevi, nei limiti permessi dalla complessità dei contenuti del testo Le informazioni contenute nel titolo devono essere scelte tenendo presente che spesso i destinatari hanno preconoscenze differenziate; Dare dei titoletti ai testi più lunghi agevola la lettura (v.giornali); la formulazione dell’oggetto di una lettera deve comprendere sia l’argomento generale della pratica sia l’argomento specifico della comunicazione

L’intestazione Anche le comunicazioni amministrative hanno un paratesto: insieme delle informazioni che stanno nell’intestazione (nome dell’ente, del settore che emette la comunicazione,indirizzo, numero di telefono), l’oggetto, le note, e, se ci sono, i riferimenti a precedenti comunicazioni riportare nel corpo del testo tutte le informazioni paratestuali rilevanti per il messaggio trasmesso. Essere flessibili: in caso di informazioni paratestuali numerose ed ingombranti , escludere le ripetizioni

Caratteristiche dei testi espositivi Coesione: deve essere garantita dal punto di vista tematico e linguistico Per essere facilmente leggibile, le frasi del testo devono essere legate tra di loro attraverso tre tipi di relazioni: tra eventi; di collocazione testuale; logiche di organizzazione testuale. classificazione Ferrari-Zampese 2000

Sulla coesione: analisi di un testo Questo Ente, nell’ambito del programma delle OO.PP. 2004-2007, con D.G. n. 347 del 5.04.2007 ha approvato il progetto esecutivo dei lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo, anno 2004, per una spesa complessiva di € 200.000,00. Il sottoscritto , Giovanni Bianchi, in qualità di responsabile dei servizi finanziari della Provincia di Lecce, chiede a codesta Cassa DD.PP. la concessione di un mutuo di € 200.000,00 a tasso fisso, da ammortizzare in 20 anni, a totale carico di questo Ente per finanziare i lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo.

La coesione: il testo corretto Questo Ente, nell’ambito del programma delle OO.PP. 2004-2007, con D.G. n. 347 del 5.04.2007 ha approvato il progetto esecutivo dei lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo, anno 2004, per una spesa complessiva di € 200.000,00. Al finanziamento degli stessi questo Ente intende far fronte mediante mutuo, a totale carico dell’Ente, da contrarre con la cassa Depositi e Prestiti. Il sottoscritto , Giovanni Bianchi, in qualità di responsabile dei servizi finanziari della Provincia di Lecce, chiede a codesta Cassa DD.PP. la concessione di un mutuo di € 200.000,00 a tasso fisso, da ammortizzare in 20 anni, a totale carico di questo Ente per finanziare i lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo.

Caratteristiche dei testi espositivi Strutturazione: composizione secondo un modello relativamente vincolante, accreditato presso la comunità degli utenti Introduzione Corpo del testo Conclusione

La scrittura incentrata sul destinatario E’ necessario individuare a chi si scrive e prefigurarsi quali siano le capacità linguistiche, le conoscenze e i bisogni comunicativi del destinatario Anche quando si scrive a un destinatario in grado di comprendere testi complessi, è bene controllare la chiarezza e la qualità della propria scrittura Nel caso di comunicazioni ai cittadini, ci si deve immaginare che il destinatario sia un cittadino medio, conosca l’italiano comune e che conosca poco delle procedure burocratiche

Il grado di scolarizzazione degli italiani Fonte COSES elaborazione censimento ISTAT 2001

Gli italiani parlano:

Rapporto con il destinatario Rappresentare l’Ufficio che emette il messaggio con il noi e di dare del Lei al cittadino, del voi Iniziare con la formula “Gentile signore o gentile signora” (oppure con l’indicazione del titolo professionale o accademico). E’ inopportuno una comunicazione ad un singolo ricevente con l’intestazione generica Gentile Signore/a I nomi propri seguono la sequenza nome-cognome. Il cognome precede il nome solo in elenchi posti in ordine alfabetico La formula standard di chiusura in una lettera è “Distinti saluti”. Codesto è un dimostrativo ormai desueto

La scelta delle informazioni Fornire al lettore esclusivamente le informazioni che possono interessargli La rilevanza di una informazione è collegata agli scopi della comunicazione. Evitare di dare informazioni importanti per l’Amministrazione ma irrilevanti per il cittadino. Ordinare in sequenza le informazioni Dare priorità alle informazioni a seconda dell’utilità per il destinatario Dare priorità alle informazioni a seconda dell’utilità per il destinatario

Un esempio scorretto di comunicazione Prendiamo in esame un avviso affisso sul portone della scuola materna “Montessori” AVVISO Si informano i genitori dei bambini frequentanti la scuola materna “Montessori”, che nella settimana dal 20/03/2008 al 25/03/2008 la Ditta incaricata dal settore edilizia scolastica provvederà alla tinteggiatura dei locali. Ci scusiamo sin d’ora del disagio arrecato. Distinti saluti. Il Capo Settore ai Servizi Scolastici

Cosa non va nell’esempio precedente? Genericità dell’Avviso La formula “si informano” Il richiamo ai destinatari “i genitori dei bambini frequentanti la scuola materna “Montessori” La formula di saluto La precisazione che la ditta è stata incaricata dal settore edilizia scolastica Manca l’informazione essenziale: se l’asilo continuerà a funzionare

Il testo corretto Dal 20 al 25 marzo 2008 i locali della scuola materna verranno ridipinti. La scuola funzionerà comunque regolarmente. Il Capo Settore ai Servizi Scolastici

Garantire la coerenza del testo Verificare i dati e contenuti immessi nel testo Verificare che le affermazioni non entrino in contraddizione fra loro, leggendo e rileggendo il testo alla ricerca di espressioni che potrebbero compromettere l’attendibilità delle informazioni

Frasi brevi Scrivere frasi brevi Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002 Le ricerche dicono che frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione.

Assicurare alle frasi una struttura semplice Non concentrare molte informazioni in un’unica frase Assicurare una struttura semplice, che il lettore possa facilmente elaborare: soggetto, verbo, complemento

Parole comuni Usare parole del linguaggio comune L’Ufficio Trattamento Economico in indirizzo, cesserà la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1° maggio 2001. Dal 1 maggio 2001 il nostro Ufficio sospenderà i pagamenti. Il Vocabolario di base della lingua italiana contiene meno di 7000 parole e sono quelle che dobbiamo preferire se vogliamo essere capiti da chi legge. Fonte: Direttiva Frattini

Ridurre l’uso dei termini tecnici Usare pochi termini tecnici e spiegarli In media, in un testo amministrativo le parole tecniche sono meno di cinque su cento. Usare solo quelle necessarie e spiegarle in una nota oppure in un glossario.

Attenzione alle sigle Limitare abbreviazioni e sigle: ovvie per chi scrive ma non capite da chi legge. Se ci sono, chiariamole per esteso.

Forma attiva Usare verbi nella forma attiva e affermativa Il testo con il verbo attivo e in forma affermativa è più incisivo, le frasi sono più brevi, la lettura più rapida Non volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene tuttavia fatta richiesta che siano comunicati gli esiti della Commissione. Vi chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione.

Separare le frasi e facilitare le lettura Usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e la punteggiatura “Questi usi sono retaggio di una cultura retorica, appesantiscono lo stile e il tono della comunicazione: essi devono essere eliminati o ridotti quanto più è possibile. La punteggiatura, per contro, suddivide il testo in unità di senso”

Evitare neologismi, parole straniere e latinismi È ormai frequente il ricorso a termini tecnici propri della società dell’informazione e dell’elettronica: da evitare se ve ne siano di equivalenti nella lingua italiana” La gestione di questo servizio sarà affidata a un soggetto esterno. Tale servizio, come è noto, dovrà essere esternalizzato. Le agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi. Le agevolazioni saranno concesse anche ai conviventi more uxorio.

Meglio l’indicativo Uso del congiuntivo Ove la Commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide. Se la commissione si riunirà per tempo le delibere saranno ancora valide. L’indicativo rende il testo più diretto ed evita informazioni implicite o ambigue.

Il rinvio alle norme I riferimenti a fonti normative, quando sono posti all’interno dei testi amministrativi, rendono difficoltosa la lettura perché si mescolano alle informazioni sostanziali. E’ opportuno collocarli in un apposito paragrafo o nelle note a piè di pagina I rinvii normativi devono essere provvisti di informazioni sull’oggetto disciplinato dalle leggi o delibere citate.

Usare una adeguata paragrafazione Per facilitare la lettura, usare la suddivisione in capoversi , rispettando l’articolazione tematica frasi Permette di articolare il testo in blocchi più piccoli, omogenei dal punto di vista tematico

Un esempio di testo privo di capoversi Rielaborazione delle istruzioni per richiesta del duplicato del codice fiscale dal capoverso “INVIO DEL TESSERINO” Se la richiesta viene confermata, il duplicato del tesserino magnetico di codice fiscale sarà recapitato entro poche settimane all'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria. Tale indirizzo non viene presentato a video per motivi di tutela della privacy. In caso di mancata ricezione (il che può voler dire che l'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria è diverso da quello attuale del contribuente) si consiglia di rivolgersi agli Uffici Finanziari per verificare (ed eventualmente aggiornare) la propria posizione.

Il testo originario INVIO DEL TESSERINO Se la richiesta viene confermata, il duplicato del tesserino magnetico di codice fiscale sarà recapitato entro poche settimane all'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria. Tale indirizzo non viene presentato a video per motivi di tutela della privacy. In caso di mancata ricezione (il che può voler dire che l'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria è diverso da quello attuale del contribuente) si consiglia di rivolgersi agli Uffici Finanziari per verificare (ed eventualmente aggiornare) la propria posizione.

Come evidenziare il capoverso . Programmi di videoscrittura Ritorno a capo con spaziatura: Formato>paragrafo>rientro/prima riga Ritorno a capo con spaziatura di una riga rispetto al blocco Formato>paragrafo> spaziatura/prima Ritorno a capo con spaziatura con rientratura e spaziatura applicare entrambe le funzioni

Rispettare la punteggiatura Lo scambio o l’omissione dei segni di punteggiatura può alterare completamente il messaggio

Impostazione grafica, anche l’occhio vuole la sua parte Usare in maniera corretta le possibilità di composizione grafica del testo “Neretti, sottolineature, corsivi, caratteri, grandezza del corpo, elenchi sono solo alcuni esempi di tali possibilità e possono aiutare a focalizzare l’attenzione. È bene tuttavia non abusarne e utilizzarli con parsimonia. Il testo sobrio è sempre visivamente leggibile e coerente.”

Le fasi della scrittura Ideazione Caratteristiche del testo PRESCRITTURA Attivazione delle conoscenze/Raccolta delle idee Organizzazione SCRITTURA Prima stesura POSTSCRITTURA Revisione

In particolare, la fase della revisione E’ pessima tradizione quella di non rivedere, o di rivedere in gran fretta, i propri documenti, ritenendo che la maggior parte del tempo disponibile debba essere dedicata alla scrittura vera e propria. E’ un grave errore trascurare la rilettura del testo finale. L’esperienza di chi si dedica professionalmente alla comunicazione scritta conferma che anche con correzioni metodiche, cooperative, attente e prolungate è difficilissimo (se non impossibile) produrre un testo privo di errori. Un testo privo di controllo rischia di essere impresentabile e denuncerà la sommaria qualità del lavoro del suo autore

Strumenti di verifica- l’indice di Gulpease Considera la lunghezza delle parole Valuta rispetto alla scolarizzazione del lettore G<80 testi difficili per chi ha la licenza elementare G<60 testi difficili per chi ha la licenza media G<40 testi difficili per chi ha un diploma superiore G = 89-LP/10+3*FR LP = (totale lettere*100) / totale parole FR = (totale frasi*100) / totale parole Fonte: GULP, Gruppo Universitario Linguistico Pedagogico, Università di Roma

quasi incomprensibile GULP on line fonte: www.eulogos.net Licenza elementare Licenza media Licenza superiore quasi incomprensibile 0<G<55 0<G<35 0<G<10 molto difficile 55<G<70 35<G<50 10<G<30 Difficile 70<G<80 50<G<60 30<G<40 Facile 80<G<95 60<G<80 40<G<70 molto facile 95<G<100 80<G<100 70<G<100

Leggibilità dei testi amministrativi “Parlare oscuramente lo sa fare ognuno, ma chiaro, pochissimi.” Galileo Galilei 50-60 Indice Gulpease Semplicità del lessico

La check-list di controllo del testo Caratteristiche logico semantiche del testo Struttura elaborato Correttezza formale ed unità grafica Unità del testo

Le regole per la redazione degli atti amministrativi Legge 393/93, art. 3, comma 1:” Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.” Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, art. 7, comma 2 “Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni il lingua straniera, di uso comune.Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.“

Cosa fare in caso di errori materiali? Cancellare le parole che si intendono annullare o sostituire in modo che restino leggibili Le sostituzioni devono essere fatte risaltare tramite apposite postille, numerate in maniera progressiva (con ordine numerico o alfabetico)

Gli atti amministrativi: le deliberazioni Gli elementi formali L’intestazione La data ed il luogo dell’adunanza Il preambolo La motivazione L’elemento volitivo Il dispositivo La c.d. formula di chiusura (attestazione della lettura, approvazione, firma) Gli adempimenti volti a dare efficacia alla deliberazione Il verbale della deliberazione

Gli atti amministrativi: ordinanze contingibili ed urgenti Gli elementi formali La data, il luogo e la firma L’intestazione Il preambolo La motivazione La manifestazione di volontà ed il contenuto del dispositivo L’efficacia: identificazione del destinatario, esecuzione dell’ordinanza e sue modalità, esecuzione d’ufficio in caso di inadempienza,sanzione penale

Gli atti amministrativi: le ordinanze normali Gli elementi formali La data, il luogo e la firma L’intestazione Il preambolo La motivazione La manifestazione di volontà ed il contenuto del dispositivo L’efficacia: la pubblicazione e/o notificazione, esecuzione dell’ordinanza e sue modalità, esecuzione d’ufficio ,sanzione penale. Non è applicabile la sanzione dell’esecuzione d’ufficio (Consiglio di Stato, sez. V, 22/9/1959, n,624)

Le determinazioni dei responsabili dei servizi Gli elementi formali L’intestazione La data, il luogo dell’adunanza e la sottoscrizione Il preambolo La motivazione Il contenuto dispositivo La pubblicazione L’attestazione di copertura finanziaria L’obbligo di comunicazione L’esecuzione

Per concludere….. “Quando avete bene chiaro in mente quel che volete dire, le parole verranno spontanee “, Orazio; Ars poetica “Per scrivere rapidamente, bisogna avere molto pensato“, Charles Baudelaire “Per scrivere bene, bisogna saltare le idee intermedie quanto basta per non riuscire noioso; non troppo, per paura di non essere capiti”, Montesquieu “La scrittura che non prende stretto contatto con la parola parlata si dissecca come la pianta senz'acqua”, Albert Thibaudet, Riflessioni sulla critica “I limiti del mio linguaggio significano i limiti del mio mondo”, Ludwig Wittgenstein, Tractatus 5.6