SISTEMI INFORMATICI Alessandro Capodaglio Bologna, 24 maggio 2007

Il sistema aziendale AZIENDA SISTEMA Sistema di elementi socio economici (energie personali e mezzi patrimoniali) fra loro coordinati ed interagenti verso un fine assegnato. SISTEMA Insieme di elementi diversi, in relazione tra loro, in cui l’equilibrio di ogni elemento e dell’intero sistema e’ condizionato in varia misura dagli altri elementi e dai legami tra loro esistenti.

L’AZIENDA DI PRODUZIONE (IMPRESA) MERCATO DEGLI APPROVVIGIONAMENTI (FATTORI) MERCATO DI SBOCCO (PRODOTTI) AZIENDA

IL SISTEMA OPERATIVO DELLE AZIENDE DI PRODUZIONE FINANZIAMENTI A TITOLO DI CAPITALE PROPRIO DISTRIBUZIONI DI UTILI ENTRATA ENTRATA USCITA USCITE MEZZI MONETARI DISPONIBILI FINANZIAMENTI A TITOLO DI CAPITALE DI CREDITO INVESTIMENTI PATRIMONIALI ACCESSORI USCITA ENTRATE USCITE ENTRATE INVESTIMENTI IN FATTORI PRODUTTIVI TRASFORMAZIONI INTERNE TECNICO-ECONOMICHE REALIZZI PRODOTTI E RESIDUI DI FATTORI PROD.

LA GESTIONE AZIENDALE Operazioni di gestione esterna Complesso di operazioni (decisioni e attuazioni) che gli organi dell’azienda pongono in essere per il raggiungimento dei propri fini. Operazioni di gestione esterna Finanziamenti a titolo di credito Tutti gli investimenti Realizzi Operazioni di gestione interna Trasformazioni tecnico-economiche Operazioni fuori gestione Finanziamenti a titolo di capitale proprio Distribuzioni di utili

L’ORGANIZZAZIONE IMPRENDITORIALE NELLE PMI CAPACITA’ – CREATIVITA’ – INTUITO DELL’IMPRENDITORE DEFINIZIONE DI UN MODELLO ORGANIZZATIVO AUMENTO COMPETITIVITA’ CONTENIMENTO DEI COSTI E MIGLIORAMENTO DELLA GESTIONE AZIENDALE

LE FUNZIONI SVOLTE IN AZIENDA RAPPORTI CON I FORNITORI PROCESSI INTERNI RAPPORTI CON RETE VENDITA/CLIENTI GESTIONE ORDINI FORNITORI LOGISTICA IN ENTRATA AMMINISTRAZIONE CONTABILITA’ CLIENTI CONTABILITA’ FORNITORI CONTROLLO DI GESTIONE GESTIONE DEL PERSONALE PAGHE E CONTRIBUTI ACQUISTI MARKETING PIANIFICAZIONE PROD. PRODUZIONE CONTROLLO QUALITA’ VENDITE PRE-VENDITA GESTIONE ORDINI CLIENTI GESTIONE ORDINE RETE DI VENDITA LOGISTICA IN USCITA ASSISTENZA POST-VENDITA

LE AREE AZIENDALI AREA AMMINISTRATIVA AREA COMMERCIALE AREA LOGISTICA AREA PRODUZIONE/ TECNICA

AREA AMMINISTRATIVA Contabilita` Generale Controllo di Gestione Tesoreria / Gestione Finanziaria Questioned Economica Rapporti clienti/fornitori Recupero crediti Gestione Personale

FATTURAZIONE ATTIVA / PASSIVA IL PROCESSO LIBRI FISCALI FATTURAZIONE ATTIVA / PASSIVA SCRITTURE CONTABILI INCASSI & PAGAMENTI BILANCIO FATTI PATRIM. E FINANZIARI REPORTING BUDGET & FORECAST CONTROLLO DI GESTIONE

AREA COMMERCIALE Gestione rapporti clienti Marketing Politiche commerciali (prezzi) Agenti / Venditori / Rappresentanti Web presence, e-commerce Acquisizione ordini, emissione offerte Gestione rapporti fornitori Controllo costi

IL PROCESSO – Ciclo attivo ATTIVITA’ DI MARKETING NO EMISSIONE FATTURA CALCOLO PROVVIGIONI UFF. COMMERCIALE VENDITORI OFFERTA A CLIENTE ACCETTA- ZIONE SI ORDINE DA CLIENTE APPROVVIGION. / PRODUZIONE CONSEGNA (DDT) PRODUZIONE/ MAGAZZINO 1 REGISTRAZIONE CONTABILE CONTABILITA’ CLIENTI SCADENZARIO INCASSI

IL PROCESSO – Ciclo passivo 1 PRODUZIONE/ MAGAZZINO NASCITA FABBISOGNO ACCETTAZIONE MATERIALI RICHIESTA D’OFFERTA ORDINE A FORNITORE UFFICIO ACQUISTI RICEVIMENTO FATTURA GARE REGISTRAZIONE CONTABILE SCADENZARIO PAGAMENTI CONTABILITA’ FORNITORI

AREA LOGISTICA “punto di passaggio” per vari processi aziendali Organizzazione logica e fisica di prodotti e materie prime Gestione scorte Stoccaggio e distribuzione prodotti Classificazione materiali in ingresso

AREA PRODUZIONE Definizione e gestione tecnica del prodotto Gestione Terzisti Pianificazione e controllo attività produttive Gestione Qualita` Prodotti Sistemi CAD / CAM Assistenza tecnica post-vendita L’area Produzione comprende quasi sempre sia l’attivita` di progettazione che di realizzazione del prodotto stesso. L’Ufficio Tecnico produce le Distinte Basi del prodotti (elenco materiali) e definisce i Cicli di Produzione (lavorazioni da effettuare). I Lanci sviluppano i documenti atti ad avviare i processi e sottoprocessi produttivi, che vengono monitorati dagli Avanzamenti. Il terzista (molto usato in Italia) viene sempre piu` gestito “da vicino”, diventando quasi un reparto esterno dell’azienda. Il controllo della qualita` dei prodotti all’uscita della linea di produzione e` normalmente presente, diventa un obbligo per aziende con Sistema Qualita` (ISO 9000). Il sw di gestione qualita` puo` essere integrato all’ERP, spesso e` interfacciato. La gestione acquisti puo` essere in parte o tutta di competenza dell’area Amministrativa, Commerciale o di Produzione a seconda del tipo di azienda.

Il sistema informativo aziendale Struttura aziendale: suddivisione dell’organizzazione in differenti unità organizzative alle quali sono attribuiti compiti ed obiettivi specifici e che cooperano attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale. Risorse aziendali: tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi. Sono risorse i prodotti o i servizi offerti da un'azienda, i materiali utilizzati, gli immobili, ma sono risorse anche il denaro e le persone utilizzate per produrre.

Il sistema informativo aziendale Processo: insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse. In altro modo: insieme di attività tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio interno o esterno) che contribuisce al raggiungimento della missione dell’organizzazione e che trasferisce valore al fruitore del servizio (il cliente interno o esterno). Coinvolgimento di più strutture organizzative Omogeneizzazione dell’organizzazione

Il sistema informativo aziendale Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le aziende è l'informazione. L'informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre risorse. I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la risorsa o le risorse su cui agiscono, in altri termini hanno bisogno di informazioni: l'insieme delle informazioni gestite (generate, utilizzate, elaborate) dai processi costituisce il sistema informativo.

Il sistema informativo aziendale Prima dell'introduzione degli elaboratori elettronici, i flussi ed i processi informativi all'interno delle organizzazioni venivano gestiti con metodi manuali, che prevedevano l'uso di complesse e lunghe procedure di registrazione dei dati su supporti cartacei, di archiviazione di documenti, di ricerca su schedari, etc. L'assenza di una tecnologia avanzata non consentiva di giungere ad una razionalizzazione dei processi informativi; anzi, l'alto tasso di errore dovuto al susseguirsi di fasi di trascrizione manuale costringeva spesso ad introdurre cicli di controllo delle informazioni, con ulteriori perdite di efficienza.

Il sistema informativo aziendale L’introduzione delle tecnologie informatiche e di comunicazione ha invece permesso di accelerare l'esecuzione dei processi informativi, mettendo a disposizione facili e rapide procedure di registrazione, archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati. Ha inoltre condotto a: realizzazione di tecniche per la gestione automatizzata delle informazioni; definizione di teorie e di metodologie per il loro utilizzo.

La classificazione dei processi/decisioni aziendali processi direzionali: concorrono alla definizione degli obiettivi strategici processi gestionali: concorrono alla traduzione degli obiettivi in criteri di gestione ed effettuano il controllo del raggiungimento di tali obiettivi processi operativi: concorrono all'attuazione degli obiettivi.

La classificazione dei processi/decisioni aziendali La suddivisione dei processi in direzionali, gestionali e operativi può essere ulteriormente caratterizzata dal tipo di decisioni che vengono prese all'interno di essi. decisioni strutturate: le regole per decidere sono completamente determinate, basta conoscere tutte le variabili di interesse ed applicare ad esse tali regole; decisioni semi-strutturate: alcune regole per decidere sono determinate, ma l'intervento umano creativo è necessario per stabilire l'esito finale; decisioni non-strutturate: non esistono criteri generali per decidere, ma l'intero processo è affidato all'esperienza ed alla creatività del decisore.

L’evoluzione dei sistemi informativi La tecnologia informatica appare più adatta a fornire supporto a quei processi maggiormente deterministici, ovvero che possano essere eseguiti in maniera ripetitiva. Tale caratteristica è dominante nei processi operativi, presente nei processi gestionali, quasi assente in quelli direzionali. I processi decisionali di livello gestionale hanno bisogno dei dati provenienti da quelli di tipo operativo, così come i processi direzionali ricevono le informazioni da quelli gestionali.

L’evoluzione dei sistemi informativi Prima fase automazione delle attività di raccolta, archiviazione e reperimento dei dati di natura operativa. ripetitività e precisa definizione delle operazioni da compiere vantaggi legati alla quantità delle operazioni elementari eseguite con efficienza, piuttosto che alla qualità e al valore delle singole operazioni. ottica settoriale: i processi vengono automatizzati all'interno di un settore e di un'attività aziendale, senza tener conto degli altri settori e attività (contraddizione con la reale integrazione dei processi informativi aziendali)

L’evoluzione dei sistemi informativi Seconda fase integrazione fra applicazioni operative e loro coinvolgimento nell'automazione dei processi informativi di livello gestionale e direzionale. Ottica di completa integrazione tra le procedure interne ai singoli settori in primo luogo e tra i settori successivamente. I sistemi informatici integrati orientati ai dati: archivi non ridondanti e coerenza di aggiornamento gestione delle informazioni centralizzata Integrazione come prerequisito necessario per il supporto alle attività di tipo gestionale e direzionale che necessitano di dati intersettoriali.

I sistemi ERP Nucleo software con interfaccia indipendente dal sistema operativo sul quale viene installato. Scambia i dati con il database unico centrale dell’impresa. Verso l’esterno dialoga con software indipendenti, garantendo l’aggiornamento del database. Sono sistemi caratterizzati da un’integrazione nativa su tutte le aree aziendali.

I sistemi ERP Introduzione di un sistema ERP in azienda Vengono coperti in senso orizzontale i fabbisogni di gestione e trattamento delle informazioni di tutte le principali funzioni aziendali: elevata standardizzazione delle prassi e dei processi operativi; messa a sistema di modelli predefiniti di gestione dei processi. Il sistema ERP impone la propria logica ed è richiesto in parte all’impresa di adattarsi: repertorio di alternative maggiore rispetto a quelle di solito adottate o considerate; modelli di eccellenza operativa che possono solo migliorare la prassi di gestione operativa.

I sistemi ERP Diffusione dei sistemi ERP Aumento delle quantità di informazioni disponibili con conseguente difficoltà di distinguere i dati interessanti per il management per prendere la decisione giusta al momento giusto. Business intelligence Raccogliere ordinatamente i dati, catalogare, ritrovare e rendere disponibili le informazioni giuste al momento giusto, perché possano essere utilizzate in modo efficace.