Gestione Amministrativa dei Periodici Parte 1 Centro Inter-Bibliotecario – Università di Bologna Orietta Bonora – obonora@cib.unibo.it

Gestione amministrativa dei periodici Funzioni per gli operatori Sostituisce lo schedone amministrativo Permette la registrazione dei fascicoli mediante la lettura dei codici a barre SICI ed EAN 13 add on 5 Permette di individuare i fascicoli da sollecitare in modo automatizzato Permette di generare l’elenco dei fascicoli inviati al rilegatore Permette di generare l’elenco dei fascicoli doppi

Gestione amministrativa dei periodici Funzioni per gli operatori Individua le annate complete/incomplete Individua i fascicoli “scomparsi” Permette di elaborare l’elenco dei periodici per anno di competenza e il relativo valore Permette di elaborare la lettera di rinnovo degli abbonamenti attivi Permette di effettuare lo scarto dei fascicoli

Gestione amministrativa dei periodici Servizi per gli utenti Visualizza quali fascicoli sono arrivati in biblioteca

Gestione amministrativa dei periodici Servizi per gli utenti Consente la visualizzazione degli indici di ciascun fascicolo

1° giornata Gestione degli abbonamenti (attivazione, rinnovo, interruzione, cancellazione) Gestione dei fornitori (ricerca e inserimento dei fornitori) Gestione dei fascicoli (ricevimento, sollecito, smarrimento, prestito, previsione manuale, rilegatura, archiviazione, scarto)

2° giornata Previsioni automatiche dei fascicoli attesi Report Solleciti (automatici, manuali) Rinnovo abbonamenti Elenco abbonamenti Abbonamenti senza previsione Inventario abbonamenti

2° giornata Report Scheda ricevimento Annate complete/incomplete Fascicoli doppi Fascicoli dal rilegatore Posseduti 0001-/0005- Fascicoli “missing”

Gestione amministrativa dei periodici Manuali e documentazione

Gestione amministrativa dei periodici Accesso

Gestione amministrativa dei periodici Accesso Per accedere al sistema occorre collegarsi all’URL: http://neon.cib.unibo.it/cib (indirizzo valido sia per l‘ambiente di prova sia per l’ambiente di produzione) Inserire username e password Selezionare l’ambiente di prova o di produzione

Gestione amministrativa dei periodici Accesso L’ambiente di prova è contrassegnato da Per scollegarsi dal sistema cliccare su (chiudendo il browser o visitando un altro sito non ci si scollega dal sistema)

Gestione amministrativa dei periodici Layout dello schermo Moduli (1) Attività (2) Maschera principale Barra degli strumenti (3) Ricevimento Ricevimento SICI/EAN Rilegatura, archiviazione e scarto Abbonamenti Fornitori Report

Gestione amministrativa dei periodici Abbonamenti La gestione degli abbonamenti è preliminare a qualunque attività di gestione amministrativa Per attivare un abbonamento la rivista deve risultare posseduta dalla biblioteca in ACNP L’allineamento fra ACNP e la Gestione amministrativa periodici richiede un giorno Nel momento in cui si attiva l’abbonamento verificare se è variata la periodicità indicata in ACNP. Se è variata correggere in ACNP

Gestione amministrativa dei periodici Codice fornitore Il codice fornitore, costituito da 9 caratteri, deve essere costruito nel modo seguente: 2 caratteri Nazione (codici ISO) Es.: IT (per Italia) Provincia, se straniero città Es.: BO (per Bologna), OX (per Oxford) 1 carattere Tipo fornitore E editore commerciale (Feltrinelli) F fornitore (commissionaria) G editore non commerciale (es.: l’ente autore sul frontespizio) H fornitore non commerciale (es.: la prefettura nel diritto di stampa) L libraio 4 caratteri Primi 4 caratteri significativi della ragione sociale Es.: PATR per Patron

Gestione amministrativa dei periodici Codice fornitore - Esempi EBSCO Italia Corso Brescia, 75 10152 Torino Codice fornitore: ITTOFEBSC ma American Association for Clinical Chemistry 2101 L Street, NW, Suite 202 Washington, DC 20037-1526, USA Codice fornitore: USWAEAACC e Nome fornitore: American Association for Clinical Chemistry - AACC

Gestione amministrativa dei periodici Stato del fornitore Lo stato indica una situazione amministrativa (tenere sempre presente che il data base è comune) Attivo: fornitore corrente Bloccato: sono stati interrotti i rapporti con il fornitore Chiuso: non esistono più abbonamenti nuovi con questo fornitore (ad es. non esercita più) Temporaneo: quando non sono disponibili tutti i dati per la creazione; può successivamente passare allo stato Attivo

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es. 1 Rivista mensile, 2001, vol. 34, 12 fascicoli Se uscisse un numero supplementare in febbraio ...

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es. 2 Rivista bimestrale, 2001, vol. 91, 6 fascicoli

Gestione amministrativa dei periodici R Ricevimento: es. 3 2001, vol. 49, 20 fascicoli in un anno Rivista mensile più un ulteriore fascicolo in gennaio, febbraio, aprile, maggio, giugno, agosto, settembre e ottobre.

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es. 4 Rivista bimensile, 2001, vols. 264-274 Variazioni nella numerazione durante l’anno e numero speciale Vol. 264, n. 1, 1 February Vol. 264, n. 2, 15 February Vol. 269, nos. 1-3, 1 July 2001

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es. 4.1 Numero speciale di indici vols. 261-270 in agosto

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es. 5 Vol. 43, numbers 1 & 2, 2001

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es. 6 Rivista bimestrale, 2006, vol. 33, 6 fascicoli + supplementi

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es. 6.1

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento: es. 6, visualizzazione in Opac

Gestione amministrativa dei periodici Previsioni “manuali” Consistono nella preparazione della griglia dei fascicoli previsti mediante la duplicazione parziale di informazioni presenti nei fascicoli già ricevuti

Gestione amministrativa dei periodici Previsione manuale: es. 1 Vol. 9, no. 9, September 2001, mensile

Gestione amministrativa dei periodici Previsione manuale: es. 2 Rivista bimestrale, 2001, v. 91, 6 fascicoli

Gestione amministrativa dei periodici Previsione manuale: es. 3 Vol. 15, no. 8, September 2001 10 numeri in un anno (non esce in aprile e in novembre)

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento tramite lettura del codice SICI e del codice EAN 13 add on 5 Leggere il codice a barre SICI o EAN 13 add on 5 del periodico con un apposito lettore ottico, corrisponde a digitare il titolo della rivista e i dati di numerazione, e a confermare il ricevimento del fascicolo. Il ricevimento tramite lettura del codice SICI può essere effettuato sia nel caso in cui siano state effettuate le previsioni sia nel caso in cui non siano state effettuate. Il ricevimento tramite lettura del codice EAN 13 add on 5 è possibile solamente se sono state effettuate le previsioni automatiche dei fascicoli ed è stata specificata la struttura delle informazioni nelle ultime 4 cifre del codice.

Il codice SICI Serial Item Contribution Identifier standard ANSI/NISO Z39.56 -1996 (R2002)

Il codice SICI sui periodici Volume 15, number 10, December 2001

Gestione amministrativa dei periodici Ricevimento tramite lettura del codice SICI Il codice identifica il vol. 15, n. 10, dic. 2001, del periodico Journal of chemometrics, ISSN 0886-9383

European Article Number Il codice EAN European Article Number E’ un formato di codice a barre utilizzato per l’identificazione univoca di prodotti destinati alla vendita al dettaglio In Italia l’uso del codice EAN è gestito dall’associazione Indicod – Ecr (Istituto per le imprese di beni di consumo) http://www.indicod-ecr.it/ Per ulteriori informazioni vedi: Manuale delle Specifiche Tecniche GS1, Capitolo 3, I codici sulle pubblicazioni: libri, periodici e spartiti musicali

La struttura del codice EAN 13 add on 5 sui periodici EAN (1-3) 977 prefisso per identificare i periodici EAN (4-10) primi 7 numeri del codice ISSN del periodico EAN (11-12) codice di variante del prodotto, può contenere codici standard oppure 00 EAN (13) cifra di controllo Prefisso Numero ISSN senza cifra di controllo Varianti di prodotto Cifra di controllo 977 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 Ultima cifra dell’anno Ultime quattro cifre del numero di uscita N14 N15 N16 N17 N18 EAN (14) a seconda della tipologia del periodico, contiene l’ultima cifra dell’anno solare o l’anno di uscita (6 per 2006) EAN (15-18) dati del fascicolo

Il codice EAN 13 add on 5 sui periodici: esempi Codice EAN del n. 938 de Il Venerdì di Repubblica, 10 marzo 2006 Codice EAN 13 add on 5 de Il Sole 24 ore del 4 maggio 2006

Il codice EAN 13 add on 5 sui periodici: esempi Codice EAN del n. 277, maggio 2007, del mensile Gardenia Codice EAN del numero del 7 giugno 2007 del quotidiano la Repubblica

Gestione amministrativa dei periodici Parametri di previsione per il ricevimento dei fascicoli tramite lettura del codice EAN 13 add on 5 In base ai parametri impostati il sistema elabora le informazioni che consentono di effettuare il ricevimento dei fascicoli tramite lettore ottico