>>>> la conferenza stampa Cos’è una conferenza stampa? Wikipedia: “un evento informativo organizzato da un organismo o ente, a cui sono invitati i mass media, per annunciare delle notizie”. Urp : “E’ un evento importante a carattere straordinario e in quanto tale deve essere ben organizzata nelle fasi di preparazione, svolgimento e seguito.” Sergio Veneziani: uno strumento da utilizzare “soltanto per motivi rilevanti”. QUALI? Se li lasciate decidere ai vostri capi, siete rovinati… >>>>

quando un comunicato non basta La presentazione di un grande evento, di un nuovo prodotto, di un servizio innovativo Una ricerca o uno studio particolarmente complesso e rilevante (bilanci, risultati, consuntivi) La comunicazione di questioni decisive in una vicenda su cui sono accessi riflettori (attualità) Ogni strumento di comunicazione risponde a precise esigenze comunicative Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

Le conferenze stampa più gettonate Le conferenze stampa più diffuse: sport, politica, spettacolo, motori, omicidi/sequestri. Se non siete in una di queste categorie, ricordatevi che ci sono sempre molti e buoni motivi per non fare una conferenza stampa Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

molte ragioni per non farla Le redazioni hanno sempre meno giornalisti a disposizione da mandare in giro Overdose di appuntamenti per la stampa Le ricadute negative: delusione, irritazione, frustrazione I giornalisti sono sempre molto attenti nel valutare se la conferenza stampa valeva il tempo perso. Internet, del resto, consente uno scambio di informazioni più rapido, approfondito e preciso, oltre che più comodo, di quanto possa avvenire in una conferenza stampa Le ricadute negative di una conferenza stampa sbagliata sono molto più evidenti e pesanti di un comunicato andato a vuoto. Se i giornalisti si sono presentati ma sono rimasti delusi, l’addetto stampa dovrà fari i conti la prossima volta con la loro delusione o irritazione, avendo perduto in quell’occasione parte della sua autorevolezza. Se la conferenza stampa sarà andata deserta, dovrà fare i conti con la delusione e la frustrazione del suo datore di lavoro Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

prima di decidere Quale il valore aggiunto della presenza in carne ed ossa dei giornalisti? C’è bisogno di un approfondimento in diretta della notizia? Devo presentare qualcuno o mostrare qualcosa dal vivo? Ogni strumento di comunicazione risponde a precise esigenze comunicative. Per valutare l’opportunità di una conferenza stampa valgono come sempre le regole della notiziabilità, ma con un valore aggiunto. La conferenza stampa deve giustificare la presenza “dal vivo” dei giornalisti. Si verificano queste condizioni? Siamo in condizione di fornire informazioni importanti (attese) per l’opinione pubblica e per i giornalisti? (o ciò che proponiamo è importante solo per noi?) C’è un ‘pubblico’ di giornalisti che segue costantemente le mie attività ovvero le questioni che voglio trattare in conferenza stampa? Le informazioni sono così importanti da suscitare sicuramente un dibattito? O il dibattito può essere utile per anticipare o prevenire possibili dubbi, repliche e carenze informative? E’ utile, efficace e necessario visualizzare l’informazione con il supporto di mezzi audiovisivi? Ho qualcuno o qualcosa da far vedere (filmare, fotografare), provare o sperimentare in diretta? Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

tendenze La conferenza stampa “spuria”: presentazioni, convegni, tavole rotonde aperte alla stampa Trasformazione della conferenza stampa in un evento mediatico Sostituzione della conferenza stampa con un evento mediatico C’è una tendenza a chiamare conferenza stampa ciò che conferenza stampa formalmente non è: appuntamenti, presentazioni, convegni pubblici, aperti alla stampa, ma non solo. Si scongiura il rischio della sala vuota. Si creano appuntamenti pubblici, se non proprio eventi mediatici. La conferenza stampa diventa sempre più un evento immaginato per dare ai giornalisti ciò che cercano (dalla notizia al gadget), un evento coerente con l’immagine e la reputazione di chi lo promuove (Steve Jobs) La conferenza stampa viene sostituita da un evento mediatico altro che ottiene gli stessi scopi auspicati (diffusione di un messaggio rilevante) con modalità diverse. Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

come si prepara >>>>

istruzioni per l’uso Il contenuto e il pubblico Il luogo La data L’orario L’invito stampa Il panel dei relatori La cartella stampa L’attrezzatura L’allestimento Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

il contenuto e il pubblico Contenuto preciso e omogeneo Messaggio chiave: forte e chiaro 2 titoli: uno per l’invito stampa, l’altro per l’uscita sui media Il contenuto ed il messaggio scelto individuano un pubblico specifico da invitare alla conferenza stampa Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

dove? Una scelta non casuale, funzionale agli obiettivi: Un luogo che ‘parla’ (istituzionale, prestigioso, dimostrativo) Facilmente raggiungibile Facilmente accessibile La sede dell’azienda richiama l’attenzione sull’impresa stessa, l’albergo elegante è la variante più diffusa. Se annunciate l'apertura di un nuovo centro, per esempio, sarà necessario tenere in quel luogo la conferenza Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

il giorno e l’ora La data è una delle variabili che influiscono sulla riuscita della conferenza stampa Per quanto possibile, è necessario informarsi sugli eventi previsti per la data da noi scelta Pensare ai periodici oltre che ai quotidiani Tra le 11 e le 12 di mattina è l’orario migliore L’orario è funzionale per le agenzie, i quotidiani e i telegiornali, che ospitano più facilmente una notizia all’edizione di pranzo che non a quella della sera. Di norma, segue una più o meno frugale colazione o buffet (che non è obbligatoria e non va annunciata nel comunicato stampa) Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

l’invito stampa L’annuncio della conferenza: chi, cosa, dove, quando e perché Incuriosire … ma senza svelare tutto Primo obiettivo: finire in agenda Mi gioco l’anteprima? Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

come si scrive Stile giornalistico, non burocratico/formale (...è lieta di invitarLa…) In testa: conferenza stampa, invito stampa Titolo, occhiello, sommario Evidenziazione grafica di luogo, data, ora (ospiti) Testo (con tutte le informazioni e i dettagli) autonomo e separato L’invito stampa, la conferenza stampa hanno bisogno di un titolo, che susciti interesse o almeno dichiari l’argomento, meglio ancora se è già potenzialmente una notizia. Di per sé il fatto che ci sia una conferenza stampa – da solo – non fa notizia, a meno che non sia un “evento” la conferenza di per sé. Magari è la “conferenza di fine anno” del governo. Oppure la particolarità dell’incontro con la stampa (magari per la scelta del luogo) è già una notizia. Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

l’invio A chi? Al responsabile del servizio, al desk e al nostro contatto. Le Agende dei quotidiani e i taccuini delle agenzie Quando? Dipende, anche il giorno o un’ora prima. Normalmente, non più di 7 giorni prima della conferenza stampa. Opportuno un secondo invio se c’è il weekend di mezzo. Terzo invio ‘arricchito’ il giorno prima E poi? Recall telefonico per capire se l’informazione è arrivata, se la conferenza è nel taccuino, se c’è la disponibilità dei giornalisti a partecipare Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

i relatori Quanti? Non troppi Quali? Chi organizza la conferenza stampa introduce ogni relatore: nome, titolo e motivo del suo intervento alla conferenza Cosa dire? I relatori devono essere preparati, sintonizzare i loro interventi sul messaggio chiave della conferenza stampa, sapere quale pubblico hanno davanti, e possibilmente non leggere! Se si presenta ad esempio una ricerca statistica su un particolare aspetto sociale, si potrebbe preparare, oltre ad una sintesi “scientifica” del rapporto curata dai ricercatori, un comunicato stampa tagliato sulle agenzie, con una presentazione serrata dei dati più significativi. Ma anche un comunicato misurato sulle corde dei giornali o settimanali, che descriva il colore al di là dei numeri, che disegni dei profili sociali più che sciorinare tabelle. Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

la cartella stampa L’invito stampa Il comunicato (o i comunicati) La documentazione relativa all’iniziativa (i risultati di una ricerca, la sintesi, i testi delle relazioni, le schede approfondimento, foto o video) Il profilo dei relatori La scheda di presentazione della organizzazione Blocco + penna (gadget) Il biglietto da visita del responsabile dell’ufficio stampa Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

attrezzatura e allestimento Sala amplificata, proiettore, pc portatile Tavolo relatori, cavalieri, sedie per i giornalisti (ma non troppe!) Tavolo per accrediti Uno “sfondo” possibile: manifesti all’entrata, alle spalle dei relatori, sotto il tavolo, nello spazio interviste Stand dimostrativo Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

come si svolge >>>>

l’accreditamento dei giornalisti All’arrivo dei giornalisti, viene chiesto loro di registrarsi: Nome e cognome Testata giornalistica Contatti telefonici Indirizzo di posta elettronica Si consegna la cartella stampa illustrandone i contenuti Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

la durata della conferenza stampa Massimo 1 ora e 30 Presentazione + interventi dei relatori + domande Troppe richieste di spiegazioni dimostrano che si è stati poco chiari Domande critiche fanno capire che il messaggio non ha suscitato consenso L’assenza di domande indica perplessità o disinteresse Le interviste a margine Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

attenzione all’ombra dell’ospite Quando si decide di far intervenire alla conferenza stampa un ospite particolarmente autorevole ed esterno all’organizzazione (ad esempio un politico, un ministro), di contro alla garanzia di una maggiore presenza di giornalisti, c’è il rischio concreto di venire oscurati mediaticamente dall’ombra dell’ospite Gli espedienti… Concretamente, nel caso di una presentazione di una ricerca, i giornalisti d’agenzia saranno impegnati a raccogliere e ‘lanciare’ le dichiarazioni del ministro (su qualsiasi argomento) piuttosto che interessati ai miei dati, che rischieranno di essere ‘lanciati’ troppo tardi per le riunioni di redazione. Può essere utile, in questi casi, anticipare alle redazioni sotto embargo i dati della ricerca, in modo che possano lavorarli con anticipo, e concordarne l’uscita a conferenza stampa appena conclusa. I giornalisti presenti alla conferenza potranno così concentrarsi sugli interventi degli ospiti autorevoli, mentre le redazioni si occuperanno di dare visibilità al nostro lavoro nei tempi opportuni. Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

dopo la conferenza >>>>

Metto online il materiale della cartella stampa Mando il comunicato alle testate che non hanno partecipato (senza danneggiare i presenti…) Contatto i giornalisti ‘assenti’ ma potenzialmente interessati Controllo i lanci di agenzia Contatto nel pomeriggio i presenti per seguirne il lavoro (Una sala affollata di giornalisti non ci garantisce l’articolo o il servizio sulla nostra conferenza) L’aspetto più delicato è il controllo dei tempi. La contemporaneità della pubblicazione online con la conferenza stampa rischia di danneggiare chi è presente in sala a vantaggio di chi è rimasto in ufficio: esattamente il contrario di ciò che si vuole ottenere con una conferenza stampa. E’ bene dunque ritardare la pubblicazione online almeno fino alla fine della conferenza stampa. Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)

press briefing e fam trip >>>>

Press briefing una specie di conferenza stampa ristretta, al fine di incontrare un gruppo di giornalisti selezionato per approfondire qualche aspetto importante, ma senza obbligatoriamente puntare alla pubblicazione di articoli. Fam trip variante del press meeting. L’invito, rivolto a un gruppo molto ristretto di giornalisti, a visitare l’azienda. Anche in questo caso non c’è alcun impegno del giornalista alla pubblicazione di un testo. Si tratta di un investimento in comunicazione, il ritorno non deve essere forzatamente immediato Corso 10-11 (S.Cristaldi-N.Zamperini-A.Iapino)