IL CONTROLLO CONTABILE Relatore: Luca Grisolia RGB Partners S.r.l. – Via G. Leopardi 26 20123 Milano

Argomenti Considerazioni introduttive sul nuovo art. 2409-ter del Codice Civile La funzione di controllo contabile: Revisore Contabile esterno, Società di Revisione e Collegio Sindacale Le verifiche trimestrali Gli obblighi nello svolgimento dell’incarico di revisione e gli adempimenti pratici Principali caratteristiche e contenuto libro della revisione 2

Considerazioni introduttive sul nuovo art. 2409-ter del Codice Civile La riforma del diritto societario introduce l’obbligo per le S.p.A. di assoggettare il proprio bilancio al controllo contabile. L’art. 2409-ter C.C. prevede a tale proposito: La verifica, con periodicità almeno trimestrale, della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione nelle scritture contabili dei fatti di gestione La verifica della corrispondenza del bilancio d’esercizio e, se esistente, del bilancio consolidato alle risultanze contabili ed alla disciplina di riferimento L’espressione di un giudizio professionale sul bilancio d’esercizio e sul bilancio consolidato Il testo della riforma, riprendendo quanto previsto dal D.Lgs 58/98 (c.d. Testo Unico della Finanza o “legge Draghi”), assimila il concetto di controllo contabile a quello di revisione contabile implicando che, ai fini dell’espressione di un giudizio professionale sul bilancio delle società (di cui al precedente comma c)), tale attività debba essere effettuata nel rispetto delle tecniche e dei principi di revisione Inoltre la corrispondenza letterale dei commi a) e b) dell’art. 2409 ter C.C. con l’art. 155, commi a) e b), del T.U.F. 58/98 sembra comportare per il controllore contabile l’obbligo di effettuare, con periodicità almeno trimestrale, gli stessi controlli previsti dalla delibera Consob n. 23932 del 29 marzo 1999 per le società quotate e per le controllate di quotate 3

Le verifiche trimestrali Considerazioni introduttive sul nuovo art. 2409-ter del Codice Civile (cont.) Il presente documento risulta pertanto strutturato per descrivere in maniera sintetica: La funzione di controllo contabile: Revisore Contabile esterno, Società di Revisione e Collegio Sindacale Le verifiche trimestrali Gli obblighi nello svolgimento dell’incarico di revisione contabile e gli adempimenti pratici 4

La funzione di controllo contabile Revisore contabile, Società di revisione, Collegio sindacale Nelle società che continueranno ad adottare il sistema di governance tradizionale, il controllo contabile, ai sensi dell’art. 2409 bis C.C., verrà affidato: Ad una società di revisione, nel caso in cui la società faccia ricorso al capitale di rischio Ad un revisore contabile o, in alternativa, ad una società di revisione, nel caso in cui la società non faccia ricorso al capitale di rischio ma sia tenuta a redigere il bilancio consolidato Al collegio sindacale o, in alternativa, ad un revisore contabile o ad una società di revisione nel caso in cui la società non faccia ricorso al capitale di rischio né sia tenuta a redigere il bilancio consolidato Nel caso in cui il controllo contabile venga demandato ad una società di revisione o ad un revisore, al collegio sindacale saranno attribuite le funzioni che tale organo già svolge nelle società quotate e nelle controllate di quotate (secondo quanto stabilito dal D.Lgs 58/98), ovvero: La vigilanza sul rispetto della legge e dello statuto (c.d. controllo di legalità) La verifica in merito all’adeguatezza dell’apparato organizzativo, amministrativo e contabile della società ed al suo funzionamento La verifica sulla corretta gestione della società da parte degli amministratori 5

La funzione di controllo contabile Revisore contabile, Società di revisione, Collegio sindacale (cont.) Nelle società per azioni che adotteranno i sistemi dualistico e monistico, ai sensi degli art. 2409 quinquiesdecies e noviesdecies C.C., il controllo contabile verrà affidato: Ad una società di revisione, nel caso in cui la società faccia ricorso al capitale di rischio Ad un revisore contabile o, in alternativa, ad una società di revisione, in tutti gli altri casi 6

Le verifiche trimestrali La corrispondenza letterale dei commi a) e b) dell’art. 2409 ter C.C. con l’art. 155 commi a) e b) del T.U.F. 58/98 sembra comportare per il controllore contabile la necessità di effettuare, con periodicità almeno trimestrale, i controlli molto simili a quelli previsti dalla delibera Consob n. 23932 del 29 marzo 1999 In linea teorica quindi il soddisfacimento dei commi a) e b) dell’art. 2409 ter C.C., ovvero: La verifica, con periodicità almeno trimestrale, della regolare tenuta della contabilità sociale e della corretta rilevazione nelle scritture contabili dei fatti di gestione La verifica della corrispondenza del bilancio d’esercizio e, se esistente, del bilancio consolidato alle risultanze contabili ed alla disciplina di riferimento passa attraverso l’effettuazione di una serie di verifiche riportate, a titolo esemplificativo, nelle slide successive Quest’attività pur costituendo un’integrazione al processo di revisione contabile non si conclude con l’emissione di una relazione di revisione bensì con la compilazione del libro della revisione, tenuto presso la società cliente, in cui devono essere evidenziati i risultati delle verifiche 7

Le verifiche trimestrali (cont.) Studio e valutazione del sistema di controllo interno. Esame di tutti i libri contabili obbligatori, previsti dalla normativa civilistica, tributaria, previdenziale e dalle legislazioni speciali, per accertarne la loro corretta vidimazione e la tempestività nell’aggiornamento secondo quanto stabilito dalle norme in materia. Esame dell’esistenza dei documenti formali relativi agli adempimenti tributari e previdenziali (verifica delle dichiarazioni e di eventuale altra documentazione inerente tali adempimenti, nonché, con il metodo del campione, dei documenti comprovanti i pagamenti dei relativi oneri). Svolgimento di sondaggi di conformità, da effettuarsi con l’utilizzo di campioni ritenuti nella fattispecie adeguati, per accertare che le operazioni di gestione siano correttamente rilevate nelle scritture contabili in conformità alle procedure previste dal sistema contabile amministrativo e dal connesso sistema dei controlli interni. Esame della sistemazione delle irregolarità eventualmente riscontrate in occasione degli accertamenti svolti nel corso delle verifiche precedenti. Verifica delle disponibilità liquide e dei titoli di proprietà attreverso lo svolgimento di sondaggi di conformità, da effettuarsi con l’utilizzo di campioni ritenuti nella fattispecie adeguati. 8

Le verifiche trimestrali (cont.) Lettura dei verbali dell’assemblea degli azionisti, delle riunioni del Consiglio d’Amministrazione, del Comitato direttivo, se esistente, del Collegio sindacale e dei revisori interni, se esistono. Ottenimento dell’ultima situazione periodica predisposta dalla Direzione della Società ed effettuazione delle seguenti analisi: Comparazione, motivazione ed interpretazione dei principali scostamenti rispetto alla situazione precedente ed al budget Eventuale calcolo di indici di bilancio ritenuti adeguati nella fattispecie Colloquio con la Direzione della Società, utilizzando gli scostamenti di cui al punto precedente, con lo scopo di ottenere informazioni sulle operazioni ed eventi significativi che si sono verificati nel periodo. A titolo puramente esemplificativo: cambiamenti significativi nella struttura organizzativa; operazioni di entità particolarmente significativa o caratterizzate da particolare rischiosità, incluse le voci anomale o a carattere eccezionale menzionate nel precedente punto; informazioni circa i motivi di significativi scostamenti nei conti patrimoniali e nei conti di ricavi, costi e spese; 9

Le verifiche trimestrali (cont.) contratti stipulati dalla società di eccezionale rilevanza o per operazioni di carattere straordinario; acquisizioni, cessioni, o liquidazioni di significative attività, già verificatesi o previste, e relativo trattamento contabile; modifiche nella struttura del capitale sociale e negli impegni obbligazionari; cambiamenti nel trattamento contabile di operazioni aziendali o nei criteri di valutazione; rettifiche contabili di entità significativa già rilevate o previste; introduzione di nuovi prodotti e servizi e abbandono di linee di prodotto già esistenti; passività potenziali; nuovi procedimenti legali e sviluppi in quelli precedenti; cambiamenti nella situazione finanziaria della società, nuovi prestiti, garanzie ricevute o concesse, eventuali difficoltà nell'ottenimento del credito o nel far fronte agli impegni assunti; cause di perdite sostenute o previste, eventuale perdita di fasce di mercato, di clienti o di fornitori importanti per i quali vi è difficoltà di sostituzione, di importanti livelli della direzione aziendale; operazioni significative con parti correlate. 10

Le verifiche trimestrali (cont.) Colloqui con il collegio sindacale (nel caso di incarico disgiunto) finalizzati all'ottenimento di dati e informazioni rilevanti per l'espletamento dei propri compiti. In particolare la società di revisione dovrà richiedere al collegio informazioni sui risultati della vigilanza da questo esercitata sull'adeguatezza del sistema di controllo interno ai fini del controllo gestionale - aziendale. Riscontri documentali per operazioni particolarmente significative o caratterizzate da particolari rischiosità, quali, a titolo esemplificativo, le operazioni infragruppo o con parti correlate, le operazioni atipiche o inusuali rispetto alla normale gestione d'impresa, le operazioni che rivestono un'incidenza rilevante sulla situazione economica - patrimoniale o che presentino elementi di criticità. Un esempio di verbale da redigere in sede di verifica trimestrale è riportato nell’Allegato 1 del presente documento. NB: tutti gli Allegati al presente documento devono essere considerati come modelli esemplificativi, che devono essere adattati e modificati a seconda delle esigenze e degli incarichi di controllo contabile. Essi pertanto non costituiscono documenti standard di revisione 11

I principi di revisione Attività precedenti l’incarico Gli obblighi nello svolgimento dell’incarico e gli adempimenti pratici Indice I principi di revisione Attività precedenti l’incarico Obiettivi e principi generali della revisione contabile Il processo di revisione Il rischio di revisione La fase preliminare La fase di verifica sul bilancio Le conclusioni 12

I principi di revisione Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e dei Ragioneri e Periti Commerciali ha emanato nel giugno 2004 le “Norme di Comportamento degli Organi di Controllo nella rifroma del Diritto Societario”. All’interno di tale documento viene evidenziato che: L’osservanza dei principi di revisione e la conoscenza dei principi contabili di riferimento diventa elemento indispensabile per l’esercizio dell’attività di controllo contabile Le fonti di riferimento per lo svolgimento della funzione di controllo contabile sono le norme di legge e i “Principi di Revisione” emanati dai Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri Il controllo contabile ha pertanto come riferimento comportamentale i principi di revisione predisposti dalla Professione. E’ quindi indispensabile evitare il riferimento ad altri principi che comporterebbe pregiudizio alla qualità intrinseca del controllo contabile 13

I principi di revisione (cont.) Nell’ottobre del 2002 il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e dei Ragioneri ha emanato i nuovi principi di revisione, strutturati nelle seguenti macro-categorie 200-299 Responsabilità 300-399 Pianificazione 400-499 Controllo interno 500-599 Elementi probativi 600-699 Utilizzo del lavoro di terzi 14

Attività precedenti l’incarico Le attività precedenti l’incarico possono essere riassunte in: Accettazione o rinnovo dell’incarico: il revisore deve procurarsi in via preliminare informazioni sul settore di operatività, sulla proprietà, sulla Direzione e sulle attività della società il cui bilancio è oggetto di possibile revisione e deve valutare se vi siano le condizioni per acquisire o meno l’incarico. Tale valutazione preliminare dovrebbe essere fatta anche in sede di rinnovo dell’incarico Determinazione delle condizioni dell’incarico: il revisore deve stabilire l’oggetto, la natura, le modalità di esecuzione, le relazioni da emettere, i tempi ed i corrispettivi Lettera di proposta: un esempio di lettera di proposta è riportato come Allegato 2 al presente documento 15

Obiettivi e principi generali della revisione contabile La revisione contabile si concretizza nell’applicazione di statuite procedure di verifica finalizzate all’espressione di un giudizio professionale scritto riguardante l’attendibilità sostanziale del bilancio di una società La revisione contabile svolta in conformità ai principi di revisione è mirata a fornire una ragionevole sicurezza che il bilancio nel suo complesso non contenga errori significativi Il revisore svolge le sue verifiche su base campionaria. L’estensione del campione è determinata dal revisore sulla base della valutazione che lo stesso dà al rischio di revisione, ovvero: Rischio alto verifiche estese Rischio basso verifiche contenute Per ogni posta di bilancio oggetto di analisi, il revisore deve verificare il rispetto delle seguenti asserzioni: Esistenza: un’attività o una passività esistono ad una certa data Diritti ed obblighi: un’attività o una passività sono di pertinenza dell’azienda, ad una certa data Manifestazione: un’operazione o un evento di pertinenza dell’azienda ha avuto luogo nel periodo di riferimento 16

Obiettivi e principi generali della revisione contabile (cont.) Completezza: non vi sono attività, passività, operazioni o eventi non contabilizzati, o sui quali manchi un’adeguata informazione Valutazione: le attività o le passività sono contabilizzate a valori appropriati Misurazione: un’operazione o un evento è contabilizzato per l’importo appropriato ed i costi ed i ricavi sono imputati per competenza Presentazione ed Informativa: una voce o un’operazione sono evidenziate, classificate e corredate da adeguata informativa, in accordo con il quadro di riferimento relativo ai criteri di redazione del bilancio I principi generali a cui il revisore deve attenersi sono: (a) Indipendenza, (b) Integrità, (c) Obiettività, (d) Competenza e diligenza, (e) Riservatezza, (f) Professionalità, (g) Rispetto dei principi tecnici e (h) Scetticismo professionale Il revisore deve operare in conformità alle norme di legge, ai principi di revisione e, ove applicabili, alle raccomandazioni emanate dalla Consob 17

Il processo di revisione settembre /dicembre gennaio/giugno Fase preliminare INTERIM Fase di verifica sul bilancio FINAL Determinazione della materialità Valutazione del rischio di individuazione Discussione significatività dei rilievi Memo delle conclusioni Pianificazione del lavoro Conoscenza del cliente Valutazione del rischio di intrinseco Valutazione significatività dei rilievi Relazione al bilancio Analisi di bilancio Programmi di verifica Valutazione preliminare del S.C.I.* Verifiche sul bilancio Valutazione del rischio di controllo Lettera di attestazione Rilevazione dei cicli e test sui controlli S.C.I.* : sistema di controllo interno 18

Il rischio di revisione La valutazione del rischio di revisione è un momento fondamentale ai fini della pianificazione e dell’effettuazione del lavoro di revisione Con il termine rischio di revisione si definisce il rischio che il revisore esprima un giudizio non corretto nel caso in cui il bilancio sia significativamente inesatto. Le componenti del rischio di revisione sono tre: Il rischio intrinseco (o inherent risk) Il rischio di controllo (o control risk) Il rischio di individuazione (o detection risk) 19

Esempi di fattori generici sono: Il rischio intrinseco Il rischio intrinseco è la suscettibilità di un saldo di un conto o di una classe di operazioni a generare inesattezze significative in bilancio indipendentemente dalla presenza o meno di adeguati controlli interni relativi a tali conti o classi di operazioni Esso dipende da fattori generici legati alla Società e da fattori specifici propri di alcuni conti di bilancio e classi di operazioni Esempi di fattori generici sono: L’integrità, l’esperienza e la competenza della Direzione La natura, il business e le caratteristiche della Società (ad esempio: la potenziale obsolescenza dei prodotti e dei servizi, la significatività dei rapporti con parti correlate) Il settore in cui opera la Società (ad esempio: la concorrenza, i cambiamenti nella tecnologia, nella domanda, nella normativa, nelle prassi contabili di settore) Esempi di fattori specifici sono: Singoli conti di bilancio suscettibili di errori (ad esempio: conti che richiedono un elevato livello di stima) Le operazioni non rientranti nella gestione ordinaria, o complesse ed anomale 20

Il rischio di controllo Il rischio di controllo è il rischio che il sistema contabile e i sistemi di controllo interno in essere presso la società non riescano a prevenire o ad individuare e correggere la presenza di errori significativi I controlli interni relativi al sistema contabile sono mirati al raggiungimento di determinati obiettivi, quali: Tutte le operazioni effettuate devono essere autorizzate, a livello generale o specifico, dai dirigenti responsabili Tutte le operazioni devono essere tempestivamente registrate per il loro corretto ammontare, nei conti appropriati e nel periodo contabile di competenza al fine di permettere la redazione del bilancio nel quadro di riferimento normativo applicabile L’accesso ai beni aziendali ed alle relative registrazioni contabili va limitato tramite un sistema di autorizzazione Deve essere verificata periodicamente l’esistenza fisica dei beni e comparata con quella contabile All’interno della società, vi deve essere una adeguata separazione dei compiti e delle competenze 21

Il rischio di individuazione Il rischio di individuazione è il rischio che il revisore non identifichi un errore significativo durante lo svolgimento delle procedure di revisione Il rischio di individuazione è inversamente proporzionale al livello combinato del rischio intrinseco e quello di controllo: Quando il rischio intrinseco e quello di controllo sono alti, è necessario che il revisore “abbassi” il livello del rischio di individuazione (ampliando l’estensione delle verifiche sui saldi di bilancio) Viceversa, quando il rischio intrinseco e quello di controllo sono bassi, il revisore può accettare un rischio di individuazione più elevato (riducendo l’estensione delle verifiche sui saldi di bilancio) 22

Il rischio di revisione Rischio di revisione alto DIMENSIONAMENTO DEL LAVORO DEL REVISIORE Rischio di revisione basso 23

La fase preliminare La pianificazione del lavoro La pianificazione del lavoro di revisione passa attraverso le seguenti fasi: Conoscenza del cliente Analisi di bilancio Calcolo della materialità Valutazione preliminare del sistema e della procedure contabili del cliente e del sistema di controllo interno Rilevazione delle procedure contabili e test sui controlli Valutazione del rischio di revisione per ogni voce di bilancio Determinazione dell’ampiezza delle verifiche da effettuare sulle poste di bilancio e predisposizione dei programmi di verifica (un esempio di come poter strutturare i programmi di verifica è riportato nell’Allegato 3 al presente documento) 24

La fase preliminare La pianificazione del lavoro (cont.) Un’adeguata pianificazione del lavoro permette di: prestare la dovuta attenzione alle aree importanti della revisione (perché rischiose o significative) Identificare i problemi potenziali Svolgere il lavoro di revisione in maniera efficace ed efficiente, ovvero: Effettuare verifiche estese sulle voci di bilancio a maggiore rischio; Effettuare verifiche contenute sulle voci di bilancio a minore rischio. Il revisore deve sviluppare e documentare un piano generale che indichi chiaramente l’ampiezza e le modalità di svolgimento della revisione 25

La fase preliminare La conoscenza del cliente Gli elementi che il revisore deve considerare per avere una conoscenza approfondita del cliente sono: Natura e caratteristiche della Società Organizzazione aziendale Struttura del business Settore e mercati Obiettivi e strategie Sistema informativo adottato Il revisore può ottenere le informazioni da una pluralità di fonti quali, ad esempio: Colloqui con il management, il personale amministrativo, i consulenti della società Documentazione prodotta dalla società (verbali delle riunioni, bilanci, budget, rapporti interni della Direzione, piani di marketing e vendita) Pubblicazione riguardanti il settore (testi specializzati, statistiche ed indagini di organi ufficiali) 26

La fase preliminare La conoscenza del cliente (cont.) La conoscenza (a 360° gradi) del cliente è fondamentale perché consente al revisore di effettuare di: Valutare il rischio intrinseco Valutare in modo più consapevole gli elementi probativi emersi nel corso dell’incarico di revisione Fornire un migliore servizio al cliente Nell’Allegato 4 vengono evidenziati alcuni fra gli elementi da considerare nella fase di conoscenza del cliente. 27

La fase preliminare Le analisi di bilancio Le analisi di bilancio costituiscono anch’esse un utile strumento per l’individuazione e la valutazione del rischio intrinseco riferito, in particolar modo, ai singoli conti di bilancio o a singole classi di operazioni Lo scopo è quello di rilevare dati e di determinare indici atti a mettere in evidenza situazioni che richiedono una particolare attenzione nello stabilire le procedure di revisione Ad esempio il rilievo dell’allungamento dei tempi di incasso può richiedere, in sede di Final, un’attenta analisi sulla esigibilità dei crediti. La diminuzione dell’indice di rotazione delle rimanenze può comportare una verifica più estesa della eventuale obsolescenza dei prodotti di magazzino L’analisi diventa particolarmente significativa se effettuata attraverso la comparazione di dati correnti di bilancio, dati storici e dati prospettici 28

La fase preliminare Materialità, errore tollerabile e key item La materialità è l’ampiezza di un’omissione o di un errore contenuto nelle informazioni contabili, a causa del quale diventa probabile che il giudizio di una persona ragionevole, che si affida a tali informazioni, possa cambiare o possa essere influenzato da tale omissione o errore La materialità è pertanto la soglia sopra la quale un errore, o la somma di più errori, rilevati dal revisore e non recepiti nel bilancio dalla società porta quest’ultimo a: Emettere un giudizio negativo sul bilancio della società Rilasciare una dichiarazione di impossibilità ad emettere un giudizio sul bilancio della società I parametri per la determinazione della materialità sono, secondo quanto stabilito dalla prassi professionale, i seguenti (utilizzabili singolarmente o come media ed applicabili su uno o più esercizi): Una percentuale fra 0,5% e 1% applicata ai ricavi della società Una percentuale fra 1% e 2% applicata sull’attivo patrimoniale Una percentuale fra 1% e 5% applicata al patrimonio netto Una percentuale fra 5% e 10% al risultato ante imposte 29

La fase preliminare Materialità, errore tollerabile e key item (cont.) La scelta fra i diversi parametri dipende normalmente dal business e dalle caratteristiche della società L’errore tollerabile, pari di solito al 50% della materialità, è la soglia sopra la quale un errore, o la somma di più errori, riferiti ad una singola voce di bilancio, rilevati dal revisore e non recepiti dalla società, porta il revisore a: Emettere un giudizio sul bilancio con eccezione su quella specifica voce di bilancio Il Key item, normalmente fissato fra il 25% ed il 50% dell’errore tollerabile, è la soglia operativa sopra la quale, il revisore decide di verificare tutti i saldi che compongono una determinata posta di bilancio. Per i saldi inferiori al Key item, il revisore di norma effettua verifiche campionarie La scelta dei criteri e dei parametri sui quali basare la determinazione della materialità, dell’errore tollerabile e del key item dipende dal giudizio e dalla sensibilità professionale del revisore 30

La fase preliminare Valutazione del sistema di controllo interno Il revisore deve acquisire la conoscenza del sistema contabile e di controllo interno della società e valutarne preliminarmente l’efficienza. L’ambiente di controllo interno è costituito dall’insieme dei seguenti elementi: Struttura organizzativa Separazione delle funzioni Competenza del personale Grado di utilizzo dei sistemi informativi Il revisore deve poi apprendere e documentare le procedure (cicli) contabili in essere presso la società, ed i controlli effettuati su queste ultime In linea di principio, le procedure contabili di una società sono quelle che riguardano L’acquisto, la gestione e la dismissione delle immobilizzazioni materiali Il ciclo relativo alle vendite ed agli incassi Il ciclo relativo agli acquisti ed ai pagamenti La gestione delle rimanenze La gestione dei rapporti con gli istituti di credito L’area relativa al personale 31

La fase preliminare Valutazione del sistema di controllo interno (cont Il revisore dovrà confermare (o disconoscere) la valutazione preliminare del sistema di controllo interno mediante la verifica dei controlli sulle procedure posti in essere dalla Società Normalmente si tratta di procedure che riguardano voci di bilancio cosiddette “routinarie” (immobilizzazioni, rimanenze, crediti, cassa e banche, debiti) diverse da quelle “non routinarie” (ratei e risconti, fondi ammortamento) o “di stima” (fondi svalutazione, fondi rischi ed oneri) Più efficienti sono le procedure contabili ed efficaci i controlli posti in essere minore sarà il rischio di controllo e, conseguentemente, l’ampiezza delle verifiche che il revisore dovrà effettuare sulle poste di bilancio che derivano dalle procedure contabili testate Il revisore deve documentare, mediante la stesura di appositi memorandum, il lavoro svolto ai fini della valutazione del rischio di controllo, concludendo se lo stesso è da considerarsi alto, medio o basso ed indicando quali sono i conti di bilancio potenzialmente influenzati dal rischio di controllo Nell’Allegato 5, a titolo meramente illustrativo, viene riportato un esempio di una procedura vendite ed incassi, schematizzata in forma di flusso ed un esempio di test sui controlli 32

La fase preliminare Il campionamento Nell’effettuare i test di sostanza, il revisore non verifica le voci a tappeto ma utilizza il metodo del campionamento (così come descritto dal principio di revisione n.530). Per campionamento di revisione si intende l’applicazione di procedure di revisione su un numero di voci inferiore alla totalità delle voci che compongono il saldo di un conto o una classe di operazioni in modo tale che tutte le voci abbiano una probabilità di essere selezionate. Ciò consente al revisore di ottenere e valutare gli elementi probativi su determinate caratteristiche delle voci selezionate e trarre una conclusione sulll’intera popolazione dalla quale il campione è estratto. Il campionamento può essere effettuato utilizzando sia un approccio statistico sia un approccio non statistico. La dimensione del campione (e quindi delle verifiche da effettuare) è determinata dal revisore in base alla valutazione del rischio di revisione ed in base alla sua sensibilità professionale. Esempio di campionamento: Tutti i saldi superiori ad un certo importo (“key item”) più… Un numero casuale di saldi selezionati in base ad un criterio logico e sistematico. 33

La fase preliminare I programmi di verifica Sulla base delle evidenze raggiunte con la fase della pianificazione, il revisore dovrà predisporre specifici programmi di verifica per ciascuna area di bilancio con l’indicazione del tipo di approccio di revisione da applicare Quanto sopra tenendo sempre conto della valutazione del rischio, ovvero: Rischio alto verifiche estese Rischio basso verifiche contenute Si sottolinea peraltro che esistono alcune procedure obbligatorie di revisione che devono sempre essere effettuate, ovvero: Circolarizzazione dei clienti, dei fornitori, degli istituti di credito, dei consulenti legali e fiscali Procedure di inventario fisico Conta di cassa Un esempio di come poter strutturare i programmi di verifica è fornito nell’Allegato 3 al presente documento 34

La fase di verifica sul bilancio Le voci di bilancio Sui saldi di bilancio, il revisore dovrà effettuare test di sostanza (sondaggi di conformità) così come stabilito nei programmi di verifica (o di revisione). La dimensione e l’ampiezza dei programmi di revisione e del campionamento varieranno in maniera direttamente proporzionale alla valutazione del rischio di revisione. A titolo esemplificativo, nelle pagine seguenti, si riportano le principali verifiche di sostanza che il revisore dovrebbe effettuare su: Crediti; Banche; Debiti verso fornitori; Immobilizzazioni materiali; Rimanenze; Titoli; Fondi rischi ed oneri. Ogni test di sostanza serve per accertare il rispetto delle “asserzioni” di bilancio, ovvero: (a) Esistenza, (b) Diritti ed obblighi, (c) Manifestazione, (d) Completezza, (e) Valutazione, (f) Misurazione, (g) Presentazione ed Informativa 35

Obiettivo di revisione Procedure di revisione Le verifiche sui saldi di bilancio I crediti Rischio Obiettivo di revisione Procedure di revisione Esistenza crediti Accertamento esistenza Circolarizzazione Valutazione Accertamento corretta valutazione Analisi con credit controller, risposte dei legali, contenziosi, trend perdite su crediti Competenza Verifica competenza costi e ricavi Procedure di cut-off, analisi note di credito Coerenza Accertamento uniformità dei principi contabili Confronto con bilanci esercizi precedenti Esempi di lettere di circolarizzazione per clienti, fornitori, banche, legali e fiscalisti sono forniti nell’Allegato 6 36

Le verifiche sui saldi di bilancio La circolarizzazione dei crediti L’obiettivo della circolarizzazione dei saldi creditori è quello di verificarne l’esistenza. Le fasi procedurali sono riassumibili come segue: scelta della data di riferimento della conferma (di solito la data di chiusura del bilancio); determinazione del campione (saldi superiori al “key item” + “random” selezione casuale); scelta dei clienti a cui chiedere conferma; comunicazione al cliente dei nominativi scelti (N.B.: le lettere devono essere preparate dal cliente su propria carta intestata e firmate da un rappresentante legale); ricevimento delle lettere dal cliente, loro controllo e spedizione a cura del revisore; analisi delle risposte ricevute (“in accordo” o “da riconciliare”); per le risposte non ricevute, effettuazione di procedure “alternative” (procedure atte a produrre “elementi di evidenza” tali da verificare l’esistenza dei saldi creditori): esame degli incassi successivi alla data di riferimento della conferma; controllo dei crediti sulla base dei documenti relativi alle operazioni che li hanno originati. invio di una seconda richiesta per le risposte non ricevute; indagini sulle lettere non recapitate o respinte; riepilogo dei risultati ottenuti. 37

Le verifiche sui saldi di bilancio La valutazione dei crediti L’obiettivo è quello di individuare crediti non esigibili a fronte dei quali la società non ha provveduto ad alcuna svalutazione. Le fasi procedurali sono riassumibili come segue: analisi delle procedure utilizzate dall’azienda per valutare il rischio; esame dell’anzianità dei crediti (“aging analysis”); esame dei crediti in sofferenza (nonché analisi delle risposte ottenute dalla circolarizzazione “legali”); esame delle perdite su crediti degli esercizi precedenti. 38

obiettivo: individuare l’esistenza di eventuali pre-fatturazioni. Le verifiche sui saldi di bilancio L’accertamento della corretta competenza dei crediti Fasi procedurali: analisi contratti: obiettivo: valutare se esistono impegni verso i clienti (es.: previsione di sconti, abbuoni, etc.) che devono essere riflessi in bilancio. analisi note credito emesse / abbuoni concessi nell’esercizio successivo: obiettivo: valutare se tali operazioni hanno ridotto in tutto o in parte l’esistenza del credito originario. Cut - off test: confronto ultimi (e primi) documenti di accompagnamento della merce con le relative fatture di vendita nonché con le registrazioni contabili: obiettivo: individuare l’esistenza di eventuali pre-fatturazioni. 39

Obiettivo di revisione Procedure di revisione Le verifiche sui saldi di bilancio Cassa e banche Rischio Obiettivo di revisione Procedure di revisione Esistenza, valore Accertamento esistenza Circolarizzazione, conta di cassa Competenza Verifica competenza costi e ricavi Analisi estratti conto Coerenza Accertamento uniformità dei principi contabili Confronto con bilanci esercizi precedenti 40

Le fasi procedurali sono riassumibili come segue: Le verifiche sui saldi di bilancio La circolarizzazione degli istituti di credito Consiste nella richiesta di informazioni scritte a tutte le banche con cui la società cliente ha operato nell’esercizio in esame (anche se i conti sono stati chiusi). Le fasi procedurali sono riassumibili come segue: compilazione dell’elenco delle banche (tutte) alle quali verrà inviata la richiesta; predisposizione delle lettere: le lettere devono essere compilate dalla società cliente su propria carta intestata e firmate dal rappresentate legale dell’azienda; ricevimento delle lettere dal cliente, loro controllo e spedizione a cura del revisore; analisi delle risposte ottenute: le risposte devono essere prediposte dalle banche su modulo “ABI”; tutte le banche devono rispondere. invio di una seconda richiesta per le risposte non pervenute ed eventuali ulteriori solleciti; riepilogo dei risultati ottenuti; analisi degli “stati di concordanza” (riconciliazioni). Ha lo scopo di accertare che le eventuali discordanze: siano dovute a differenze nei tempi di registrazione da parte della società e della banca; non alterino la sostanziale attendibilità delle risultanze contabili; siano state eliminate nel periodo successivo alla chiusura dell’esercizio. 41

Obiettivo di revisione Procedure di revisione Le verifiche sui saldi di bilancio I debiti verso fornitori Rischio Obiettivo di revisione Procedure di revisione Esistenza, Completezza Accertamento esistenza e completezza Circolarizzazione, Search per la ricerca di passività potenziali, Competenza Verifica competenza costi e ricavi Procedure di cut-off Coerenza Accertamento uniformità dei principi contabili Confronto con bilanci esercizi precedenti 42

Le verifiche sui saldi di bilancio La circolarizzazione dei debiti L’obiettivo della circolarizzazione dei saldi debitori è quello di verificarne l’esistenza. Le fasi procedurali sono riassumibili come segue: scelta della data di riferimento della conferma (di solito la data di chiusura del bilancio); determinazione del campione (saldi superiori al “key item” + “random” selezione casuale); scelta dei fornitori a cui chiedere conferma; comunicazione al cliente dei nominativi scelti (N.B.: le lettere devono essere preparate dal cliente su propria carta intestata e firmate da un rappresentante legale); ricevimento delle lettere dal cliente, loro controllo e spedizione a cura del revisore; analisi delle risposte ricevute (“in accordo” o “da riconciliare”); per le risposte non ricevute, effettuazione di procedure “alternative” (procedure atte a produrre “elementi di evidenza” tali da verificare l’esistenza dei saldi debitori): esame degli pagamenti successivi alla data di riferimento della conferma; controllo dei debiti sulla base dei documenti relativi alle operazioni che li hanno originati. invio di una seconda richiesta per le risposte non ricevute; indagini sulle lettere non recapitate o respinte; riepilogo dei risultati ottenuti. 43

Verifica della loro competenza; Le verifiche sui saldi di bilancio L’accertamento della corretta competenza dei debiti Search of unrecorded liabilities (Ricerca di passività non registrate). Selezione di un campione di fatture (es.: tutte quelle superiori al “key item”) pervenute e registrate nel periodo successivo a quello di chiusura del bilancio; Verifica della loro competenza; Nel caso in cui la competenza sia riferita al bilancio oggetto di revisione, verifica del loro stanziamento tra le fatture da ricevere. Altre verifiche analisi contratti e dei libri sociali con l’obiettivo di evidenziare eventuali passività non registrate ma già maturate alla data di chiusura del bilancio; Cut - off test: confronto ultimi (e primi) documenti di accompagnamento della merce con le relative fatture di acquisto nonché con le registrazioni contabili. 44

Obiettivo di revisione Procedure di revisione Le verifiche sui saldi di bilancio Le immobilizzazioni Rischio Obiettivo di revisione Procedure di revisione Esistenza, Completezza Accertamento esistenza e completezza Inventario fisico, analisi documentale (contratti e fatture) Capitalizzabilità Verifica tipologia di spesa Vouching dei costi Valutazione Accertamento valutazione Confronto del valore netto contabile con valori di mercato Accertamento accuratezza Ricalcolo ammortamenti Coerenza Accertamento uniformità dei principi contabili Confronto con bilanci esercizi precedenti 45

Obiettivo di revisione Procedure di revisione Le verifiche sui saldi di bilancio Le rimanenze Rischio Obiettivo di revisione Procedure di revisione Esistenza Accertamento esistenza fisica Inventario fisico, circolarizzazione “terzisti”. Valutazione Accertamento corretta valutazione Test determinazione costo: Lifo, Fifo, Cmp Accertamento valorizzazione al minore tra costo e mercato Test NRV (Net Realisable Value) Competenza Verifica competenza costi e ricavi Procedure di cut-off Obsolescenza Verifica esistenza merce obsoleta e a lento rigiro Verifica su prodotti in slow moving Coerenza Accertamento uniformità dei principi contabili Confronto con bilanci esercizi precedenti 46

Obiettivo di revisione Procedure di revisione Le verifiche sui saldi di bilancio I titoli Rischio Obiettivo di revisione Procedure di revisione Esistenza, proprietà Accertamento esistenza e titolo di proprietà Circolarizzazione, analisi documentale Valutazione Accertamento corretta valutazione Test determinazione costo: Lifo, Fifo, Cmp e raffronto con il mercato Competenza Verifica competenza costi e ricavi Ricalcolo ratei, cedole, utili, perdite Coerenza Accertamento uniformità dei principi contabili Confronto con bilanci esercizi precedenti 47

Obiettivo di revisione Procedure di revisione Le verifiche sui saldi di bilancio I fondi rischi ed oneri Rischio Obiettivo di revisione Procedure di revisione Esistenza, Completezza Accertamento esistenza e completezza Circolarizzazione dei legali e dei fiscalisti per la descrizione delle cause in corso Valutazione Accertamento valutazione Colloqui con la Direzione, Lettere di attestazione da parte della Direzione Competenza Accertamento competenza 48

La predisposizione delle carte di lavoro è necessaria per: Le verifiche sui saldi di bilancio Le carte di lavoro - Principio di revisione 230 La predisposizione delle carte di lavoro è necessaria per: documentare gli aspetti che costituiscono gli elementi probativi a sostegno del giudizio espresso sul bilancio. dimostrare che il lavoro di revisione è stato svolto in conformità ai principi di revisione. La documentazione comprende tutti i documenti (carte di lavoro) predisposti od ottenuti e conservati dal revisore nell’esecuzione dell’incarico di revisione. Le carte di lavoro possono essere predisposte su carta, film, supporti elettronici od altri mezzi. A titolo di esempio, per ogni saldo di bilancio oggetto di verifica, il revisore dovrebbe predisporre: Un memo che descriva il lavoro svolto; Una “lead” con i saldi della voce di bilancio (magari con evidenza dei saldi dell’anno precedente); Fogli di lavoro che riportino i sondaggi di conformità effettuati sulla base di quanto stabilito nei programmi di verifica/di revisione. Un esempio di carte di lavoro relative alla voce di bilancio debiti verso fornitori è fornito negli Allegati da 7.1 a 7.4 49

Le conclusioni La valutazione e la discussione dei rilievi di revisione ed il memo delle conclusioni Tutti gli errori (aggiustamenti) sulle poste di bilancio rilevati dal revisore nel corso dello svolgimento del lavoro dovrebbero essere: Preliminarmente valutati dal revisore al fine di comprenderne l’effetto Discussi con la Direzione della Società Recepiti dalla Società nel proprio bilancio Occorre precisare che esistono due categorie di aggiustamenti con un peso diverso, ovvero: Errori veri e propri (ad esempio: sottoaccantonamento delle fatture da ricevere) Aggiustamenti di stima (ad esempio: sottostima del fondo svalutazione crediti) Alla fine del lavoro il revisore deve redigere un memo conclusivo (ai propri fini interni) che costituirà la base per l’emissione della relazione di revisione in cui vengono riepilogate: Le verifiche effettuate in sede di Final sulle poste di bilancio I risultati emersi e le conclusioni raggiunte Il riepilogo degli errori non recepiti dal cliente 50

Le conclusioni La relazione di revisione La relazione di revisione rappresenta il documento attraverso il quale il revisore esprime il suo giudizio sul bilancio della Società Il revisore può concludere la sua relazione di revisione con: Un giudizio positivo Un giudizio negativo L’ impossibilità ad esprimere un giudizio Un giudizio con eccezione o con rilievo Un giudizio con richiamo di informativa Nell’esprimere il suo giudizio il revisore dovrà considerare se esiste per la società il presupposto della continuità aziendale Esempio di relazioni di revisione sono riportati nell’Allegato 8 al presente documento 51

Le conclusioni La lettera di attestazione La lettera di attestazione è un documento scritto che il revisore deve ottenere dalla Direzione della Società prima dell’emissione della relazione di revisione Tale documento rappresenta un’assunzione di responsabilità da parte della Direzione della Società in relazione ad alcuni aspetti quali, ad esempio: La corretta predisposizione del bilancio L’inesistenza di irregolarità Passività potenziali non registrate in bilancio La lettera di attestazione, normalmente, deve essere sottoscritta dai componenti della Direzione che sono i responsabili primari dell'attività aziendale complessiva e da coloro che sono responsabili dell'amministrazione e della predisposizione del bilancio Le lettere di attestazione possono avere contenuti diversi a seconda del tipo di società, nonché variare da un periodo all’altro. Un esempio di lettera di attestazione è riportato nell’Allegato 9 al presente documento 52

Il libro della revisione Contenuto Sul libro della revisione, che deve essere tenuto presso la sede delle società cliente, vanno pertanto riportati: I verbali delle verifiche trimestrali; La relazione di revisione. Inoltre, la relazione di revisione deve essere allegata al bilancio d’esercizio della società cliente 53

Siti utili per la raccolta di documentazione www.consob.it www.assirevi.it www.anrev.it 54