STRUMENTI DI COMUNICAZIONE DIMPRESA: ORGANIZZARE L UFFICIO STAMPA
Ufficio stampa assicura l'elaborazione e l'attuazione di programmi di comunicazione rivolti ai media diffonde un'immagine dell'ente coerente e omogenea può essere interno o esterno
Passi preliminari Analizzare e capire gli obiettivi e le strategie dell'organizzazione (mission, vision) Verificare la qualità e la quantità dei rapporti con i media Individuare l'albero delle fonti interne
Passi preliminari Ricerca notizie in azienda Monitorare i media sugli argomenti chiave Predisporre la cartella stampa Avviare incontri personali Sviluppare il programma operativo
Avvio Ufficio Stampa: strumenti operativi Il database La rassegna stampa La cartella stampa istituzionale I comunicati stampa La conferenza stampa Educational
Strumenti operativi Il press brief L'intervista Il telefono La rete
Il Data Base Contiene indirizzi giornalisti, sia interessati che interessanti Registra opinioni sui temi rilevanti Contiene informazioni sullo stato della relazione Deve essere costantemente aggiornato
La rassegna stampa Deve essere quotidiana ed aggiornata per temi di interesse e per testate, oltre che sullazienda stessa Comprende non solo i quotidiani, ma anche testate periodiche, specializzate, on-line e radio televisive Deve essere distribuita all'interno di tutta l'organizzazione
Materiale informativo su azienda Deve essere aggiornata 1-2 volte/anno Deve essere anche on-line sul sito aziendale Deve contenere il materiale informativo su azienda, valori, storia e progetti a lungo termine
I comunicati stampa Testo breve, 1800/2000 battute Deve incuriosire il giornalista e non il lettore Deve contenere una notizia 5 W Ogni paragrafo < di 5 righe, ogni frase < di 3 In coda ci devono essere sempre i riferimenti della persona da contattare Va diffuso contemporaneamente a tutti
Le 5 W Who: chi sta parlando (identità) What: di cosa sta parlando Where: localizzazione When: informazione aggiornata, credibilità Why: perchè
Struttura comunicato stampa Titolo 5 W Why What Boiler plate Info
La conferenza stampa Va indetta solo se necessario Va valutato se indirla Meglio in un luogo abituale per i giornalisti Convocarla pochi giorni prima Vanno invitati i giornalisti in base alle notizie Non deve durare mai più di un'ora
Il Press Brief È un incontro con 3-6 giornalisti particolarmente interessati Non deve esserci necessariamente la notizia È informale, non viene registrato Normalmente è indirizzato alla carta stampata
L'intervista Può essere proposta dall'ufficio stampa Può essere richiesta dal giornalista L'opportunità deve essere valutata in base agli obiettivi da perseguire
L'intervista L'intervista è esclusiva, non deve essere replicata con altri giornalisti Si può proporre l'intervista a diversi giornalisti, ma se uno accetta va ritirata la proposta fatta a tutti gli altri Si può chiedere un'intervista per lanciare un personaggio o per tematizzare un argomento
Il telefono È uno strumento che facilita la reperibilità Annulla la complessità dei canali di comunicazione, limitandosi al solo canale uditivo Al telefono, però, l'attenzione è meno selettiva Non sostituisce il rapporto interpersonale
La mail Si usa per proporre in due righe una notizia Va preceduta da una telefonata (rischio cestino) Se la notizia interessa, spedisci i materiali (comunicato e foto) e poi... richiami al telefono
La mail La posta elettronica integra, ma non sostituisce il telefono Testo succinto Pre-allertare il giornalista prima di inviare allegati (rischio virus e cestino)
L'Educational Educational: viaggi organizzati per informare dal vivo i giornalisti