Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Genova, 28 febbraio 2008

Sommario Alcune definizioni Le fasi tipiche della smaterializzazione La conservazione sostitutiva La fattura elettronica Conclusioni e referenze

Alcune definizioni: l’ambito normativo, la conservazione sostitutiva e la fattura elettronica

L’impulso: la normativa Le scritture contabili e i documenti di cui all’art. 2220cc, le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie possono essere registrati su supporti di immagini. L 59/1997 Decreto Bassanini Riconosce la formazione, l’archiviazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici di atti dati e documenti DPR 513/1997 Attuativo della legge 59/97. DL 39/1993 Istituzione dell’AIPA L 537/1993 Possibilità di conservare ed esibire documenti per finalità amministrative e probatorie anche mediante supporti ottici. L 241/1990 Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. Testo Unico 445/2000 Abroga la L 537/93 e indica le disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Del. AIPA 42/ 2001 Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico DPCM 8/02/1999 Regole tecniche sul documento informatico e la firma digitale Del AIPA 24/1998 Regole tecniche per l’uso di supporti ottici. Del CNIPA11/2004 Conservazione Sostitutiva DM_23/01/2004 Ministero delle finanze D.LG. 52/2004 Fatturazione elettronica Circolare agenzia entrate 19 ottobre 2005 Codice Amministrazione digitale 01/01/06 Circolare 36/E Agenzia Entrate 06/12/06 Risoluzione 161 Agenzzia Entrate Risoluzione 298 Agenzia delle Entrate. D. Lgs. 10/2002 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche. DPR 137/2003 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche

Archiviazione e Conservazione Archiviare: Ordinare sistematicamente atti e documenti Conservare: Mantenere il valore intatto nel tempo senza alterazioni Archiviazione elettronica si intende la memorizzazione di un documento nativamente digitale o diventato tale previa scansione Ottimizzare i processi aziendali Conservazione sostitutiva è un processo disciplinato per legge che permette di conservare documenti in formato digitale consentendo di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la stampa dello stesso Eliminare la carta Ridurre i rischi di non conformità + Efficienza 5

Fattura Telematica e Fattura Elettronica Fattura telematica: Documento elettronico senza valenza fiscale Fattura elettronica: Documento informatico con valenza fiscale E’ una fattura prodotta in formato elettronico (pdf) priva dei requisiti richiesti dalla normativa affinché il documento abbia rilevanza fiscale: non è un documento statico non modificabile non è emesso con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica Risparmio dei costi di stampa, che vengono ribaltati sul destinatario E’ un documento informatico rilevante ai fini tributari che risponde ai requisiti di staticità e non modificabilità e viene emesso, al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità con l’apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica Gestione del processo in modalità digitale in tutte le sue fasi 6

Le fasi tipiche della dematerializzazione della fattura

Le fasi: archiviazione elettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo

Le fasi: conservazione sostitutiva Archiviazione elettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo Conservazione sostitutiva

Le fasi: delivery telematico delle fatture Archiviazione elettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo Conservazione sostitutiva Pubblicazione sul portale Fattura Telematica (normale PDF) Inoltro o notifica tramite email Fattura Telematica (link o normale PDF) Invio tramite stampa Fatture cartacee tradizionali

Le fasi: fattura elettronica Archiviazione elettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo Conservazione sostitutiva Pubblicazione sul portale Fattura Telematica (normale PDF) Inoltro o notifica tramite email Fattura Telematica (link o normale PDF) Invio tramite stampa Fatture cartacee tradizionali Flusso di fattura elettronica Fattura Elettronica con Firma digitale

Connessione con il ciclo passivo Archiviazione elettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo Conservazione sostitutiva Ricezione fatture Elaborazione Ciclo passivo

La Conservazione Sostitutiva

Cosa può essere conservato? La legge prevede l’obbligo di conservazione di alcune tipologie di documenti Documenti amministrativi e contabili Fatture, Libro giornale, Libro inventari, Registri Iva, Ordini, Contrattualistica, Libri sociali, Bilanci, Relazione dei sindaci e dei revisori, Relazione sulla gestione, DDT, Corrispondenza, Telegrammi Documenti del personale Cedolini paga, Cedolini riepilogo, Fogli presenza, Contratti, CUD, Modello 770, Modello 730

Conservazione sostitutiva: il processo Processo di conservazione digitale dei documenti analogici (es: contratti, fatture passive…) Avviene previa memorizzazione della relativa immagine Delibera CNIPA 19/02/2004 Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile del processo di conservazione

Conservazione sostitutiva: il processo Processo di conservazione digitale dei documenti informatici (es: fatture attive) Creazione e memorizzazione del documento fiscale su supporto informatico Delibera CNIPA 19/02/2004 Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile del processo di conservazione

Conservazione sostitutiva: il processo complessivo Certification Authority Timestamp Authority Responsabile conservazione Web Documenti cartacei Esibizione documento Scansione e indicizzazione Scanner Acquisizione lotti Firma e Marcatura Temporale Verifica e rinnovo lotti Archivio a norma Produzione documenti digitali Generazione supporti Documenti elettronici Smartcard HSM Verifica Workflow di conservazione Documenti informatici Archiviazione supporti Operatore conservazione

Il ruolo di Responsabile della Conservazione Funzione principale Appone la marca temporale Sottoscrive elettronicamente il documento informatico memorizzato Funzioni complementari Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) Organizza il contenuto dei supporti ottici Gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato Archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto: la descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti, l’indicazione delle copie di sicurezza gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o eventuali persone delegate Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi di gestione, nelle eventuali diverse versioni Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema Richiede la presenza del pubblico ufficiale nelle ipotesi in cui sia previsto Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare nell’apposizione del riferimento temporale Verifica, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati Provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti

Il Responsabile della Conservazione: deleghe “Il responsabile del procedimento può delegare in tutto o in parte lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate” Il processo può essere affidato, sia da parte di privati che da parte delle Pubbliche Amministrazioni, ad altri soggetti pubblici o privati Delibera CNIPA 19/02/2004

Delega ad un soggetto terzo: l’outsourcing I processi di conservazione e/o di fatturazione elettronica possono essere delegati a una terza parte (outsourcer) L’outsourcer può assumersi il ruolo di responsabile della conservazione (garantisce la conformità del processo) Nel caso di delega delle attività di fatturazione attiva, la circostanza deve essere annotata in fattura Resta ferma la responsabilità del cedente/prestatore in caso di violazioni connesse all’emissione della fattura (DPR 633/1972, art. 21) Cliente Outsourcer Fornitori Clienti

I possibili modelli di implementazione e delega Cliente Outsourcer Soluzione in-house Soluzione IT Operatore della Conservazione Responsabile della Conservazione Soluzione in-house con operatori in outsourcing Soluzione IT Operatore della Conservazione Responsabile della Conservazione Soluzione in hosting Soluzione IT Responsabile della Conservazione Operatore della Conservazione Soluzione in full outsourcing Soluzione IT Responsabile della Conservazione Operatore della Conservazione

Fattura elettronica Apposizione su ciascuna fattura di: Riferimento temporale Firma elettronica Emissione verso il cliente Documento informatico con rilevanza fiscale Predisposto in forma elettronica con garanzia di: Attestazione della data Autenticità dell’origine Integrità del contenuto Conservato sostitutivamente Mediante sistemi EDI (Electronic Data Interchange) predisposti per trasmettere i flussi di fatturazione sotto forma di informazioni strutturate

Emissione di fatture elettroniche Tradizionale: All’atto della consegna o spedizione all’altra parte canali postali fax email portale altri canali telematici Ricezione: Stampa e trattamento tradizionale, oppure archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva (previa stampa e scansione) Emissione di una fattura Elettronica: All’atto della sua trasmissione per via elettronica email portale altri canali telematici Ricezione: Acquisizione e contabilizzazione, conservazione sostitutiva senza necessità di stampare li documento Previo accordo tra le parti

Fatturazione elettronica: il processo complessivo Certification Authority Web Sistema documentale Generazione flussi digitali Produzione fattura Firma digitale e Riferimento temporale Multidelivery ERP Conservazione sostitutiva Smartcard HSM Workflow fatturazione elettronica Archiviazione supporti Responsabile Conservazione

Fattura elettronica e conservazione sostitutiva L’emissione delle fatture elettroniche richiede necessariamente da parte dell’emittente la conservazione sostitutiva delle stesse Il destinatario, se ha concordato la ricezione della fattura elettronica, è tenuto alla conservazione sostitutiva Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma Le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma cartacea o analogica possono essere archiviate in forma elettronica previa stampa e scansione D.Lgs 52/2004

Conclusioni e referenze

Obiettivo : gestione integrata digitale del ciclo dell’ordine Eliminazione dei documenti cartacei i documenti del ciclo dell’ordine sono prodotti scambiati e conservati in formato digitale Eliminazione delle attività manuali di routine L’utilizzo di formati standard per la produzione di documenti informatici consente l’interoperabilità tra i sistemi dei diversi attori del ciclo dell’ordine, eliminando gran parte delle attività manuali. cliente Consegna Ordine Fatturazione fornitore Pagamento Incasso Composizione fattura ordine Riconciliazione ordine/conferma d’ordine avviso di spedizione Archiviazione estratti conto Estratti conto Composizione ordine di pagamento fatture Riconciliazione DDT/Notifica ricezione merci

Alcune referenze Comdata nella conservazione sostitutiva Cliente Volumi Descrizione Tipo Responsabile 12 milioni di pagine/anno in conservazione Soluzione installata presso Vodafone e gestita da personale Comdata; documenti conservati: libri contabili, registri IVA, tabulati fatture traffico, fatture SAP consumable In house Operatori Comdata Resp. Cons. interno 1.000.000 doc/anno Servizio in outsourcing completo per la conservazione sostitutiva dei documenti amministrativi: fatture attive e passive, registri e libri contabili, partitari clienti e fornitori, note credito, schede magazzino In hosting Resp. Cons. Comdata 7 milioni pagine/anno Servizio di gestione documentale e conservazione in outsourcing completo di documentazione amministrativa (fatture, libri bollati, corrispondenza...) 800.000 fatture clienti/anno Servizio in outsourcing completo per la conservazione delle fatture attive; soluzione basata su firma digitale e marca temporale per la data certa dei contratti 320.000 fatture clienti/anno Servizio di gestione documentale e archiviazione elettronica in outsourcing completo delle fatture clienti 300.000 fatture clienti/anno Servizio di conservazione in outsourcing delle fatture clienti; servizio di gestione documentale dei contratti 5 Milioni di documenti Servizio di fattura elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti amministrativi proposto a 600 aziende del settore elettrico 1,25 milioni di fatture/anno (entro 2008) Soluzione di archiviazione elettronica, distribuzione e pubblicazione sul portale, conservazione sostitutiva delle fatture Dual Offer (fatture consumi e fatture lavori italiane, fatture consumi estero)

Direzione Commerciale - Nord Direzione Commerciale – Centro Sud Grazie Fabio Chinaglia Direttore Marketing ComdataTech f.chinaglia@comdata.it Comdata Direzione Generale Via Giovanni Giolitti, 14/B - 10123 Torino Tel: +39 011.507.1000 Fax: +39 011.507.1001 email: sales@comdata.it Direzione Commerciale - Nord Via Bisceglie, 76 – 20152 Milano Tel: +39 02.415.7994 / 02.410032 Fax: +39 02.415.49559 e mail: sales@comdata.it Direzione Commerciale – Centro Sud Via Benedetto Croce, 6 – 00142 Roma Tel: +39 06.549.18200 Fax: +39 06.549.18210

Appendice: I benefici della smaterializzazione dei documenti amministrativa secondo l’osservatorio del Politecnico di Milano

Fattura elettronica: benefici riscontrati Fonte: Osservatorio MIP ‘Fatturazione Elettronica: Benefici non solo sulla carta’ 31

Analisi comparativa: fattura tradizionale e elettronica Costo medio fattura tradizionale: 8,4€ Costo medio fattura elettronica: 4,6€ Risparmio: 55% Fonte: METEL

Analisi comparativa per grado d’integrazione

La finanziaria 2008 Fatturazione elettronica Facoltà Obbligo DDL FINANZIARIA 2008 Art. 5, co. 41- 46 A.S. 1678/2007 Da metà 2008 nei rapporti business to government (B2G) … … successivamente anche nei rapporti business to business (B2B)

Finanziaria 2008: le novità Obbligo Verso chi? Cosa? Emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture esclusivamente in formato elettronico Amministrazioni statali, anche ad ordinamento autonomo, e enti pubblici nazionali Fatture, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili Aziende Divieti Accettare fatture emesse e trasmesse in forma cartacea Procedere a pagamenti, anche parziali, sino a invio in forma elettronica Amministrazioni

Il contesto europeo COM(2005)229 del 01.06.2005: i2010 - quadro strategico della Commissione europea che definisce gli orientamenti strategici di massima per la società dell'informazione ed i media Invito a dotarsi di un quadro normativo, organizzativo e tecnologico atto a gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti In Danimarca: obbligo fatturazione elettronica nei rapporti con Pubbliche Amministrazioni dal 1/2/2005