La progettazione pastorale Formazione Ambito Carità Missionarietà Gennaio 2009 Servizio RECIF Italia - luglio 2000

IDENTIFICAZIONE FORMULAZIONE VALUTAZIONE ESECUZIONE

Cos’è il ciclo di progetto Il ciclo di progetto segue la vita di un progetto dall’idea iniziale al suo completamento. Esso fornisce una struttura per assicurare che gli attori siano consultati e definisce le decisioni chiave, le informazioni necessarie e le responsabilità ad ogni fase di modo che decisioni informate possano essere prese ad ogni fase della vita di un progetto. Si basa sulle valutazioni per utilizzare quanto appreso dall’esperienza del progetto per definire programmi o progetti futuri

Descrizione delle fasi l'identificazione Si applica quando tra più possibili progetti se ne sceglie uno in base a diversi fattori: Le proposte diocesane I programmi foraniali La fattibilità Le possibilità di successo … In questa fase si svolge una analisi della realtà sufficientemente dettagliata per poter formulare il progetto valutazione finale il progetto viene valutato sulla base dei risultati effetti-vamente conseguiti. In tal modo sarà possibile individuare le linee per lo sviluppo di futuri progetti pastorali e di animazione. La valutazione finale viene realizzata al termine del progetto, mentre il monitorag-gio viene eseguito mentre si realizza il progetto IDENTIFICAZIONE FORMULAZIONE VALUTAZIONE formulazione (o progettazione) una volta individuato il progetto questo va definito in tutti i suoi dettagli. Finalità Obiettivi Azioni Tempi Risorse Costi Sostenibilità Verifiche e valutazioni ESECUZIONE realizzazione Fase in cui le attività previste nel documento progettuale vengono realizzate. Alla luce di eventuali mutamenti nel contesto locale, il progetto può essere modificato allo scopo di garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati

vengono utilizzate una quantità definita di risorse (con cosa?) Il progetto Possiamo definire progetto come un processo nel quale, durante un intervallo di tempo (quando?) vengono utilizzate una quantità definita di risorse (con cosa?) che, convertite in attività (in che modo?) attraverso un metodo (come?) servono a raggiungere determinati obiettivi (perché?) che mutano sempre la realtà iniziale

Le due fasi dell’approccio del quadro logico Fase di progettazione Fase di Analisi Formulazione Identificazione Analisi degli attori (matrice degli attori e analisi SWOT) Analisi della situazione di partenza (Costruzione dell’albero dei problemi) Analisi degli obiettivi (Costruzione dell’albero degli obiettivi) Scelta delle strategie Analisi SWOT (Punti di forza, di debolezza, opportunità e rischi) Sviluppo della matrice del quadro logico – Definizione della struttura di progetto, verifica della sua logica interna e dei rischi Definizione delle attività – Definizione della sequenza e della dipendenza delle attività; stima della durata e assegnazione delle responsabilità Definizione delle risorse – Dallo schema delle attività sviluppare i costi e i mezzi

Albero dei problemi Effetti Cause Scarsa attività di animazione pastorale giovanile, soprattutto nella fascia tra i 15 e i 35 anni Animatori pastorali insufficienti Scarsa partecipazione dei giovani Poca formazione Proposta poco motivate Difficoltà di individuazione di nuovi operatori Linguaggio inappropriato Metodi di animazione inefficaci Tematiche affrontate non sempre adeguate ai bisogni Effetti Cause

L’albero degli obiettivi Scarsa attività di animazione pastorale giovanile, soprattutto nella fascia tra i 15 e i 35 anni Animatori pastorali insufficienti Scarsa partecipazione dei giovani Poca formazione Propo sta poco motivate Difficoltà di individuazione di nuovi operatori Linguaggio inappropriato Metodi di animazione inefficaci Tematiche affrontate non sempre adeguate ai bisogni Rafforzamento delle attività di animazione pastorale giovanile, soprattutto nella fascia tra i 15 e i 35 anni Aumento degli Animatori pastorali Aumento della partecipazione dei giovani Rafforza mento proposte di formazione migliorata individuazione di nuovi operatori definizioneProposta motivate Linguaggio appropriato Tematiche affrontate adeguate ai bisogni Migliora mento dei Metodi di animazione

Scelta delle strategie Rafforzamento delle attività di animazione pastorale giovanile, soprattutto nella fascia tra i 15 e i 35 anni Aumento degli Animatori pastorali Aumento della partecipazione dei giovani Rafforza mento proposte di formazione Definizione Proposta motivate migliorata individuazione di nuovi operatori Linguaggio appropriato Migliora mento dei Metodi di animazione Tematiche affrontate adeguate ai bisogni NO SI Strategia animatori Strategia partecipazione

I livelli dell’albero degli obbiettivi Rafforzamento delle attività di animazione pastorale giovanile, soprattutto nella fascia tra i 15 e i 35 anni Aumento degli Animatori pastorali Aumento della partecipazione dei giovani Rafforza mento proposte di formazione Definizione Proposta motivante migliorata individuazione di nuovi operatori Linguaggio appropriato Migliora mento dei Metodi di animazione Tematiche affrontate adeguate ai bisogni Obbiettivo generale Obbiettivi specifici Risultati attesi

Gli elementi di un progetto

1. Dati generali del Progetto 1.1 Titolo: Programma di pastorale giovanile per l’anno pastorale 2009-2010. 1.2 Località: Forania di __________ 1.3 Responsabili Andrea Coordinamento generale Anna Organizzazione corsi animatori Roberto Organizzazione ciclo di serate approfondimento Michela Materiale per proposta nuovi animatori

L’analisi che abbiamo fatto. Da dove partiamo 2. Contesto L’analisi che abbiamo fatto. Da dove partiamo

3. Finalità S’intende gli obiettivi generali che il progetto si pone Quale è lo scopo ultimo del proget- to? Rafforzamento delle attività di animazione pastorale giova- nile, soprattutto nella fascia tra i 15 e i 35 anni

4. Obiettivi Per obiettivi (altrimenti detti obiettivi specifici) si intendono i risultati concreti che ci si aspetta dal progetto rispetto alle finalità che ci si è poste. Aumento del numero degli Animatori pastorali giovanili nelle parrocchie e miglioramento della loro preparazione . Incremento della partecipazione dei giovani alle proposte formative.

4. Risultati attesi Aumento del numero degli Animatori pastorali giovanili nelle parrocchie e miglioramento della loro preparazione. Rafforzamento proposte di formazione migliorata individuazione di nuovi operatori Definizione Proposta motivante Incremento della partecipazione dei giovani alle proposte formative Utilizzo di un linguaggio appropriato ai giovani Tematiche affrontate adeguate ai bisogni Miglioramento dei Metodi di animazione

5. Azioni 5.1 Aumento del numero degli Animatori pastorali giovanili nelle parrocchie e miglioramento della loro preparazione. Rafforzamento proposte di formazione Organizzazione corso di formazione animatori pastorale giovanile a livello foraniale. migliorata individuazione di nuovi operatori Definizione Proposta motivante 5.2 Obiettivo 2 5.2.1. Azione A 5.2.2. Azione B

6. Metodologia Indicare quali metodologie s’intendono adottare per implementare il progetto: Come intendo operare? Chi sono gli attori coinvolti nel progetto? In che modo si intende gestire le relazioni tra i vari attori? È estremamente importante riuscire a creare un lavoro di rete con i vari attori coinvolti nel progetto. Cosa vuol dire “lavoro di rete”? Significa riuscire a coinvolgere, in maniera fattiva, diversi soggetti che possono contribuire, in modi ed a livelli di responsabilità differenti, alla buona riuscita del progetto. Per creare tale coinvolgimento non basta interloquire con questi soggetti in modo occasionale ma è necessario definire con chiarezza i tempi, i luoghi e i modi in cui si intende tenere tali relazioni. Questo lavoro di rete, non è solo una metodologia operativa ma, se ben posta in essere, diventa essa stesa un risultato del progetto, in quanto struttura un modo nuovo di creare “comunicazione e comunità” tra soggetti geograficamente vicini e lontani ma che condividono in maniera forte la stessa “passione” per il progetto.

6. Metodologia 6.3 La diocesi Abbiamo cercato un confronto con gli uffici di pastorale diocesana? Abbiamo tenuto conto delle indicazioni e delle linee pastorali diocesane? 6.1 La Forania In che modo compartecipiamo il nostro programma con la forania? Lo abbiamo condiviso con gli altri ambiti pastorali? Abbiamo trovato accordi e sinergie con gli altri programmi pastorali? Abbiamo ottenuto consenso? Lo abbiamo condiviso già in fase di identificazione? 6.2 Le parrocchie Come abbiamo coinvolto le parrocchie nella definizione del progetto? Abbiamo dato loro un ruolo attivo sia nella pianificazione che nella realizzazione? 6.4 Le Istituzioni, la società civile Abbiamo trovato collaborazioni all’esterno dell’ambiente ecclesiale? Abbiamo aperto delle iniziative con uno spirito missionario anche in ambito civile?

7. Fasi temporali del progetto

Il calendario pastorale diocesano Tempi Momenti Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre dicembre Apertura anno pastorale Ottobre missionario Avvento - Natale Infanzia Missionaria Quaresima di fraternità Giornata missionari Martiri Raccolta Indumenti Raccolta ferro Giornata della Carità Altre giornate a tema

8. Risorse Per essere attuato il progetto necessiterà di risorse umane (figure professionali, lavoro di volontari o della comunità, ecc) e di risorse economiche. 1.1 Risorse umane Indicare quali risorse umane sono necessarie alla realizzazione del progetto. Se sono state individuate indicare chi sono, altrimenti indicare come s’intende individuarle. Risorse finanziarie Non indicare il costo del progetto (Per questo c’è già il budget). Indicare piuttosto quali sono i soggetti che contribuiscono finanziariamente al progetto. L’apporto di beni in natura o di prestazioni a titolo gratuito è equiparabile ad un contributo finanziario. Sarebbe estremamente utile riuscire a quantificare in termini monetari tali contributi (anche in via estimativa se non si possiede dati certi) ed indicarli nel budget del progetto.

9. Costi

10. Valutazioni e Sostenibilità In questo capitolo vanno evidenziati gli “Indicatori” che ci permetteranno di valutare il progetto e con quali tempi e modi tali verifiche andranno effettuate. ATTENZIONE! La verifica si riferisce agli obbiettivi del progetto mentre la valutazione va fatta rispetto alle metodologie utilizzate per la sua realizzazione. Come abbiamo già accennato, le relazioni e la cooperazione tra i diversi soggetti coinvolti, se ben concepiti, possono portare a dei cambiamenti nella realtà locale altrettanto auspicabili quanto i cambiamenti diretti previsti dal progetto. Esempio: si costruisce una scuola. Nelle scuole limitrofe gli insegnanti lavorano 5 ore al giorno. Nella scuola del progetto agli insegnanti è richiesto di lavorare 8 ore al giorno; il governo ha accettato di pagare il salario a questi insegnanti come nelle altre scuole. La copertura delle ulteriori ore richieste viene coperta dai promotori del progetto. (come? Per quanti anni? È sostenibile la soluzione?) Ne consegue che gli insegnanti di questa scuola hanno un salario superiore degli insegnanti del circondario. Ciò ha creato una rincorsa per venire ad insegnare nella nostra scuola privata a discapito di quelle pubbliche. Come intendiamo ammortizzare questo squilibrio? Servizio RECIF Italia - luglio 2000

Cosa sono gli indicatori? 10. Sostenibilità Cosa sono gli indicatori? Sono degli elemento oggettivi riferiti agli Obiettivi che ci siamo posti che ci permettano di valutare la misura in cui gli Obiettivi stessi sono stati raggiunti. Oltre agli indicatori andranno anche definiti i modo ed i tempi in cui valutazioni e verifiche andranno eseguite. . Esempio: si costruisce una scuola. Nelle scuole limitrofe gli insegnanti lavorano 5 ore al giorno. Nella scuola del progetto agli insegnanti è richiesto di lavorare 8 ore al giorno; il governo ha accettato di pagare il salario a questi insegnanti come nelle altre scuole. La copertura delle ulteriori ore richieste viene coperta dai promotori del progetto. (come? Per quanti anni? È sostenibile la soluzione?) Ne consegue che gli insegnanti di questa scuola hanno un salario superiore degli insegnanti del circondario. Ciò ha creato una rincorsa per venire ad insegnare nella nostra scuola privata a discapito di quelle pubbliche. Come intendiamo ammortizzare questo squilibrio? Servizio RECIF Italia - luglio 2000

10. Valutazioni e Sostenibilità Gli IOV (Indicatori Oggettivamente Verificabili) Sono la descrizione operativa degli Obiettivi Generali, dell’Obiettivo Specifico e dei Risultati Attesi in termini di quantità, qualità, tempo, luogo e Gruppo Destinatario. Un Indicatore deve essere appropriato, misurabile, utilizzabile a costi contenuti. Non dimentichiamo mai che le verifiche e le valutazioni non servono a giudicare il progetto o chi lo ha eseguito, bensì a riprogettare qualora ciò si renda necessario per la riuscita del progetto

Un buon IOV è SMART (brillante, intelligente) Specifico per l’obiettivo che dovrebbe misurare Misurabile (qualitativamente o quantitativamente) Available (disponibile ad un costo accettabile) Relevant (pertinente per i bisogni informativi dei manager/valutatori) Time bound (legato al tempo in modo di sapere quando possiamo aspettarci che l’obiettivo sia raggiunto)

Criteri di qualità di un progetto Fattibile: si riferisce alla possibilità che obiettivi di breve e medio termine del progetto possano essere raggiunti attraverso le attività previste, sulla base delle condizioni del contesto locale, delle competenze dei soggetti attuatori, delle caratteristiche dei destinatari, dei rischi e delle opportunità esterne Pertinente: quando è coerente con a priorità stabilite in fase di programmazione e risponde a bisogni chiaramente indicati dai destinatari dell’intervento Efficace: se raggiunge, nel tempo, i mutamenti strutturali desiderati. quando il rapporto tra risultati concreti e risorse utilizzate è ottimale. Tra due possibili soluzioni di un problema una è considerata più efficiente dell’altra se, a parità di risorse, ottiene maggiori risultati o se raggiunge gli stessi risultati dell’altro a costi minori Efficiente: Sostenibile: quando il contesto locale è capace di riprodurre e consolidare i cambiamenti introdotti dal progetto, anche una volta esaurito l’appoggio esterno. Perché un progetto sia sostenibile nel tempo, occorre che i risultati conseguiti poggino su solide basi materiali e immateriali, nella comunità interessata: si parla quindi di sostenibilità culturale (i risultati ottenuti sono compatibili con la cultura locale); di sostenibilità ambientale (i risultati non innescano processi di degrado); di sostenibilità istituzionale (le istituzioni locali sono in grado di gestire i risultati in modo continuativo); di sostenibilità sociale (i risultati ottenuti non entrano in conflitto con la struttura sociale); di sostenibilità tecnologica, quando le tecnologie scelte sono compatibili con le conoscenze, le capacità e le risorse locali; di sostenibilità economico-finanziaria (i costi derivanti dalla gestione dei risultati progettuali non sono superiori alle risorse rese disponibili).