PROGETTARE Dalla teoria alla pratica Lucia Cucciarelli Presidente Associazione Tulip http://www.europacheverra.eu

Il progetto rimanda ai seguenti concetti: intenzionalità: esprime la motivazione, la tensione verso un processo orientato; relazione: la progettazione è sempre un'esperienza di rete; attraverso la rete è garantito lo scambio e il trasferimento di competenze e di informazioni; possibilità: il progetto non porta in sé una idea deterministica, ma apre a mondi possibili;

PREPARAZIONE è la trasformazione di una idea in progetto. Essa solitamente prende forma dall'osservazione di un bisogno o di un interesse. Proprio per la caratteristica della collegialità, propria della progettazione, l'idea non arriva mai da sola, ma in compagnia di tante idee. Questa sezione corrisponde infatti alla fase della problematizzazione che si esprime in tre momenti: un momento divergente, in cui si affacciano posizioni diverse. Tutte le posizioni devono essere raccolte senza censura. E' il momento più importante della preparazione, la base della progettazione. La tecnica del Brainstorming aiuta la massima apertura: non ci sono proposte giuste e proposte sbagliate. un momento convergente, in cui dalle tante idee si passa all'idea che è sviluppata nel progetto. Per questo momento sono importanti due operazioni: 1) l'analisi dei vantaggi e degli svantaggi per ogni proposta emersa nel momento divergente; 2) la priorità delle proposte. un momento conclusivo, in cui si descrive la proposta progettuale

Realizzazione: è la traduzione del progetto in azione Realizzazione: è la traduzione del progetto in azione. In questa sezione rientra la programmazione e coincide con l'incontro del progetto con la realtà. Valutazione: è il processo che deve essere già pensato e previsto nel progetto. Essa deve essere strettamente legata e coerente con la proposta e con le azioni messe in campo

Le caratteristiche di un progetto Ogni progetto è caratterizzato da : Strategicità Innovazione Efficacia Efficienza E’ opportuno valutare questi aspetti per attribuire al progetto un determinato grado di priorità

Strategicità e innovazione Ogni progetto ha un suo grado di strategicità, che viene valutato in base alle finalità istituzionali Il grado di innovatività va stimato rispetto alle precedenti esperienze compiute e alla disponibilità di utenti e operatori a recepire i cambiamenti proposti

Strategicità o innovazione? La valutazione del grado di strategicità e di innovazione di un progetto è utile per fare previsioni Un progetto molto innovativo ma poco strategico ha scarse probabilità di successo, un progetto molto strategico e poco innovativo ha buone chances e un progetto molto strategico e molto innovativo ha bisogno del consenso e della collaborazione dell’intera comunità

Efficacia ed efficienza Di un progetto bisogna inoltre valutare: Efficacia, ovvero il rapporto tra risultati attesi e conseguiti Efficienza, ovvero il rapporto tra risultati e costi (tempo, risorse umane ed economiche utilizzate)‏ Tale valutazione si potrà realizzare, una volta attuato, grazie all’esatta definizione degli obiettivi specifici

Per realizzare progetti è necessario: Sistematizzare la capacità tecnica di progettazione e programmazione Individuare tecniche di progettazione condivise da tutti i responsabili di coordinamento Rendere omogenee le procedure di verifica e valutazione

Project Cycle Management PCM è una metodologia in uso presso numerosi organismi internazionali e costituisce l’impostazione di base della programmazione , monitoraggio e valutazione di un progetto PCM analizza il progetto e ne evidenzia i fattori essenziali

Project cycle management Il PCM auspica invece che in futuro le decisioni sugli interventi siano sempre più basate su problemi reali espressi dai destinatari degli interventi e che quindi i beneficiari o destinatari intervengano o siano coinvolti anche nella fase di prima identificazione dei progetti. Questo per garantire, sembra ovvio, che gli interventi progettuali possano veramente risolvere quei problemi, cambiando in senso positivo la vita o alcune condizioni di vita dei beneficiari.

protagonisti della progettazione I protagonisti della progettazione sono, in linea generale: i decisori politici, i quali sono portatori, sulla base del mandato dei cittadini, di valori e di linee programmatiche, gli esperti, portatori di un know-how tecnico-specialistico e orientati a fornire soluzioni, i beneficiari e gli altri soggetti coinvolti in una determinata situazione, definiti attori-chiave (stakeholders); questi di solito sono portatori soprattutto di problemi, di bisogni insoddisfatti.

Linee principali Visione del progetto come ciclo di fasi Orientamento ai beneficiari Pianificazione di una struttura di progetto Trasparenza dei documenti

Il progetto come ciclo di fasi Identificazione : analisi dei bisogni, identificazione del programma in cui il progetto si inserisce, analisi delle parti coinvolte, beneficiari, problemi, obiettivi Formulazione: redazione in base ad analisi approfondite Finanziamento: proposta e accordo con ente Implementazione: realizzazione attività Valutazione: monitoraggio e diffusione dei risultati

Attività di monitoraggio Valutazioni finali Mainstreaming PROGRAMMA GENERALE VALUTAZIONE Attività di monitoraggio Valutazioni finali Mainstreaming IDENTIFICAZIONE Stakeholders Problemi obiettivi IMPLEMENTAZIONE Realizzazione delle attività FORMULAZIONE Project design Proposta finanziaria FINANZIAMENTO Presentazione proposta Stipula accordi

Analisi iniziale Problemi e relazioni causa-effetto tra gli aspetti negativi di una situazione Obiettivi, ovvero trasformazione di aspetti negativi in risultati positivi da ottenere attraverso precise relazioni mezzi-fini Strategie, scelte per gruppi di obiettivi, in base a diversi criteri (budget, tempi, rilevanza, successo)‏

Diagramma dei problemi EFFETTO Scarse iscrizioni Mancanza di informazione Informazioni non corrette CAUSE CAUSE No pubblicizzazione/ Media, no visibilità Errata scelta dei canali informativi Scarsa conoscenza da parte dei docenti di scuola media Preconcetti sulla realtà Dell’I. Professionale

Diagramma degli obiettivi FINE Aumento iscrizioni Informazione efficace Informazione corretta MEZZI MEZZI Organizzazione di interventi di pubblicizazione Verifica delle modalità Informative efficaci Interventi di aggiornamento docenti Interventi diretti a famiglie e studenti

STRATEGIA: INTERVENTI STRATEGIA: INTERVENTI Analisi delle strategie Aumento iscrizioni Informazione corretta Informazione efficace Organizzazione di interventi di pubblicizazione Verifica delle modalità Informative efficaci Interventi di aggiornamento docenti Interventi diretti a famiglie e studenti STRATEGIA: INTERVENTI PRESENTAZIONE STRATEGIA: INTERVENTI DIVULGATIVI

Logical framework Logical framework , o quadro logico, è lo strumento base del PCM E’ una matrice di progettazione che permette, a partire da un’analisi della situazione, la definizione precisa e coerente di obiettivi, risultati e attività del progetto

LOGICA DI INTERVENTO INDICATORI VERIFICABILI FONTI DI VERIFICA FATTORI ESTERNI Dati segreteria Aumento iscrizioni N° alunni N° classi N° cattedre OBIETTIVI GENERALI informazione tendenziosa da parte di altre scuole Statistica SCOPO DI PROGETTO Miglioramento informazione Più utenti conoscono la scuola e il suo POF Maggiore interesse Consiglio orientativo più corretto Prove comuni Statistica n° insufficienze RISULTATI Tra gli iscritti non vi sono solo ragazzi poco motivati allo studio e i risultati sono migliori Professionalità Docenti Gestione orientamento Mailing Interventi docenti/ Studenti presso le SMS Incontri serali Job – Scuola aperta Disponibilità Elenchi e docenti ATTIVITA’ RISORSE COSTI PRECONDIZIONI

Logica dell’intervento Specifica quali sono gli obiettivi generali (di solito al top dell’albero degli obiettivi) cui si mira con la realizzazione del progetto, ma anche con altri progetti Individua lo specifico scopo del progetto, generalmente unico e costante nel tempo

Identifica i risultati delle attività di progetto Stabilisce le attività che devono essere realizzate per raggiungere i risultati attesi e pianificate in termini di tempi, risorse umane, materiali e costi

Indicatori oggettivamente verificabili Rendono possibile la misurazione di risultati e obiettivi Possono essere indicatori di quantità, qualità, tempo e luogo Costituiscono le basi per il monitoraggio del progetto

Fonti di verifica Indicano dove e in che forma si possono trovare le informazioni circa il raggiungimento dello scopo e i risultati del progetto Devono essere credibili, , specifiche , accessibili, appropriate ed economiche Documenteranno anche i risultati del nostro progetto

Fattori esterni Sono fattori al di fuori del progetto ma condizionanti per la riuscita del progetto stesso Si devono selezionare solo quelli possibili Portano alla definizione della sostenibilità del progetto

Criteri per selezionare i fattori esterni Il fattore esterno è importante? NO SI Si realizzerà? Quasi certamente Probabilmente Molto improbabile Non inserire nel progetto Non inserire nel quadro logico Inserire nel quadro logico come fattore esterno Rivedere il prgetto

STEP 2 Definizione obiettivi STEP 1 Ricerca e analisi STEP 3 Sviluppo piano lavoro STEP 9 Valutazione Rapporto finale PROGRAMMAZIONE STEP 4 Definizione Indicatori performance IL CICLO DI PROGETTAZIONE TRASFERIMENTO DISSEMINAZIONE MISURAZIONE RISULTATI STEP 8 Diffusione Main streaming STEP 5 Verifica sul campo SVILUPPO EROGAZIONE PRODOTTI/ SERVIZI STEP 6 Realizzazione prodotti STEP 7 Miglioramento prodotti

Disseminazione dei risultati L’ultima serie di step previsti dal ciclo di progettazione è quella dedicata alla trasmissione dei risultati conseguiti con le attività svolte E’ un momento importante, che consente di condividere il progetto stesso con tutti coloro che fanno parte della stessa realtà, che, pur non avendo partecipato direttamente, potrebbero trovarsi nella condizione di utilizzare i dati raccolti per proseguire l’opera, svolgere attività coordinate o semplicemente beneficiare dell’attività svolta

Il Percorso di progettazione IDEA PROGETTUALE BISOGNO RICERCA FONTI FINANZIAMENTO STUDIO Ricerca partner Declinazione idea progettuale secondo indicazioni Raccolta documentazione burocratica CONTROLLO PRESENTAZIONE PROGETTO

Il diagramma di Gantt Per rispettare i tempi è utile visualizzare le attività necessarie alla programmazione e alla realizzazione del progetto da parte del responsabile e dello staff in un calendario comune in cui compaiono anche le scadenze dell’iter burocratico di approvazione e finanziamento del progetto stesso Tale struttura prende il nome di diagramma di Gantt e consente di seguire attività parallele in contemporanea

La scheda di progetto Nome del progetto Nome del responsabile e dello staff Analisi della situazione esistente Finalità generali Destinatari Obiettivi specifici e risultati attesi Grado di strategicità

Moduli di formazione 2-4 ore Capacity building Area profile Team work Fattori percettivi e rappresentazioni della realtà Comunicazione linguistica Internet: the changing mind La responsabilità sociale

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