per motivare nell’Ente locale La Comunicazione per motivare nell’Ente locale Dr. Enrico Flavio Giangreco Docente di Comunicazione Giornalista professionista

Obiettivi del Corso Individuare una comunicazione atta a motivare le persone che lavorano nell’Ente locale Sviluppare una cultura comunicativa in grado di caratterizzare l’organizzazione dell’Ente Identificare le modalità di motivazione comunicativa capaci di agevolare il governo delle diverse fasi della vita dell’Ente

Uno schema di Comunicazione efficace: i 5 Assiomi della Comunicazione Non si può non comunicare. Ogni messaggio presenta un aspetto di contenuto e uno di relazione. Il significato di una sequenza di informazioni è dato dalla punteggiatura. Esistono relazioni simmetriche e relazioni complementari. È gratuito supporre che l'altro colga le stesse informazioni e le elabori nello stesso modo.

Comunicare ovvero ascoltare attivamente i propri collaboratori: 10 consigli preziosi Essere sempre consapevoli dell’importanza di ascoltare. Non perdere una parola. Prendere appunti durante un colloquio: annotare le parole o i concetti chiave. Quando è necessario o opportuno, ripetere le parole dell’interlocutore per conferma. Ascoltare il tono, le inflessioni e ogni altro particolare utile per comprendere lo stato d’animo e la disposizione dell’interlocutore.

Comunicare ovvero ascoltare attivamente i propri collaboratori: 10 consigli preziosi Al telefono, eliminare ogni altro rumore o voce, con la scelta (funziona!) di premere il ricevitore sull’orecchio o di chiudere gli occhi. Non anticipare quanto sta per dire l’interlocutore, nemmeno quando ciò sia chiarissimo. Sospendere ogni altra attività quando siete al telefono, evitando di continuare a leggere o cercare documenti… Non parlare con chi vi sta intorno, quando siete al telefono. Rivedere costantemente le proprie capacità d’ascolto: domandatevi quante volte si creano confusioni e malintesi tra voi e i vostri interlocutori.

Comunicare in modo assertivo si basa: Sul senso di responsabilità personale. Sulla consapevolezza dei diritti altrui.

Comunicare in modo assertivo significa: Essere onesti con se stessi e con gli altri. Avere la capacità di comunicare direttamente qual è la cosa che vogliamo, di cui abbiamo bisogno o che proviamo, ma NON a spese del prossimo. Avere fiducia in se stessi. Tenere un atteggiamento positivo.

Comunicare in modo assertivo significa: Comprendere il punto di vista degli altri. Comportarsi in modo razionale e adulto. Riuscire a negoziare e a raggiungere un compromesso realizzabile. Avere rispetto per se stessi e per gli altri.

Comunicare in modo assertivo non significa: Fare di testa propria e vincere sempre. Imparare a pappagallo una serie di tecniche e trucchetti prestabiliti da utilizzare ogni volta che si presenta una soluzione difficile Manovrare e controllare gli altri in modo, da averla sempre vinta.

Comunicare in modo assertivo permette: Di avere molte più possibilità di ottenere ciò che si vuole. Di accettare positivamente se stesso e il proprio comportamento.

Comunicare in modo assertivo Per acquisire assertività vi sono tre semplici fasi. FASE 1. ASCOLTATE ATTIVAMENTE QUELLO CHE VIENE DETTO, POI MOSTRATE ALL'ALTRA PERSONA CHE AVETE SENTITO E CAPITO. FASE 2. DITE COSA PENSATE O COSA PROVATE. FASE 3. DITE COSA VOLETE CHE ACCADA.

Comunicare in modo assertivo Tecniche chiave dell’assertività: Linguaggio del corpo Tecnica del disco incantato Dire NO Compromesso realizzabile Annebbiamento Dialoghi interiori Affermazione di sentimenti negativi Affermazioni di disaccordo

La definizione di motivazione Se si escludono istanti prodigiosi e singoli che il destino ci può donare, l’amare il proprio lavoro (che purtroppo è privilegio di pochi) costituisce la migliore approssimazione concreta alla felicità sulla terra: ma questa è una verità che non molti conoscono … (Primo Levi) La metodologia didattica che verrà adottata nel seminario è altrettanto importante per realizzare gli obiettivi di apprendimento proposti.

La definizione di motivazione La motivazione può essere definita come tutto ciò che spinge le persone che lavorano a mettere in atto un determinato comportamento organizzativo finalizzato a una determinata performance.

…quindi Per motivazione si intende un complesso sistema di spinte, energie, bisogni, desideri, passioni, forza di volontà e influssi emozionali, che possono manifestarsi congiuntamente o singolarmente, con consistenza variabile da individuo a individuo, e determinano la direzione e l’intensità dell’agire umano.

Comunicare il valore della motivazione: verificare la complessità 5 elementi caratterizzanti

Primo elemento La motivazione non è definitiva ma assume determinate direzioni e intensità in funzione della realtà vissuta e della percezione di essa.

Secondo elemento La motivazione non è continua in quanto dipende dalla soddisfazione di un particolare bisogno o dal raggiungimento di un determinato obiettivo.

Terzo elemento La motivazione non è oggettiva perché dipende dal peculiare patrimonio percettivo, emotivo e caratteriale dell’individuo.

Quarto elemento La motivazione non è generalizzabile poiché ciò che può essere motivante per un individuo, può lasciare in uno stato di indifferenza un altro individuo.

Quinto elemento La motivazione è difficilmente misurabile poiché spesso non è direttamente osservabile.

Il Ciclo Motivazionale 4 Fasi

Il circolo della motivazione La motivazione può essere schematizzata, a prescindere dall’azione, attraverso un percorso circolare che si rinnova ogni volta che si attua un particolare comportamento.

Prima fase: la tensione L’input della motivazione nasce dalla percezione di uno stato di tensione dovuto all’emergere di un bisogno.

Seconda fase: la ricerca L’individuo va alla ricerca dei mezzi strumentali per soddisfare il suo bisogno, adottando tutta una serie di comportamenti che ritiene in linea per appagare la propria soddisfazione.

Terza fase: la soddisfazione Nel momento in cui lo stato di insoddisfazione viene colmato, l’individuo vive uno stato di appagamento che si sostituisce all’iniziale condizione di tensione, ovvero la forza generativa dell’intero processo.

Quarta fase: la scoperta L’appagamento ha una natura temporanea. Per questo l’individuo, una volta soddisfatto un bisogno, rivaluta la propria posizione determinando la scoperta di nuovi bisogni.

Due implicazioni Il percorso motivazionale è quindi ….. ….. circolare ….. e ….. ….. dinamico.

Comunicare per motivare le persone nei gruppi di lavoro

La ricerca dell’equilibrio La problematica più critica di un’organizzazione è la ricerca di un giusto equilibrio tra due ordini di grandezze: la soddisfazione degli individui e il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione.

L’elemento d’equilibrio L’elemento d’equilibrio va cercato nel paradigma “l’uomo giusto al posto giusto”. Nell’analisi e nella progettazione del lavoro ciò richiede un passaggio logico da elementi oggettivi (job evaluation) a elementi soggettivi (skill evaluation).

Le attenzioni dell’organizzazione L’organizzazione non deve considerare i collaboratori come una categoria indistinta e omogenea. Gli individui hanno bisogni, atteggiamenti, valori, attitudini, esperienze e sentimenti propri e differenti.

Le attenzioni dell’organizzazione Il rapporto posizione-persona non deve rimanere necessariamente costante nel tempo. E’ specifico interesse dell’organizzazione individuare quei lavoratori che meglio potrebbero rispondere a ruoli più impegnativi e articolati.

Le leve per motivare Ambiente Fisico Strutture Processi/Obiettivi Attività Organizzazione del Lavoro Minimizzazione della Resistenza ai Cambiamenti Negoziazione Gestione dei Conflitti Relazioni Interpersonali Sistema delle Relazioni Mobilità / Uscita Sviluppo (Carriera + Formazione) Valutazione Reclutamento e Selezione Programmazione Sistemi Operativi di Gest. Pers. Cambiamento Sindacali Comunicazione Amministrativo Meta

TEST A quale razza di Comunicatori apparteniamo?

TEST 1. Al mattino, per andare al lavoro vesto: a) classico; b) sportivo; c) casual. 2. La prima colazione, la consumo: a) al bar, da solo; b) in famiglia; c) di fretta e furia. 3. In ufficio, ricevo per la prima volta il signor Rossi: a) gli vado incontro; b) finisco un lavoro; c) lo aspetto in piedi dietro una scrivania. 4. In ufficio, saluto il signor Rossi: a) con gentilezza; b) con calore; c) con vigore. 5. In ufficio, chiedo un favore a un collega: a) al telefono, a casa; b) al telefono, in ufficio; c) cerco d’incontrarlo “per caso”.

TEST 6. In ufficio, Ferrari ha sbagliato ancora: a) lo rimprovero; b) gli spiego l’errore; c) gli faccio ricontrollare tutto. 7. Al bar, incontro quell’antipatico di Sisfo: a) gli offro da bere; b) lo evito; c) gli faccio uno sgarbo. 8. Al ristorante, mi siedo: a) spalle al muro; b) al centro; c) faccia al muro. 9. In ufficio, riunione dirigenti: a) informale; b) tavolo rettangolare; c) tavolo rotondo. 10. In ufficio, riunione, devo intervenire: a) incrocio le mani; b) gesticolo; c) mi tengo fermo alla sedia.

TEST 11. Lavoro, devo parlare in pubblico: a) mostro indifferenza; b) leggo gli appunti; c) mostro sicurezza. 12. Fine lavoro, lascio la scrivania: a) nel caos più completo; b) tutto in ordine; c) porto un po’ di lavoro a casa. 13. La sera, uno scambio di opinioni con gli amici seduti in salotto: a) a ferro di cavallo; b) con i divani di fronte; c) con una poltrona fra i divani. 14. Sono invitato dai Giuliani, non voglio andare e invento: a) ho un altro impegno; b) mi sento male; c) non trovo nulla e devo andare. 15. A un ricevimento, mi trovo: a) al centro dell’attenzione; b) a far tappezzeria; c) bene e faccio una conoscenza.

La nostra natura di Comunicatori Da 15 a 20. Uomo-cocker: timido e impaurito. Da 21 a 26. Uomo-castoro: produttivo ma freddo. Da 27 a 32. Uomo-delfino: elastico e autoironico. Da 33 a 38. Uomo-scimmia: esuberante ma improvvisatore. Da 39 a 45. Uomo-ghepardo: scattante e vincente.

Una Comunicazione motivante e persuasiva: un approccio assertivo

La Comunicazione persuasiva: motivare sviluppando l’assertività Migliorare il modo di comunicare, combattere l’ansia, in una parola, padroneggiare la situazione, significa diventare assertivi. Diventare assertivi consente il creare un “potere positivo”, l’esercitare una leadership attiva, l’avere credibilità e, quindi, l’essere persuasivi.

La Comunicazione persuasiva: motivare sviluppando l’assertività Per essere persuasivi è necessario superare: il rifiuto psicologico del potere e, quindi, delle responsabilità; il rifiuto, a priori, delle situazioni conflittuali; l’eccessiva importanza data al “giudizio” degli altri;

La Comunicazione persuasiva: motivare sviluppando l’assertività l’incapacità di “fidarsi” degli altri; la paura di non “riuscire”; l’anticipo mentale delle “conseguenze negative” e, quindi, l’inibizione dell’immaginazione positiva; lo scarso livello di “speranza” nel futuro; l’impossibilità di credere alle proprie capacità di “influenzare” gli altri.

La Comunicazione persuasiva: motivare sviluppando l’assertività E’ bene tenere, sempre, presente che ognuno possiede delle risorse e delle potenzialità, che può utilizzare meglio e valorizzare, che possono diventare i punti di forza di un proprio “stile comunicativo” personale e soggettivo. L’assertività è una qualità che permette a un soggetto di raggiungere gli obiettivi prefissati senza creare situazioni conflittuali.

Motivare le persone alla gestione del tempo e dello stress

La gestione del tempo e dello stress: come motivare i collaboratori Brillanti con gli amici, impacciati con gli estranei? Lo stress, anche quello “da team”, è una reazione dell’organismo a ciò che è vissuto come aggressione. E’ importante avvalersi di tecniche di rilassamento.

La gestione del tempo e dello stress: come motivare i collaboratori L’autocontrollo emotivo: le tecniche di rilassamento respiratorio. Le tecniche d’immagine mentale: oltre l’ansia.

La gestione del tempo e dello stress: come motivare i collaboratori Cominciare col mettere a tacere l’ansia, tenendosi occupati in attività che non riguardano l’impegno che si ha davanti: la mente umana non può pensare con intensità a più cose contemporaneamente. Non basta rimuovere l’idea delle reazioni negative da parte dei propri interlocutori: ciò può tranquillizzare ma non aiuta ad affrontarle. Preparare bene la propria prestazione è uno dei modi che aiuta ad arrivare più sereni all’appuntamento.

La Comunicazione per motivare il cambiamento e l’innovazione

Motivare l’innovazione e il cambiamento La creatività e le potenzialità dei singoli. Gli obiettivi di gruppo. L’innovazione ovvero la cultura del cambiamento. Attenzione alle resistenze al cambiamento!

Motivare l’innovazione e il cambiamento Non avere paura del cambiamento. Il cambiamento come feedback rispetto alla realtà. Cambiamento come flessibilità. Cambiamento ovvero opportunità di crescita.

La Comunicazione delle regole del gioco: motivare per rendere un team vincente

Comunicare le regole del gioco: la motivazione per essere un team vincente Ruolo e significato delle regole del gioco Regole del gioco e funzionamento del gruppo Regole del gioco per un’organizzazione vincente

La motivazione: una teoria di contenuto La teoria di McClelland

La teoria di McClelland Risale al 1961 (“The Achieving Society”) L’azione è da condurre a tre specifiche classi motivazionali: potere, affiliazione e successo Negli anni 70’ viene introdotto nella relazione triangolare un quarto stimolo motivazionale di portata generale: la competenza Gli elementi caratterizzanti possono essere simultanei

a. La motivazione al potere La motivazione al potere si riferisce alla spinta che porta al dominio delle persone e delle situazioni. La motivazione al potere s’intende, quindi, come desiderio di comando, di guida, come bisogno di definire i rapporti gerarchici con i propri interlocutori.

a. La motivazione al potere Questa determinante non è da intendersi in senso unicamente negativo. Il problema è il modo in cui si esplicita questa spinta.

a. La motivazione al potere Individui che perseguono la volontà di plasmare i propri collaboratori e le situazioni, assoggettandoli alla propria autorità, ricorrendo a qualsiasi strumento. Individui che cercano di creare condivisione con i propri collaboratori, esercitando un’azione di leadership, al fine di indirizzare i comportamenti verso gli obiettivi dell’organizzazione.

b. La motivazione all’affiliazione Questa spinta è assimilabile ai bisogni di appartenenza di Maslow. E’ in antitesi con la motivazione al potere Non è però da considerarsi necessariamente “migliore”

b. La motivazione all’affiliazione L’eccesso di motivazione all’affiliazione può determinare problemi sull’espletamento delle attività e sul riconoscimento della subordinazione gerarchica.

c. La motivazione al successo Questa spinta è riconducibile ai bisogni di autorealizzazione di Maslow. L’individuo agisce per raggiungere gli obiettivi, per il continuo miglioramento, crescita e sviluppo.

c. La motivazione al successo L’organizzazione si deve mettere nelle condizioni di massimizzare questi comportamenti attraverso il riconoscimento dei risultati.

d. La motivazione alla competenza Questa spinta parzialmente si sovrappone alla motivazione al successo. L’individuo è mosso dal desiderio di garantirsi un continuo percorso di crescita professionale, tramite un set di competenze più consistente ed efficace.

d. La motivazione alla competenza Gli individui hanno la priorità di voler mettere a disposizione dell’organizzazione prestazione eccellenti. Lo standard qualitativo delle prestazioni si antepone al raggiungimento dei risultati. Competenze chiave per i dirigenti: problem solving e accountability.

Consigli utili per comunicare meglio

I Dieci Principi Aurei del Buon Comunicatore E’ buona norma conoscere in anticipo la composizione del gruppo di persone con il quale si sta per interloquire. Ciò è fondamentale al fine di scegliere: a) l’abbigliamento b) il tono della comunicazione c) la lunghezza della comunicazione d) l’inizio della comunicazione E’ necessario preparare un progetto di esposizione o una sintesi di quello che si vuole comunicare. E’ assolutamente consigliabile fare una piccola prova generale delle comunicazioni che si intendono pronunciare.

I Dieci Principi Aurei del Buon Comunicatore E’ fondamentale controllare la propria emotività. Controllate la gestualità ma non abbiatene paura. E’ importantissimo saper variare con una certa frequenza il tono della voce. E’ fondamentale guardare l’interlocutore o i diversi interlocutori ai quali ci si rivolge.

I Dieci Principi Aurei del Buon Comunicatore Le persone devono essere rese partecipi della situazione come se si stesse dialogando con ciascuna di loro: per questo motivo, le domande retoriche o quelle che non implicano necessariamente una risposta sono funzionali. E’ opportuno parlare sempre con un tono di voce che non sia basso, anche quando la sala è fornita di un buon impianto di amplificazione. Ogni affermazione è valida quanto più è credibile chi la pronuncia.

“Quanto più impariamo sul mondo, e quanto più profondo è il nostro apprendimento, tanto più consapevole, specifica e articolata sarà la conoscenza di ciò che non sappiamo, la conoscenza della nostra ignoranza. Questa, infatti, è la fonte principale dell’ignoranza: il fatto che la nostra conoscenza può essere solo finita, mentre la nostra ignoranza non può che essere, di necessità, infinita”. K. Popper