Docente: Graziella D’Amico La cultura informatica, fattore di innovazione della PA - Gestione manageriale del cambiamento 19 Novembre 2007 II a giornata Docente: Graziella D’Amico

Perché la battaglia alla carta ? “Nella sola Pubblica Amministrazione Centrale (uffici giudiziari esclusi) si producono ogni anno circa: 110 milioni di documenti, che danno luogo a 160 milioni di registrazioni di protocollo e 147 milioni di archiviazioni.” Fonte NetConsulting 2007. Nonostante venga riconosciuto che il nostro Paese sia nella ristretta cerchia delle nazioni che si sono dotate di una efficace normativa materia, per contro, dal punto di vista applicativo è in ritardo rispetto ad altri mercati.

La dematerializzazione come fattore costruttivo per l’ammodernamento della PA Gli elementi principali a supporto della dematerializzazione sono: La Firma Digitale . La Posta Elettronica Certificata. Il Protocollo Informatico e la Gestione Documentale. L’Archiviazione Sostitutiva. E verso l’esterno: Lo Sportello Elettronico al cittadino e i servizi via Web, da inquadrarsi nel contesto della terza giornata.

La Firma Digitale La Firma Digitale è uno strumento che sostituisce a tutti gli effetti di legge la firma autografa su un documento cartaceo e viene utilizzata per firmare un documento informatico (che può essere un file word, excel, PDF[1], ecc.) che pertanto, nella sua forma di file, diventa un documento valido a tutti gli effetti di legge. Il legislatore ha stabilito tramite il CNIPA (Centro Nazionale per L’informatica nella Pubblica Amministrazione) gli standard per l’apposizione della Firma Digitale e gli Enti/Aziende autorizzati alla emissione e alla gestione degli strumenti che la consentono, le Certification Authority [2] - più brevemente CA. [1] Purchè privi di macro attive. [2] Per averne un elenco si può consultare il sito www.cnipa.gov.it

La Marca Temporale La Firma Digitale riporta la data di firma, tuttavia questa informazione è desunta dal PC su cui si sta firmando. Nei casi in cui la legislazione necessita di una data che sia opponibile ai termini di legge è necessario apporre al documento anche una Marca Temporale. Anche in questo caso entrano in gioco le CA che fungono da terze parti per la emissione della marca temporale in associazione con il documento firmato. E’ un servizio che si acquisisce dal gestore delle Firma Digitale.

La Firma Digitale L’accesso di questo strumento ai cittadini dovrebbe essere consentito dall’integrazione nella Carta Nazionale dei Servizi, ma la PA è ancora indietro.

La Carta Nazionale dei Servizi La Carta Nazionale dei servizi serve ai cittadini per accedere ai Servizi on line della PA. Per le regioni che ne hanno fatto richiesta contiene anche un certificato di firma digitale. Per facilitare gli enti pubblici nella emissione e distribuzione della CNS, il CNIPA ha definito un contratto-quadro per la sua fornitura. Ovviamente il cittadino deve essere dotato del lettore omologato e del software.

La Posta Elettronica Certificata E’ una casella di posta elettronica che viene rilasciata da un centro servizi riconosciuto (vedi CNIPA) che funge da terza parte per attestare a tutti gli effetti di legge l’invio e la ricezione di un documento da parte di un soggetto dotato di PEC verso un altro soggetto anch’esso dotato di PEC. In pratica è la raccomandata con ricevuta di ritorno dei documenti inviati elettronicamente. Sia mittente che destinatario devono averla: Le PA dichiarano la/le propria/e PEC presso l’indice delle PA http://www.indicepa.gov.it/ Le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono dichiarare la esplicita volontà di accettare l’invio di Posta Elettronica Certificata mediante indicazione nell’atto di iscrizione al registro delle imprese. I privati devono esprimere la propria disponibilità in modo esplicito per ogni procedimento verso una PA o tra privati.

Posta Elettronica Certificata E’ uno strumento efficace: Riduce i costi: trasmissivi (i costi sono inferiori di oltre il 90 per cento). Il costo non è legato alle dimensioni (e al peso) come per le raccomandate tradizionali. Elimina i tempi inutili quali, il raggiungimento dell'ufficio postale, l'attesa agli sportelli. A differenza della carta lega il contenuto alla busta e quindi è un efficace strumento di invio dei documenti.

Posta Elettronica Certificata Da Finanza e Mercati del 12/09/2007 : Secondo l'Asso-Certificatori, nel 2006 in Italia sono state attivate circa 525.000 caselle, il 150% in più rispetto all'anno precedente. Secondo il CNIPA, i domini attivati dal marzo 2006 ad aprile 2007 sono cresciuti del 114% per arrivare a oltre 1.500. PA, attività Fiinanziarie, Assicurazioni e Aziende sono i segmenti più rilevanti ed incidono per il 70% sui domini PEC esistenti. Le Aziende rappresentano la fetta più consistente, 29%, seguite dalla PA con il 25%.

Il Protocollo Informatico e l’Archivio Documentale Lo strumento fondamentale per iniziare il processo di dematerializzazione è costituito dal Protocollo Informatico e dall’Archivio Documentale. Attraverso il protocollo informatico può essere archiviata in forma elettronica tutta la documentazione in ingresso e in uscita. Purtroppo l’uso è spesso limitato a tale adempimento.

Il Protocollo Informatico e l’Archivio Documentale 80% delle Amministrazioni dichiara di essere provvista di applicazioni informatiche per la gestione documentale solo il 2% dei flussi documentali avviene elettronicamente meno del 50% dei documenti viene protocollato in formato elettronico, (fonte CNIPA)

I Sistemi di Archiviazione Documentale I più diffusi sistemi che consentono la gestione del protocollo informatico sono dei sistemi di gestione documentale che consentono di: Gestire in modo elettronico anche la documentazione che deve circolare tra uffici a prescindere dall’obbligo di protocollo (protocollo grigio, bozze, ecc). Stabilire le regole di distribuzione dei documenti con una corretta mappatura dell’ Organizzazione dell’ente delle regole di visibilità. Gestire il flusso delle pratiche (Work Flow) e quindi consentirne la tracciatura.

I Sistemi di Archiviazione Documentale Attenzione: I sistemi di protocollo informatico presentano delle rigidità rispetto ai normali sistemi di gestione documentale in merito alla: Possibilità di archiviare informazioni di supporto alla gestione e recupero dei documenti ai fini gestionali. Visibilità dei documenti (strettamente definita in un organigramma gerarchico). Flesibilità dei Work Flow. In questo caso si consiglia di adottare sistemi misti che integrino funzioni di gestione di protocollo a più snelle procedure di gestione documentale.

I Sistemi di Archiviazione Documentale L’archiviazione documentale è propedeutica all’archiviazione ottica sostitutiva anche se il suo scopo è di semplificazione gestionale. Attualmente i sistemi di gestione documentale si sono adeguati alla gestione della PEC ai fini dell’ interoperabilità tra PA (sono in grado di recepire in automatico tutti i dati relativi all’invio di un documento da parte di una casella di PEC). Integrano la firma elettronica digitale: Sono in grado di recepire i dati di validità di un documento firmato. Sono in grado di gestire step di WF in cui sia necessaria l’apposizione della firma digitale su un documento.

… e adesso che ne dite di … Continua …

Conservazione Sostitutiva La Conservazione Sostitutiva prevede: Archiviazione di documenti analogici o informatici su supporto ottico [1] (es. CD-R) secondo delle regole precise dettate dal legislatore (processo di conservazione). Eliminazione del documento analogico al termine del processo di conservazione. [1] L’ art. 8 della delibera CNIPA 11/04 del 19/02/2004 estende il concetto di supporto anche a tecnologie non laser purchè sussistano le condizioni che garantiscano immodificabilità e conformità dei documenti originali

Inquadramento legislativo – Conservazione Sostitutiva DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 "Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa. (Testo A)“. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validaione, anche temporale, dei documenti informatici. MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Deliberazione n. 11/2004 - 19 febbraio 2004 CNIPA Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (Deliberazione n. 11/2004). Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 "Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA“. Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n.82 Codice dell'amministrazione digitale come modificato e integrato dal Dlgs 159/2006. Circolare 45/E Agenzia delle Entrate del 19 ottobre 2005 “Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA”. Circolare 36/E Agenzia delle Entrate 06/12/2006 - Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione diversi tipi di supporto.

Conservazione Sostitutiva L’attuazione del processo di Conservazione sostitutiva si basa su questi concetti fondamentali: Documentazione oggetto di conservazione. Responsabile della conservazione. Modalità di Conservazione.

Conservazione sostitutiva La documentazione oggetto di conservazione Art. 6 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, comma 1 attribuisce alle pubbliche amministrazioni e ai privati la “facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”. Le disposizioni di legge in merito alla Conservazione Sostitutiva sono ampiamente definite per tutti i documenti di natura amministrativa e fiscale fiscale. Sono ancora soggetti a varie interpretazioni altri tipi di documento: Giudiziari (atti processuali e casellari) Catastali (autonomie locali) Popolazione (anagrafe) Sanitari (cartelle cliniche) Lavoro (libro matricola e libro paga)

Conservazione Sostitutiva Il responsabile della Conservazione Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Deve attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati. La circolare 36/E specifica inoltre che deve: provvedere o mettere il contribuente in condizioni di provvedere alla comunicazione, per via telematica, all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale (attualmente non è necessaria trasmissione).

Conservazione Sostitutiva Il responsabile della Conservazione è quindi una figura poliedrica cui fanno capo competenze e relative responsabilità di carattere: Legale. Fiscale. Tecnico. Organizzativo. Gestionale. Deve essere un ruolo in azienda altamente qualificato. Il ruolo di Responsabile di Conservazione può essere assunto in tutto o in parte dal fornitore del servizio di conservazione.

Conservazione Sostitutiva Le modalità di Conservazione Documento analogico originale Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, come le immagini su film come le magnetizzazioni su nastro La fattura formata con l’ausilio di un sistema informatico è considerabile un documento analogico. Unico Il contenuto non può essere ricavato attraverso altre scritture o documenti la cui conservazione sia obbligatoria anche se in possesso di terzi Non unico - emesso in duplice esemplare - annotato su libri o registri - contenuto riprodotto in altri documenti Documenti analogici (Unici e non Unici) Memorizzazione documento e generazione dell’impronta Sottoscrizione e Marca temporale del Resp. della Conservazione Pubblico ufficiale Se unici

Conservazione Sostitutiva Le modalità di Conservazione Documenti analogici (Unici e non Unici) Memorizzazione documento e generazione dell’impronta Sottoscrizione e Marca temporale del Resp. della Conservazione Pubblico ufficiale Se unici

Conservazione Sostitutiva Le modalità di Conservazione Documento Informatico rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Documento statico non modificabile Emesso con firma digitale e marca temporale Documenti Informatico Memorizzazione documento e generazione dell’impronta Sottoscrizione e Marca temporale del Resp. della Conservazione

Conservazione Sostitutiva Le modalità di Conservazione Documenti Informatico Memorizzazione documento e generazione dell’impronta Sottoscrizione e Marca temporale del Resp. della Conservazione

Il Processo di Dematerializzazione Iniziare un processo di Dematerializzazione è effettuare una rivoluzione degli uffici. Infatti la dematerializzazione parte dalla semplificazione dei processi: prima di eliminare la carta si può vedere se è inutile produrla ! Strumento da adottare: il Business Process Reeinginering

Il Processo di Dematerializzazione Fase di analisi: Analisi dei processi dell’Ente per verificare: Documenti. Flussi di approvazione. Flussi di gestione. Circolazione delle pratiche tra uffici. Uso reale del sistema documentale (quanta carta circola in parallelo ?).

Il Processo di Dematerializzazione Fase di re-engineering: Obiettivi Gestione attraverso il sistema documentale di tutti i documenti che devono avere visibilità interuffici e introduzione del Work Flow (anche collaborativo) per la circolazione delle pratiche. Eliminazione della “carta inutile” trovando forme alternative di trasmissione: serve quella richiesta scritta o basta una mail (magari firmata digitalmente)? Verifica delle opportunità fornite dai sistemi gestionali per espletare le attività in modo dematerializzato per le pratiche con i dipendenti

Il Processo di Dematerializzazione Fase di re-engineering: Spunti di dematerializzazione Il portale di HR per: Invio delle buste paga Trasmissione delle circolari ai dipendenti e informazioni del personale Richiesta ferie e permessi Autorizzazione Note Spese Fax server: Eliminazione dei flussi cartacei derivanti dalla circolazione dei fax. Dematerializzazione dei flussi in ingresso tramite outsourcing del servizio di scannerizzazione e protocollazione. Accettazione della fatturazione elettronica dai fornitori. Conservazione sostitutiva.

Il Processo di Dematerializzazione Fase di re-engineering: Quo Vadis ? In CASA o IN OUTSOURCING ? Le attività legate alla dematerializzazione sono quelle maggiormente candidabili all’outsourcing perchè per essere gestite in casa occorrono: Investimenti tecnologici. Risorse qualificate (alle attività). Know how specifico. Non danno “valore aggiunto” all’azienda.

Il Processo di Dematerializzazione Processi candidati all’Outsourcing Scansione documenti, che può prevedere le seguenti fasi: Ritiro dei documenti cartacei presso il committente (salvo la gestione a domicilio), Preparazione dei documenti e relativa scansione con mezzi dotati di controllo della qualità delle immagini, Indicizzazione dei documenti salvati tramite tecniche che ne consentano una rapida ricerca ed estrazione (data entry, bar-code, OCR), Memorizzazione negli archivi per usi successivi (in hosting o in housing) o ai soli fini di conservazione Stoccaggio archivi cartacei e disaster recovery Gestione delle operazioni di conservazione E anche: Gestione della fatturazione elettronica, per conto del cliente. Postalizzazione dei documenti.

Il Processo di Dematerializzazione Funzioni per l’ente: Protocollo in ingresso (eccezione) Protocollo in uscita Visualizzazione documenti Gestione documentale Un esempio di gestione del processo in outsourcing Ente Disponibilità immediata presso server ente Altri server amministrativi In base alle norme In base alle norme Conservazione Ritiro posta presso sede Scannerizzazione classificazione documentale Copia CD Conservazione Ritiro posta presso casella postale Conservazione carta fino a eliminazione Consultazione per revisioni Ente

Il Processo di Dematerializzazione Fatturazione elettronica dei documenti La norma sta diventando obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni Centrali. Le Pubbliche Amministrazioni Locali possono già adottarla.

Il Processo di Dematerializzazione Anche se è una tematica “in movimento” è un processo già avviato. Il dibattito è in corso. I media stanno pressando. Le aziende private ne vedono i benefici e spingono. Si può partire da attività relativamente semplici (de-burocratizzazione processi interni, miglior uso delle risorse tecnologiche disponibili). Si può attuare progressivamente. Bisogna crederci !

Arrivederci alla prossima settimana ! Conclusioni Arrivederci alla prossima settimana !