Strumenti contrattuali, analisi contabili e monitoraggio delle royalties FORENSIC Gabriella Chersicla Associate Partner KPMG Forensic 9 Novembre 2004 Milano - Indicam

Strumenti contrattuali, analisi contabili e monitoraggio delle royalties Indice La natura del problema Come affrontare il problema Gestione del rischio contrattuale Monitoraggio e investigazioni contabili Intellectual Property Services: L’approccio di KPMG Forensic

La natura del problema: “Self Reporting Economy” Licensing and Royalties Il diritto di sfruttamento della proprietà intellettuale viene trasferito a terze parti mediante la stipulazione di contratti di licenza Ciò genera un flusso di ricavi sotto forma di “royalties” Tali ricavi sono determinati e comunicati dalla terza parte Nell’esperienza di KPMG il 90% delle auto-dichiarazioni sono inaccurate

La natura del problema: “Infringement”(violazione di proprietà intellettuale) Esempi Utilizzo da parte di terzi di tecnologie coperte da brevetto (violazione di brevetto) Utilizzo di marchi su prodotti non autorizzati o contraffazione di marchi Vendita di prodotti su mercati non autorizzati ai danni di altri licenziatari (rischi di cause legali passive) Immissione sul mercato di prodotti non rispondenti agli standard qualitativi richiesti dal concedente Sottrazione di vendite dai canali distributivi ufficiali mediante l’utilizzo di intermediari impropri/società correlate

Come affrontare il problema? “Risk assessment”/ “due diligence” pre-contrattuale Appropriata gestione contrattuale (“agreement vetting”) Formazione e comunicazione Monitoraggio ed investigazioni contabili Azioni legali per il recupero dei danni (“loss of profit”)

“Agreement Vetting” – Gestione del rischio contrattuale Aree sensibili del contratto Esecuzione Definizioni Misurabilità delle. prestazioni Riferimento a formule di .. calcolo e fonti .. di dati Controllo Clausole di accesso ai dati e controllo Clausole di garanzia sulla gestione amministrativa e sui controlli interni Estensione degli .. obblighi a terzi o parti correlate Violazione Clausole di garanzia Clausole arbitrali o di arbitraggio Clausole di determinazione dei danni o penali

Monitoraggio e investigazioni contabili Le azioni da intraprendere Analisi preliminare e selezione dei licenziatari Programma di comunicazione Verifiche mirate presso i licenziatari (Royalty Audit) Investigazioni su sospette frodi e irregolarità

Analisi preliminare e selezione dei licenziatari Classificazione dei licenziatari per significatività del flusso di royalty /area geografica etc. Analisi dell’andamento temporale dei flussi di royalty e identificazione di variazioni percentuali anomale nei ricavi per royalty o altri “red flag” Analisi dei contratti e delle dichiarazioni dei licenziatari Nuovi licenziatari/ licenze in scadenza Atteggiamento non collaborativo del licenziatario Problemi economici o di liquidità del licenziatario Licenziatario con struttura societaria complessa e coinvolgimento di entità controllate/ correlate in paesi stranieri Creazione di statistiche per monitorare i licenziatari Selezione dei licenziatari per le “Field Analysis”

Sviluppo di un programma di comunicazione Consapevolezza degli obblighi contrattuali Gli errori comuni Annuncio del programma di “Field Analysis” La comunicazione potrebbe già avere un effetto positivo sui ricavi per royalty

Verifiche mirate presso i licenziatari (“Royalty Audit”) Conoscenza dettagliata del contratto di licenza Raccolta di informazioni sul mercato di riferimento e sulle controparti Analisi dell’andamento di elementi contabili e gestionali correlati Royalty/produzione Ricavi di vendita/produzione Giacenze di magazzino/produzione/vendite Produzione/consumi di materie prime e materiali Produzione/giacenze di magazzino/consumi di etichette Verifiche di “cut off” (corretta rilevazione per competenza delle vendite) Analisi dell’andamento delle vendite a cavallo dell’esercizio Analisi dettagliata delle transazioni a fine anno Ispezioni fisiche di magazzino Analisi delle condizioni di vendita

Verifiche mirate presso i licenziatari (“Royalty Audit”) (segue) Verifiche di quadratura contabile delle quantità vendute mediante analisi di rimanenze iniziali, acquisti/produzione, rimanenze finali Verifica della correttezza dei prezzi applicati Analisi dei listini prezzi applicati e raffronto con le comunicazioni del concedente Verifiche documentali a campione per tipologia di canale distributivo, area geografica, etc Verifiche sulla corrispondenza dei prodotti venduti con quelli autorizzati Raffronti con i cataloghi dei prodotti Procedure di codifica dei prodotti e sistema di rilevazione contabile Ispezione fisica nei magazzini/punti vendita Analisi delle procedure di gestione delle etichette anticontraffazione e verifiche mirate

Verifiche mirate presso i licenziatari Problemi comuni Problemi di accesso ai dati e alle informazioni derivanti da limiti contrattuali o problemi di relazione Indicazioni imprecise o complesse sul metodo di calcolo delle royalties Difficoltà ad identificare separatamente i dati contabili di pertinenza del concedente o alcuni di essi se il licenziatario non è esclusivo Codifiche interne dei prodotti non coerenti con i requisiti del contratto o le esigenze di “reporting” Scarsi controlli interni del licenziatario, sistema informatico inadeguato a fornire le informazioni rilevanti Gestione delle etichette scarsamente monitorata Relazioni societarie o di partecipazione con il licenziatario

Verifiche mirate presso i licenziatari – Possibili risultanze Identificazione di situazioni di “underreporting”, quantificazione e richiesta delle mancate royalty Identificazioni di carenze nel sistema di controllo interno del licenziatario Miglioramento della comunicazione con il licenziatario Definizione di modifiche/miglioramenti alle clausole contrattuali Interruzione per giusta causa del contratto Avvio di azioni legali di risarcimento dei danni o transazioni economiche Identificazioni di sospette frodi – avvio di investigazioni

Investigazioni su sospette irregolarità – I rischi in gioco Sottrazioni di vendite Dichiarazioni infedeli Frodi di cut-off Manipolazioni contabili Perdita di royalties Mancato profitto Cause per danni Contraffazione di marchi Intermediari impropri Frodi sulla qualità Mercati non autorizzati

Investigazioni su sospette irregolarità Metodologia Valutazione preliminare e pianificazione Definizione degli obiettivi e delle aree di rischio Protezione delle evidenze Valutazione preliminare delle informazioni e degli indizi disponibili Raccolta delle evidenze Analisi documentale Interviste Aspetti IT Attività di “intelligence” (Società, individui, beni) Analisi critica delle evidenze raccolte Ricerca di elementi corroborativi Analisi di dettaglio delle transazioni Reporting

Intellectual Property Services: l’approccio di KPMG Forensic Approccio non conflittuale Focalizzato sul mantenimento del rapporto tra concedente e licenziatario I risultati dell’analisi sono discussi con il licenziatario prima della presentazione al concedente Raccomandazioni ai licenziatari di “best practice” per rispettare il contratto Approccio flessibile, tarato sulle esigenze del cliente Capacità di servizio globale KPMG Forensic è presente in 30 paesi con circa 800 professionisti dedicati KPMG Forensic dispone di un un gruppo internazionale di circa 140 “IP specialists” con funzioni di coordinamento, diffusione delle conoscenze, sviluppo di metodologie di lavoro comuni Conoscenza delle diverse “industry” mediante il network KPMG Accesso a risorse multidisciplinari (legale, tecnico, economico, contabile, investigativo, “litigation support”) Assistenza nei procedimenti civili e penali

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Gabriella Chersicla Associate Partner Responsabile Servizi Forensic KPMG Audit S.p.A. Via Vittor Pisani, 25 20124 Milano Tel. 02 6763 2440 e-mail: gchersicla@kpmg.it