Corso di formazione Nuova Procedura di Ricognizione Patrimoniale Guida pratica per la ricognizione patrimonialeinformatica dei beni mobili presenti nelle strutture universitarie In collaborazione con la Divisione Sistemi Informativi dell UNIMI Relatori: Nadotti Stefano Zampaglione Bruno OTTOBRE 2006

IL PERCHE DI QUESTO CORSO AUSILIO AI SEGRETARI AMMINISTRATIVI DI DIPARTIMENTO NELLADEMPIMENTO DELLOBBLIGO FISSATO NELLA CIRCOLARE DEL DIRETTORE AMMINISTRATIVO DI INFORMATIZZARE LARCHIVIO DEI BENI PATRIMONIALI MOBILIARI ENTRO IL

STORIA Attualmente i Dipartimenti utilizzando la procedura UNIPAT hanno informatizzato i beni dal 2003; pertanto i dati relativi a tali beni sono recuperati mentre il resto è su cartaceo (tranne per ex istituti confluiti in Dipartimenti nel periodo ). Vista la ristretta disponibilità di tempo si fornisce a richiesta un file zippato installabile su ogni pc (portatile e non) contenente:

Un applicativo ed un archivio con tutti i beni effettivamente in carico, tenendo conto di carichi e scarichi (quindi solo per categorie inventariali a matricola) con eventuale aggiunta di beni relativi ad istituti successivamente confluiti in dipartimenti Attraverso tale applicativo lutente può effettuare in modo indipendente la ricognizione

STRUMENTO DELLA NUOVA PROCEDURA DI RICOGNIZIONE PATRIMONIALE Applicativo UNIPAT implementato che consente di realizzare: una movimentazione inventariale completa ed idonea a definire una precisa collocazione del bene mobile secondo la sequenza: centro di costo della struttura eventuale centro di provenienza del bene edificio piano stanza

OBIETTIVI DELLA NUOVA PROCEDURA DI RICOGNIZIONE PATRIMONIALE: Creazione di una banca dati informatizzata costituita dai beni effettivamente esistenti e funzionali con esatta individuazione dellubicazione dei diversi beni allinterno dei locali della struttura; dismissione dei beni ritenuti oggetto di scarico inventariale Avere una reale consistenza del patrimonio mobiliare dipartimentale con dati attendibili in previsione della contabilità economico-patrimoniale Avere uno strumento di organizzazione gestionale che permetta lottimizzazione della movimentazione patrimoniale dei beni in carico

La tabella Menù della procedura evidenzia tre particolari fasi di gestione: gestione della ricognizione; parametrizzazione delle tabelle relative ai locali della struttura; stampe di riscontro NUOVA PROCEDURA DI GESTIONE DELLA RICOGNIZIONE PATRIMONIALE PER LE STRUTTURE UNIVERSITARIE

PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA TABELLA EDIFICI Premendo il bottone Tabelle edifici, si aprirà la seguente videata. Questa tabella permette di gestire lidentificazione degli edifici della propria struttura oggetto della ricognizione inventariale. Esempio:

PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA TABELLA PIANI Premendo il bottone Tabelle piani, si aprirà la seguente videata. Questa tabella permette di gestire lidentificazione dei piani degli edifici del proprio dipartimento oggetto della la ricognizione inventariale. Esempio

PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA TABELLA STANZE Premendo il bottone Tabelle stanze, si aprirà la seguente videata. Questa tabella permette di gestire lidentificazione delle stanze (collegate al piano) degli edifici del proprio dipartimento oggetto della ricognizione inventariale. Esempio:

GESTIONE DELLA RICOGNIZIONE Premere il bottone Gestione Ricognizione si aprirà la seguente videata che permette di scegliere la categoria inventariale su cui lavorare: Esempio: Scelta Cat. Inv. 3 Strumenti Tecnici ed Attrezzature Premendo sul tasto OK si aprirà la videata successiva relativa alla fase della movimentazione inventariale.

Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata

Si aprirà una successiva videata

Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata

STAMPE DI RISCONTRO STAMPA ELENCO RICOGNIZIONE Esempio n. 1: stampa tutti i beni

STAMPE DI RISCONTRO STAMPA ELENCO RICOGNIZIONE Esempio n. 2: stampa beni rinvenuti

Esempio n. 1: Bene rinvenuto Nellesempio viene indicata unipotesi di completa individuazione di un bene mobile oggetto di inventariazione rinvenuto (presente e funzionale) con esatta individuazione della collocazione dello stesso bene allinterno della Struttura

Esempio n. 2: Bene non esistente Nellesempio viene indicata unipotesi di un bene mobile presente nei registri dellinventario della struttura ma non individuato in fase di ricognizione. Pertanto, oggetto di verbalizzazione separata con specifica motivazione della mancata rilevazione inventariale.

Esempio n. 3: Bene oggetto di scarico Nellesempio viene indicata unipotesi di completa individuazione di un bene mobile oggetto di inventariazione con esatta individuazione della collocazione dello stesso bene allinterno della Struttura ed oggetto di scarico in quanto ritenuto obsoleto o non più funzionale alluso.

Conclusioni: Nel periodo immediato: Alla fine quindi si otterrà un elenco dei beni ancora in carico e di quelli da scaricare, dopo apposita delibera del Consiglio di Dipartimento, da UNIPAT con codice movimento n. 83, correggendo così la consistenza patrimoniale. I nuovi beni rinvenuti rimarranno in ogni caso su tabelle UNIPAT legate alla ricognizione e completeranno il quadro dei beni della struttura

NEL BREVE - MEDIO PERIODO: PREVISIONE DI INSERIRIMENTO DELLA CONFIGURAZIONE RELATIVA AGLI EDIFICI, PIANI E STANZE NEL BUONO DI CARICO DELLA PROCEDURA UNIPAT PREVISIONE DI INSERIMENTO IN PROCEDURA UNIPAT DI UN SISTEMA DI CALCOLO DELLE QUOTE DI AMMORTAMENTO DI UN BENE MOBILE

I Dipartimenti, oltre al risultato già evidenziato, con lutilizzo di tale software evitano oneri propri per lelaborazione di un software apposito o per laffidamento a terzi dellincarico di ricognizione e usano uno strumento informatico semplice affidabile compatibile ed integrato ad UNIPAT, di proprietà UNIMI.