Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro Bando MIUR – PRIN 2009 Procedure di INTERNAL AUDIT Dott. Maurizio Santoro Università degli Studi di Milano 17 gennaio 2013 Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Gestione amministrativa Bando MIUR - PRIN 2009 Gestione amministrativa Aspetti generali e costi ammissibili Dott. Maurizio Santoro 17 gennaio 2013 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 Finalità del Bando 2009 garantire, per ogni progetto finanziato, un contributo non inferiore all’80% dell’ammontare richiesto o giudicato necessario costo massimo di progetto richiesto di € 500.000 maggiore flessibilità, in particolare nella fase di gestione i mesi persona, puramente indicativi, valgono ai soli fini del preventivo di costo e al fine di garantire il cofinanziamento possibilità di presentare progetti anche a ricercatori a tempo determinato introduzione del criterio dei “full costs” maggiore collaborazione tra il MIUR e gli Uffici Ricerca attraverso “audit interni centrali” negli Atenei/Enti DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 COMMISSIONE DI GARANZIA quattordici esperti (uno per area), che si avvarranno dell’opera di 2 revisori per progetto, anche stranieri, selezionati col criterio delle parole chiave e della “peer review” indicazione, in modulistica, di settori e parole chiave ERC (maggiore sicurezza nelle operazioni di “matching”) non potranno essere coinvolti nella procedura di revisione, né far parte della Commissione di garanzia, coloro che, a qualunque titolo, parteciperanno al bando PRIN 2009 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 CRITERI DI VALUTAZIONE procedura di valutazione esclusivamente per via telematica criteri (fissati dal bando, al fine di conseguire auspicabili risparmi in termini di tempo): rilevanza, originalità e possibile impatto della ricerca proposta: fino a 30 punti possibilità di conseguire nei tempi previsti i risultati attesi e coerenza tra le richieste economiche e la ricerca proposta: fino a punti 10; qualificazione del team: fino a 20 punti finanziamento possibile solo per progetti con punteggio complessivo ≥ a punti 54/60, fino a esaurimento risorse riserva del 3% per area DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 CARATTERISTICHE DEI PROGETTI durata biennale da una a più unità operative (max. una unità di EPR, ma non quella del coordinatore), sotto la responsabilità di un docente/ricercatore in ogni unità operativa, oltre al responsabile, potranno essere presenti altri docenti/ricercatori/tecnologi, strutturati o non strutturati (previo assenso, potendo partecipare ad un solo progetto per bando), ed eventualmente anche assegnisti/borsisti/dottorandi non potrà partecipare al bando chi risulti già inserito in progetti finanziati nel PRIN 2008, per favorire il rispetto del principio dell’alternanza DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 CARATTERISTICHE DEI PROGETTI il coordinatore di progetto dovrà necessariamente coincidere con uno dei responsabili scientifici di unità operativa, ed avrà la responsabilità scientifica dell’intero progetto la gestione operativa dei contributi assegnati ad ogni unità di ricerca rientrerà nell’ambito della responsabile autonomia di ogni singola unità, nel rispetto dei regolamenti interni di amministrazione, finanza e contabilità non è richiesto alcun impegno preventivo minimo in termini di mesi/persona DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 TRASFERIMENTO DEL RESPONSABILE U.O. Il trasferimento potrà comportare: o il trasferimento dei fondi del progetto dall’ateneo/ente di origine all’ateneo/ente di destinazione: motivata proposta formulata dal responsabile di unità operativa acquisizione del parere del coordinatore di progetto acquisizione dell’assenso degli atenei/enti interessati (con certificazione disponibilità risorse da parte dell’ateneo/ente di destinazione) valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed eventuale concessione dell’autorizzazione o la sostituzione del responsabile di unità operativa nell’ateneo/ente originario: acquisizione dell’assenso del sostituto in ogni caso, il responsabile sostituito non potrà partecipare al successivo bando PRIN, per garantire il rispetto del principio dell’alternanza DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 SOSTITUZIONE DEL COORDINATORE la sostituzione del coordinatore sarà concessa solo per gravi e documentati motivi, con la seguente procedura: motivata proposta formulata dallo stesso coordinatore ovvero, nell’impossibilità a provvedere da parte del coordinatore: a maggioranza, dai responsabili di unità operative qualora vi sia un’unica unità operativa o non sia possibile raggiungere una maggioranza, dal Rettore dell’ateneo acquisizione dell’assenso del coordinatore designato valutazione, da parte del MIUR, delle motivazioni addotte ed eventuale concessione dell’autorizzazione in ogni caso, il coordinatore sostituito non potrà partecipare al successivo bando PRIN, per garantire il rispetto del principio dell’alternanza DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 MODIFICHE DEL PERSONALE PARTECIPANTE L’elenco nominativo del personale associato al progetto sarà contenuto per ogni unità operativa in apposita “scheda” messa a disposizione sul sito Cineca. Inserimenti e cancellazioni di personale che non rivestano il ruolo di responsabili di unità operative saranno consentiti in qualsiasi momento (fino alla conclusione del progetto) senza necessità di preventiva autorizzazione da parte del MIUR. Per il rispetto del principio di alternanza, tuttavia, il personale inserito all’atto della presentazione della domanda o in fase di esecuzione del progetto, ancorchè escluso nel corso del primo anno, non potrà comunque presentare o partecipare ad alcun progetto nel bando successivo né potrà far parte di alcun altro progetto del bando precedente o di quello in corso. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 COFINANZIAMENTO ATENEI/ENTI Il cofinanziamento degli atenei/enti (per una quota pari al 30% del costo del progetto) potrà essere assicurato mediante: valorizzazione del tempo dedicato al progetto dal personale, dipendente e non, già operante presso gli Atenei/Enti alla data di scadenza dl bando fino a un massimo del 30% del costo del progetto DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 CHIARIMENTI ECONOMICO FINANZIARI Le spese sostenute in quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte con altri fondi specifici per il finanziamento di progetti (quali FAR, FIRB, FISR, ecc.) potranno essere imputate al progetto solo per la parte a carico dei fondi PRIN ad esempio, una fattura per l’acquisto di un computer portatile di costo pari a 1.000 euro, di cui 300 sui fondi PRIN e 700 sui fondi FIRB, dovrà essere imputata al progetto PRIN solo per l’importo di 300 euro; i restanti 700 non figureranno nell’articolazione economica del progetto PRIN né in sede di preventivo né in sede di consuntivo (e quindi non saranno considerati né come costo né come cofinanziamento) perché saranno contemporaneamente imputati sul progetto FIRB Le spese sostenute in quota parte coi fondi PRIN ed in quota parte con fondi propri potranno essere invece imputate al progetto (e poi rendicontate) per l’intero ammontare ad esempio, una fattura per l’acquisto di un computer portatile di costo pari a 1.000 euro, di cui 300 sui fondi PRIN e 700 su fondi interni, sarà imputata al progetto PRIN per l’importo di 1000 euro DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 CHIARIMENTI ECONOMICO FINANZIARI Tutte le voci di spesa (comprese quelle poste pari a zero in sede di rideterminazione) potranno subire variazioni in aumento o diminuzione Il costo complessivo rendicontato a consuntivo potrà subire variazioni in aumento o diminuzione rispetto a quanto preventivato in sede di rideterminazione: se in aumento, il contributo del MIUR, resterà in ogni caso fissato al limite massimo stabilito in sede di rideterminazione se in diminuzione, invece, il contributo del MIUR sarà ricalcolato nella misura massima del 70% di quanto effettivamente rendicontato DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE Saranno considerate ammissibili le spese relative alle varie figure così come specificato, con l’avvertenza che le voci A.1, A.2 e A.3 contribuiranno a formare il cofinanziamento dell’Ateneo/Ente nel limite del 30% del costo del progetto A.1 – Personale dipendente Questa voce potrà comprendere il personale con contratto a tempo indeterminato o a tempo determinato dipendente dall’Ateneo cui afferisce l’unità di ricerca, che risulti direttamente impegnato nelle attività di ricerca. Il costo relativo sarà determinato in base all’impegno temporale dedicato al progetto e sarà valorizzato come di seguito indicato: per ogni persona impegnata nel progetto sarà preso come base il costo effettivo annuo lordo; sarà successivamente determinato il costo mensile lordo semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero di mesi lavorativi annui Il costo da imputare al progetto sarà computato moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE A.2 – Personale dipendente da altri Atenei/Enti: I costi relativi a tale voce potranno comprendere anche quelli del personale dell’unità di ricerca che risulti dipendente da altra Università, nonché quelli relativi a personale, di qualunque provenienza, che risulti comandato o distaccato presso l’Università cui afferisce l’unità di ricerca. Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE A.3 – Personale non dipendente Questa voce potrà comprendere il personale che (esclusivamente e direttamente con l’università cui afferisce l’unità di ricerca) risulti titolare di: contratto di lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e continuativa (già acquisito con fondi propri liberi) assegno di ricerca/dottorato di ricerca (già acquisito con fondi propri liberi) Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE A.4 - Personale a contratto da destinare a questo specifico progetto (ad es. assegno di ricerca/dottorato di ricerca/collaborazione coordinata e continuativa) Questo personale dovrà essere direttamente impegnato nelle attività di ricerca. I contratti ed i bandi dovranno contenere, in linea generale, l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione. Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA SPESE DI PERSONALE L’inserimento in progetto di personale a contratto, assegnisti, ecc., di nuova assunzione (con ciò intendendo tutto il personale il cui rapporto giuridico con l’ateneo abbia decorrenza non anteriore alla data di approvazione del progetto PRIN), dovrà essere funzionale alle attività connesse con il programma di ricerca e gli oneri relativi potranno essere esposti tra i costi del progetto; tali costi potranno essere a totale carico del progetto solo fino alla scadenza temporale del progetto stesso DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA SPESE GENERALI L’importo di tale voce sarà calcolato forfetariamente nella misura del 60% dell’ammontare dei costi di tutto il personale Le spese generali, proprio per la loro natura forfetaria, non dovranno essere in alcun caso dettagliate, né sarà necessario predisporre per tale voce un’apposita documentazione Detto forfait si intenderà riferito, in linea generale, a tutti quei costi, comunque connessi con l’attività di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa (missioni e viaggi sul territorio nazionale, costo delle pubblicazioni) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA ATTREZZATURE, STRUMENTAZIONI E PRODOTTI SOFTWARE In questa voce verranno incluse le attrezzature e le strumentazioni ed il software di nuovo acquisto. Il costo è determinato sulla base dell’importo di fattura più dazi doganali, trasporto, imballo ed eventuale montaggio, con esclusione di qualsiasi ricarico per spese generali, secondo l’applicazione della seguente formula: C = (M/T) x F M = mesi di utilizzo effettivo dell’attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nell’ambito del progetto T = tempo di deprezzamento pari a 36 mesi F = costo dell’attrezzatura o strumentazione o prodotto software indicato in fattura (più eventuale imballo, trasporto, installazione e dazi doganali) Dovrà inoltre essere considerata la percentuale d’uso sul progetto DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA SERVIZI DI CONSULENZA E SIMILI In questa voce dovranno essere rendicontate tutte le attività non reperibili in Ateneo commissionate dall’unità di ricerca e svolte da terzi affidatari: Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche (anche occasionali) rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalità giuridica privati o pubblici, e regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido, che dovrà contenere, in linea generale, l’indicazione dell’oggetto e del corrispettivo previsto. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura/parcella al lordo dell’IVA Rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici: potranno essere rendicontate sotto tale voce anche le spese relative ai rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici presso la sede dell’unità di ricerca, purché preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dell’unità di ricerca per motivi di carattere tecnico-scientifico strettamente correlati con lo svolgimento delle attività previste nel progetto, e ciò anche nel caso in cui la consulenza scientifica venga prestata a titolo gratuito (“visiting professors”) Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalità giuridica. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA ALTRI COSTI DI ESERCIZIO In questa voce dovranno essere rendicontate le spese per l’acquisto di materie prime, componenti, semilavorati, materiali da consumo specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario), nonchè per corsi, congressi, mostre e fiere, il cui svolgimento avvenga nel periodo di vigenza del progetto. Nel caso il docente partecipi ad un congresso in Italia, il costo della missione non è ammissibile, mentre il fee del congresso si rendiconta in questa voce di spesa. In questa voce dovranno inoltre rientrare tutte le spese sostenute per missioni all’estero, anche finalizzate alla partecipazione a stages inerenti il progetto. I costi sostenuti potranno essere riconosciuti se la missione sarà autorizzata dal responsabile dell’unità di ricerca del progetto e formalizzata in una lettera d'incarico in cui dovrà essere identificata la persona che va in missione, il periodo di missione ed i motivi scientifici che dovranno essere legati alle sole attività previste nel progetto. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 PARTICOLARITA’ SULLE VOCI DI SPESA VARIE Vige il “criterio di cassa”, pertanto condizione necessaria per l’imputazione di una spesa al progetto PRIN sarà la sua effettiva effettuazione entro la scadenza di rendicontazione, mentre ai fini del rispetto della competenza temporale dovrà sorgere l’obbligo di pagare entro la scadenza del progetto in fase di esecuzione, la modifica dell’elenco nominativo del personale associato all’unità operativa (escluso il responsabile di unità) sarà considerato come automaticamente ammissibile in nessun caso sarà consentito apportare modifiche agli obiettivi originari di progetto i finanziamenti ministeriali verranno erogati in unica soluzione DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 RELAZIONI SCIENTIFICHE FINALI Non sono previste relazioni intermedie La relazione scientifica conclusiva sarà predisposta dal Coordinatore scientifico entro 90 gg dalla conclusione del progetto Tale relazione dovrà contenere l’elenco dettagliato delle pubblicazioni e degli altri prodotti scientifici realizzati e sarà trasmessa al MIUR all’ANVUR (o al CIVR) Per ogni area scientifica la Commissione di Garanzia provvederà ad individuare uno o più esperti di settore cui sarà affidata la valutazione scientifica ex-post dei progetti Anche tali valutazioni saranno trasmesse all’ANVUR (o al CIVR) Di tali valutazioni, rese pubbliche, si terrà conto per successive assegnazioni di fondi DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bando MIUR - PRIN 2009 RENDICONTI FINALI Non sono previsti rendiconti intermedi La rendicontazione contabile sarà effettuata, nel rispetto del “criterio di cassa” dai Responsabili di unità e dal Coordinatore nazionale (che ne assumeranno, ognuno per la propria parte, la relativa responsabilità) entro 60 giorni dalla conclusione del progetto. Il MIUR provvederà ad effettuare verifiche a campione delle rendicontazioni, anche facendo ricorso, per gli atenei che si renderanno disponibili, ad audit interni degli Atenei Il MIUR potrà richiedere, ove necessario, direttamente agli atenei interessati, copie conformi delle relative documentazioni contabili Dovrà essere assicurato il criterio dell’adeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando l’esistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Gestione amministrativa Bando MIUR - FIRB Gestione amministrativa Aspetti generali e costi ammissibili DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Fase di avvio Rimodulazione ed emanazione del decreto direttoriale di ammissione ai contributi (non viene preventivamente richiesta la disponibilità di ulteriori fondi, in relazione alla natura del cofinanziamento, costituito essenzialmente da costi figurativi) Versamento dell’eventuale anticipazione (30% contributo) Tempi per l’approvazione 4-8 mesi Tempi per la disponibilità effettiva dell’anticipo entro 1-2 mesi dall’ammissione ai contributi Fase di attuazione Nessuna necessità di autorizzazione preventiva per varianti all’articolazione economica dei progetti rimodulati: massima flessibilità Versamento delle rate successive all’anticipazione in proporzione all’avanzamento economico DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Contributi ministeriali Finanziamento pari al 70% dei costi sostenuti, col criterio dei full costs Ogni progetto deve peraltro assicurare la stipula di contratti almeno triennali con giovani ricercatori e/o almeno semestrali con ricercatori di chiara fama internazionale, per un importo almeno pari al 10% del costo del progetto Per i contratti di cui sopra è riconosciuto un contributo pari al 100% dei costi sostenuti DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Principali differenze con i PRIN FIRB PRIN Possibilità di concentrare le risorse su settori strategici per l’economia nazionale Possibilità di ricorrere allo strumento della programmazione negoziata Di conseguenza, è lecito attendersi una maggiore incisività sul “recupero di competitività” del Paese Possibilità di attivare collaborazioni internazionali Pluralità di soggetti ammissibili Elevata flessibilità in fase di realizzazione dei progetti Necessità di competenze amministrative di buon livello (programmazione e gestione del cash-flow) PRIN Massima libertà nella scelta delle tematiche progettuali (ricerca libera) Elevata ripartizione dei finanziamenti, non concentrati su pochi progetti di grandi dimensioni Erogazione del contributo in unica soluzione anticipata (fino al bando FIRB 2012) Maggiore semplicità gestionale Limitazione dei soggetti ammissibili (solo gruppi di ricerca universitari) Elevata rigidità in fase di realizzazione dei progetti DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Pertinenza Congruità Ammissibilità I principi cardine per il riconoscimento di una spesa: Pertinenza Congruità Ammissibilità DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Pertinenza Requisito di carattere tecnico-scientifico Un “esperto scientifico” è pertanto chiamato a pronunciarsi sulla relazione esistente tra l’oggetto (il bene/il servizio) cui si riferisce la spesa sostenuta e le attività svolte per il conseguimento degli obiettivi del progetto finanziato DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Congruità Requisito che assume a volte un carattere tecnico-scientifico, altre volte un carattere tecnico-amministrativo In molti casi, pertanto, sarà un “esperto scientifico” ad essere chiamato a pronunciarsi sulla congruità del costo di un bene/servizio/attività acquisito/svolta per il conseguimento degli obiettivi del progetto finanziato In alcuni casi, invece, sarà un “esperto amministrativo” a doversi pronunciare sull’aspetto di congruità di una spesa Il costo di acquisto di uno spettrofotometro, ad esempio, potrà essere “validato” solo da un esperto scientifico, così come il compenso erogato ad un consulente scientifico Diverso è invece il caso del costo relativo alle attività svolte dal personale dipendente del soggetto beneficiario dei contributi (costo figurativo). Per questi costi infatti, l’esperto scientifico dovrà occuparsi della validazione della congruità della prestazione in termini temporali, mentre l’esperto amministrativo dovrà occuparsi della validazione della congruità del costo unitario DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Ammissibilità Requisito di carattere esclusivamente tecnico-amministrativo Un “esperto amministrativo” è pertanto chiamato a pronunciarsi sulla possibilità di riconoscimento di una spesa pertinente e congrua Una spesa pertinente e congrua può essere considerata ammissibile se (e solo se): Sia stata effettivamente sostenuta (criterio di cassa: eccezioni solo per oneri differiti e prelievi da magazzino) Si sia verificata nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti Si sia verificata nel rispetto di altre eventuali condizioni particolari fissate nei decreti di approvazione, nei contratti, nei disciplinari, ecc. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Ammissibilità Una spesa si può considerare effettivamente sostenuta nei seguenti casi: Se c’è una quietanza del percipiente Se, a fronte dell’emissione di una fattura, si ha la possibilità di verificare l’emissione di un assegno (anche fotocopia) e copia dell’estratto conto bancario del percipiente Per i soli Enti Pubblici: liquidazione del mandato di pagamento DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Le voci di spesa: Personale dipendente Personale non dipendente Spese generali Contratti con giovani ricercatori Contratti con ricercatori di chiara fama internazionale Attrezzature e strumentazioni scientifiche Stage e missioni all’estero Servizi di consulenza e simili Altri costi di esercizio DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Personale Comprende il personale (con contratto a tempo indeterminato o determinato) dipendente dall’università, ente, istituto, società, ecc. cui afferisce l’unità di ricerca, e che risulti direttamente impegnato nelle attività tecnico-scientifiche (ricerca, formazione, progettazione, studi di fattibilità, ecc.) o in quelle di gestione tecnico-scientifica. Escluso il personale amministrativo, anche se occupato in attività di “funzionalità organizzativa” (direzione generale, consiglio d’amministrazione, acquisti, ecc.) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Personale Il costo imputabile al progetto è determinato in base all’impegno temporale dedicato al progetto, attestato nella dichiarazione sostitutiva di certificazione allegata alla rendicontazione (“autocertificazione”) Per ogni persona impegnata nel progetto è assunto come base il costo effettivo annuo lordo (retribuzione effettiva annua lorda, con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e diarie, maggiorata dei contributi di legge o contrattuali e degli oneri differiti) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Personale Viene successivamente determinato il costo mensile lordo semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero di mesi lavorativi annui il costo da imputare al progetto è computato moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto (anch’essi attestati nella dichiarazione sostitutiva di certificazione) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Personale non dipendente Bando MIUR - FIRB Personale non dipendente Questa voce comprende il personale che (esclusivamente e direttamente con l’università/ ente/istituto/società/ecc. cui afferisce l’unità di ricerca) risulti titolare di: contratto di lavoro a progetto o di collaborazione coordinata e continuativa appositamente stipulato (esclusi i contratti specifici con giovani ricercatori o con ricercatori di chiara fama internazionale) assegno di ricerca o dottorato di ricerca (che non risulti già a carico del MUR o di altri soggetti) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Personale non dipendente Bando MIUR - FIRB Personale non dipendente Il personale non dipendente deve essere direttamente impegnato nelle attività tecnico-scientifiche (ricerca, formazione, progettazione, studi di fattibilità, ecc.) o in quelle di gestione tecnico-scientifica. I contratti ed i bandi (ove previsti da norme vigenti) debbono contenere, in linea generale, l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione. Il costo ammissibile è determinato secondo le stesse procedure previste per il personale dipendente DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Spese generali Si tratta di costi indirettamente connessi con lo svolgimento dei progetti di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa, ed in particolare: costi per “funzionalità organizzativa” (direzione generale, consiglio di amministrazione, contabilità generale, personale di supporto, segretariale, magazzinieri, ecc.) costi per “funzionalità ambientale” ( pulizia, energia, illuminazione, riscaldamento, acqua, lubrificanti, gas, ecc.) costi per “funzionalità operativa” ( posta, telefono, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, assicurazioni, informazione e pubblicità, manutenzioni, missioni e viaggi in Italia, biblioteca, pubblicazioni, ecc.) costi per l’assistenza al personale (infermeria, mensa, trasporti, previdenza interna, ecc.) costi per incontri con clienti, convegni, congressi, mostre, fiere in Italia, ecc. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Spese generali Sono riconosciute in misura forfetaria, pari al 60% dell’ammontare dei costi relativi a tutto il personale (contratti con giovani ricercatori e/o ricercatori di chiara fama compresi) Non è pertanto necessario che in sede di rendicontazione sia predisposta per tale voce apposita documentazione Di conseguenza, non è escluso che possano ricadere nell’ambito di questa voce anche altri costi (non espressamente previsti), tra cui quelli relativi ad incrementi di costo complessivo del progetto DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Contratti con Giovani Ricercatori Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Ai sensi dell’articolo 4, comma 3, del Regolamento FIRB del 26 marzo 2004, ciascuno dei progetti ammessi a finanziamento deve prevedere, all’atto dell’approvazione, anche contratti di collaborazione coordinata e continuativa e/o contratti di lavoro a progetto. E’ possibile attivare per i coordinatori nazionali (P.I.) un contratto di Ricercatore TD (€ 50.000) E’ possibile attivare un assegno di ricerca (€ 23.000-30.000) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Contratti con Giovani Ricercatori Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Al momento della presentazione delle rendicontazioni, il MIUR controlla che permangano le condizioni regolamentari in base alle quali il progetto è stato approvato Nel caso in esame, il MIUR deve pertanto controllare che i contratti con giovani ricercatori siano stati effettivamente stipulati, e che il totale degli importi stabiliti in sede di contratto sia effettivamente almeno pari al 10% del costo del progetto. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Contratti con Giovani Ricercatori Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Stipula dei contratti: le procedure per la stipula dei contratti per giovani ricercatori debbono essere attivate con la massima tempestività subito dopo la comunicazione dell’avvenuta concessione del contributo. L’anticipo corrisposto dal MIUR subito dopo l’ammissione al contributo deve essere prioritariamente utilizzato per consentire la stipula dei contratti in argomento. In caso contrario, il MIUR si riserva sia il diritto di sospendere le erogazioni che la facoltà di attivare le procedure di revoca del contributo, procedendo al recupero delle somme eventualmente già accreditate, fatto salvo il risarcimento di eventuali ulteriori danni. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Contratti con Giovani Ricercatori Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Nel caso in cui un contratto già stipulato si interrompa per causa non imputabile all’Università/Ente/Istituto/Società/ecc. cui afferisce l’unità di ricerca (ad esempio, per dimissioni del ricercatore contrattualizzato), deve essere stipulato, con altro ricercatore, un nuovo contratto di durata almeno pari al periodo residuo rispetto all’obbligo imposto dal Regolamento FIRB del 26 marzo 2004 (triennale per giovani ricercatori). Nel caso in cui un contratto già stipulato venga trasformato, per volontà delle parti, in contratto a tempo determinato, la durata complessiva dei contratti dovrà rispettare i limiti temporali imposti dal citato Regolamento FIRB. La trasformazione in contratto a tempo indeterminato è sempre consentita. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Contratti con Giovani Ricercatori Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Vincoli di durata, di età e di costo: oltre al controllo sull’importo complessivo dei contratti stipulati, il Regolamento FIRB del 26 marzo 2004 obbliga il MIUR a verificare anche il rispetto delle seguenti ulteriori condizioni: i contratti con giovani ricercatori debbono prevedere un impegno a tempo pieno e non possono avere una durata inferiore ai tre anni essi debbono inoltre essere stipulati con laureati che rispettino i limiti di età eventualmente stabiliti dal bando DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Contratti con Giovani Ricercatori Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori I livelli retributivi minimi, esclusivamente nel caso di utilizzo del contratto COCOCO, debbono essere compresi nei limiti seguenti: importo non inferiore all’assegno di ricerca per i laureati di età non superiore ai 32 anni importo compreso tra la retribuzione del ricercatore universitario confermato ed il professore associato confermato per i laureati con documentata esperienza almeno triennale nel settore della ricerca scientifica e tecnologica, ed i titolari di dottorato di ricerca o di altro titolo di formazione post-laurea equipollente DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Contratti con Giovani Ricercatori Bando MIUR - FIRB Contratti con Giovani Ricercatori Esempio: Costo progetto 200.000 euro (160.000 ricerca + 40.000 contratti per giovani ricercatori) contributo MIUR definito in sede di approvazione del progetto: 152.000 euro (=70% di euro 160.000+100% di euro 40.000) importo dei contratti stipulati al termine del progetto: 40.000 euro importo delle spese sostenute al termine del progetto: 190.000 euro (160.000 ricerca + 30.000 contratti per giovani ricercatori) contributo MIUR riconosciuto a consuntivo: 142.000 euro (=70% di euro 160.000+100% di euro 30.000) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Attrezzature e strumentazioni Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni In questa voce debbono essere inserite le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software di nuovo acquisto (non esistenti cioè presso la singola unità di ricerca alla data della decorrenza dell’ammissibilità delle spese, fissata nel decreto di approvazione) e “nuovi di fabbrica”, limitatamente alle quote impiegate per lo svolgimento dell’attività oggetto del progetto. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Attrezzature e strumentazioni Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni Ammissibilità del costo per intero per i progetti di cui all’art. 7 del Regolamento FIRB del 26 marzo 2004, aventi come finalità il potenziamento di grandi infrastrutture di ricerca ovvero la costituzione, il potenziamento e la messa in rete di centri di alta qualificazione scientifica anche su scala internazionale (svolgimento di più progetti di ricerca in un arco temporale non limitato alla durata di un singolo progetto) per i progetti di cui all’art. 6 del Regolamento FIRB del 26 marzo 2004 (aventi come finalità lo svolgimento di progetti di ricerca di base), ma solo nel caso in cui le stesse, al termine del progetto, risultino obsolete dal punto di vista scientifico ovvero non più utilmente utilizzabili né per attività di ricerca, né a fini produttivi. In tal caso, peraltro, alla rendicontazione deve essere allegata apposita dichiarazione sottoscritta dal responsabile dell’unità di ricerca. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Attrezzature e strumentazioni Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni Ammissibilità del costo in quota parte (in tutti gli altri casi) il costo da imputare al progetto (importo di fattura -netto o lordo IVA- più imballo, trasporto, installazione ed eventuali dazi doganali) si ricava con l’applicazione della seguente formula: C = (M/T) x F M = mesi di utilizzo effettivo dell’attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nell’ambito del progetto T = tempo di deprezzamento pari a 36 mesi F = costo dell’attrezzatura o strumentazione o prodotto software indicato in fattura Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo come sopra determinato dovrà essere ulteriormente corretto, sempre in linea generale, come segue: Q = C x P dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dell’attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nel progetto di ricerca. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Attrezzature e strumentazioni Bando MIUR - FIRB Attrezzature e strumentazioni Leasing: per le attrezzature e strumentazioni in leasing, sono ammessi esclusivamente i canoni relativi al periodo di utilizzo (e per la percentuale di utilizzo), limitatamente alla quota capitale delle singole rate pagate, e pertanto con l’esclusione di tutti gli oneri amministrativi, bancari e fiscali. Il contratto di leasing deve inoltre prevedere esplicitamente una clausola di riacquisto, ovvero un periodo di leasing pari alla vita utile del bene oggetto del contratto. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Stages e missioni all’estero (fino al Bando 2012) Bando MIUR - FIRB Stages e missioni all’estero (fino al Bando 2012) Costi riconosciuti solo per docenti, ricercatori, tecnici effettivamente partecipanti al progetto, ed il cui impegno temporale risulti pertanto attestato nell’ambito della rendicontazione della voce di spesa “personale” (voci A e C del presente documento). Possono essere riconosciute le spese per il trasporto (viaggio di andata e ritorno), le spese per il soggiorno (pernottamenti e ristoranti), le diarie, le spese per l’iscrizione a corsi, congressi, ecc. e le spese per l’acquisto del materiale scientifico e didattico. Necessaria l’autorizzazione del responsabile dell’unità di ricerca DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Servizi di consulenza e simili Bando MIUR - FIRB Servizi di consulenza e simili In questa voce debbono essere rendicontate tutte le attività commissionate dall’unità di ricerca e svolte da altri soggetti, ricadenti nelle fattispecie seguenti: Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche, rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalità giuridica privati o pubblici, regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura/parcella Possono essere rendicontate sotto tale voce anche le spese relative ai rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici purché preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dell’unità di ricerca e ciò anche nel caso in cui la consulenza scientifica venga prestata a titolo gratuito (“visiting professors”). DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Servizi di consulenza e simili Bando MIUR - FIRB Servizi di consulenza e simili Possono essere rendicontate altresì: Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalità giuridica. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza (comprese licenze software). Il loro costo sarà determinato in base alla fattura Opere edili ed impiantistiche, limitatamente agli adeguamenti, ai restauri ed alle ristrutturazioni di modesto importo ed effettivamente indispensabili per le finalità del progetto approvato. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Altri costi di esercizio (dal Bando 2013 anche missioni all’estero) In questa voce debbono essere rendicontate le spese per l’acquisto di materie prime, componenti, semilavorati, materiali di consumo specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario), oltre a quelle per l’acquisto di attrezzature e strumentazioni o prodotti software utilizzati per la realizzazione di prototipi e/o impianti pilota. Il loro costo viene determinato in base alla fattura, che deve fare chiaro riferimento al costo unitario del bene fornito, più eventuali dazi doganali, trasporto ed imballo, senza alcun ricarico per spese generali. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Altri costi di esercizio Bando MIUR - FIRB Altri costi di esercizio Costi non ammissibili: non possono rientrare invece in questa voce, in quanto già compresi nel forfait delle spese generali, i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalità operativa (attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica, articoli per la protezione del personale, come guanti, occhiali, ecc., CD e simili per computer, carta per stampanti, vetreria di ordinaria dotazione, mangimi, lettiere e gabbie per il mantenimento di animali da laboratorio ecc.) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bando MIUR - FIRB Indicazioni generali Impegni: i costi devono derivare da atti giuridicamente vincolanti (contratti, lettere di incarico, ecc.) da cui risulti chiaramente l’oggetto della prestazione o fornitura, il suo importo, la sua pertinenza al progetto. Ammissibilità di mobili, arredi ed opere edili: non sono riconosciuti in nessun caso i costi relativi a mobili ed arredi, mentre gli interventi di adeguamento edilizio possono essere riconosciuti solo nel caso di modesti interventi effettivamente indispensabili per le finalità del progetto approvato. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Modalità di rendicontazione e di verifica Bando MIUR - FIRB Modalità di rendicontazione e di verifica La rendicontazione intermedia deve essere effettuata per via telematica ed a scadenze periodiche su modulistica predisposta dal Ministero Viene esaminata da un esperto scientifico e dalla Commissione FIRB (per le necessarie verifiche in termini di pertinenza), nonché dall’Ufficio (per la congruità ed ammissibilità) La rendicontazione finale deve essere effettuata al termine del progetto per via telematica e sulla stessa modulistica predisposta dal Ministero Anch’essa viene esaminata dall’esperto scientifico e dalla Commissione FIRB, nonché dall’Ufficio DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Modalità di rendicontazione e di verifica Bando MIUR - FIRB Modalità di rendicontazione e di verifica Adempimenti a carico delle singole unità di ricerca Ogni unità di ricerca è tenuta a presentare la rendicontazione dei costi A tale scopo il MIUR, attraverso il CINECA ed all’approssimarsi di ogni scadenza, fa pervenire al responsabile dell’unità di ricerca una e-mail con la quale comunica il periodo temporale entro il quale il responsabile dell’unità di ricerca deve provvedere ad effettuare la propria rendicontazione Adempimenti a carico del coordinatore Ogni coordinatore è tenuto a presentare (annualmente ed al termine del progetto) la relazione sulle attività completate nel periodo in esame. A tale scopo il MIUR, attraverso il CINECA ed all’approssimarsi di ogni scadenza, fa pervenire al coordinatore una e-mail con la quale comunica il periodo temporale entro il quale il coordinatore dovrà provvedere ad effettuare la propria relazione DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Procedure di INTERNAL AUDIT Bando MIUR - PRIN 2009 Procedure di INTERNAL AUDIT DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR - PRIN 2009 e FIRB non scaduti AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa Decreto Ministeriale 19 marzo 2010 n. 51 Bando PRIN 2009 “Procedure per il finanziamento dei Progetti di Ricerca di Interesse Nazionale” Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti PRIN a partire dal Bando 2009 “Circolare ministeriale prot. 661/2012 Progetti FIRB – Nuove Modalità di verifica” Saranno sottoposti a Audit interni tutti i progetti FIRB non ancora conclusi DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – PRIN 2009 e FIRB non scaduti Calendario scadenze: PRIN Bando 2009 Termine dei progetti: 17 ottobre 2013 FIRB progetti non scaduti il 4 maggio 2012 Scadenza differente per ogni progetto (UNIMI – a partire dal Bando Rete nazionale 2007: 24 marzo 2013) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Normativa I LIVELLO Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione è altresì assoggettata ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture degli Atenei ovvero ad apposita certificazione rilasciata dal competente Collegio dei Revisori. II LIVELLO Il Ministero procederà a verifiche a campione delle rendicontazioni, richiedendo alle Università interessate le relative documentazioni contabili e riservandosi l’adozione dei più opportuni provvedimenti in caso di accertata difformità delle rendicontazioni rispetto alle norme di legge e/o regolamentari. In ogni caso dovrà essere assicurato il criterio dell’adeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando al contempo l’esistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI – attenzione! Divieto dell'utilizzo delle risorse PRIN per la corresponsione, anche mediante l'utilizzo delle risorse relative alla voce "spese generali", di premi e/o indennità di qualsiasi tipo al personale dipendente partecipante al progetto. La rendicontazione è effettuata dai Responsabili di unità e dal Coordinatore scientifico (che, in qualità di pubblici ufficiali ne attestano la veridicità a tutti gli effetti di legge), nel rispetto del "criterio di cassa" e mediante apposita procedura telematica, entro 60 giorni dalla conclusione del progetto. TUTTI I PROGETTI SARANNO SOTTOPOSTI AD AUDIT DI PRIMO LIVELLO DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 AUDIT E CONTROLLI INTERNI - Sanzioni L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le responsabilità civili e penali, comporta: l'automatica esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento) del responsabile di unità L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità negli audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università comporta: l'esclusione dell'università dai successivi bandi PRIN per un periodo di 5 anni dalla data dell'accertamento DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009 Procedura di rendicontazione Il Dipartimento assiste il responsabile scientifico di unità per tutto ciò che concerne la parte amministrativo-contabile, al fine di effettuare un primo screening in merito all’ammissibilità delle spese ed all’osservanza delle procedure regolamentari. Nella fattispecie, il Dipartimento interviene nelle fasi 2, 3 e 4 della procedura di chiusura del rendiconto di seguito indicata: DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009 Fase 1 – Rendicontazione del responsabile scientifico Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto (secondo quanto previsto dall’art. 7, comma 3 del D.M. n. 51/2010/Ric) il responsabile di unità procede con la compilazione del rendiconto e con la prima chiusura telematica dello stesso. In questa fase il responsabile scientifico è tenuto - cliccando su un apposito “quadratino” in calce al rendiconto – a dichiarare la pertinenza delle spese sostenute al progetto di ricerca. Successivamente alla chiusura del rendiconto, sarà consentito l’accesso ai dati inseriti al Dipartimento (nella persona del Responsabile amministrativo) ed agli Uffici di ricerca dell’Ateneo, ma non ancora al MIUR. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009 Fase 2 – Verifica del responsabile amministrativo Entro i successivi 15 giorni dalla chiusura del rendiconto, il responsabile amministrativo (indicato dal responsabile scientifico in fase di rimodulazione dei costi) ha la possibilità di segnalare telematicamente al responsabile di unità – tramite apposita procedura Cineca – eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di consentirne la modifica. Nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori e/o imprecisioni darà una conferma di chiusura al consuntivo, che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR. In questo caso si passa direttamente alla fase 4. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009 Fase 3 – Correzioni da parte del responsabile di unità Nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unità; Si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unità, sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni; Solo a modifiche avvenute, il responsabile amministrativo darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR; in caso di mancata modifica entro il termine prestabilito, si passa direttamente alla fase 4. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009 Fase 4 – Chiusura automatica del rendiconto Alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unità, si verifica la chiusura automatica del rendiconto, con l’evidenza delle segnalazioni formulate dal responsabile amministrativo, che saranno visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR. La procedura sopra descritta, dovrà essere completata, pertanto, entro 60+30 giorni dalla conclusione del progetto. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009 CONTENUTO DELLE RENDICONTAZIONI Ogni rendicontazione dovrà essere effettuata su apposita modulistica messa a disposizione dal CINECA e consisterà in una dettagliata elencazione delle spese sostenute, distinte per voce di spesa (fatta eccezione per le spese generali, che saranno calcolate automaticamente in ragione del 60% del costo rendicontato per il personale). Si ricorda che i costi relativi alle voci di spesa A.1, A.2 e A.3 rientrano nell’ambito del cofinanziamento che ogni unità di ricerca dovrà assicurare. In calce a ogni rendiconto il responsabile scientifico e il responsabile amministrativo dovranno sottoscrivere telematicamente (cliccando su appositi “quadratini”) le seguenti dichiarazioni: DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009 DICHIARAZIONI PER LE VOCI DI SPESA Per tutto il personale: Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’effettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel progetto Per il personale non dipendente già arruolato prima della data di approvazione del PRIN (A.3): Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’esclusivo utilizzo di fondi “liberi”, cioè di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti Per le altre voci di spesa: Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’effettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze, dei materiali di consumo rendicontati Per il criterio di cassa: Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa all’avvenuta effettuazione delle spese DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Rendicontazione PRIN 2009 Inoltre, ciascuna unità di ricerca, dovrà completare una TASCA INFORMATICA nella quale il responsabile amministrativo dovrà inserire, mediante copia scansita, i seguenti documenti: Personale non dipendente già arruolato prima della data di approvazione del PRIN (A.3) Copia scansita del contratto Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4) Attrezzature, strumentazioni e prodotti software (C) Copia scansita delle fatture di importo superiore a € 5.000 Servizi di consulenza e simili (D) Altri costi di esercizio (E) Copia scansita dell’autorizzazione alla missione DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 Attività di controllo interno Il controllo delle rendicontazioni da parte degli audit interni dovrà avvenire entro 6 mesi dalla chiusura del rendiconto. Il bando prevede che tutte le rendicontazioni relative a tutti i progetti siano assoggettate agli audit, mentre per il MIUR è prevista la possibilità del controllo a campione (nel limite minimo del 10%). Nell’ambito degli audit, da effettuare “a tappeto”, è peraltro possibile procedere mediante campionatura delle spese sostenute, tranne che per le voci “Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C)” e “Servizi di consulenza e simili (D)”, per le quali è invece necessario il controllo totale delle fatture. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 Attività di controllo interno A.1 – Personale dipendente: campionatura 100% costo totale Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (Divisione Stipendi e carriere del personale) A.2 – Personale dipendente da altri Enti /Atenei: camp. min. 30% costo Autocertificazione del Responsabile di unità in merito all’impegno dedicato effettivamente al progetto. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dell’altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore complessivo A.3 – Personale non dipendente: campionatura 100% costo totale Copia conforme di contratto o lettera di incarico per il progetto. Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 Attività di controllo interno A.4 – Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto: campionatura 100% costo totale Bando di concorso Copia conforme di contratto o lettera d’incarico per il progetto, con l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere, delle eventuali modalità di esecuzione e con l’eventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dell’avvenuto pagamento B – Spese generali: non sono necessari controlli DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 Attività di controllo interno C – Attrezzatura, strumentazione e prodotti software: controllo totale Copia conforme fatture Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) Mandati di pagamento Dichiarazione del responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell’attrezzatura sul progetto Qualora l’attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con l’ente “ospitante” D – Servizi di consulenza e simili: controllo totale Contratti/lettera di incarico con l’indicazione delle attività da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture/ricevute compensi (copia conforme se importi superiori a € 5.000) DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 Attività di controllo interno E – Altri costi di esercizio: campionatura min. 10% titoli di spesa per almeno 30% costo totale Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture (copia conforme di tutte le fatture di importo superiore ad € 5.000) Mandati di pagamento per le missioni: - Copia conforme di tutti i moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione - Lettera d’incarico o modulo missione, a firma del responsabile di unità, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la missione nonché la durata della missione stessa. - Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente tenute - Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, ecc, - Mandati di pagamento DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 Attività di controllo interno In ogni caso, al termine della procedura di audit, la struttura competente, per il tramite degli uffici ricerca, dovrà rilasciare al MIUR le seguenti dichiarazioni, che confluiranno nella “tasca informatica” del progetto: Dichiarazione scannerizzata degli avvenuti controlli e della veridicità dei rendiconti Dichiarazione scannerizzata di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative Dichiarazione scannerizzata in ordine alle eccezioni rilevate in sede di audit, con elencazione delle stesse Dichiarazione scannerizzata in merito all’accettabilità complessiva del rendiconto, con eventuale motivata proposta di stralci DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 Attività di controllo del MIUR Disponendo del rendiconto (comprensivo della “tasca informatica”), e quindi di tutte le copie scannerizzate dei contratti, delle fatture superiori ai 5.000 euro e delle dichiarazioni rilasciate dalla competente struttura di audit, il MIUR procederà all’effettuazione dei controlli a campione di propria competenza, anche con verifiche in loco. Il calendario delle visite in loco sarà definito tempestivamente (previa definizione del campione da assoggettare a verifica), con un preavviso di almeno 30 giorni, e inviato a tutti gli uffici ricerca, affinché quelli interessati possano predisporre per tempo la documentazione necessaria, costituita da: Originali delle dichiarazioni rilasciate dalla struttura di internal audit Dichiarazioni relative al costo annuo lordo Originali o copie conformi dei contratti relativi al personale di voce A.3 e A.4 Originali o copie conformi delle fatture di importo superiore ai 5.000 euro Originali o copie conformi delle autorizzazioni a missione DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 In definitiva il Dipartimento dovrà: Chiudere il rendiconto, con dichiarazioni relative Riempire la tasca informatica 3) Preparare un faldone per ciascun progetto, contenente le copie documentali previste per il controllo interno (slide 77 e ss.): si raccomanda di archiviare copia di tutta la documentazione relativa al 100% di ogni voce del progetto DIVISIONE SERVIZI PER LA R ICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti MIUR – Circolare Prot. N. 661/Segr/DGR/12 del 4 maggio 2012: Come noto, il D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 convertito con modificazioni dalla Legge 4 aprile 2012, n 35, ha stabilito all’art. 31 comma 1 quanto segue:   “Nelle more del riordino del sistema di valutazione, al fine di assicurare la semplificazione e l’accelerazione delle procedure di gestione dei progetti di ricerca di base, le verifiche scientifiche, amministrative e contabili relative ai risultati e alle attività dei progetti sono effettuate esclusivamente al termine degli stessi. Il costo delle valutazioni scientifiche ex post grava per intero sui fondi destinati al finanziamento dei progetti, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 21, comma 3, della Legge 30 dicembre 2010, n. 240, senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.” Le procedure di verifica di cui alla Lettera Circolare Prot. n. 1106 dell’8 luglio 2005 debbono intendersi pertanto superate, anche alla luce della prossima abolizione della Commissione di valutazione di cui all’art. 3 del D.M. 26 marzo 2004, n. 378/Ric. (Commissione FIRB), prevista, con l’entrata in vigore della Legge 30 dicembre 2010, n. 240, art. 21, all’atto della nomina del Comitato Nazionale dei garanti della Ricerca (CNGR). Nell’ottica di semplificazione perseguita dal D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 convertito con modificazioni dalla Legge 4 aprile 2012, n 35, è pertanto necessario adeguare le procedure di verifica dei progetti FIRB anche tenendo conto (per motivi di omogeneità) di quanto già stabilito nei recenti bandi PRIN, sia pure con gli adeguamenti resi indispensabili dalla diversità dei due strumenti finanziari. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Progetti già conclusi alla data della presente circolare e per i quali non è stato ancora erogato l’intero contributo a) Rendiconti intermedi Le modalità di erogazione previste nei decreti di ammissione a contributo per le annualità intermedie sono da ritenersi abrogate alla luce delle nuove disposizioni normative; pertanto il MIUR procederà al pagamento in unica soluzione delle predette annualità. b) Rendiconti finali b.1) Verifiche scientifiche Restano affidate agli stessi esperti scientifici già designati, che opereranno esclusivamente per via telematica e sulla base della apposita modulistica già predisposta. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti b.2) Verifiche amministrativo/contabili Il MIUR procederà alla verifica d’ufficio di tutta la documentazione inviata con la rendicontazione contabile finale. Inoltre allo scopo di garantire un maggiore livello di approfondimento, per le unità di ricerca con contributo superiore ad € 500.000, il MIUR procederà alla nomina di apposite Commissioni di accertamento finale di spesa per la verifica, anche in loco, dei costi sostenuti, secondo i seguenti criteri:   Unità di ricerca appartenenti a università, enti pubblici di ricerca e altri soggetti titolari di conti di tesoreria: a) Unità di ricerca con un contributo approvato rientrante tra € 500.000 e 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 10% delle unità di ricerca, con particolare riguardo ai progetti di più recente ultimazione; b) Unità di ricerca con un contributo approvato superiore a € 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 20% delle unità di ricerca, con particolare riguardo ai progetti di più recente ultimazione. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Unità di ricerca appartenenti ad altri soggetti a) Unità di ricerca con un contributo approvato rientrante tra € 500.000 e 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 20% delle unità di ricerca, con particolare riguardo ai progetti di più recente ultimazione;   b) Unità di ricerca con un contributo approvato superiore a € 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per tutte le unità di ricerca. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Progetti in corso alla data della presente circolare o progetti ancora da avviare Per i progetti ancora da avviare, all’atto della stesura delle rimodulazioni iniziali, dovrà essere indicato anche il nominativo di un Responsabile Amministrativo (sostituibile in qualsiasi momento, durante l’esecuzione del progetto, senza alcuna necessità di preventiva autorizzazione ministeriale), i cui compiti (all. 1 della circolare 4 maggio 2012) sono del tutto assimilabili a quanto previsto per il PRIN. Per i progetti già in corso, il nominativo sarà indicato invece direttamente in sede di rendiconto, e potrà, anche in questo caso, cambiare in qualsiasi momento, senza alcuna necessità di preventiva autorizzazione ministeriale. Rendiconti intermedi a.1) Unità di ricerca per le quali risulta erogato l’intero contributo in unica soluzione anticipata Il MIUR procederà ad una prima analisi delle rendicontazioni annuali, corredate di una dichiarazione, redatta secondo apposita modulistica (all. n. 2), contenente anche l’indicazione del Responsabile Amministrativo del beneficiario, segnalando eventuali manifeste irregolarità rispetto alle norme di legge e regolamentari, ed alle disposizioni e procedure amministrative. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Il MIUR informerà il soggetto beneficiario delle eventuali irregolarità riscontrate, anche al fine di consentire a tale soggetto il corretto adempimento delle attività di propria competenza di cui al successivo punto b.2. a.2) Unità di ricerca per le quali è prevista l’erogazione del contributo in più rate Il MIUR procederà ad una prima analisi delle rendicontazioni annuali, corredate di una dichiarazione, redatta secondo apposita modulistica (all. n. 2), contenente anche l’indicazione del Responsabile Amministrativo, segnalando eventuali manifeste irregolarità rispetto alle norme di legge e regolamentari, ed alle disposizioni e procedure amministrative e procedendo nel contempo, a titolo puramente cautelativo, ad una decurtazione dei contributi commisurata alle spese palesemente non ammissibili. Anche in tale caso, il MIUR informerà il soggetto beneficiario delle eventuali irregolarità riscontrate, anche al fine di consentire a tale soggetto il corretto adempimento delle attività di propria competenza di cui al successivo punto b.2. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Rendiconti finali   b.1) Verifiche scientifiche Saranno affidate ad esperti scientifici, che opereranno esclusivamente per via telematica e sulla base di apposita modulistica. b.2) Verifiche amministrativo/contabili Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione finale dovrà essere assoggettata, per gli atenei, per gli enti pubblici di ricerca e per altri soggetti titolari di conti di tesoreria infruttiferi, ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture, mentre per tutti gli altri soggetti potrà farsi ricorso anche ad appositi audit effettuati dal competente collegio dei revisori, ovvero da soggetti terzi (società di revisione). I contenuti delle attività di audit sono dettagliatamente illustrati nell’allegato n. 3. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Il MIUR procederà alla verifica d’ufficio di tutta la documentazione di seguito elencata ed inviata per via telematica unitamente alla rendicontazione contabile finale: Dichiarazione redatta secondo apposita modulistica (allegato n. 2), con l’indicazione, da parte del beneficiario, del nominativo del Responsabile Amministrativo Dichiarazioni rilasciate dalla struttura di audit, secondo modulistica appositamente predisposta (allegato n. 4); Copia dei contratti relativi al personale di voce A.2 e voce C; Copia delle fatture di importo superiore ad € 5.000. Allo scopo di garantire un maggiore livello di approfondimento, il MIUR procederà inoltre alla nomina di apposite Commissioni di accertamento finale per la verifica, presso la struttura di audit, dei costi sostenuti dalle singole unità di ricerca secondo i seguenti criteri: DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Unità di ricerca appartenenti a università, enti pubblici di ricerca e altri soggetti titolari di conti di tesoreria: a) Unità di ricerca con un contributo approvato rientrante tra € 500.000 e 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 10% delle unità di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarità;   b) Unità di ricerca con un contributo approvato superiore a € 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 20% delle unità di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarità. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Unità di ricerca appartenenti ad altri soggetti: a) Unità di ricerca con un contributo approvato rientrante tra € 500.000 e 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per un campione complessivo del 20% delle unità di ricerca, definito, su base trimestrale, tenendo conto principalmente dei soggetti beneficiari per i quali siano stati incontrati, nei rendiconti intermedi, i principali problemi legati a manifeste irregolarità;   b) Unità di ricerca con un contributo approvato superiore a € 1.000.000: attivazione delle Commissioni di accertamento finale di spesa per tutte le unità di ricerca. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti In definitiva, quindi, ed in modo del tutto simile a quanto previsto per il PRIN… DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Modalità di rendicontazione e di verifica: Responsabile amministrativo Il Responsabile Amministrativo (R.A.) assiste il responsabile scientifico di unità per tutto ciò che concerne la parte amministrativo-contabile, al fine di effettuare un primo screening in merito all’ammissibilità delle spese e all’osservanza delle procedure regolamentari. Nella fattispecie, il ruolo del R.A. riveste particolare importanza all’atto della chiusura del rendiconto finale DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit interni FIRB Il controllo delle rendicontazioni finali da parte delle strutture di audit dovrà avvenire entro 3 mesi dalla chiusura del rendiconto. In particolare, a partire dalla conclusione del progetto: - entro 60 gg.: il responsabile scientifico chiude il rendiconto - entro 30 gg.: il responsabile amministrativo verifica il rendiconto chiuso - entro 3 mesi: l’unità di internal audit conduce le verifiche e certifica le spese sostenute DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit interni FIRB Tutte le rendicontazioni finali relative a tutti i progetti sono assoggettate ad audit, mentre per il MIUR è prevista la possibilità del controllo a campione. Nell’ambito degli audit, da effettuare “a tappeto”, è peraltro possibile procedere mediante campionatura delle spese sostenute, con esclusione delle voci “Attrezzature, strumentazione e prodotti software (D)” “Servizi di consulenza e simili (F)”, per le quali è previsto il controllo totale delle fatture. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Modalità di rendicontazione e di verifica FIRB Entro 60 giorni dalla conclusione del progetto deve essere completata la compilazione del rendiconto da parte del responsabile di unità, con prima chiusura telematica dello stesso (con particolare riferimento agli aspetti di pertinenza delle spese sostenute, mediante dichiarazione che il responsabile scientifico di unità è tenuto a confermare cliccando su un apposito “quadratino” in calce al rendiconto); successivamente alla chiusura del rendiconto sarà consentito l’accesso ai dati inseriti al R.A. (e agli Uffici di ricerca degli Atenei), ma non ancora al MIUR. Il R.A. potrà visualizzare anche le segnalazioni di “manifesta irregolarità” inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti intermedi DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Modalità di rendicontazione e di verifica FIRB entro i successivi 15 giorni, verifica della correttezza dei dati inseriti da parte del R.A., il quale ha la possibilità di segnalare telematicamente al responsabile di unità (attraverso idonea procedura attivata dal CINECA) eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati nel rendiconto finale, al fine di consentirne la modifica; nel caso in cui il R.A. non rilevi errori e/o imprecisioni darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR. All’atto della conferma di chiusura, il R.A. è tenuto altresì ad esprimere un proprio sintetico parere sulle segnalazioni di “manifesta irregolarità” inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti intermedi. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Modalità di rendicontazione e di verifica FIRB nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto finale viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unità; si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unità, sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni. Solo a modifiche avvenute, il R.A. darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR. All’atto della conferma di chiusura, il R.A. è tenuto altresì ad esprimere un proprio sintetico parere sulle segnalazioni di “manifesta irregolarità” inviate dal MIUR in sede di prima analisi dei rendiconti intermedi. In caso invece di mancata modifica entro il termine prestabilito, si passa direttamente al punto 4 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Modalità di rendicontazione e di verifica FIRB chiusura automatica del rendiconto alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unità. In tal caso il rendiconto sarà chiuso con l’evidenza delle segnalazioni formulate dal R.A., che dovranno essere visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR. La procedura sopra descritta, dovrà essere completata, pertanto, entro 60+30 giorni dalla conclusione del progetto. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3) Personale dipendente - Campionatura: 30% costo totale Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Personale dipendente da altri soggetti - Campionatura: 30% costo totale Autocertificazione del Responsabile di unità in merito all’impegno dedicato effettivamente al progetto. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dell’altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore complessivo Personale non dipendente pagato con altri fondi - Campionatura: 30% del numero totale per almeno il 50% della spesa Contratto o lettera di incarico per il progetto Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3) Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto - (Campionatura: 100% della spesa) Bando di concorso, se previsto Contratto o lettera d’incarico per il progetto, con l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere, delle eventuali modalità di esecuzione e con l’eventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dell’avvenuto pagamento DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3) Attrezzature , strumentazione e prodotti software - controllo totale Fatture Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) Mandati di pagamento Dichiarazione del responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell’attrezzatura sul progetto Qualora l’attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con l’ente “ospitante” Stages e missioni all’estero – almeno il 10% dei titoli di spesa, per almeno il 30% del costo totale Moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione Lettera d’incarico o modulo missione, a firma del responsabile scientifico di unità, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la missione nonché la durata della missione stessa. Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente tenute Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc, DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3) Servizi di consulenza e simili - controllo totale Contratti/lettera di incarico con l’indicazione delle attività da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture/ricevute compensi Mandati di pagamento DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit FIRB – Controlli a cura della unità di internal audit (all. 3) Altri costi di esercizio - Campionatura: almeno il 10% dei titoli di spesa per almeno il 30% del costo totale Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture (copia di tutte le fatture di importo superiore a € 5.000) Mandati di pagamento DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit PRIN 2009 In definitiva il Dipartimento dovrà: Chiudere il rendiconto, con dichiarazioni relative 2) Preparare un faldone per ciascun progetto, contenente le copie documentali previste per il controllo interno (slide 102 e ss.): si raccomanda di archiviare copia di tutta la documentazione relativa al 100% di ogni voce del progetto DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit PRIN 2009 e FIRB non terminati Composizione dell’unità di internal audit La composizione dell’Unità centrale di AUDIT dovrà prevedere necessariamente numerose competenze differenti al suo interno: La proposta prevede 3 unità di ciascuna delle seguenti Divisioni: Divisione Servizi per la Ricerca Divisione Contabilità Generale Divisione Stipendi e Carriere del personale N.ro 3 Responsabili amministrativi DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR – Internal Audit FIRB non scaduti Audit PRIN 2009 e FIRB non terminati Competenze ed attività dell’unità di internal audit Consulenza alle strutture di ricerca per gli aspetti relativi alla rendicontazione dei progetti Attività di controllo dei rendiconti Visite on site Disseminazione delle conoscenze esposte sopra presso tutti gli attori della Ricerca. Attività di formazione verso responsabili amministrativi e non delle strutture decentrate su budget, gestione e rendicontazione dei progetti di ricerca. Attività di informazione su web. Pubblicazione di linee guida di gestione e rendicontazione dei progetti (es. PRIN, FIRB, CE ..). Attività di aggiornamento tramite e-mail e seminari verso i responsabili amministrativi delle strutture decentrate in ordine alle novità sulla rendicontazione dei progetti. DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA Dott. Maurizio Santoro - 17 gennaio 2013

Bandi MIUR - PRIN 2009 e FIRB non scaduti Grazie per l’attenzione! RIFERIMENTI Divisione Servizi per la Ricerca Ufficio Auditing e Consulenza Contabile progetti Aurora Altomare Raffaella Caporaso Gerardo D'Errico Maurizio Santoro Bruno Zampaglione e-mail: audit.ricerca@unimi.it tel +39.02.503.12051-12089-12054-12275 fax +39.02.503.12026 DIVISIONE SERVIZI PER LA RICERCA