Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 A.A. 2005/2006 Risultati dellattività di controllo

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Tipologia dei controlli Controllo Finanziario Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Visite di Monitoraggio PERIODO ATTIVITA: 01/01/07 – 31/05/07 PRESENTAZIONE RISULTATI ALLA CE: 31/05/07

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Controllo Finanziario ISTITUTI CONTROLLATI: n° 26, PER COMPLESSIVI ,34 N° 16 per la Mobilità Studenti e Mobilità Docenti N° 5 Istituti controllati per la sola Mobilità Studenti N° 4 Istituti controllati per la sola Mobilità Docenti N° 1 Istituto controllato per i corsi EILC (1 corso)

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio Università degli Studi di Bergamo 2.Acc.BB.AA. Santa Giulia 3.Università degli studi di Camerino 4.Conserv. di Musica di Campobasso 5.Acc.BB.AA. Di Carrara 6.Ist.Sup. di Studi Musicali V. Bellini di Catania 7.Conserv.Statale di Musica di Fermo 8.ISIA di Firenze 9.Conserv. di Musica L.Refice di Frosinone 10.Conserv. di Musica O.Respighi di Latina 11.Acc.BB.AA. Di Lecce 12.Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano 13.Scuola Superiore per Mediatori Linguistici C. Bo di Milano 14.Acc. BB.AA. Di Napoli 15.Conserv. Statale di Musica di Padova 16.Università degli Studi di Pavia 17.Conservatorio di Musica di Perugia 18.Conservatorio di Musica di Pescara 19.Conservatorio S. Cecilia di Roma 20.Università Campus Bio-medico di Roma 21.Conservatorio di Musica di Rovigo 22.Conservatorio di Musica di Torino 23.S.I.S.S.A di Trieste 24.Università degli Studi DellInsubria di Varese 25.Conservatorio di Musica di Verona 26.Università per Stranieri di Siena Controllo Finanziario – Istituti controllati

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Controllo Finanziario MOBILITA IN USCITA Verifica dei documenti finanziari in copia conforme alloriginale –Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali Emendamenti –Pagamenti agli studenti/docenti –Piano di studio (learning agreement) degli studenti –Attestato di partecipazione –Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti –Rapporto Narrativo studente/docente –Documenti e pagamenti inerenti il contributo EILC agli studenti –Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti –EILC: documenti di spesa e Pagamenti

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Controllo Finanziario Rimborsi a seguito del Controllo Mobilità Studenti (195 mensilità) 30 (Errore nellErogazione del Bonus) 6 Istituti Mobilità Docenti 666,53 (costi non ammissibili) 7 Istituti (rinuncia a n. 1 rimborsi inferiori a 50,00) Organizzazione della Mobilità 3.470,00

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/ /012001/022002/032003/042004/ /06 N° Istituti controllati Rimborsi SM richiesti 5.330, , , , , ,00+ (3.470 OM) Rimborsi TS richiesti 2.805,10379,05960,28828,20837,40666,53

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Controllo finanziario Risultati Gestionali Learning Agreeement: incompleti (firme, crediti ECTS) Transcript of Records: OK Rapporto Narrativo degli studenti: OK

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Controllo Finanziario 2006/2007 Almeno il 2% degli studenti in uscita e il 5% dei docenti in uscita da almeno N° 20 Istituti

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Istituti visitati: n. 7, per complessivi ,14 1.Università degli Studi di Tor Vergata – Roma 2.S.S.M.L. Gregorio VII di Roma 3.Accademia di Belle Arti di Firenze 4.Università Commerciale L. Bocconi di Milano 5.Università degli Studi Milano Bicocca 6.Università degli Studi S.O.Benincasa di Napoli 7.Università Ca Foscari di Venezia

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Fasi principali: 1.Gestione delle attività ERASMUS 2.Verifica delle procedure e della documentazione gestionale 3.Verifica delle procedure e della documentazione finanziaria 4.Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 1. Gestione delle attività ERASMUS oPolitica Internazionale dellIstituto (EPS) oOrganizzazione amministrativa dellIstituto nellambito ERASMUS oModalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dellIstituto oCapitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS oModalità di registrazione delle transazioni oTempi e procedure di pagamento oCo finanziamenti previsti per ERASMUS dallIstituto e/o da altri Enti oAttività di valutazione e/o monitoraggio svolta dallIstituto oInformazione e accoglienza degli studenti e/o docenti ERASMUS in entrata

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 2. Verifica delle procedure e della documentazione gestionale oBando e procedure di selezione generale SM e/o TS oProcedure selezione disabili oAccordi Bilaterali oProcedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS oPreparazione linguistica oMateriale informativo eventualmente prodotto

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 3. Verifica delle procedure e della documentazione finanziaria in originale oAccordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM oPagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti oPiano di studio (learning agreement) dello studente oAttestato di partecipazione oNota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente oRapporto Narrativo dello studente/docente oDocumenti e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti oDocumenti e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti oDocumenti relativi ai costi sostenuti dai docenti

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Rimborsi a seguito di Audit Mobilità Studenti (8 mensilità+Bonus) 2 Istituti Mobilità Docenti 270,14 (Costi non ammissibili) 2 Istituti Organizzazione della Mobilità 90,00 (Decurtazione di 1 mobilità non ammissibile) 1 Istituto

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/ /012001/022002/032003/042004/052005/06 N° Istituti visitati Rimborsi SM richiesti 1.060, , , , ,00 90,00 OM Rimborsi TS richiesti 650,00115,71201, ,03 807,35 SEV 2.001,18 630,00 OM 270,14

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 2006/2007 N° 5 Istituti che saranno visitati a partire da febbraio 2008

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1 MOBILITA STUDENTI/DOCENTI Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dellattività (Durata minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e non superiore ai dodici mesi) dalla Mensilità (Contributo accordato): il calcolo convenzionale per lattribuzione delle mensilità non può essere applicato alla Durata dellattività Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per lattribuzione delle Mensilità ESEMPIO: dal 01/01/2006 all 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON AMMISSIBILE

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Ritardo nellerogazione dei contributi alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale allAgenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi comunicazione allAgenzia delle eventuali posizioni ancora aperte i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 2 Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione Documenti necessari: Richiesta scritta dello studente Autorizzazione dellIstituto ospitante Emendamento allAccordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus Da rendicontare come Mensilità senza contributo Ritardo nella stipula degli Accordi con gli studenti/docenti, successivamente allinvio dellAccordo da parte dellAN

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 3 Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro) Incompletezza degli Accordi: mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma; indicazione della.a. 2004/2005; Mancanza di documentazione scritta relativa allerogazione del Bonus (stipulare emendamento per la.a ) SM: attestati senza lindicazione del periodo della mobilità TS - costi non ammissibili: taxi, francobolli, materiale elettronico; costo delluso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. LImporto del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 4 Stipula degli Accordi SM/TS: firma dopo linizio dellattività; firme non autentiche; firma prima dellIstituto e successivamente dello studente/docente; compilazione da parte dello studente/docente Pagamenti: applicazione di deduzioni/commissioni bancarie

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 BEST PRACTICE FINANZIARIE RISCONTRATE DURANTE GLI AUDIT Modello di Certificato quale attestazione del periodo di studi allestero Modulistica e procedura standard per lautorizzazione di prolungamenti delle mensilità SM Documento di sintesi del contributo finale spettante firmato sia dallIstituto che dallo/studente docente Firma degli Accordi prima da parte del Beneficiario e successivamente dallIstituto

Giornata Annuale ERASMUS Roma luglio 2007 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) RACCOMANDAZIONI GESTIONALI Maggiore informazione in generale ed, in particolare, sulla didattica allestero agli studenti Maggiore monitoraggio da parte dei docenti Learning agreement: assicurarsi che venga firmato prima della partenza dello studente Riconoscimento degli esami: in toto senza integrazioni (v. EUC sottoscritta dai Rettori/Direttori !!!)