1 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Strategie di Acquisizione delle Forniture ICT Emanuela Savelli Partecipante al Gruppo di lavoro Convegno Forum PA La qualità negli acquisti di beni e servizi ICT Evento D10 - Roma – 13 maggio 2005

2 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Agenda Il GDL sulla qualità: unopportunità da non perdere Il manuale sulle strategie di acquisizione: a chi si rivolge e perché (obiettivi) Il manuale sulle strategie di acquisizione: contenuti Il contesto di acquisto Le strategie di acquisizione Lacquisizione di software applicativo Tipologie di contratti Contenuti dei contratti

3 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Unopportunità da non perdere IL GDL sulla qualità: unopportunità da non perdere Obiettivo: comprendersi Dal punto di vista dei fornitori: Difficoltà Clientela diversificata Canali di contatto limitati (solo documentazione scritta!) Diversità di linguaggio Opportunità Confronto tra le varie tipologie della clientela Confronto tra fornitori Definizione di un linguaggio comune

4 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Il manuale strategie di acquisizione: obiettivi - 1 Incontrare la domanda e lofferta vuol dire: Fornitori: indirizzare lofferta sulla domanda Amministrazioni: evitare sorprese in fase di erogazione Aiutare le amministrazioni a: Inquadrare il proprio contesto di acquisizione Individuare con precisione le proprie esigenze Conoscere le diverse possibili modalità (aiutare nella scelta) Standardizzare il linguaggio (chiarezza nellesprimere le esigenze) Uno strumento da perfezionare insieme

5 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Il manuale strategie di acquisizione: obiettivi -2 Utilizzare un linguaggio comune serve a: le amministrazioni per: evitare di scegliere fornitori non affidabili identificare in modo preciso il livello qualitativo richiesto (non più del necessario, per evitare sprechi nella spesa) utilizzare forme contrattuali a loro vantaggiose ai fornitori per: capire le esigenze del cliente valutare con precisione i propri costi valutare la propria competenza e capacità nel soddisfare le richieste (minimizzazione del rischio) garantire la trasparenza nelle procedure di aggiudicazione

6 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Il manuale strategie di acquisizione: destinatari Il manuale si rivolge alle Amministrazioni (Ufficio acquisti, Responsabili ICT) per la scelta: delle modalità di acquisizione delle tipologie di contratto degli strumenti di controllo del delivery (quantità e qualità) Criteri di stesura: presentare per ogni aspetto le diverse opzioni possibili, (ognuna mai migliore o peggiore in assoluto) descrivendone: caratteristiche vantaggi e svantaggi a seconda del contesto

7 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Fattori di successo Scelta della strategia di acquisizione Scelta del fornitore Definizione del contratto Definizione del governo del contratto

8 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Il contesto di acquisto Tecnologie Architetture efficienza competitività innovazione trasparenza privacy STRATEGIE capacità di governo attori / processi esigenze interoperabilitàcooperazione sicurezza finanziamenti

9 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Le diverse forme di acquisto -1

10 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Le diverse forme di acquisto -2 Forme di acquisto: un vocabolario comune (e non solo) Outsourcing globale o selettivo Outsourcing dei processi di business Insourcing e co-sourcing Joint venture Consorzi Project financing

11 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Comparazione tra forme di outsourcing globale selettivo selezione del fornitore costi di acquisizione controllo del servizio integrazione tra componenti tempi di acquisizione gestione contrattuale prezzo nel tempo qualità nel tempo contenzioso legale ottimizzata ridotti semplificato facilitata ridotti semplificata competitivo migliore limitato

12 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Acquisto di sw applicativo Scelte sulloggetto di acquisto: Sviluppo ad hoc Reingegnerizzazione / riuso Prodotti di mercato Scelte tecnologiche / commerciali: lOpen source Scelte di modalità realizzative: Soluzione progettuale Realizzazione su specifiche

13 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Architetture contrattuali Costruzione del contratto: unattenzione particolare Contratti (o componenti) quadro Integrazione di più contratti Validità temporale parallela Validità temporale sequenziale Utilizzo del subappalto Ottimizzazione delle competenze Ottimizzazione dei costi Flessibilità pool di risorse Rischio di frammentazione

14 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Suddivisione in lotti Unica soluzione Riduzione costi di gestione Economie di scala Minori costi di selezione Suddivisione in lotti Complessità di gestione/monitoraggio Ottimizzazione della selezione del fornitore Definizione dei confini Tipologie di lotti Lotti per componenti Lotti orizzontali Lotti verticali Lotti geografici

15 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Il contratto: loggetto Componenti del contratto: il capitolato, lofferta, il contratto Descrizione dei servizi: chi, cosa, come, quando Livello di dettaglio: minore verso loutsourcing, maggiore verso servizi specifici e verso forniture Basso livelloAlto livello Difficile comparazione tra offerte Difficile differenziazione tra offerte Difficoltà di comprensione da parte del fornitore Difficoltà di usufruire di proposte di migliorie Ambiguità contrattuali

16 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Il contratto: la qualità richiesta Livello di qualità dei servizi cosa (oggetto) come (modalità) perché (utilizzo) ….misurare Attenzione alla qualità percepita: come affrontare casi di integrazione di servizi di più fornitori

17 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Il contratto: modalità Locazione di apparecchiature Acquisto di apparecchiature Licenze duso di software Sviluppo software Prestazioni di servizi ICT Specifiche: risorse ICT, risorse professionali, sicurezza Pianificazione delle transazioni Controlli, verifiche, collaudi, monitoraggio

18 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Determinazione dei corrispettivi - 1 A corpoA consuntivo Forniture ICTProdotti predefinitiProdotti forniti – volumi di servizio erogati RisorseRisorse ICT e professionali dedicate Risorse ICT e professionali erogate / utilizzate

19 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Determinazione dei corrispettivi - 2 A corpoA consuntivo Tempo predeterminato Dipendenza dal consumo Pagamenti a canoni fissi /SAL Semplicità di gestione Probabilità raggiungimento obiettivi Correlazione prodotto /spesa Certezza del limite di spesa Flessibilità rispetto alle esigenze Vantaggi economici Indipendenza dal prezzo / fattibilità

20 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Determinazione dei corrispettivi - 3 Unità di misura dei volumi (nellunità di tempo di misura) Numero di PC, stampanti, licenze, prodotti forniti Numero di giornate persona per figura professionale Numero di function point realizzati, modificati, manutenuti Numero di transazioni effettuate Numero di utenti, trouble ticket, telefonate gestite ecc.

21 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Il contratto: tutele Le diverse forme di tutela penali garanzie cauzioni Le modalità di tutela, se chiarite preventivamente, sono garanzia di concorrenza tra i fornitori

22 Convegno Forum PA - 13 maggio 2005 Elementi aggiuntivi del manuale Altri contenuti del contratto (norme regolatrici, durata) Fenomeni di lock-in Architetture generiche ICT (applicative e tecnologiche) Modalità di stima delle dimensioni (sia sviluppo software che sistemi) Riferimenti normativi relativi al subappalto