Executive Virtual Assistant “EVA, la segretaria virtuale diventa CRM” Un caso reale di successo “EVA, la segretaria virtuale diventa CRM” Ing. Cristiano Di Battista Giugno 2007

Chi è SISECO SISECO nasce nel 1987 con l’obiettivo di realizzare soluzioni informatiche personalizzate nell’ambito del Contact Management. La nostra principale soluzione è GAT.crm©, una soluzione di CRM completa per la gestione della relazione con i clienti acquisiti ed i prospect da acquisire, completa anche di IP Contact Center Inbound e Outbound. GAT.crm© oggi conta 15.000 postazioni di lavoro solo in Italia, tra 200 Contact Center nei settori: Telecomunicazione, Finanza, Commercio e Industria. Basata su tecnologie Web 2.0, dispone di un SDK che consente la completa personalizzazione del sistema per modellare i processi aziendali e migliorare la Customer Experience.

Chi è SISECO GAT.crm© è una soluzione modulare per l'automazione dei processi di CRM (contatti, clienti, canali di vendita, ciclo attivo) e la gestione analitica dei dati (reportistiche, analisi, statistiche automatizzate) per una maggiore efficacia dei reparti Commerciale e Marketing Le principali funzionalità: CRM & BackOffice Service Database Marketing Sales Force Automation Web Portal & Web Intelligence Outbound (TeleMarketing & TeleSelling) IP Contact Center (V.o.IP) Inbound (Help Desk, Customer Care) Predictive Dialing IVR, ACD, Vocal Recording, WAN Fax, SMS, Mailing

L’esigenza FUTURO REMOTO, con 25 anni di esperienza, e’ il Contact Center più “antico” d’Italia, ed uno di quelli maggiormente dedicati all'erogazione di informazioni al pubblico ed alla gestione di servizi di assistenza tecnica. Tra i migliori Clienti: Unione Europea, Ministero degli Interni, Regione Lombardia, Enel e alcune tra le maggiori multinazionali. I posti di lavoro sono circa un centinaio, distribuiti tra le sedi di Milano, Cagliari e Cluj (Romania). Il Contact Center utilizza una soluzione modulare configurata con i moduli CRM, Inbound, Outbound e CTI VOIP, denominata GAT.crm© - www.gat4.com In ottica di diversificazione delle attività e del business, è stato definito un processo automatizzato per offrire un servizio di segreteria Virtuale, utilizzando e ampliando l’infrastruttura tecnologica esistente.

L’idea di Business: EVA Nasce così nel 1996 un’idea rivoluzionaria per l’epoca E.V.A. Un assistente Virtuale che possa svolgere tutte le funzioni di una segretaria “perfetta”

… consente di gestire i servizi di Segreteria Virtuale La risposta di SISECO … consente di gestire i servizi di Segreteria Virtuale PER IL PROFESSIONISTA, LA PICCOLA E MEDIA IMPRESA Con GAT.SegreteriaVirtuale è possibile mettere a disposizione il Contact Center per un servizio di vere segretarie professioniste che rispondono al telefono, gestiscono e fissano gli appuntamenti su un'agenda on line, effettuano chiamate per conto del committente Un ufficio virtuale (con operatrici professioniste) che gestisce le chiamate, utilizza di un'agenda Web condivisa con gli operatori, fax con recapito su e-mail e instradamento delle chiamate verso il telefono cellulare! PER LA MEDIA E GRANDE IMPRESA Il servizio consente di avere un Contact Center remoto a disposizione, che risponda in modo professionale a tutte i contatti, inoltrando solo le chiamate desiderate, mantenendo la propria numerazione telefonica e il proprio centralino ! Il Servizio identifica, memorizza e classifica tutte le chiamate, in modo da fornire un completo report finale.

La risposta di SISECO La soluzione è sviluppata utilizzando la piattaforma consolidata di GAT.crm, integrata con un sistema CTI Voice Over IP. Un sistema, automatico e intelligente smista le chiamate sui numeri aziendali dei committenti, privati o mobili oppure, in caso di mancata risposta, saranno gli operatori del contact center a rispondere per Voi con la massima professionalità e con un messaggio personalizzato, eventualmente smistando solo le chiamate più importanti che deciderete di ricevere.

Quali sono le finalità Il servizio è finalizzato a fornire alle aziende l’outsourcing della gestione dell’ufficio e della segreteria telefonica, relativa a numeri verdi o numeri a valore aggiunto, in varie modalità per ciascuna esigenza. Il tuo Ufficio Virtuale sarà comodamente e sempre raggiungibile dai Vostri Clienti e Fornitori, nelle diverse formule più adatte alle tue esigenze: Indirizzo postale, telefonico e fax da poter inserire su tutta la documentazione aziendale (carta da lettera, biglietti da visita) Ricezione posta e fax: la documentazione viene trattenuta o inviata ad altro indirizzo secondo indicazioni Ricezione telefonate con risposta personalizzata ed eventuale trasferimento su altra utenza fissa o mobile Servizio Segreteria multilingue

Cos’è EVA? Imprenditori, liberi professionisti, commercialisti, artigiani: una vasta schiera di figure lavorative che necessitano un servizio di segretariato qualificato ed affidabile ma a volte non riescono a seguire di persona i propri impegni. Come risolvere le esigenze più impellenti? Come tenere traccia delle telefonate e dei contatti coi clienti? Tutto questo può essere risolto in modo veloce e professionale grazie ai servizi di segreteria virtuale di EVA (Executive Virtual Assistant) EVA è un servizio innovativo che si rivolge a professionisti ed aziende che necessitano di un servizio di segretariato altamente professionale. Segreteria Virtuale e Segreteria Tradizionale EVA è una segretaria “vera” che risponde a tutte le chiamate, anche al di fuori degli orari d’ufficio, nei fine settimana e nei festivi, ed annota i messaggi quando non si è disponibili.

Come funziona EVA? I vantaggi offerti EVA gestisce il lavoro mediante l’acquisto di “minuti di attività”, che vanno a scalare ogni qualvolta il cliente utilizza il servizio. EVA utilizza la piattaforma GAT.crm per erogare il servizio. I vantaggi offerti Reperibilità immediata e totale, con minimi tempi di attesa per il cliente Passaggio chiamate sul numero di cellulare personale (Interno Virtuale), come un vero e proprio interno, senza costi aggiuntivi. Con questo numero è sempre possibile chiamare la propria segretaria gratuitamente. L’attivazione è gratuita e non ci sono spese o costi legati all’uso. E’ possibile parlare con la propria segretaria tutto il tempo e le volte che si desidera, 24 ore al giorno. Nessun costo per personale, attivazione linee telefoniche, manutenzione e gestione ufficio Ricezione di fax gratuita direttamente nella casella di posta elettronica

Alcune videate

Come funziona EVA? Contatti telefonici Corrispondenza L’utente concorda con EVA le procedure per la gestione delle chiamate (agenda, priorità, inoltro, ecc). I contatti di routine con clienti e fornitori possono quindi essere gestiti in autonomia da EVA, in base alle indicazioni ricevute e l’opportuna delega. In caso di inoltro delle chiamate dal cliente all’utente, queste saranno instradate verso un Interno Virtuale, che lavora come se fosse un interno telefonico personale, vero e proprio. Le chiamate urgenti ma non ricevute per qualsiasi motivo verranno sintetizzate da EVA mediante l’invio di un Sms personale, al quale è anche possibile rispondere. Corrispondenza EVA è abilitata a ricevere la posta tramite fax oppure e-mail, ed evaderla nel rispetto delle procedure stabilite, anche con archiviazione in formato digitale, che sarà messo a disposizione a richiesta dell’utente. E’ anche possibile richiedere la redazione di lettere mediante dettatura; EVA provvederà alla spedizione a mezzo posta ordinaria, mail o fax, archiviando i documenti anche in questo caso.

Come funziona EVA? Agenda ed appuntamenti L’utente ha una propria agenda personale sempre a disposizione, alla quale è possibile accedere tramite il sito di Eva online o tramite Palmare. In ogni momento è possibile ottenere qualsiasi informazione, chiamando EVA o consultando direttamente l’agenda on line, gestita direttamente dall’assistenza virtuale.

I servizi offerti Le offerte di EVA: EVA Professional: risposta personalizzata, numero dedicato, interno virtuale, agenda, report mensile attività EVA Company: risposta personalizzata, numero dedicato, interno virtuale, agenda, report mensile attività, fatturazione differita. Numero di telefono dedicato Assegnazione di un numero di rete fissa che diventerà il tuo nuovo numero d’ufficio. Se, invece, preferisci mantenere il tuo attuale numero, potrai attivare un trasferimento di chiamata dal tuo numero al numero dedicato. Interno Virtuale Un numero di cellulare sul quale ti saranno inoltrate tutte le chiamate gratuitamente. Diventerà l’interno del tuo ufficio che ti permetterà di comunicare con la tua Eva, ovunque ti trovi, senza costi aggiuntivi. Agenda Eva Avrai a tua disposizione un’agenda personale alla quale sia tu che la tua assistente potrete accedere tramite il sito di Eva, online, oppure localmente dal tuo computer. Un messaggio per ogni chiamata ricevuta Riceverai un messaggio per ogni telefonata ricevuta, a mezzo e-mail e/o, a scelta, un sms quando non sarai raggiungibile

Le convenzioni Il progetto E.V.A. ha attivato diverse convenzioni con associazioni territoriali e settoriali. Le principali associazioni già attive sono: ORDINE DEGLI AVVOCATI DI MILANO UNIONE DEL COMMERCIO DI MILANO ANACI LOMBARDIA

Le testimonianze Avvocato Rossi “EVA costa 70% meno di una segretaria e svolge le stesse attività. Inoltre sono sempre reperibile, 24/24 per le urgenze, anche mentre sono in tribunale o di notte. Dott. Franceschini , medico “Grazie ad EVA i miei pazienti ottengono sempre una risposta pronta alle chiamate, giorno e notte, compresi i festivi. Se si tratta di un emergenza EVA mi inoltra subito la chiamata o mi invia il messaggio a mezzo sms. La stessa EVA fissa gli appuntamenti nell’agenda condivisa on line secondo le regole stabilite a priori da me. Sig. Bianchi, negoziante “Con EVA usufruisco di un servizio che solo alcune grandi catene hanno sinora potuto permettersi: Risposta alle chiamate anche negli orari di chiusura, Eventuale raccolta messaggi,Informazioni al pubblico su orari e giorni di apertura/chiusura, Informazioni al pubblico su parcheggi vicini, itinerari verso il punto vendita, Eventuali informazioni al pubblico sulla disponibilità prodotti, Raccolta ordini telefonica. Tutto a costi molto contenuti …”

Il Fondatore Mario Federico Norsa “Il servizio, molto innovativo e sempre in continua evoluzione, ha riscontrato un notevole successo nell’ambito dei professionisti e delle piccole e medie imprese italiane. Avere una segretaria seria, professionale e sempre disponibile, 24 ore su 24, unito al costo molto contenuto … anzi, a consumo “pay per use”, sono sicuramente l’appeal più forte. Un ringraziamento anche al sistema GAT ed agli amici di SISECO che ci offrono la possibilità di fornire l’intero servizio.”

Contatti commerciali  info@siseco.com SISECO www.siseco.com www.gat4.com  info@siseco.com Direzione ed Amministrazione 21052 Busto Arsizio (VA) Via Silvestre 40 Tel 0331 341.917 – Fax 0331 354.609 Project Team Project Manager Ing. Roberto Lorenzetti lorenzetti@siseco.com Development Ing. Stefano Sarina s.sarina@siseco.it Sales Ing. Cristiano Di Battista c.dibattista@siseco.it Delivery Dott. Fausto Lazzati lazzati@siseco.com Support Ing. Sergio Vecchi s.vecchi@siseco.it System Ing. Andrea Pravettoni a.pravettoni@siseco.it VOIP/CTI Sig. Marco Seclì m.secli@siseco.it © 1987-2007 - SISECO.com - Empower your Business with Our Solutions - ERP l CRM, IP Contact Center Solutions l Telemarketing Software Marchi o nomi riprodotti: Ms-Windows, Ms-Dos ed il logo Ms-Windows sono marchi registrati della Microsoft Corporation. Altri marchi o nomi di prodotti sono marchi depositati o registrati dai rispettivi proprietari e sono unicamente citati al fine di indicare la compatibilità o l'incompatibilità con questo software. Il presente documento è redatto allo scopo di illustrare le funzionalità del software in oggetto. Non costituisce vincolo per SISECO, può essere modificato senza preavviso. Il documento è proprietà riservata e coperto dal Copyright