Linear Assicurazioni e Gruppo ABELE Un progetto di collaborazione sociale Gestione documenti e data entry Milano - 6 dicembre 2002 Giovanni Teofilo Chiarelli – Responsabile Area Commerciale e Marketing – Compagnia Assicuratrice LINEAR S.p.A

Composizione documenti in entrata Lemissione di ogni contratto prevede, in genere, la ricezione di: - attestato di rischio - fotocopia libretto circolazione - giustificativo pagamento Questa documentazione arriva generalmente: 80% fax 5% 15% posta

Gestione documenti in entrata AcquisizioneAbbinamentoRegistrazione FAX E–MAIL POSTA AutomaticaManualeSemiautomatica ManualeManualeSemiautomatica

Gestione documenti in entrata via POSTA Apertura buste e smistamento posta tra uffici interni Scansione manuale di tutta la documentazione contrattuale arrivata con formati spesso diversi dallo standard A4 Abbinamento manuale a contratti o preventivi emessi

problemi Gestione documenti in entrata via POSTA - problemi POCA EFFICIENZA - Diverse risorse dedicate ad una attivitàNON CORE dellazienda FONTE DI MALUMORI – Attività lontana dalle aspettative professionali degli Operatori del call center, ripetitivo e poco creativo PERCEZIONE DI PRIORITA BASSA RISPETTO AL RESTO DELLA DOCUMENTAZIONE IN ENTRATA -Durata complessiva del processo di scansione e abbinamento pari a ca. 60 ore

Esternalizzazione scansione documenti cartacei – i criteri della scelta Dopo avere analizzato lofferta di vari fornitori, Linear ha affidato a Oltre il Muro, lattività di scansione e pre-abbinamento, per: la buona professionalità/esperienza dimostrata le referenze presentate la volontà a contribuire ad una azione dallalto valore sociale derivante dal recupero e dalla reintroduzione nel mondo del lavoro di persone svantaggiate lottimo mix prezzo - prestazioni

Esternalizzazione scansione documenti cartacei – i cardini del rapporto di collaborazione FASE TEST - Durerà 2 mesi, durante i quali lintero processo di gestione verrà testato e perfezionato FORTE ADATTABILITA DELLOUTSOURCER DISPONIBILITA A METTERSI INTORNO AD UN TAVOLO PER RIDEFINIRE IL FUNZIONAMENTO DI ALCUNI PROCESSI DI LAVORO INTERNI

Esternalizzazione scansione documenti cartacei – il funzionamento Apre, smista la posta e in serata invia alloutsourcer tutta la posta da scansire riceve al mattino il pacco di Linear, provvede a preparare i documenti per la scansione e effettua la scansione dei documenti. Successivamente provvede al pre-abbinamento dei documenti in file multi pagina. In serata invia ad un server FTP la documentazione scansita e pre- abbinata. Entro qualche giorno provvede infine a restituire tutta la documentazione ricevuta, inserita in cartelle e pacchi pronti per essere archiviati. durante la notte, in automatico, provvede a riconoscere quanto è arrivato e ad abbinare alle pratiche tutti i documenti. Lindomani verranno inviati i relativi contratti (durata del processo ca. 36 ore)

Esternalizzazione scansione documenti cartacei – i vantaggi Miglioramento servizio al cliente Risparmio di Risorse Collaboratori più felici

Data Entry…….. In breve Linear ha affidato a Oltre il Muro anche lattività di data entry di tutte le informazioni contenute nei questionari qualità cartacei. Grazie a queste informazioni e a quelle raccolte su internet, lUfficio Marketing ha informazioni sempre aggiornate sui suoi clienti

GRAZIE ! Per informazioni: