Comunicazione interna nell’organizzazione aziendale 1. Definizione   1. Definizione  2. Diverse tipologie di comunicazione interna  3. Obiettivi della comunicazione interna  4. Collocazione organizzativa nella struttura  5. Interazione con altre Funzioni  6. Ruolo strategico delle comunicazione interna  7. Persone e budget  8. Motivazioni per la diffusione o ripensamento della comunicazione interna  9. Strumenti ed azioni della comunicazione interna  10. Nuove tecnologie e comunicazione interna  11. Profilo professionale del comunicatore  12. Nuove prospettive della comunicazione interna

1. Definizione    In generale possiamo far riferimento alla gestione di dati, informazioni e conoscenze utili a mettere in grado chi lavora in un’organizzazione di svolgere il proprio ruolo, valorizzando al massimo il contributo offerto dentro le strutture organizzative aziendali. Dati: intendiamo un insieme di fatti distinti, oggettivi riferiti ad un evento; Informazioni: intendiamo tutto ciò che conferisce un significato ai dati, ne indicano la rilevanza, lo scopo e forniscono una base per intraprendere delle azioni; Conoscenze: intendiamo un insieme di informazioni di valore contenute nella testa delle persone, e che vengono applicate per interpretare le informazioni. In tutte le aziende il ruolo delle conoscenze sta rivelandosi come risorsa alla base dell’innovazione, della qualità e della competitività. Per l’organizzazione nel suo complesso possedere la conoscenza significa gestirla, ovvero, veicolare correttamente le informazioni e renderle accessibili alle persone. A differenza degli asset tangibili, il cui valore decresce con l’uso, la conoscenza più viene condivisa e utilizzata e più aumenta di valore.

La Comunicazione Interna permette di comunicare a tutti e con la massima tempestività una Notizia come l’avvio di un progetto, un nuovo prodotto, una manifestazione, una campagna commerciale, un risultato importante ed altro ancora.   L’importante è che si tratti di un’informazione che produca un valore ed un arricchimento per le persone e per le funzioni aziendali coinvolte. Parliamo di valore perché l’informazione accresce professionalità e conoscenze, è fonte di contatti e sinergie e favorisce l’integrazione e il senso di appartenenza. La notizia nasce in qualsiasi parte dell’Azienda e passando attraverso l’Unità Organizzativa (Direzione, Servizi, Uffici, area, filiale ecc.) arriva alla funzione Comunicazione Interna che la diffonde e la pubblica scegliendo lo strumento più idoneo.

notizia notizia notizia   notizia notizia notizia Unità Organizzativa Funzione Comunicazione Interna Strumenti/Canali   Personale Personale Personale

La Comunicazione Interna come fattore distintivo di successo. Ma è sufficiente un house organ ?, un intranet aziendale ?, una convention ?  Comunicazione Interna deve soddisfare le aspettative di comunicazione:  occorre un piano organico per   Valorizzare la comunicazione come fattore di business; Riflettere sul potenziale che la C.I. può sviluppare all’interno dell’Azienda. Vantaggio competitivo

Occorre una strategia sulla C.I. “è impossibile non comunicare “, anche il silenzio comunica qualcosa e quando la comunicazione aziendale è latitante quella “di corridoio” prende il sopravvento.   Occorre una strategia sulla C.I.   Un sistema integrato di comunicazione che si in grado di garantire: condivisione di mission, valori, obiettivi e comportamenti aziendali; circolarità della comunicazione, differenziata e indifferenziata; soddisfazione e motivazione al lavoro; senso di appartenenza e di identificazione; produttività e qualità del servizio; cambiamento organizzativo e sviluppo della cultura aziendale; conoscenza di prodotti, processi, procedure di lavoro ecc.

Attivazione è la realizzazione, si producono fatti concreti; 4 F a s i   Analisi necessità di comunicazione. Il vertice e le funzioni aziendali definiscono, coerentemente con la missione, al piano industriale, ai piani commerciali e di funzione e quindi agli obiettivi, quali sono le attività ed i progetti più significativi da comunicare; Progettazione utilizzo degli strumenti di C.I. e canali (informatico, cartaceo, relazionale e di feed – back) per raggiungere i destinatari;  Attivazione è la realizzazione, si producono fatti concreti;  Verifica bilancio di ciò che ha avuto esito positivo e di ciò che deve essere rivisto.

I C a n a l i    Sono le “vie di comunicazione” che permettono il collegamento tra persone e funzioni:   CANALE INFORMATICO – asse portante per tempestività e capillarità; CANALE CARTACEO – meno tempestivo, più approfondito; Canale relazionale – comunicazione diretta e personale; CANALE DI FEED – BACK -comunicazione da parte delle persone verso l’azienda.

Schema di Comunicazione Interna   DIREZIONE GENERALE Middle Mngt Com. Interna Canali: Relazionale Informatico Cartaceo Strumenti: Riunioni Intranet Flash News Colloqui Fogli di comunicaz. Convention Workshop Rilevaz. clima Sondaggi   PERSONALE E FUNZIONI

2. Diverse tipologie di Comunicazione interna   Comunicazione strategica Riguarda la comunicazione e le modalità di condivisione della strategia, della missione, dei valori e della cultura dell’azienda, le iniziative necessarie per motivare e coinvolgere le persone e favorire di conseguenza il rapporto dell’azienda con il suo mercato. Il passaggio da strategia ad azione è possibile solo quando la prima viene comunicata e trasferita. Comunicare non vuol dire solo trasmettere informazioni e conoscenze ma anche creare e alimentare una relazione, un rapporto di scambio, una interazione ispirata a valori di reciprocità e fiducia. Conoscere il clima aziendale, le aspettative e la percezione che le persone hanno della strategia dell’impresa, del suo mercato, dei suoi concorrenti, della sua politica economica e finanziaria, delle sue criticità è essenziale per definire in modo corretto una politica di comunicazione.

Comunicazione operativa   Questo tipo di comunicazione supporta i processi produttivi e gestionali di base, trasmettendo a tale scopo tutte le informazioni necessarie al loro svolgimento. Ottimizza i flussi di comunicazione legati ai processi di lavoro, favorendo la produzione e diffusione del Know how aziendale e promovendo l’addestramento e l’aggiornamento professionale. Contribuisce ad alimentare la learning organization e quindi a generare apprendimento e conoscenza. Comunicazione informativa Finalizzata a migliorare la conoscenza dell’azienda, dei suoi prodotti e dei suoi mercati nei confronti delle diverse categorie di personale e, conseguentemente, di migliorarne anche l’immagine. E’ una comunicazione di tipo motivazionale nel senso che fornisce alle persone le informazioni necessarie a collocare il proprio lavoro in un contesto più ampio di significati. Contribuisce a dare più senso all’attività degli individui.

3. Obiettivi della Comunicazione Interna   Fornire informazioni sui meccanismi operativi Supportare le innovazioni organizzative e gestionali Sviluppare il consenso e il coinvolgimento delle persone Diffondere i valori aziendali Comunicare le strategie aziendali Diffondere informazioni per far conoscere l’azienda, i suoi prodotti, i suoi mercati Favorire la partecipazione e la collaborazione delle persone Contribuire al miglioramento della qualità dei prodotti/servizi offerti alla clientela Favorire il rafforzamento dell’identità aziendale Promuovere lo sviluppo, la formazione e l’aggiornamento professionale Sviluppare il senso di appartenenza Ottimizzare i flussi di comunicazione legati ai processi di lavoro Migliorare il clima organizzativo Contribuire al miglioramento dell’immagine aziendale Favorire la creazione e diffusione del know how aziendale Favorire la condivisione delle scelte strategiche Supportare i processi aziendali strategici (fusioni, acquisizioni, riorganizzazioni ecc.) Fornire supporto alle altre unità organizzative sui temi della comunicazione

4. Collocazione organizzativa nella struttura   · In staff all’Alta Direzione · Presso l’Organizzazione · Presso il Personale · Presso le Relazioni Esterne · Presso il Marketing In staff all’Alta Direzione In occasione di grandi cambiamenti che modificano profondamente gli assetti organizzativi (es. fusioni, acquisizioni, ristrutturazioni ecc.), integrazioni fra culture, nome e procedure diverse. Presso l’Organizzazione Quando l’azienda è principalmente orientata al raggiungimento di obiettivi efficienza operativa, coordinamento di processi, in un contesto di crescente complessità interna ed esterna.

Presso le Relazioni Esterne Presso il Personale Quando si vuole porre in luce la sua funzione di supporto alle politiche di sviluppo delle risorse umane, oppure per sostenere e supportare operativamente una particolare fase aziendale, un profondo cambiamento culturale.   Presso le Relazioni Esterne Quando vi sia la necessità di concentrare professionalità di comunicazione (valorizzare le skill e il know how dei comunicatori esterni anche per la comunicazione interna), le risorse economiche e professionali nonché i centri di decisione. Presso il Marketing In caso di aziende fortemente proiettate verso il mercato (es. dove vi sia una forte predominanza di momenti di comunicazione come grandi convention), ed anche qui quando vi sono motivi di concentrazione sia delle risorse economiche e professionali, sia dei centri di decisione.

5. Interazione con altre Funzioni   Gli obiettivi ed i compiti della Comunicazione Interna impongono una costante attività di collaborazione e cooperazione con altre unità organizzative e ciò per poter operare in una logica sistemica e secondo criteri e obiettivi di efficacia ed efficienza. In genere la frequenza con la quale la funzione di Comunicazione Interna collabora o interagisce con altre funzioni, in ordine di maggior contatto, è la seguente: ·  Alta Direzione · Sviluppo e gestione risorse umane · Relazioni Esterne · Marketing · Sistemi Informativi · Rete commerciale (dove esiste) · Formazione · Organizzazione · Segreteria Generale

Commento   L’elevata frequenza di interazione con la funzione Relazioni Esterne, ed il Marketing, oltre che con lo sviluppo e gestione risorse umane, deriva dalla necessità di perseguire una perfetta coerenza con la comunicazione rivolta all’esterno, ma anche con l’esigenza di sostenere, per esempio, una nuova politica commerciale mediante una serie di iniziative rivolte al personale (es. comunicazione di nuovi prodotti, progetti e prodotti, formazione specifica, realizzazione di un sistema incentivante ecc.).    La coerenza tra Comunicazione Interna, Relazione Esterne e Marketing, deve essere sostanziale, in quanto le attività devono far riferimento agli stessi valori aziendali. Una concezione dinamica integrata di tali funzioni favorisce la creazione di un ambiente di lavoro e di un clima positivo e vitale, nel quale ciascuna persona ha la possibilità di contestualizzare e di attribuire maggior senso e significato al proprio lavoro e all’attività della propria azienda.

6. Ruolo strategico della Comunicazione Interna   Negli ultimi anni si sono verificati mutamenti così significativi da costituire, secondo alcuni, l’inizio di una diversa epoca nell’evoluzione dell’impresa. Siamo passati da un sistema di mercato industriale a un sistema multiplo di economie e mercati. In questo sistema le crisi sono ricorrenti e i concetti un tempo fondamentali di gerarchia, standardizzazione, posizione e responsabilità vengono progressivamente affiancati e sostituiti da una sempre più marcata attenzione verso: Innovazione continua Comunicazione permanente Capitalizzazione e sviluppo delle competenze Guerra di talenti (turn over) Rapidità decisionale e di azione. Da epoca industriale ad epoca della complessità

Epoca industriale Epoca della complessità   Modello organizzativo gerarchia: comando e organiz.ne a rete e flessibile Controllo --------------------------- ------------------------------- --------------------------------- Lavoro si opera dalle ore 8 alle 17; si opera 24 ore su 24; i teams hanno poco rilievo; importanza dei teams e dei conoscenze circoscritte; progetti; controllo centralizzato. conoscenze condivise; collaboratori con potere deci sionale. ---------------------------- ------------------------------- ---------------------------------- Relazioni commerciali le alleanze parte del business. le alleanze sono il business. --------------------------- ------------------------------- ---------------------------------- Comunicazione si comunica quando è neces- si comunica sempre. sario. In questo scenario le imprese diventano meno burocratiche e l’integrazione interna, cioè la connessione di posizioni funzionalmente diverse ed il coordinamento tra unità operative decentrate, diventa una improrogabile necessità. La Comunicazione Interna diviene gradualmente uno strumento globale di governance delle varie attività organizzative e si configura come ruolo strategico per attuare nuovi modelli di sviluppo nelle organizzazioni.

L’affermarsi di nuovi modelli organizzativi ha richiesto forme diverse e più complesse di comunicazione.   La Comunicazione Interna è volta prevalentemente a fornire informazioni sui meccanismi operativi, supportare le innovazioni gestionali e organizzative, sviluppare il consenso e il coinvolgimento delle persone, diffondere i valori aziendali e comunicare le strategie aziendali. La Comunicazione Interna diviene quindi: Ø Supporto alle variabili hard dell’organizzazione (norme, procedure, struttura organizzativa); Ø Supporto ai cambiamenti dei modelli e dei meccanismi di funzionamento organizzativo; Ø    Strumento di gestione delle persone; Ø    Componente fondamentale della cultura e del clima aziendale.

7. Persone e budget   Nelle imprese in genere il numero delle persone che operano nella Comunicazione Interna non è elevato; mediamente, nella funzione vi operano da due a quattro persone. Ciò sta a significare come in realtà il riconoscimento strategico della funzione Comunicazione Interna ai fini della gestione della complessità organizzativa che caratterizza oggi le imprese sia abbastanza recente. La direzione comunque nella quale le aziende si stanno movendo, anche sotto la spinta di contesti sempre più competitivi, è quella di assumere tra le proprie competenze organizzative la capacità di sapere utilizzare la comunicazione, interna ed esterna, come una risorsa organizzativa e un potente strumento di gestione.

Per ottenere risultati:   1. l’Alta Direzione deve essere convinta di voler realizzare una politica di comunicazione interna a sostegno delle proprie strategie aziendali; 2.   deve esserci chiarezza sulle aspettative dei destinatari; 3.   deve esserci chiarezza sugli obiettivi da perseguire; 4. deve esistere adeguata professionalità, in termini di competenze e conoscenze, delle persone che all’interno dell’azienda seguono l’attività di comunicazione. In sintesi, quando gli obiettivi sono chiari e condivisi, il ruolo della Comunicazione Interna istituzionale e definito, le esigenze della domanda conosciute, e le competenze del team di Comunicazione adeguate, le possibilità di generare processi di comunicazione efficaci ed efficienti sono molto elevate.

Un altro importante indicatore dell’importanza attribuita alla Comunicazione Interna e del suo utilizzo a supporto della strategia d’impresa è rappresentato dal budget.   L’esistenza di un vero e proprio budget e la variazione della sua entità nel corso degli anni consentono di evidenziare il livello di continuità delle spese e degli investimenti e la direzione nella quale si muove l’organizzazione in termini di definizione e attuazione di una politica organica di Comunicazione Interna.

8. Motivazioni per la diffusione o ripensamento della Comunicazione Interna   Molteplici fattori di scenario, interni ed esterni all’azienda, hanno esercitato un notevole impatto sull’organizzazione aziendale, assegnando alla comunicazione un ruolo non meno importante di quello posseduto da altre e più consolidate leve gestionali. Ø                  Mutamenti dello scenario economico-finanziario Ø         Operazioni straordinarie d’Impresa (fusioni, acquisizioni, ristrutturazioni ecc.) Ø                  Globalizzazione e competitività dei mercati Ø                  Nuove politiche commerciali Ø                  Innovazione tecnologica Ø                  Modelli organizzativi più articolati e complessi Ø                  Cambiamenti nelle procedure operative Ø                  ……. Sono tutti fattori che hanno contribuito, chi più chi meno, alla ridefinizione ed alla diffusione di un sistema di Comunicazione Interna.

Da una recente indagine svolta nel mondo delle aziende bancarie emergono alcune differenze nell’indicazione dei fattori che hanno contribuito maggiormente alla diffusione del sistema di Comunicazione Interna.   Nelle aziende nelle quali non esiste questa funzione, sembra essere prevalente una motivazione di tipo endogeno, rispetto ad una di tipo esogeno (competitività dei mercati, mutamento dello scenario economico-finanziario, ecc.), ponendo in primo piano processi di riorganizzazione interna e l’avvio di nuove procedure operative. Al contrario, dove esiste, il sistema di Comunicazione Interna è stato influenzato in misura minore dai cambiamenti nelle procedure operative e nei processi di lavoro, e in percentuale maggiore da fusioni, acquisizioni, cambiamenti di politiche commerciali, nuovi assetti societari, diverso posizionamento sul mercato. Inoltre, dalla ricerca emerge una forte integrazione tra comunicazione interna ed esterna.

9. Strumenti ed azioni di Comunicazione Interna   Strumenti- ogni mezzo, materiale o virtuale, di informazione/comunicazione, indiretta o mediata: ▫                      ordini di servizio/circolari interne ▫                      lettere dedicate e “personalizzate” ▫                      bacheche e info-point ▫                      newsletter ▫                      house organ ▫                      report su ricerche e sondaggi ▫                      video istituzionali ▫                      telegiornale aziendale ▫                      cassetta delle idee ▫                      media interattivi ▫                      posta elettronica ▫                      intranet ▫                      internet

Azione - ogni attività, cui partecipino due o più soggetti dell’azienda, in cui è imprescindibile l’elemento dello scambio interpersonale e della partecipazione diretta all’evento:   ▫                     riunioni capo-collaboratore ▫                     riunioni di unità organizzativa ▫                     gruppi di lavoro interfunzionali su progetti ▫                     focus group ▫                     videoconferenze ▫                     conferenze e meeting ▫                     corsi di formazione ▫                     colloqui stagionali ▫                     convention ▫                     family day Nel significato di “Azione” si intendono tutte le attività aziendali qualificate come eventi.

Bacheca e info point: sono strumenti cartacei in genere con un design attrattivo che riportano notizie aziendali, a volte raggruppate per tematiche.    Newsletter: strumento cartaceo semplice, veloce e poco costoso. Il numero di pagine è limitato, gli articoli brevi e le illustrazioni modeste. House-Organ: strumento cartaceo, pubblicazione periodica, identificata da un titolo stabile e pubblicato dall’azienda ad intervalli regolari. È uno strumento di comunicazione interna che di norma viene distribuito a tutti i dipendenti. Lo scopo è di attivare un canale di comunicazione stabile tra l’azienda e il suo pubblico, capace di durare nel tempo, ed attraverso il quale “fare cultura di impresa” e stimolare il senso di appartenenza e di identità.    Video (istituzionale): strumento elettronico. È un filmato che presenta l’azienda, i suoi prodotti, i mercati in cui opera, le tecnologie, le strategie, gli obiettivi, i valori. È una “brochure video” dove l’immagine è protagonista ed il testo spesso diviene una componente di secondo piano.   Telegiornale aziendale: strumento elettronico. È un notiziario televisivo periodico che ha tutte le caratteristiche tipiche di un telegiornale delle grandi reti televisive. Di durata variabile (5-15 minuti) può essere su cassetta e inviato a casa, trasmesso in azienda durante gli intervalli o addirittura è possibile trasmetterlo direttamente a casa dei destinatari utilizzando programmi a pagamento con codificatori speciali. Necessita di speaker professionisti. Cassetta delle idee: strumento cartaceo. Le persone possono esplicitare suggerimenti di carattere organizzativo o di altra natura, in forma personale o anonima. Se i suggerimenti sono forniti in forma personale (con indicazione del nome) i contributi positivi devono trovare un riconoscimento nel sistema premiante dell’azienda, stando attenti però a non scoraggiare comunque la partecipazione di tutti. Posta elettronica: strumento che consente di ridurre l’impiego della carta, di archiviare informazioni, di sostituire in alcuni casi la bacheca, la circolare, la newsletter. È una comunicazione a due vie in tempo reale sia verticale che orizzontale.

Intranet : strumento che si può definire come un network di computer “privati” tra loro collegati i quali impiegano gli standard e i protocolli di internet al fine di consentire agli stessi la possibilità di comunicare e cooperare fra loro in maniera più efficiente ed efficace. Le informazioni che si veicolano sono facilmente aggiornabili anche in tempo reale, consentono all’azienda trasparenza e tempestività nell’aggiornamento dei collaboratori.    Teleconferenze: processo che combina la televisione con le tecnologie della telecomunicazione per permettere a due o più gruppi di lavoro che si trovano in luoghi diversi di “incontrarsi”. Organizzare una teleconferenza richiede una specifica competenza tecnica in particolare per il collegamento via satellitare tra diverse sedi. Family day: è un evento che prevede l’apertura degli uffici ai famigliari dei dipendenti per far conoscere l’ambiente dove lavorano i congiunti, illustrare le lavorazioni e gli scopi che l’organizzazione si prefigge. Si concludono generalmente con una colazione offerta dall’azienda.   Convention: è un incontro che riunisce gruppi omogenei e numerosi di pubblici interni. Sono incontri realizzati fuori sede, in luoghi che bene si prestano ad enfatizzare l’aspetto di relazione, che è uno degli elementi fondamentali per il successo. Suscita grande impatto emotivo, alta visibilità per relatori interni. Riunioni: è uno strumento relazionale molto usato per comunicare nelle organizzazioni. Se ben programmato riduce lo stress legato ai processi decisionali, perché si condividono gli obiettivi, e si guadagna tempo perché se ne razionalizza l’uso. Caratteristiche positive:  ▫                     informazione ▫                     sensibilizzazione/coinvolgimento ▫                     analisi/consultazione ▫                     co-decisione ▫                     creatività  Le riunioni possono essere rivolte ad un pubblico del medesimo livello e della stessa funzione o pubblici di livelli e di funzioni diverse (riunioni interfunzionali).

Allo stato attuale gli strumenti/azioni realmente impiegati per raggiungere gli obiettivi di Comunicazione Interna risultano:   Più efficaci (in ordine decrescente) – le riunioni di unità organizzative, la rete intranet, le riunioni capo-collaboratore, i corsi di formazione, la posta elettronica, i gruppi di lavoro interfunzionali su progetti, gli ordini di servizio/circolari/istruzioni interne, i colloqui gestionali, le convention, il sito internet aziendale, i focus group, le lettere dedicate e personalizzate e gli house organ. Meno efficaci – le newsletter, le conferenze, i media interattivi, i video istituzionali, le bacheche/info point, le video conferenze, la cassetta delle idee, il telegiornale aziendale e i family day. Le aziende in generale utilizzano maggiormente gli strumenti/azioni più efficaci. Le confenze-meeting, le video conferenze pur presentando un elevato impiego hanno nella realtà un’efficacia percepita inferiore.

10. Nuove tecnologie e comunicazione interna    Una recente ricerca della Boston Consultino Group ha posto particolare enfasi sul fatto che la maturazione di ambienti Hi- tech si sta rivelando un forte stimolo alla veicolazione di flussi di informazione interna, specie attraverso canali come la fibra ottica o le connessioni via satellite.    L’investimento nelle nuove tecnologie di comunicazione è visto in funzione di un abbattimento dei costi operativi e di un incremento della produttività. In Italia il fenomeno dell’ ICT (Information & Communication Technology) e la decisa crescita della forza lavoro che usa il computer (oltre il 60% degli occupati) ha fatto registrare senza dubbio un andamento positivo nel 2001 e nel 2002 sia in termini quantitativi che di alfabetizzatone e professionalità. Intranet è stato giudicato come strumento di comunicazione interna più gradito ed utilizzato.

Nonostante la larga diffusione di intranet si tratta di uno strumento ancora agli albori di una sicura evoluzione. Attualmente infatti è per lo più usato per la diffusione di informazioni riguardanti l’operatività aziendale: norme e procedure; prodotti e servizi dell’azienda; struttura organizzativa.   Un utilizzo più evoluto e che già alcune aziende perseguono è l’utilizzo della rete intranet anche per veicolare formazione on line ai propri dipendenti, o per condividere documenti. Siamo ancora lontani da un utilizzo della rete intranet in modo segmentato per popolazione aziendale (dirigenti, manager, responsabili di una funzione ecc.), come invece peraltro già avviene in alcune multinazionali americane. Attenzione: sembra non essere vero che l’utilizzo di internet riduca l’ammontare delle tonnellate di carta che ogni anno l’azienda consuma (una ricerca USA in tal senso lo ha già dimostrato). L’utilità della rete intranet risiede semmai nella sua capacità di contribuire a ridurre la circolazione di documentazione cartacea oltre che a sostenere vantaggiosamente la Comunicazione Interna.

Le nuove tecnologie nella Comunicazione Interna favoriscono il perseguimento dei seguenti obiettivi:   ▫                      coinvolgimento delle persone ▫                      diffusione dei valori aziendali ▫                      supporto alle innovazioni organizzative/gestionali ▫                      ottimizzare i flussi di comunicazione per i processi ▫                      promuovere lo sviluppo, la formazione e l’aggiornamento professionale ▫                      favorire il rafforzamento dell’identità aziendale ▫                      sviluppare il senso dell’appartenenza ▫                      migliorare il clima organizzativo ▫                      favorire la condivisione delle scelte strategiche ▫                      favorire la creazione e la diffusione del know how aziendale La Comunicazione Interna diviene o, meglio, è una leva strategica con la quale è possibile trasmettere missioni, valori, strategie e obiettivi, coinvolgere, motivare e sviluppare le competenze delle persone. Oggi più che in passato le persone con la loro professionalità e con il valore aggiunto che riescono a fornire nel lavoro, rappresentano un forte vantaggio competitivo capace di rendere un’azienda vincente in mercati altamente concorrenziali come quelli attuali.

11. Profilo professionale del comunicatore   Responsabile della Comunicazione Interna Caratteristiche più attese sul piano delle conoscenze e delle competenze:                       Obiettivi e strategie aziendali                       Bisogni di comunicazione del personale                       Nuove tecnologie di comunicazione                       Metodologie di pianificazione e gestione progetti                       Strumenti a supporto del knowledge management                       Tecniche di monitoraggio dei risultati Inoltre:                       Capacità relazionali                       Visione sistematica                       Flessibilità                       Innovazione                       Programmazione e organizzazione                       Negoziazione

Operatore della Comunicazione Interna   Sul piano della conoscenza ci si aspetta che l’operatore sia prima di tutto un esperto di tecnologia della comunicazione, specie con riferimento all’ICT applicata alla comunicazione d’Impresa. Inoltre deve orientare adeguatamente la propria attività verso gli obiettivi e le strategie aziendali e avere una visione chiara dei bisogni di comunicazione dei propri colleghi. Un’importante caratteristica richiesta a un operatore della Comunicazione Interna risulta essere la capacità di gestire relazione interpersonali, seguita da un’altra competenza richiesta come la flessibilità. Rilevanti infine sono:                       Capacità di analisi e sintesi                       Programmazione e organizzazione del lavoro in misura minore:                       Capacità di negoziazione                       Visione sistemica

12. Nuove prospettive della Comunicazione Interna   Nella nuova era competitiva, caratterizzata da grande incertezza, vi è la necessità di: Far conoscere alle persone la propria azienda Mettere le persone in condizione di conoscere obiettivi e strategie aziendali Orientare le azioni ed i componenti dei singoli verso obiettivi comuni e condivisi Evidenziare la connessione fra ciò che le persone fanno (il proprio lavoro) e i risultati complessivi. Le uniche risorse che possono garantire il successo sono proprio le uniche che non si possono comprare:                       l’impegno                       la motivazione delle persone. Inoltre, per costituire organizzazioni che raggiungano l’obiettivo occorre sostituire il potere formale con la responsabilità.

I nuovi obiettivi della Comunicazione Interna:   ▫       favorire il cambiamento ▫       sviluppare coerenza e cultura strategica ▫       ottimizzare i flussi di informazione operativa(sia gerarchica che interfunzionale) ▫       motivare e coinvolgere le risorse professionali ▫       diffondere il senso di responsabilità ▫       accelerare i processi decisionali ▫       migliorare la gestione del tempo Comunicazione “fredda” e comunicazione “calda” La comunicazione fredda è analitico-descrittiva, asettica e oggettiva, a una via, ciò che conta è farsi capire e ricordare (es. regolamenti interni, mansionari, ordini di servizio ecc.). La comunicazione calda ha finalità valoriali, è emotiva ed empatica, cioè tocca direttamente lo stato d’animo dell’interlocutore. Il suo obiettivo è quello di creare risonanza e intimità. Necessità di ben modulare la temperatura della Comunicazione Interna.

Il peso delle variabili organizzative soft, rispetto a quelle hard, nel rapporto con il mercato e nella produzione di valore sarà sempre maggiore fino a diventare la vera forza dell’impresa. Le variabili psicologiche, comportamentali e le attitudini assumeranno sempre più il ruolo di leve strategiche irrinunciabili per il successo dell’azienda. Le più innovative teorie organizzative hanno dapprima sottolineato l’importanza delle risorse invisibili ( sviluppo tecnologico, immagine, cultura organizzativa, ecc.) e successivamente la centralità delle risorse immateriali. Il Capitale intellettuale come variabile strategica per la produzione di valore e i fattori immateriali (la conoscenza, il know how posseduto ed utilizzato) sono ora considerati le vere risorse prospettiche delle imprese. Il modello di riferimento: porre in primo piano la centralità dell’individuo, del suo apprendimento, della sua conoscenza, della sua creatività, del suo empowerement.

Bibliografia essenziale   ABI, “La Comunicazione Interna in Banca”, Rapporto 2003 a cura di Maurizio Incletolli e Maria Antonietta Bosca, Bancaria Editrice. Chiara Cifoni, “Come gestire un patrimonio secolare di conoscenze”, rivista trimestrale Banca in Formazione, marzo 2002. Simone Dell’Orto e Mario Spatafora, “Trend evolutivi della comunicazione interna”, rivista trimestrale Banca in Formazione, marzo 2002. Filippo Muzi Falconi e Simone Dell’Orto, “Il Ruolo strategico e gli strumenti della comunicazione interna”, rivista trimestrale Banca in Formazione, marzo 2002.